Protokoll fra møte nr. 4/2009 i Landsgildeledelsen, St. Georgs Gildene i Norge

Transkript

1 Protokoll fra møte nr. 4/2009 i Landsgildeledelsen, St. Georgs Gildene i Norge Sted: Norges speiderforbund, St. Olavs gate etg. Tid: Fredag 4/12 kl Lørdag 5/12 kl Tilstede: Olav Balle, Karin R. Thompson, Egil Hultin, Thormod Myhre, Vibeke Gordner og Inger Merli, Speiderrepresentantene: Grethe Baustad, (lørdag) KFUK-M og Christen A. Larsen, NSF Fra Gildekontoret: Betten Gundersen, sekretær. 5 minutter St. Georg var ved Olav B. Sak nr. 43/09 Protokoll fra LGL møte nr. 3/09, evt. kommentarer. - til sak 31/09. Kostpenger. Da det er kommet inn enkelte bemerkninger ang. saken, har LGL fremmet et nytt vedtak: Sak nr. 31/09 Vedtak: Offisielle reiser dekkes etter regning. Sak nr. 44/09 Orientering/referatsaker A. Lotteri- og stiftelsestilsynet meddeler i brev datert , at St. Georgs Gildene i Norge får i kompensasjon for merutgifter i 2008, kr ,- B. Bidrag fra St. Georgsfondet, er sendt til prosjekt Aserbajdsjan kvinnelig leder, for deltagelse på landsleir 2009 og til NSF for vandrepokalen til NM i speiding. C. Norsk Speidermuseum, rapport 3. kvartal ble gjennomgått. D. Bring (Posten) mail. Ang nye tjenester. De er ikke aktuelle for oss. E. ISGF INFO OCTOBER 2009 (sendt LGL 22/10) ble omtalt. F. Takk fra Prosjekt Aserbajdsjan, kvinnelig leder til Utopia er mottatt.. G. DnB NOR tilbyr varsling på e-post og mobil. Ingen i LGL ønsket dette. H. ISGF Constitution and Bye-Laws (sendt LGL 28/10). Her står det også at våre lover/ vedtekter må oversettes til engelsk og sendes til ISGF. Karin kontakter Ivan Chetwynd, med spørsmål om han kan gjøre dette. Camilla Guldahl (datter til Vibeke), utdannet jurist i England, kan eventuelt spørres etterpå, om hun kan se på terminologien. I. Fredslyset 1. Nytt brev fra 2. Drammen. De har sendt et brev til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, med kopi hit. Brevet tas til orientering 2. Fredslyset All transport har gått fint rundt i landet. Det er blitt spurt om det kan lages en appell / et budskap, som er tidsriktig. Dette skal brukes ved utlevering av lyset og i Gudstjenester. Fredslyskomiteen følger opp dette. J. Nedleggelse av 2. Skien St. Georgs Gilde. Alle papirer er i orden. Styret har gått inn for at det de har igjen på kontoen, kr. 1579,- pr. 31/12.08 kan gis til Speiderhytta Heivannet, som de har støttet fast i alle år. Betten sender et brev om dette til Bjørg Nilsson, sekretær i 2. Skien. K. Nytt St. Georgs Gilde på Nesodden og muligens i Drammensområdet og Frelsesarmeen. 1

2 * Ungdomsgildet på Nesodden er godt i gang, Inger Merli har vært på møte med dem. Det ser ut til å bli en opptagelse den 5. januar 2010, ca 18 personer. Inger følger opp ungdomsgildet. * Møtet i Drammensområdet har vi ikke hørt mer om. Vibeke tar kontakt med Gunnar Selvik i 2. Drammen. * Egil fortalte at arbeidet med et landsomfattende gilde i Frelsesarmeen er i gang. L. Kvernmoen. 1. Referat fra Kvernmoenkomiteen. Sendt LGL 22/10 2. Fortum, brev ang. avvik, sikringskap. Alt er rettet opp. 3. E-post fra Dag Lund ang. arbeid Kvernmoen 2009, sendt LGL 27/10 Det var en god gjennomgang om Kvernmoen på Ingelsrud møtet. Inger følger dette opp. M. Medlemsarkivet ved Thormod. Medlemsarkivet er et Aksess program, og de som skal gjøre om på det bør gå på kurs. LGL gikk inn for at Thormod tar et kurs like over nyttår. Vedtak: Orientering/referatsakene tas til etterretning. Sak nr. 45/09 Gildeblad trykking i utlandet, se LGL sak nr. 37/09 Olav har mottatt et tilbud fra Artur Broks i UnitedPress Trykkeri gruppen i Latvia. Tilbudet er sendt LGL den 26/11. Trykkingen kan skje over 2 dager hvis de får tilsendt ferdig oppsett, slik Arve Urlin gjør nå. Frakt/levering til Gildekontoret vil ta ca 1 uke. Et blad i A4-20 sider-farger-1600 eksemplarer vil komme på kr eller kr alt etter som hvilket papir vi velger. I dag betaler vi kr til Rødsten Trykkeri. LGL har sjekket via websiden til UnitedPress, at firmaet har en miljøprofil. Det opplyses også at trykkeriet pr. i dag trykker over 50 skandinaviske tidsskrifter. Vedtak: Landsgildeledelsen velger å gå over til UnitedPress i Riga, Latvia. Olav Balle tar kontakt med Artur Broks, salgssjef i Riga, og skriver et brev til Rødsten Trykkeri på Nesodden. Sak nr. 46/09 Informasjonskomiteen. A. Møte med Iver Gjendem (fra innlegg i St. Georg). Sendt LGL 22/10. Anne Kristin Fegth orienterte om dette under LGL møte med komiteene på Ingelsrud november og LGL diskuterte videre fremgang. Informasjonskomiteen og Iver Gjendem inviteres til felles møte med LGL i februar B. Referat fra komiteens møte den 19/9. Referatet ble også gjennomgått på Ingelsrud. C. Informasjonskomiteen hadde laget et utkast i Power Point, med oversikt over hva komiteen i samarbeid med Iver Gjendem, var kommet frem til. Dette ble presentert på Ingelsrud, og redigert under LGL møtet. Alle styremedlemmene fikk en redigert papirutgave, og studerer denne til neste møte. D. Informasjonskomiteen må få tilbakemelding om ansvarsfordelig i forhold til sine oppgaver. Vibeke lager et notat med svar på spørsmål fra Informasjonskomiteen og holder løpende kontakt med Informasjonskomiteen. Vedtak: 1. Informasjonskomiteen får i oppdrag å utarbeide et forslag til samarbeid med Iver Gjendem for å lage og gjennomføre en spørreundersøkelse i samarbeid med LGL representanter og utarbeide forslag til ny profil. LGL må ha et budsjettoverslag til 2

3 godkjenning før iverksetting. 2. Informasjonskomiteen settes opp som egen sak på møte nr. 1/ Informasjonskomiteen og Iver Gjendem inviteres til møte med LGL 13. februar Sak nr. 47/09 Brev fra ISGF ang. World Jamboree in Sweden 2011 ISGF ønsker å ha en egen stand på Jamboreen I Sverige, IST members service team. Standen skal være bemannet med ISGF medlemmer som behersker engelsk eller fransk godt. Internasjonalt utvalg har sett nærmere på dette og mener de heller kan hjelpe jamboreen på andre måter. Vedtak: Brevet fra ISGF (på engelsk) legges ut på nettsiden vår, slik at interesserte kan ta kontakt. Sak nr. 48/09 LGL og komiteer, Ingelsrud 13/11 15/11.09 Landsgildeledelsen var enig i at en samling for ledelsen og komiteer var bra, nyttig og lærerik for alle parter. Vedtak: Landsgildeledelsen vil se på budsjettet for 2010, for et nytt seminar i Sak nr. 49/09 Landsgildeting 2011 A. LGT over 2 eller 3 dager? På LGT i 2003 ble det gjort vedtak ang. punkt 5.3: Forslag om at Landsgildeting arrangeres over 2 dager. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. De siste 2 LGT har gått over 3 dager, da prisen for leie av lokaler har vært forholdsvis lav. Men det kan være vanskelig for mange som fremdeles er i arbeid å ta seg fri en ekstra dag. LGL vil også ha møte i forkant av Tinget. Saken ble drøftet og LGL gikk inn for 2 dagers LGT i Arrangørene for LGT 2010, Mossegildene, Varna og 1. Våler, har nedsatt komiteer og fordelt ansvar. De skal ha et møte 17. februar 2010, og håper LGM eller en annen fra LGL har anledning til å komme. B. Påslag i prisen for gilder, eventuelt deltagere. LGL har etter LGT 2009 tatt opp igjen spørsmål om påslag i pris til dekning av LGLs utgifter Siste vedtak I denne saken er i protokoll for LGL, sak nr. 3/07. Det savnes en prosjektavtale for å regulere forholdet mellom LGL og arrangør av Landsgildeting med tanke på dekning av utgifter og fordeling av over-/underskudd i regnskapet. Det ble enighet om å lage en prosjektavtale for tinget i 2011 og Betten sjekker med NSF, om de har en prosjektavtale vi kan gå ut fra. C. LGL så nærmere på Retningslinjer for arrangør av Landsgildeting, som står i Hvem-Hva - Hvor, ringpermen for LGL. Tittelen bør forandres til Idéliste eller Huskeliste. D. Andre idéer som kom opp: - Eget tema som en rød tråd gjennom Tinget, for eksempel Fred/Fredslys. - Påvirkningstorg. - Foredrag i stedet for lange taler/hilsener. - Invitere spesielt yngre gilder til en av Tingdagene. Vedtak: A. Landsgildetinget 2010 vil gå over 2 dager. Landsgildeledelsen vil sammen med arrangørgildene inngå en prosjektavtale. På møtet 17. februar 2010 møter Inger Merli. Landsgildemesteren møter hvis han får anledning. B. Kalkyle for LGT skal inneholde en andel for LGL til dekning av LGL`s administrasjonsutgifter i forbindelse av LGT. Andelen fastsettes til kr 100,00 3

4 per delegat og observatører/ledsager. Deltakere for arrangørgilder bortsett fra delegater skal ikke belastes med denne andelen. - Eventuelt overskudd/underskudd deles likt mellom arrangørgilder og LGL. - Ellers refereres til prosjektavtale som skal inngås mellom LGL og arrangørgildene. - Dette gjøres gjeldende fra LGT 2011 Sak nr. 50/09 Kvernmoen, ved Thormod M. A. Økonomi. Komiteen har satt opp et budsjett for LGL godtok et underskudd på kr. 5000,-. B. Omlegging av elektrisk anlegg m.m. Dette gjelder ikke bare selve Kvernmoen, men strømleverandøren Fortum og strukket nye ledninger i hele distriktet. Kostnadene ble fordelt på kundene. Dag Lund har god forbindelse med en autorisert elektriker, så alt arbeidet på Kvernmoen gjøres på dugnad. Tormod anbefaler ettergiving av Kvernmoens gjeld på ca kr ,-. C. Fakturering, oppfølging av rutiner. Dette ble det ikke anledning til å ta opp. Vedtak: Kvernmoens gjeld på ca kr ,- ettergis. Thormod følger opp punkt C. Sak nr.51/09 Hva bør vi hjelpe speiderforbundene med, - og hva gjør de for oss? A. NSF ønsker et tettere samarbeid med SGGN. Dette har vi også på programmet. Det bør være et snarlig møte mellom AU i NSF og også med AU i KFUK-KFUM-speiderne, der også speiderrepresentanten bør være tilstede. AU kan på sitt møte i januar begynne forberedelsene til et felles møte. Olav tar snarlig kontakt med speiderforbundene for å finne datoer for begge møter. Helst etter vårt neste LGL møte da saken ikke ble ferdigbehandlet. Settes opp som sak til neste møte i LGL. B. Home Hospitality. Generalsekretæren i NSF, Karen Johanne Strømstad, har spurt Karin om St. Georgs Gildene har mulighet til å ta utenlandske speidere inn i sine hjem i 3 dager, før eller etter Jamboreen i Sverige i Internasjonalt utvalg arbeider videre med denne saken. Inger M. kan være med på det første møte med NSF. C. Hotelt. Christen Larsen har snakket med NSF om mulighet for å lage et Hotelt under Jamboreen. Det kan være en god markedsføring av St. Georgs Gildene. Vedtak: A. Olav tar kontakt med speiderforbundene like etter nyttår for å avtale et felles møter. B. Internasjonalt utvalg påtar seg å jobbe med NSF om Home Hospitality. Ansvar Karin. C. Olav og Christen tar Hotelt opp med NSF. Sak nr. 52/09 Gildemestermøtet 2010 Programmet til GMM bør inn i St. Georg nr. 1/2010. Klarer vi å få laget et fengslende tema vil det komme flere gilder og andre gildemedlemmer. Inger, Grethe og Karin tar et eget møte på dette, og ber om innspill fra alle. Forlag til program vil bli sendt med e-post til LGL. Frist for innsendt program til redaktøren er 25. januar Vedtak: Karin tar ansvar for å innkalle Inger og Grethe til møte om program for GMM. 4

5 Sak nr. 53/09 LGL møteplan for 2010 LGL møter: 1/ februar 2/ juni 3/ september 4/ desember AU møter 1/ januar 2/ mai 3/ september 4/ november Sak nr. 54/09 Nettsiden til Distrikt 9 Asker og Bærum. E-post sendt LGL 26/11. Grethe skriver et notat til DGM Hans Petter Sundsbak. Grethe lager også en mal for oppsett av en nettside med tanke på hva som bør være med i en nettside som også representerer St. Georgs Gildene i Norge. Vedtak: Grethe B. ser nærmere på nettsiden til Distrikt Asker og Bærum, og hvordan den bør se ut med tanke på at den også representerer St. Georgs Gildene i Norge. Sak nr. 55/09 Eventuelt Det ble ikke tid til saker under eventuelt. Neste styremøte er februar i lokalene til NSF. 5 min. St. Georg: Karin. Stavanger/Oslo Olav Balle Landsgildemester Betten Gundersen Landsgildesekretær 5