Protokoll fra Landsgildeledelsens møte nr. 1/2008

Transkript

1 Protokoll fra Landsgildeledelsens møte nr. 1/2008 Sted: Møtelokale Urban, NSF, St. Olavs gate 25. Oslo Tid: Fredag 8/2 kl Lørdag 9/2 kl Tilstede: Olav Balle, Karin R. Thompson, Bjørn Haraldsen (bare fredag), Toril S. Nicolaysen, Egil Hultin, og Thormod Myhre. Speiderrepresentanter: Grethe Baustad, KFUK-M og Christen A. Larsen, NSF. Fra kontoret: Betten Gundersen, sekretær Før møtet startet, ønsket Olav Balle, Christen A. Larsen velkommen som speiderrepresentant. 5. min St. Georg: Ved Karin R. Thompson. Sak nr. 1/08 Godkjenning av Protokoll fra LGL møte nr. 5/07 Protokollen ble godkjent etter et tillegg til sak 54, fremmet av sekretæren. Tillegget ble sendt styremedlemmene 22/ Det er kommet en muntlig henvendelse med spørsmål om protokollen kan bli sent ut med en gang den er skrevet, og ikke som nå, der den først må godkjennes på neste styremøte. Saken ble drøftet og det ble enighet om å sende protokollen ut så snart som mulig etter styremøtet. Evt. rettelser vil komme i neste protokoll. Vedtak: Protokollen sendes ut til de som styret har bestemt skal motta den, så raskt som mulig, etter styremøtet. (se sak 10) Eventuelle rettelser vil komme i neste protokoll, under første sak, Godkjenning av protokoll. Sak nr. 2/08 Referat/orienteringssaker A. Kvartalsrapport fra Norsk Speidermuseum ble gjennomgått. B. Odd Gleditsch / St. Georgsfondet. Familien Gleditsch ønsket en gave til St. Georgsfondet i stedet for blomster ved Odd Gleditsch båre. Det er kommet inn kr ,-. En takk skrives i St. Georg, under gaver til fondet. Takk er sendt familien. C. Vareopptelling. Vareopptelling er foretatt. Det har vært et godt salgsår, mye pga. Landsgildetinget. D. Julehilsener. Det er sendt og mottatt mange julehilsener. E. Takkekort fra 3. Fredrikstad og 3. Molde er mottatt for gavene til jubileene. F. Samarbeidsavtalen med Norges KFUK-KFUM-speider. Generalsekretær Per Ove Løkstad har arbeidet med saken. Olav sendte en e-post 21/11 ang. et ønsket møte med evt. AU fra begge forbund. Et møte ble berammet til 8/02 08, rett før LGL møtet. Tilstede var Per Ove Løkstad og Grethe Baustad (repr. i vårt styre) fra KFUK-KFUM-speiderne, og Olav Balle og Karin R. Thompson fra St. Georgs Gildene. Olav kunne orientere om et vellykket møte. Vårt forslag må bare justeres noe i ett punkt, før avtalen kan underskrives. Grethe og Per Ove kommer med et forslag til endringer. G. Kompensasjon for merutgifter for 2006 Ang. kompensasjon for merutgifter for 2006, som vil bli overført vår konto. Vi har mottatt kr ,- + kr 588,- til sammen kr ,-. H. Startpakke for nytt gilde er sendt Marit Johannessen, 1. Kristiansand. Dette kan bli et Blå Kors gilde. I. Gildeskjerf. Det har kommet flere innspill ang. gildeskjerf. Om vi skal ha felles 1

2 skjerf eller ikke, settes opp som et eget tema på Gildemestermøtet i september. J. Gilderegnskap. Kontoret har fått tilsendt et enkelt regnskapsark som kan brukes i gilder, som føler seg usikre på regnskapsførsel. Betten skriver om det i St. Georg og i Rundskriv 1/08. Forslaget legges ut på nettet som et excel regnskapsark. Regnskapsarket kan fåes ved henvendelse til kontoret for de som ønsker det. K. Ny speiderrepresentant til styret i St. Georgs Gildene i Norge er oppnevnt av NSF: Christen A. Larsen fra Frekhaug (Hordaland krins), som også sitter i speiderstyret. L. Nedleggelse av gilder: 20. Oslo-Lambertseter og 1. Drammen pr Oslo har bare bestått av 3 medlemmer de siste årene. 1. Drammen, som er det første gildet som ble medlem av St. Georgs Gildene i Norge, har ca 15 medlemmer med gjennomsnitts alder på 85 år. John Egenæs var til stede på deres siste møte den En artikkel om gildet kommer i St. Georg. Sak nr. 3/08 Norsk Speidermuseum A. Nye lokaler. Museet har fått nye lokaler i Storgaten 3, 0155 Oslo. Lokalene eies av Olav Thon, og museet har fått en meget god avtale. Leien vil være på kr ,- i mnd. Flyttingen av museet vil skje i mars/april. Alle museumsgjenstandene blir nå pakket ned. Styret, og alle som har et forhold til museet er meget glad for at de nå har fått nye lokaler sentralt i Oslo. B. Fordeling av driftsstøtte. Fordelingen av driftstøtten for 2008 har nå kommet i orden. Husleien på fordeles etter følgende prinsipper: Halvparten av husleien fordeles på de tre forbundene med kr ,- på hver. Den andre halvparten fordeles etter antall medlemmer, pr , ( ). Betten har vært i kontakt med Karen Evensen, økonomiansvarlig i museet. Hun ser gjerne at den fastsatte delen av støtten, kr ,- for 2008, overføres så snart som mulig. Summen er allerede oversendt fra St. Georgs Gildene i Norge. Vedtak: Sekretæren betaler resten av St. Georgs Gildenes utgifter, når faktura foreligger. Sak nr. 4/08 Fredslyset 2007 A. Rapporter. Fredslysarrangementet i 2007 ble vellykket. Gildekontoret har mottatt noen rapporter, men flere kunne vært ønskelig. Redaktøren lager en felles reportasje i St. Georg nr.1/08. B. Ingen av lyktespannene er kommet i retur. Karin kontakter speiderne i Hammerfest, Betten tar kontakt med Per Johannessen, DGM i Bergen, og Olav kontakter speiderne i Stavanger. C. Utgifter. Det er laget eget kontonummer i regnskapet vårt, slik at vi kan se hvor store utgifter vi har i forbindelse med Fredslyset. Vedtak: Karin R. Thompson, Olav Balle og sekretæren sørger for at spannene med lykter kommer tilbake til kontoret, før sommerferien. Sak nr. 5/08 ISGF, Verdenskonferansen (WC) i Wien. Papirene angående Verdenskonferansen har begynt å komme. Konferansen holdes i tiden august Utflukter arrangeres etter konferansen. Påmeldingsfrist: for delegater, 26. mars. For andre: 30. april. Hvis kontoret skal sende inn betalingen felles for alle i Norge, er fristen 20. april til Gildekontoret. Det gjelder innsending av kopi av skjema og påmeldingsavgiften på 200 euro. Hvis hele beløpet (inkl. overnatting) betales innen 30. april, blir det et fradrag i prisen på 30 euro. Notis om dette kommer i St. Georg nr. 1/08 og som eget punkt i Rundskriv nr. 1/08. 2

3 Delegater til WC i Wien, Norge kan stille med fire. Landsgildemester Olav Balle reiser. IS, Karin R. Thompson, er delegat hvis hun reiser. Olav sjekker med andre aktuelle personer som pleier å reise til WC, om de kan tenke seg å være delegat også. Det må gjøres oppmerksom på at delegatene betaler alt selv. Vedtak: Landsgildemester og Internasjonal sekretær vil være to av de fire delegatene vi kan ha under WC. Olav Balle spør andre aktuelle personer om de er villige til å stille som delegat under WC. Sak nr. 6/08 Distriktsgildemestersamling april 08 A. Brev ble sendt ut 24/ Det gikk til DGM, GM, Informasjonskomiteens medlemmer og Landsgildeledelsen. Samlingen starter lørdag kl med lunsj. Avslutter søndag kl B. Innlegg om markedsføring. Beklageligvis har Tom-Chr. Gundersen meldt forfall. Betten konsulterer ham privat. Dette er viktig å se for oss: Hvem vi skal henvende oss til. Hvordan skal vi selge vårt produkt til yngre mennesker? Vi kan ha flere forskjellige gilder: - nye for yngre, - bestående gilde får nye medlemmer - turgilder, familiegilder - rent manns- eller kvinnegilde. - med andre ord, gildene velger selv hvordan de vil ha det. Nytt forslag på markedsfører konsulent er kommet opp. Per Olav Lie, kjent navn i NSF. Christen kontakter ham. C. Rammen om arrangementet. Rammen er bestemt og utarbeides videre. Dagsplan/program utarbeides. Karin. D. Reklame/ PR papirer. Karin R. Thompson og Arve Urlin er godt i gang. Trond Walstad har gitt beskjed om at CD-platen blir ferdig i god tid. E. Invitasjon/Påmeldingsskjema. Sendes ut som vanlig post. Betten F. Innkvartering, kontakt med hotellet. Betten G. Langtidsplanen. Egil legger denne frem. Det er ikke behov for de tidligere nevnte tegninger. H. Saksmappe. Alle DGM skal få med seg et ferdig opplegg som de kan bruke på samlinger, hvor de kan få nye medlemmer. I. Speiderforbundene. Invitasjon bør sendes til generalsekretærene i speiderforbundene. Tema: Hvor står de i dag? Olav. Vedtak: Alle arbeider videre med sine oppgaver. Sak nr. 7/08 Gjennomgang av Langtidsplanen (redigering.) Langtidsplanen med anmerkninger bør redigeres slik at det passer til et A 4 ark Kopieres opp til møtet med DGM i april, gjerne på en lys farge. Egil. Vedtak: Egil Hultin, redigerer Langtidsplanen og tar den med på Distriktsgildemestersamlingen. Sak nr. 8/08 Regnskap Bjørn la frem regnskapet for St. Georgs Gildene i Norge. Det ser bra ut, i forhold til budsjettet. Regnskapene for Kvernmoen, St. Georgsfondet og Frimerkebanken vil legges frem på neste styremøte. Vedtak: Regnskapet ble tatt til etterretning. 3

4 Sak nr. 9/08 Nytt medlemskartotek og PC utstyr. Nytt medlemskartotek. Behovet for nytt medlemskartotek er stort. Det vi har er mangelfullt, på flere områder. Olav har vært i kontakt med Morten Engebretsen, dataekspert, som kan påta seg å bygge om det vi har, uten store utgifter. Betten skriver ned det hun ønsker av forandringer, og tar dette opp med Engebretsen. Nytt datautstyr på kontoret bør anskaffes. Det vi har er gammelt og har ikke kapasitet til det behovet vi har. Det ble besluttet at Olav sjekker nettpriser, og forhører seg, med en dataekspert på arbeidsstedet sitt. Hvis utstyr og priser er bra, kan det innkjøpes. Nytt webhotell. Toril, webansvarlig for vår nettside sammen med sin sønn, spurte om det var i orden å bytte webhotell, da det vi har er lite praktisk. Et nytt vil koste ca. 700,- kr. Styret gikk inn for dette. Vedtak: 1. Morten Engebretsen i samarbeid med sekretæren utarbeider et nytt medlemskartotek. 2. Olav Balle tar ansvar for innkjøp av nytt datautstyr. 3. Toril S. Nicolaysen i samarbeid med sin sønn, skifter webhotell. Sak nr. 10/08 Protokollen fra LGL møter, bør den sendes til flere? Bør protokollen legges ut på nettsiden vår? Dette ble diskutert. Det kan være en fordel at medlemmene våre kan følge med i styrets arbeid. Innkallingen bør også legges ut, begrunnet med at gilder/ enkeltmedlemmer kan komme med innspill til styret hvis ønskelig. Skal protokollen sendes til utvalg og komiteer? Protokollen kan sendes ut til medlemmene i de utvalg og komiteer vi har. Vedtak:1. Innkallingen til styremøte og protokollen legges ut på nettet. 2. Protokollen sendes ut til medlemmene i de komiteer og utvalg som St. Georgs Gildene har. Sak nr. 11/08 Bør komiteene våre være med på Gildemestermøtet? Styret hadde en gjennomgang på dette, og kom frem til at lederen av Informasjonskomiteen og redaktøren av St. Georg kan inviteres. Men, de bør ha en oppgave under GMM. Muligheten for at personer fra andre komiteer var aktuelle, ble også tatt opp. Det ble gjort slik vedtak: Vedtak: 1. Leder av informasjonskomiteen inviteres til å møte på Gildemestermøtet. 2. Landsgildeledelsen har et møte med informasjonskomiteen i året. 3. Kvernmoenkomiteen møter med Landsgildeledelsen på Kvernmoendagen, ellers etter behov. 4. Internasjonal komité har sin leder i styret og tar opp sine saker der. Sak nr. 12/08 Gildemestermøtet på Sanner (se også sak 61/07) Innbydelse og orientering til Gildemestermøtet går ut i St. Georg nr.1/08. Påmeldingsblankett går ut i Rundskriv nr. 1/08. Frist for påmelding er satt til 6. juni. Betten. Det vil bli et åpent møte, d.v.s. at andre gildemedlemmer som er interesserte kan melde seg på. Gilder og andre betaler selv for seg på Sanner Hotell. Det vil være reisefordeling. Foredragsholdere/inspirasjon: Thormod tar ny kontakt med Stein P. Aasheim for bekreftelse om han kommer for å holde foredrag. Avtalen med biskop em, Sigurd Osberg er i orden. 4

5 Det vil bli en presentasjon av arbeidet fra distriktsgildemestersamlingen, og distriktsgildemesterne vil få egen tid under GMM. Det arbeides med et Gildetorg, kafèdialog eller lignende. Karin. Betten holder kontakt med Sanner Hotell. Saken taes opp igjen på neste styremøte. Vedtak: Alle arbeider videre med sine oppgaver. Sak nr. 13/08 Eventuelt (Landsgildekassereren var ikke tilstede under denne saken) A. Sekretæren fremmet ønske om å få et bankkort som kan brukes til de løpende utgifter. Styret sa seg enig i dette, og sekretæren tar kontakt med banken. B. Det er kommet en forespørsel fra et gilde om St. Georgs Gildene i Norge har noen form for anerkjennelse, som kan gis til medlemmer som fortjener dette. Det har ikke vårt forbund. Spørsmål om anerkjennelse har vært tatt opp på Landsgildetinget tidligere, og ikke fått flertall. Nå gjelder det ett medlem i 1. Fredrikstad, på 90 år. Det ble anbefalt at han i første omgang får en eller annen form for gave, det kan ta tid før en form for anerkjennelse kan komme i orden, hvis ønskelig. Settes opp som sak på neste møte. C. Det er kommet en ny henvendelse ang. redusert kontingent for direkte medlemmer. Det kan beklageligvis ikke gis. Hvis det er snakk om at det blir for dyrt for noen fordi de også er medlem i NSF, bør det opplyses om at våre medlemmer kan være støttemedlemmer i NSF til halv kontingent. Neste møte er 4. april på Mastemyr hotell kl Innkalling sendes ut en uke før møtet. 5 min. St. Georg: Thormod Myhre. Vestby/Oslo 29. januar 2008 Olav Balle Landsgildemester Betten Gundersen Landsgildesekretær 5