Utskrift av møtebok for Soltinddalen sameie. Styremøte lørdag 11. Januar 2014 kl

Transkript

1 Utskrift av møtebok for Soltinddalen sameie. Styremøte lørdag 11. Januar 2014 kl Avholdt hos Karin Svendsen, Dåfjord Tilstede: Steinar Pettersen, Karin Svendsen og Thomas Austad på telefon fra Oslo. Forfall: Sverre Benum, Hans Kristian Workinn og Thomas Austad Kommentar: Han-Kristian Workinn ikke gitt beskjed ang. forfall. Thomas Austad og Sverre Benum meldte forfall på så kort varsel at det ikke lot seg gjør å få innkalt vararepresentanter. Dette satte styret i en «nødsituasjon» m.h.t. at tidspunkt for årsmøtedato som er orientert til medlemmene. For å få gjennomført møtet deltok Thomas Austad på telefon fra Oslo. SAK 1/2014 GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE 15. JUNI 2013 Protokollen fra møtet ble gjennomgått. Protokoll godkjent og må signeres på neste styremøte. SAK 2/2014 NEDSETTE ÅRSMØTEGRUPPE TIL ÅRSMØTET 2014 Settes på sakslista til Årsmøtet. Årsmøtet finner personer. SAK 3/2014 FINANSIERING AV BRU OVER ELVA VED ENGELSKMANNSVANNENE Det ble opprettet byggesak på dette prosjektet og sameiet ble belastet med et saksbeh.gebyr på kr. 3200,-. Det ble gjort en henvendelse til Karlsøy kommune for å få ettergitt gebyret. Vi fikk ikke noe formelt svar og trodde at det hadde ordnet seg. Sameiet fikk Inkassovarsel etter ca 1 år. Dette ble det klaget på og et nytt halvår gikk uten noe formelt svar. Da innkassovarselet kom på nytt var det på Kr 6069,68, varselet ble betalt for å få avsluttet saken. Bru er ikke bygd. Styret ser prosjektet som lite hensiktsmessig og stopper flere bevilgninger til dette. 1

2 SAK 4/2014 MØTEGODTGJØRELSE OG STYREHONORAR 1. Reglene styret laget for dette i 2013 benyttes for styreperioden 2013 og utbetales i Sverre Benum har gitt tilbakemelding om at han ikke ønsker styrehonorar for 2013, har fått utbetalt reisegodtgjørelse. 2. Styrehonorar for 2014 settes på sakslista for Årsmøte 2013 og i budsjett for Summen økes fra Kr. 7000,- til Kr. 9000,-, dette p.g.a. forslag til Styrehonorar i Dåfjord syd-vestre jaktfelt. Regnskap og ledelse i sameiet innehar betraktelig større arbeidsbelastning enn i jaktfeltet. Regler for hvordan honoraret skal fordeles gjøres av styret. SAK 5/2014 GODTGJØRING FOR FØRING AV REGNSKAP FOR 2013 Sverre Benum påtok seg på styremøtet 15.juni 2013, ansvaret for å føre regnskapet til sameiet. 4 dager før julaften frasier han seg oppgaven og begrunner med at han ikke har kapasitet. Leder har brukt sine fridager i romjula til å bringe regnskapet i havn og krever Kr. 3000,- i kompensasjon for denne jobben. Leder fratrådte møtet under behandling av saka. Leder får omsøkte beløp på Kr. 3000,- for jobben med å føre regnskap for 2013 og lage budsjett for SAK 6/2014 REGNSKAP 2013 og FORSLAG TIL BUDSJETT 2014 Regnskap for 2013 og budsjett for 2014 sendes pr E-post for godkjenning før den SAK 7/2014 ÅRSMELDING Leder sender årsmelding på mail til øvrige styremedlemmer for godkjenning før den SAK 8/2013 ARBEIDSPLAN FOR 2014 Leder sender Arbeidsplan på mail til øvrige styremedlemmer for godkjenning før den 2

3 SAK 9/2014 VALG 1. Lederen tilskriver valgkomitéen med oversikt over hvem som er på ordinært valg. SAK 10/2014 ENDRING AV VEDTEKTER 1. 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering, sier: Ordinært årsmøte skal avholdes innen 1. Mars. Saker som medlemmene ønsker å ta opp på årsmøtet skal være innkommet til styret innen 15. januar. Styret har diskutert saken og ønsker å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering: «Ordinært årsmøte skal avholdes innen 20. februar og på samme dato som årsmøte for Dåfjord syd-vestre jaktfelt. Saker som medlemmene ønsker å ta opp på årsmøtet skal være kommet inn til styret innen 31. desember. 6 ÅRSMØTET punkt 6.3 Årsmøtet skal, sier: Velge leder, 4 styremedlemmer og to vararepresentanter for to år om gangen, men slik at to styremedlemmer og én vararepresentant er på valg hvert år. Styret har diskutert saken og ønsker å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTE, punkt 6.3. Årsmøtet skal: «Årsmøtet skal velge leder, 4 styremedlemmer og to vararepresentanter for to år om gangen, men slik at 2 styremedlemmer og 1 vararepresentant er på valg i partallsår og 3 styremedlemmer og 1 vararepresentant er på valg i oddetallsår.» Velge revisor for to år Styret har diskutert saken og ønsker å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTE punkt 6.3 Årsmøtet skal: «Årsmøtet skal velge 1 revisor for 1 år». 2. Sameiet Karanes har innsigelser i forhold til kunngjøring av årsmøtet med tre ukers varsel, begrunnelsen legges ved. 1. B. Ad Samordning av tidsfrister m.m. (ref. deres brev av ) 2. Forslaget om den beskrevne samordning begrunnes med at det vil gjøre det lettere å samle flere til årsmøtene. 3

4 3. Dersom dette er et ønske bør også møtetidspunktet kunngjøres for medlemmene minst 8 uker før. 4. Da vil de fleste ha mulighet til å sette av datoen for årsmøtene. 5. Gnr./bnr. 7/4 Karanes anmoder om at det føyes til et 4de punkt i styrets forslag til vedtak: 6. 4) Tidspunktet for årsmøtet skal kunngjøres med minst: 8 ukers varsel 7. For Sameiet Karanes Kristian Hansen Rolf Karanes Margaret Sæther Gerd K. Hestnes sign. sign. sign. sign. 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering, sier: Styret er ansvarlig for å sende innkalling til årsmøtet. Innkallinga skal skje skriftlig med minst tre ukers varsel. Styret har diskutert saken og ønsker ikke å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering. Begrunnelse: Styret skal etterstrebe og sende ut varsel om årsmøtetidspunkt til grunneierne så tidlig som mulig for å imøtekomme ønsket, men formell innkalling kan ikke skje før man vet at regnskapet vil være avsluttet og revidert tidsnok til møtet. 11 SMÅVILTJAKT punkt 3 sier: Det er ikke tillatt å jakte eller trene med hund for småvilt første uke av elgjakta. Årets elgjakt ble utsatt en uke p.g.a. at dette var mest hensiktsmessig for jaktlaget. Dett vil skje igjen avhengig av hvilken dag i uka jaktstart er. Styret har diskutert saken og ønsker å fjerne kulepunkt 1 i VEDTEKTENE 10 SMÅVILTJAKT, punkt 3. SAK 12/2014. ØKNING AV PRISEN PÅ FISKEKORT SOLGT VIA SMS. For de som kjøper fiskekort via SMS vil teleoperatøren ta 15% av overskuddet av salget, i tillegg kommer 10% til Inatur. Teleselskapene tar seg godt betalt for denne tjenesten, og på et fiskekort til Kr. 65,- vil Kr. 15,- gå bort til provisjon til Teleselskapet og I-natur, mot en provisjon på ca Kr. 8,- til I-natur for kort kjøpt over Weben. I følge I- natur har 90% av tilbyderne økt prisene på SMS-salget. Vi øker prisene på døgnkortene til SMS-salget fra Kr. 65,- til Kr. 80,-. 4

5 SAK 13/2014. BYTTE AV MANUELT UTSALGSSTED FOR FISKEKORT PÅ RINGVASSØYA SPAR-Ringvassøy har hatt lavt salg i Dette skjer ofte når man bytter utsalgssted. Det er nå laget salgsplakater som er hengt opp inne i butikken. SAK 14/2014. UTBETALING AV UTBYTTE Saka sendes over til årsmøtet og avgjøres der. SAK 15/2014. NYE MEDLEMMER I SOLTINDDALEN SAMEIE Gnr./bnr. 7/19 MYRBUKT er blitt overdratt til Robert Reinholdtsen m/fl. Gnr./bnr. 7/30 LILLEBO er overdratt til Morten Brattvoll Gnr./bnr. 7/7 HAMNES er overdratt til Karin Svendsen Gnr./bnr. 7/44 TEIGEN er overdratt til Trond Svendsen Møtet slutt Kl Tromsø Rett avskrift Karin Svendsen 5