Tiltaksplan til LGG 2. tertial 2011, nivå 1 Risikoområder Status Trend Korrigerende tiltak Ansvarlig Evaluering neste tertial

Transkript

1 Tiltaksplan til LGG 2. tertial 2011, nivå 1 Risikoområder Status Trend Korrigerende tiltak Ansvarlig Evaluering neste tertial Kondemnabel bygningsmasse Nødvendig elektronisk registrering og tilgang til nyansatte Avventer beslutning fra HSØ Starte reguleringsarbeidet så snart klarsignal fra HSØ Er allerede meldt som innspill i pågående SLA-revisjon i september/oktober Overbevise HSØ om at dette er nødvendig for videre effektiv drift av Sunnaas sykehus Alle ledere må argumentere for konsekvenser av manglende nybygg i ulike fora Sparetiltak - ref. OU-prosess Starte reguleringsarbeidet umiddelbart Ledere må overholde frister for innsendelse av Anstart-skjema innen frister avtalt i SLA Ledere må gjøre seg kjent med SLA Avdelingssjef IE HR-dir. Utvidet ledergruppe Leveranse fra Sykehuspartner Sykehuspartner har tatt over IKT-drift og forvaltning Siste del av prosjekt TRS er avlyst pga overgang til SIKT- platformen Oppfølging av SP Bedre brukerstøtte Etablere IKT-veiveisere SLA-avtalen er ferdigstilt Forprosjekt SIKT-plattform er påbegynt Sunnaas-Orakelet er lansert Ledere har fått opplæring i Y-modellen 1

2 Økonomi Foretaket har et negativt avvik på 0,9 mill pr 2. tertial. Prognose for 2011 er et negat avvik på 1 mill. Omstillingsprosjekter er forsinket fordi de er blitt knyttet til OU, noe som innebærer forsinkede gevinster. Dette gir konsekvenser for periodiseringen av budsjettet i andre halvår. Hente ut gevinst av omstillingsprosjekter (OU prosessen) Følge budsjett Samarbeide om personalressurser på tvers av klinikkene spesielt med tanke på natt/ferie/ helligdager Ta i bruk større deler av ledelsesverktøy (GAT) som ressursstyring. Økonomidirektør Vurdere og tilpasse pedagogisk kompetanse innenfor budsjett Restriktiv ansettelsespolitikk Samarbeid mellom klinikk og service tilpasses aktivitet i klinikken (ferie og helligdager). De som har laptop m/hjemmekontor går over til dokin funksjon og avvikler stasjonær PC De som har mobil-telefon-avtale avvikler fasttelefon Samarbeide om personalressurser på i klinikken, spes. med tanke på natt/ferie/helligdager. 2

3 Månedsverk Foretaket har de siste måneder redusert bruk av månedsverk noe. Budsjettert bruk av månedsverk er lavere i siste tertial. Foretakets estimat for bruk av månedsverk er derfor satt til +10. Foretaket er i en OU prosess, hvor et viktig mål er mer effektiv bruk av ressurser, også på tvers av enheter. RAPS- prosjektet pågår frem til medio oktober. Et viktig mål for prosjektet er aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging. Dette vil bl.a. medføre mindre bruk av variable kostnader, herunder overtid. Iverksette tiltak initiert i RAPSprosjektet Implementere ny organisasjonsstruktur med en klinikk og økt fleksibilitet Restriktiv ansettelsespolitikk Utarbeide arbeidsplan ut fra bemanningsplan og døgnrytmeplan Vurdere alternative arbeidstidsordninger ut fra foretakets og pasientenes behov HR-sjef Ledere Likviditet Foretakets likviditet er bedre en budsjettert pga, utsettelse av investeringer og mottatte årlige bevilgninger til diverse prosjekter deriblant ca 8,1 mill for Prosjekt Raskere tilbake. Foretaket skal imidlertid tilbakebetale 3,9 mill for for mye utbetalt ISF i 2010, 1,5 mill for Raskere Tilbake Foretaket venter også faktura på reguleringspensjonspremie. Foretaket jobber aktivt for å tilpasse aktiviteten til gitte rammer. Foretaket ser alvorlig på situasjonen og følger den nøye. Dokumentere korrekt likviditetsbehov til HSØ Følge fullmaktsstrukturen ved innkjøp Begrense innkjøp. Kreative løsninger ved bruk av legater, stiftelser m.m. OU-prosess Salg/utleie lokaler Inndrive utestående fordringer Innkjøpsplanlegging Innkjøpskontroll (utstyr, legemidler) Økonomidirektør Ledig bygningsmasse 3 Drøbak: Frogn kommune besluttet i formannskapet interesse for å kjøpe eiendommen. Arbeidet med taksering/markedsverdi av eiendommen er igangsatt og vil foreligge primo september som utgangspunkt for videre dialog med kommunen. Askim: Avklart fra HSØ at takst/markedsverdi må foreligge som Gjennomføre salg av eiendom i Drøbak Gjennomføre dialog med Askim kommune/samhandlingsprosjektet Avdelingssjef IE

4 utgangspunkt for evnt eiendomsoverdragelse/salg. Dette arbeidet inngår i samme oppdrag som taksering Drøbak. Ny kontakt med Askim kommune straks takst foreligger. Gevinstrealisering OU FTL er styringsgruppe, skal rapportere til styret i hvert møte fremover. Leder fokuserer på informasjon og kommunikasjon FTL v/adm.dir. Styrebehandlet fremdriftsplan følges. Kulturbygging Klinikk- og seksjonssjefer er ansatt. Effektiviseringstiltak er utsatt og lagt til OU-prosessen ROS analyse arbeidsmiljø Tydeliggjøre mål med milepelsplan Implementere OU-planer Svarprosent pasienttilfredshet Elektronisk system er implementert Måltall for 2011 er 60 % med utgangspunkt i unike individer Svarprosenten har en moderat nedgang i 2. tertial. Kvalitetssikre interne rutiner for informasjon og tilrettelegging ved alle seksjoner Rutiner som sikrer at de pasientene som ikke ønsker å svare også blir registrert i undersøkelsen (for eksempel i siste møte med pas.) Sette dedikerte personer til å følge opp den enkelte pasient. Skrives på pasientens timeplan rett før utreise. Informasjonssikkerhet Pasientsensitiv arbeidsinformasjon på F:\ Ikke alle ansatte bruker ikke controllprint ved utskrift av sensitiv informasjon Informasjonssikkerhetskampanjen i regi av HSØ innføres etter planen 3. tertial Implementerer nytt styringssystem for informasjonssikkerhet i Iverksette tiltak for å flytte pasientsensitiv arbeidsinformasjon fra fellesområdet til DIPS Utnytte mulighetene i DIPS for å formidle pasientinformasjon internt 4

5 e-handel Prosjekt felles økonomisystem for HSØ er nå avviklet. Dette gjør at SunHF nå må tenke nytt. Foretaket vil nå gå i prosess for å se på muligheter. Avdelingssjef IE Økonomidir. Elektronisk registrering av obligatorisk opplæring Elæring er implementert som system. Rutine for uthenting av rapporter er utarbeidet. Registrering gjennomføres ikke tilfredsstillende. Uklar organisatorisk ansvarsplassering for intern utvikling og drift av system Avklare forvaltning e-læring, superbrukersystem Forbedre system for registrering/ påmelding og rapportering Kvalitetssikre teknisk løsning opp mot brukere på Citrix Vurdere one-singel sign on HR-dir. Holdningsendring Opplæring av ledere (hva skal legges inn for å få ut rapporter) Kvalitetssikre innkomstrutiner Er i god prosess. Pasienten blir intervjuet flere ganger innkomst, d.v.s. gir samme informasjon flere ganger. Arbeidsgruppe nedsatt. Kartlagt hvordan innkomstsamtalen fungerer i dag Iverksette kvalitetssikrede effektiviseringstiltak etter anbefaling fra arbeidsgruppen Yrkesgruppene må samordne seg og avklare hvem som skal spørre pas om hva Tydelig informasjon til pas. om hva som skal skje innleggelsesdagen Faggruppene leser aktuell tilgjengelig informasjon om pasienten Timeavtale ved svarbrev Foretaket har ikke system til å ta ut denne parameteren fra PAS- systemet. Styret ble i juni informert om status i sak 52/11. Fagdirektør har bedt klinikken ha systemer for å gi timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning. En god del pasienter får likevel Utarbeide interne rutiner for å gi timeavtale ved bekreftelse på mottatt henvendelse. Iverksette ny modul fra DIPS så snart denne er ferdig utprøvd og klar for utrulling. Fagdirektør/ 5

6 Avvik etter DSBtilsyn Antall polikliniske konsultasjoner Publisering av behandlingslinjer på web. timeavtale ved bekreftelse på mottatt henvisning. Foretaket avventer svar etter henvendelsen HSØ har gjort mot DIPS i forbindelse med registrering av data direkte i programvare. Logistikkutfordring når det gjelder beleggsprosent og ved evt. paseintavlysninger. 4 avvik og 3 anmerkninger innen området elektriske anlegg og elektrisk utstyr. Tiltaksplan er utarbeidet og godkjent av DSB Antall DRG pr konsultasjon er høyere en budsjettert. Det medfører at foretaket ligger 10 DRG over budsjett til tross for at antall konsultasjoner er 174 under plantall. Sykepleier er satt inn i i poliklinikken (økt DRG inntjening og antall konsultasjoner) HSØ har ikke anbefalt en IT-teknisk løsning som gjør det mulig å publisere behandlingslinjer (BHL) på Internet/web Gjennomføre punktmåling 3. tertial Følge opp tiltaksplanen Avdelingssjef IE Leger fra klinikkene må ta større ansvar for polikliniske vurderinger Innkalle henviste pasienter til poliklinisk konsultasjon før eventuell innleggelse Større bevisstgjøring av registrering av poliklinisk aktivitet Vurdere å ta i bruk timebok i DIPS Felles tverrfaglig dugnad for å øke antall konsultasjoner Tilpasse etter OU-prosessen Prosjekt vedrørende poliklinikk med avtaler og utvikling utarbeides 3. tertial Vurdere mulig intern IKT-løsning Følge evt. anbefalinger gitt fra HSØ / Fagdirektør 6

7 SunHF,