Oppfølgingsplan til ledelsens gjennomgåelse, 3. tertial 2017 for Sunnaas sykehus HF.

Transkript

1 Oppfølgingsplan til ledelsens gjennomgåelse, 2017 for Sunnaas sykehus HF. Risikoområder Bygg D og K fremstår ikke som fremtidsrettet for klinisk virksomhet Bygg D og K fremstår ikke som fremtidsrettede bygg for klinisk virksomhet og er planlagt utfases i byggetrinn 3 og erstattes med nytt bygg. - Byggetrinn 3 legges inn i ØLP fra Ingen avklaring før slutten av 2018/begynnelsen av Byggetrinn 3 legges inn i ØLP fra Ingen avklaring før slutten av 2018/begynnelsen av Byggetrinn 3 legges inn i ØLP fra Ingen avklaring før slutten av 2018/begynnelsen av Adm.dir. v/prosjektleder Sykefravær Måltallet for 2017 var 6,5 %. Sykefraværet var høyt ved inngangen til 2017 og holdt seg høyt frem mot sommeren. Gjennom høsten har det vært en svak nedgang. For november måned (siste tall) var resultatet et sykefravær på 7 % og HIÅ 8,3 %. Det har gjennom hele året vært iverksatt flere tiltak Avklart mulighet for å erstatte bygg D og K med et nybygg. - Oppdaterte tall tilgjengelig for ledergruppen - Bruk av GAT analyse gir leder god oversikt, og gir ledere mulighet til kontinuerlig overvåking av sykefraværet i sin enhet - Melderutiner gjennomgås og strammes inn - Økt involvering av BHT Avklart mulighet for å erstatte bygg D og K med et nybygg. - Oppdaterte tall tilgjengelig for ledergruppen - Bruk av GAT analyse gir leder god oversikt, og gir ledere mulighet til kontinuerlig overvåking av sykefraværet i sin enhet - Egne skjermer med visning av vaktbok på avdelingene fordrer Avklart mulighet for å erstatte bygg D og K med et nybygg. - Oppdaterte tall tilgjengelig for ledergruppen - Bruk av GAT analyse gir leder god oversikt, og gir ledere mulighet til kontinuerlig overvåking av sykefraværet i sin enhet - Egne skjermer med visning av vaktbok på avdelingene fordrer HR-dir. 1

2 for å redusere sykefraværet, og målet er at det skal synke ytterligere fremover i Det har igjennom mange år vært jobbet med at ledere skal registrere alt sykefraværet. Dette gjør at foretaket med stor sikkerhet kan si at alt rapportert sykefravær er det reelle sykefraværet. - Sykefravær tema på HRlunsj for ledere, på månedlige møter med tillitsvalgte og tema på årlig samling for ledere, tillitsvalgte og verneombud. Redusert sykefravær, spesielt innen korttidsfraværet. oppdatert og riktig registrering av sykefravær - Melderutiner gjennomgås og strammes inn - Økt involvering av BHT. - Gjennomgang av sykemeldte med leder, HR og BHT. - Sykefravær er fast tema I AMU, har vært tema på årlig samling for ledere, tillitsvalgte og verneombud og månedlig møte med FTV på nivå 1 og 2 Redusert sykefravær, spesielt langtidsfraværet oppdatert og riktig registrering av sykefravær - Melderutiner gjennomgås og strammes inn - Økt involvering av BHT. - Gjennomgang av sykemeldte med leder, HR og BHT. - Sykefravær er fast tema I AMU, har vært tema på årlig samling for ledere, tillitsvalgte og verneombud og månedlig møte med FTV på nivå 1 og 2 - Det anbefales at fravær inngår som tema i den individuelle årlige medarbeidersamtalen for alle ansatte. Ekstern finansiering av forskning Det er utfordrende å skaffe midler til forskning, noe som fører til risiko for at andel av driftskostnader benyttet til forskning - Initiere til møte med forskningsledelse HSØ - Utarbeide interne retningslinjer for - Avholdt møte med forskningsledelse HSØ - Har startet arbeidet for å Redusert sykefravær, spesielt langtidsfraværet - Arbeid for å lage interne retningslinjer for forskningssøknader Forskningsdirektør 2

3 Leveranse fra Sykehuspartner inklusiv IMOD reduseres. Etter flere år uten gjennomslag på forskningssøknader, ble foretaket tildelt midler til tre nye forskningsprosjekter fra HSØ etter søkeprosess i Uendret i leveransenivå. Mangelfull lokal tilstedeværelse dekkes delvis opp med proaktive runder. Flere åpne tjenestebestillinger/saker. Enkelte med svært lang forskningssøknader - Etablere arbeidsgruppe for å fremme nytte og relevans i rehabiliteringsforskningen - Øke forståelsen i HSØ for viktigheten av rehabiliteringsforsking - Øke kvaliteten på forskningssøknadene - Synliggjøre for beslutningstakere nytteverdien av rehabiliteringsforskningen - Årlige møter mellom adm. dir. og markedsdir. SP og FTL - Forbedre oppfølgingsrutiner og statusmøter (enklere samarbeidsmal), - SP har etablert system på lage interne retningslinjer for forskningssøknader - Arbeidsgruppe for å fremme nytte og relevans i rehabiliteringsforskning er nedsatt, og arbeidet er igangsatt. - Øke forståelsen i HSØ for viktigheten av rehabiliteringsforsking - Øke kvaliteten på forskningssøknadene - Synliggjøre for beslutningstakere nytteverdien av rehabiliterings-forskningen - Gjennomføring og oppfølging etter møte mellom adm. dir. og markedsdir. SP og adm dir SunHF mfl - Ytterligere forbedre oppfølgingsrutiner og statusmøter pågår. - Arbeidsgruppe for å fremme nytte og relevans i rehabiliteringsforskning er nedsatt, og arbeidet pågår. - Øke kvaliteten på og gjennomslagskraften i forskningssøknadene - Synliggjøre for beslutningstakere nytteverdien av rehabiliteringsforskningen - Gjennomføring og oppfølging etter møte mellom adm. dir. og markedsdir. SP og adm dir SunHF mfl - Ytterligere forbedre oppfølgingsrutiner og statusmøter Innovasjonssjef 3

4 leveransetid. Økonomisk effekt av Digital fornying gjennom økte kostnader. proaktive runder - Tettere oppfølging på økonomiområdet - Nytt innkjøpsregime gjennom HPE - Tettere oppfølging på økonomiområdet - Deltagelse i regionalt arbeid med ny SLA og tjenesteprising - Tettere oppfølging på økonomiområdet - Deltagelse i regionalt arbeid med ny SLA og tjenesteprising Samstemming av legemiddellister Manglende leveranser av tjenester fører til at viktige oppgaver ikke blir løst/kommer i gang. Stans i arbeidet med IMOD fører til at viktige fornyinger i infrastruktur og systemer ikke kommer i gang. Samstemming av legemidler er fortsatt ikke implementert slik at vi kan vise til forbedring -Det gjøres månedlige målinger på utvalgte avdelinger og senger som en pilot for å teste ut metode. Mer effektiv og synlig stedlig support, bedre kontroll og forutsigbarhet på økonomi, raskere svar på endringsforespørsler. Oppsummert: Foretaket mottar tjenester iht SLA. - Øke med en ny avdeling i piloten - Gjennomføre møte med klinikkledelsen og overleger for gjennomgang av pilotprosjektet - Kontakte andre organisasjoner Komme frem til en hensiktsmessig og omforent Mer effektiv og synlig stedlig support, bedre kontroll og forutsigbarhet på økonomi, raskere svar på endringsforespørsler. Oppsummert: Foretaket mottar tjenester iht SLA. - Revidert pilot pågår avventer involvering av andre avdelinger inntil rutinene er forbedret og fungerer i pilotavdelingen - Møte med overleger planlagt - Iverksette forenklede målinger som viser utvikling Mer effektiv og synlig stedlig support, bedre kontroll og forutsigbarhet på økonomi, raskere svar på endringsforespørsler. Oppsummert: Foretaket mottar tjenester iht SLA. - månedlige målinger i avd. RMS, MNB og KRESS (10 pas primær per avdeling) - Måle om legemiddelliste er samstemt etter prosedyre inn og om legemidler er samstemt etter prosedyre ut. - Økt andel av pasienter som har sammenstilte legemiddellister 4

5 arbeidsprosess for samstemming. Økt andel av pasienter som har sammenstilte legemiddellister Epikrisetid I 2017 er andel epikriser sendt innen 7 dager på 78,1 %. Det var en positiv utvikling gjennom hele året. Utfordringsbilde høsten 2017: - Avdelinger med stor turnover har størst utfordringer. - Sykefravær også på sekretærer - Systematisere opplæring - Standardisering av epikrisemal: fraser er under utarbeidelse og tas i bruk - Planleggingsmøte mellom leder for legene og avdelingens leger innføres, hvor kommende uke planlegges og status for epikrisetid gjennomgås - Den enkelte lege har sin mappe «mine arbeidsoppgaver» i DIPS som viser restanseliste epikriser - DIPS rapporter har ajourført «pasientliste» på avd. nivå med forfallsdato epikrise (= utdato + 7 dager) og legens initialer - Kartlegge hvilke leger som ikke skriver epikriser innen fristen - Følge opp de legene som ikke leverer innen fristen - Overvåke restanseliste for å monitorere hvilke dokumenter som ligger for godkjenning og hvem som har ansvar for dem - Sekretærene etterspør og purrer opp på legene. Andel epikriser sendt innen 7 dager øker til over 80 %. - Jobber med å ansette leger i de vakante overlegestillingene - Mange nye LIS leger som krever at overlegene får flere nye oppgaver blant annet følge opp epikriser. - Kartlegge hvilke leger som ikke skriver epikriser innen fristen - Følge opp de legene som ikke leverer innen fristen - Overvåke restanseliste for å monitorere hvilke dokumenter som ligger for godkjenning og hvem som har ansvar for dem - Sekretærene etterspør og purrer opp på legene. Andel epikriser sendt innen 7 5

6 Deltakelse i brannvernopplæring/ beredskapsøvelser I hht ovennevnte plan er det gjennomført 15 praktiske kurs fordelt på vår og høst. I 2017 er det 430 ansatte som har gjennomførte de obligatoriske beredskapskurene, og 456 som har gjennomført obligatoriske elæringskurs. Måltallet er satt til 540 ansatte. For å øke deltagelsen har FTL vedtatt endringer/ tiltak for året Andel epikriser sendt innen 7 dager øker til over 80 % for Beredskapsutvalget (BeU) fremmer sak til FTL etter sommeren for metode/ rutine som vil sikre at alle ansatte gjennomfører pålagt opplæring i brann og HLR. Nå måltallet om at 100 % av fast ansatte deltar i brannvernopplæring. - Beredskapsutvalget (BeU) fremmer sak til FTL i løpet av for metode/ rutine gjeldende for 2018 som vil kvalitetssikre at alle ansatte gjennomfører pålagt opplæring i brann og HLR. - For å sikre økt deltagelse for 2017 vil det sendes ut stadige påminnelser til ledergruppen + informasjon på intranett. Nå måltallet om at 100 % av fast ansatte deltar i brannvernopplæring. dager øker i 2018 sett mot Følgende endringer er vedtatt av foretaksledelsen for 2018: - Alle kurs gjennomføres i løpet av 1 tertial - Leder er ansvarlig for påmelding av sine ansatte via ledersiden i Læringsportalen den ansatte får dette da som aktivitet i Outlook - Ledere følger opp at ansatte melder seg på ved uttak av rapporter i Læringsportalen - Ledere benytter GAT vaktbok for å legge inn deltagelse på obligatorisk opplæring brann og HLR - Leder følger opp den enkelte i årlig HR-dir. 6

7 medarbeidersamtale, der det skal hakes av for gjennomført obligatoriske e- læringskurs + praktiske beredskapskurs 4) Involvering etter MU 63 % av ansatte oppgir i medarbeiderundersøkelsen 2016 at de har vært involverte oppfølgingen. Alle enheter har laget handlingsplan Ny medarbeiderundersøkelse innføres 1. tertial Fortsette med oppfølging av ledere og rapportering til AMU - Arbeide med innhold i de avdelingsvise handlingsplanene frem til ny MU innføres Opplæring av ledere i nye regionale HMSindikatorer som foretakene måles på. Alle avdelinger og enheter har aktive handlingsplaner og - Fortsette med oppfølging av ledere og rapportering til AMU - Arbeide med innhold i de avdelingsvise handlingsplanene frem til ny MU innføres Opplæring av ledere i nye regionale HMSindikatorer som foretakene måles på er planlagt høsten Alle avdelinger og enheter Nå måltallet om at 100 % av fast ansatte deltar i brannvernopplæring. - Fortsette med oppfølging av ledere og rapportering til AMU - Arbeide med innhold i de avdelingsvise handlingsplanene frem til ny MU innføres Opplæring av ledere i nye regionale HMSindikatorer som foretakene måles på var planlagt gjennomført høsten Dette er utsatt til 1 tertial 2018 HR-dir. 7

8 Tilgjengelighetsplan Det er etablert en tilgjengelighetsplan som evalueres årlig. Evalueringen viser forbedringsområder innen bygg, omgivelser og miljø, holdninger, kommunikasjon, teknologi og transport Sykehusinfeksjoner Måltallet er under 3 %. Siste måling viser en negativ utvikling på 3,5 % ledere er bevisste på å bruke begrepet oppfølgingsarbeid etter MU når de sammen sine ansatte utarbeider og evaluerer handlingsplaner har aktive handlingsplaner og ledere er bevisste på å bruke begrepet oppfølgingsarbeid etter MU når de sammen sine ansatte utarbeider og evaluerer handlingsplaner Alle avdelinger og enheter har aktive handlingsplaner og ledere er bevisste på å bruke begrepet oppfølgingsarbeid etter MU når de sammen sine ansatte utarbeider og evaluerer handlingsplaner - De ansvarlige vurderer de forslagene som er beskrevet og vurderer om andre tiltak også kan være aktuelle Pasienter og ansatte opplever bedre tilgjengelighet innen områdene som gjelder bygg, omgivelser og miljø, holdninger, kommunikasjon, teknologi og transport - Økt fokus på smittevern gjennom oppfølging av internrevisjon og bruk av arbeidstøy Oppnår måltall for Avdelingssjef eiendom og interne tjenester Kommunikasjons -dir. 8

9 sykehusinfeksjoner på under 3% Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle 600 åpne dokumenter. Ingen utvikling. Journalutvalget har hatt en gjennomgang av hvilke av foretakets dokumenter som er omfattet av loven. Referat fra møtet godkjennes Rydde i listene og kontrollerer om den inneholder ansatte som ikke lenger jobber i sykehuset - Vurdere kampanje: hvilken avdeling er flinkest i klassen? Reduksjon i antall åpne dokumenter som ligger på arbeidstakere som har sluttet. Økt fokus på åpne dokumenter i DIPS som gir færre åpne dokumenter - Det lages en «lukking av åpne dokumenter» kampanje - Opplæring i DIPS - Holdningsskapende arbeid - Avdelingsledere og enhetsledere bruker oversiktsliste over personer som har åpne dokumenter - Individuell oppfølging av ansatte som har 10 eller flere åpne dokumenter Antall åpne dokumenter er redusert - Gjennomføre en analyse av hvilke dokumenter som er åpne og se på arbeidsprosesser rundt dok. - Endre måltall vurderer om det er realistisk evt. nytt måltall Ta ut resultater etter journalutvalgets gjennomgang av dokumenttyper Antall åpne dokumenter er redusert og at måltallet er justert (realistisk) Sunnaas sykehus HF,