Prosjekt poliklinikk og dagbehandling - felles henvisningsmottak. HSØ erfaringsseminar 20. mai 2014 Thea Ekren Koren, prosjektleder OU

Transkript

1 Prosjekt poliklinikk og dagbehandling - felles henvisningsmottak HSØ erfaringsseminar 20. mai 2014 Thea Ekren Koren, prosjektleder OU

2 Ny sykehusstruktur Østfold 2015 Nøkkeltall Sykehuset Østfold 2013 DPS DPS Ambulansestasjon Sykehuset Østfold Moss Ambulansestasjon Sykehuset Østfold Kalnes Ambulansestasjon DPS Ambulansestasjon DPS Ambulansestasjon Medarbeidere ca Østfolds befolkning ca Antall innleggelser Somatikk Psykisk helsevern Polikliniske konsultasjoner Somatikk Psykisk helsevern Dagpasienter somatikk Antall fødsler senger, fordelt på somatikk 407 og psykisk helsevern 264

3

4 Foto, Thea Koren

5 Foto, Thea Koren Foto, Thea Koren

6 Overordnede mål I SØ 2015 skal : alle pasienter får rask diagnostikk, behandling og rett informasjon styrt av en helhetlig og tverrfaglig arbeidsform ny sykehusstruktur og ny teknologisk infrastruktur gi en tydelig oppgavedeling og bedret tjenestekvalitet SØ gjennom forskning, utdanning og kompetanseutvikling være konkurransedyktig innenfor definerte områder nasjonalt og internasjonalt samhandling med kommunehelsetjenesten og andre HF være en naturlig del av pasientforløpene og handlings-mønsteret til alle medarbeidere det være oppnådd en driftsøkonomisk GEVINST tilsvarende 180 mill. kroner

7 Organisasjonskart Sykehuset Østfold

8 Prosjekt poliklinikk og dagbehandling SØ 2015 Resultatmål for prosjektet tar utgangspunkt i tre hovedkategorier: Organisering, ledelse og bemanning Pasientforløp Arbeidsprosesser Prosjektet samarbeider tett med IKT prosjekter og bistår med implementering av nye verktøy. Hva ligger fast Konsept og vedtak som er gjort Rammene Verktøy? Hvilke ressurser er tilgjengelig når med hvilken kompetanse? Resurs og prosesstyringssystem med meldingsvarsler? Booking, telefonisystem osv Vi bruker i prosessmodellering som verktøy i prosjektet og tegner pasientforløp og arbeidsprosesser. Hjelpe oss å se helheten og sammenhengene.

9 Referat fra sykehusledermøte SØ 29. august 2012 Sak nr. 2 Poliklinikk og dagbehandling: Alle henvisninger til SØ skal håndteres med felles ventelister for Moss og Kalnes Målet er en samlet organisatorisk enhet for poliklinikk og dagbehandling både på Kalnes og Moss slik at rom og ressurser i hovedprinsipp brukes på tvers av klinikker/fagområder

10 Bestiller Utfører Trinn 3 Pasientbehandling i poliklinikkområder SØ 10 Godkjent modell 3 trinn for arbeidsprosesser

11 Henvisningsmottak Håndtering av henvisninger (trinn 1) Rapport fra arbeidsgruppe [Beskrivelse av fremtidig vurderingsfase i henvisningsprosess Fra mottak av henvisninger, til vurdering av lege, og videre ekspedering til trinn 2 (pasientservice/timebestilling) Beskrivelse av kompetansebehov og risikomomenter Jon Jæger Gåsvatn, Lin Bakker og Hege Ringsrød

12 Henvisningsmottak Sykehuset Østfold Hvor er vi? Mange adresser inn mindre oversiktlighet for henvisende instans og forsinket prosess med raskt å vurdere henvisingene Henvisende instans usikre på hvor henvisning skal sendes

13 Forts. Det tar lenger tid enn nødvendig før en mottatt henvisning er synlig mottatt i PAS/EPJ Vi har ikke elektronisk sporingsoversikt (sanntid) med henvisningsprosessen fra mottatt til ferdig vurdert og beskjed sendt pasient/henvisende instans Vi har lavere servicegrad enn nødvendig med hensyn til å gi korrekte svar til pasient og henvisende instans om hvor henvisningen er i prosessen.

14 Kartleggingen viste SØ mottok i 2013 ca henvisinger registrert i PAS/EPJ ca primær henvisninger mottatt i papir ca elektroniske henvisninger fra fastleger og spesialister

15 Totalt antall henvisinger mottatt og registert i PAS/EPJ i 2013

16 Henvisningsprosess - papir

17 Henvisningsprosess - elektronisk Nov 2013 hadde SØ publisert 49 HER-id henvisningskoder = Plukkliste for tjenestetilbudet vi har, publisert i Norsk Helsenetts adresseregister.

18

19 OSV..

20 Mål for ett henvisningsmottak Hvor skal vi? Redusere gjennomsnittlig ventetid for pasienter Bedre tilgjengelighet og brukerorientering Øke kvalitet på pasientadministrativt arbeid i sykehuset

21 Hvordan komme dit Administrerende direktørs beslutning : 1. Det etableres en organisatorisk enhet for mottak av henvisninger i SØ, «Henvisningsmottak SØ». Henvisningsmottaket skal sikre at SØ mottar og håndterer alle henvisninger som ankommer SØ elektronisk eller på papir. SØ skal motta økt antall elektroniske henvisninger og det som ankommer i annet format skal omgjøres til elektronisk dokument straks det er mottatt SØ. Henvisninger klargjøres (fremskaffer vedlegg osv.) og oversendes elektronisk (PAS/EPJ) til medisinskfaglig vurdering.

22 2. Det utarbeides en gjennomføringsplan for etablering av den organisatoriske enheten «Henvisningsmottak SØ». Gjennomføringen skjer i to trinn, og er førende for videre prosess.. Trinn 1: Sikre at alle SØ henvisninger blir gjort elektronisk raskere enn i dag. Klargjøring og utsending av henvisning til vurdering skjer på samme måte som i dag. Trinn 2: Klargjøring av alle henvisninger/vedlegg skjer før dokumentene sendes til vurderende instans SØ. Henvisningsmottaket «holder i henvisningen» til den er ferdig vurdert og videresendt «pasientservice/booking» for videre oppfølging. Når trinn 2 innføres må bemanningen for henvisningsmottaket sees på parallelt med øvrige prosesser i prosjektet med pasientservice/booking og bemanning for kliniske poliklinikkområder SØ.

23 3. Ansvarsforhold for henvisningsprosess SØ og mappestrukturer for mottak henvisninger SØ må kvalitetssikres. 4. Kompetansekartlegging må gjøres og omstillingskrets må sees på som en helhet for de tre trinnene i prosjektets arbeidsmodell. Arbeidet gjøres i samsvar med rutine for omstillingsprosessen i Sykehuset Østfold.

24 Hvor langt har vi kommet? Oppdraget er gitt til avdelingssjef for dokumentasjonssenteret for å sikre implementering mål all post gjøres elektronisk høst Vi flytter, klargjør og samler funksjoner i samme areal Skrivetjeneste Skanning Saksarkiv og journalarkiv Postmottak Henvisningsmottak Evt. deler av pasientservice og bookingenhet

25

26 Forts. status henvisningsmottak Vi flytter mange poliklinikker og selger eiendommer Vi rydder og gjennomgår alle avdelinger, navn og lokalisasjoner i EPJ i forbindelse med pågående og kommende flytteprosesser. Vi flytter postmottak, avtale med posten uten å endre adresse, befolkningsinformasjon kommer med hovedflytting Vi følger med på effekt jfr. gevinstrealisering

27 Bestiller Utfører Trinn 3 Pasientbehandling i poliklinikkområder SØ 27 Godkjent modell 3 trinn for arbeidsprosesser

28 Levereglene Sykehuset Østfold 1. Vi omgås pasienter og hverandre med høflighet og respekt 2. Vi deltar i prosesser og er lojale til beslutninger 3. Vi skaper resultater gjennom samhandling 4. Vi ser muligheter, ikke begrensninger 5. Vi representerer arbeidsplassen vår på en god