Regionalt kurs for ledere 2013

Transkript

1 Regionalt kurs for ledere 2013 PAS/EPJ- DIPS Regional standardisering DIPS HSØ

2 Kurs for ledere Del 1 Velkomment til kurs for ledere i DIPS Bakgrunn for regionalt kurs for ledere i PAS/EPJ Del 2 Pasientforløp Bevisstgjøring av lederansvar i PAS/EPJ Kunnskap om DIPS og hvilke rapporter som må brukes for å ivareta ansvaret Ansatteforløp Bevisstgjøring av lederansvar i PAS/EPJ Kunnskap om DIPS og hvilke rapporter som må brukes for å ivareta ansvaret Del 3 Oppsummering og dokumentasjon - Rapportveileder - Prosedyre - Kursmateriale

3 Del 1 Bakgrunn for kurs i PAS/EPJ for ledere

4 Konsernrevisjon har avdekket en rekke feil og mangler Bilde av kons ernre visjon rappo rt Bilde fra avisu tklipp Utklip p fra styre vedta k Aftenposten 8. sept

5 Pasientsikkerhet Leders Ansvar Det ble i HSØ etablert en prosjektgruppe «Glemt av sykehuset» som fikk ansvar for å avdekke svakheter og mangler i det pasientadministrative arbeidet. Målet for arbeidet har vært Økt pasientsikkerhet gjennom pasientadministrativt arbeid Prosjektet har utarbeidet anbefalinger og krav som må implementeres i foretakene i HSØ. Krav i forhold til innhold i prosedyrer og arbeidsoppgaver som er kritiske for pasientsikkerheten Krav i forhold til DIPS rapporter som må brukes Anbefalinger i forhold til kompetanseheving og opplæring Aftenposten sept 2011

6 Del 2 Bevisstgjøring av lederes ansvar og kunnskap om DIPS for å ivareta ansvaret

7 Pasientforløp og ansatteforløp Ledere har ansvar og oppgaver i forhold til både pasienter og ansatte i helseforetaket. For å tydeliggjøre dette, er kurset inndelt i to forløp: 1. Pasientforløp Venteperiode start helsehjelp Motta Henvisning Vurdere henvisning Informasjonsbrev Time -innkalling Utredning Behandling Kontroll Mottaksdato Ansiennitetsdato Vurderingsperiode Ventetid Behandlingsperiode Vurderings Frist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt 2. Ansatteforløp: Nyansatte, vikarer, rollebytte Opplæring Følge opp Arbeids -oppgaver Avslutte arbeidsforhold

8 Pasientforløpet Lederen skal ivareta pasientsikkerheten gjennom hele pasientforløpet fra henvisningen er mottatt i helseforetaket til pasientens kontakt avsluttes. Dette innebærer at lederen er medansvarlig for å sikre at overganger og fremdrift i pasientforløpet blir forsvarlig. Det er avgjørende at du som leder kjenner ditt ansvar og har kunnskap om hvilke DIPS rapporter som skal brukes i de ulike fasene, for å ha god oversikt over aktivitet og risikoområder i egen enhet. Venteperiode start helsehjelp Motta Henvisning Vurdere henvisning Informasjonsbrev Time -innkalling Utredning Behandling Kontroll Mottaksdato Ansiennitetsdato Vurderingsperiode Ventetid Behandlingsperiode Vurderings Frist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt

9 Venteperiode start helsehjelp Vurderingsperioden Mottaksdato Ansiennitetsdato Motta Henvisning Vurdere henvisning Informasjonsbrev Timeinnkalling Utredning Behandling Kontroll Vurderingsperiode Ventetid Behandlingsperiode Vurderings Frist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt Ansvar Hensiktsmessig arbeidsdeling ved egen enhet Prioriteringsveileder og pasient og brukerrettighetsloven følges Oppgaver sikre at: 1. Papirhenvisninger registreres og skannes inn daglig. Felles arbeidsgrupper benyttes for vurdering av henvisninger. Sikrer oversikt og rask vurderingstid. 2. Få spesialister, 2-5, har ansvar for vurdering for å sikre konsistens i vurdering. Vurderingstid overholdes i henhold til retningslinjer 3. Rutine for oppfølging av vurderte henvisninger utføres daglig. Antall henvisninger vurdert i perioden bruk rapport 6813 Antall vurderingsdager ved egen enhet- bruk rapport 6813 Tiltak dersom antall vurderingsdager er over xx dager

10 Venteperiode start helsehjelp Ventetid Mottaksdato Ansiennitetsdato Ansvar Sikre at prosedyrer og retningslinjer for oppfølgning av henvisninger følges ved egen avdeling/enhet Sikre god planleggingshorisont for pasientaktivitet. HSØ forventer kontinuerlig planlagt poliklinikk minimum 4 måneder frem i tid, men 1 år anbefales Motta Henvisning Vurdere henvisning Informasjonsbrev Timeinnkalling Utredning Behandling Kontroll Vurderingsperiode Ventetid Behandlingsperiode Vurderings Frist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt Oppgaver sikre at: 1. frist for start helsehjelp overholdes for nyhenviste 2. oppfølgning av venteliste og timetildeling til pasienter gjennomføres i henhold til tentativ oppmøtetid 3. Sikre timeavtale sammen med brev om svar på mottatt henvisning, - direktebooking 6813 Truende og reelle fristbrudd 6813 Vis venteliste 9778 Andel direktebooking pasienter

11 Venteperiode start helsehjelp Behandlingsperiode Mottaksdato Ansiennitetsdato Motta Henvisning Vurdere henvisning Informasjonsbrev Timeinnkalling Utredning Behandling Kontroll Vurderingsperiode Ventetid Behandlingsperiode Vurderings Frist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt Ansvar Ansvar for at prosedyrer og retningslinjer for oppfølgning av behandlingsforløpet følges ved egen avdeling/enhet Dette innebærer at lederen er medansvarlig for å sikre at overganger og fremdrift i pasientforløpet blir forsvarlig. Sikre god planleggingshorisont for å tilrettelegge for Time i hånden ved neste kontrolltime/kontakt. HSØ forventer kontinuerlig planlagt poliklinikk minimum 4 måneder frem i tid, men 1 år anbefales. Sikre kontinuerlig oppfølgning av ikke godkjente/signerte dokumenter og prøvesvar Kvalitetssikre sykepleien i behandlingsforløpet ved å sørge for kvalitet i dokumentasjon av sykepleie

12 Venteperiode start helsehjelp Behandlingsperiode Mottaksdato Ansiennitetsdato Motta Henvisning Vurdere henvisning Informasjonsbrev Timeinnkalling Utredning Behandling Kontroll Vurderingsperiode Ventetid Behandlingsperiode Vurderings Frist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt Oppgaver - oppfølging av kontakt 1. Sikre at pasienter som venter på behandling/kontrolltime får time i henhold til tentativ oppmøtetid 6813 Vis venteliste 2. Sikre at pasienten får «Time i hånden» etter poliklinisk besøk og ved utskrivning 9778 Andel direktebooking pasienter 3. Pasienten får god informasjon om videre behandling/oppfølging. Pasienten får informasjon om når tilbakemelding på prøver og undersøkelser kan forventes. Rutiner må følges som sikrer at pasienter får opprettet ny kontakt/timeavtale i DIPS. Ved overlevering av behandlingsansvar til primærhelsetjenesten avsluttes henvisningsperioden i DIPS Ventende uten kontakt

13 Venteperiode start helsehjelp Behandlingsperiode Mottaksdato Ansiennitetsdato Motta Henvisning Vurdere henvisning Informasjonsbrev Timeinnkalling Utredning Behandling Kontroll Vurderingsperiode Ventetid Behandlingsperiode Vurderings Frist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt Oppgaver- oppfølgning av dokumenter og prøvesvar 1.Sørge for at journaldokumenter ferdigstilles og godkjennes omgående 2.Sørge for at prøvesvar signeres omgående 3.Sikre oppfølgning av mål for epikrisetid 9582 viser ikke ferdigstilte dokumenter 9853 viser ikke ferdigstilte oppgaver, private og felles 3966 viser oversikt personlige oppgaver 103 Viser Restanseliste epikriser 4045 Epikrisetid viser andel innen 7 dager 5978 viser restanseliste epikrise psyk.pol. 4.Fange opp dokumenter som ikke er sendt elektronisk (via EDI) eller til utskrift 9382 viser dokumenter som ikke er skrevet ut eller sendt

14 Venteperiode start helsehjelp Behandlingsperiode Mottaksdato Ansiennitetsdato Motta Henvisning Vurdere henvisning Informasjonsbrev Timeinnkalling Utredning Behandling Kontroll Vurderingsperiode Ventetid Behandlingsperiode Vurderings Frist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt Oppgaver oppfølgning av elektronisk utsendte dokumenter (EDI) og elektronisk dokumentasjon av sykepleie (EDS) 1.Oppfølging av applikasjons-kvittering for dokumenter som er sendt via EDI S Oversikt appl.kvitt. elektr. meldinger eksternt 2.Sørge for at sykepleie og miljøterapi dokumenteres i henhold til prosedyre for dokumentasjon av sykepleie (overordnet). Rapport viser BP opprettet innen 24 t eller innleggelse.

15 Case- pasientforløp 1. Hvordan finner du gjennomsnittlig vurderingstid? 2. Hvor mange pasienter har ventet over 1 år? Venteperiode start helsehjelp 3. Hvordan finner du antall fristbrudd i egen avdeling? 5. Hvordan finner du andel epikriser innen 7 dager? 7. Hvor mange dokumenter og usignerte prøvesvar >14 dager har du? Motta Henvisning Vurdere henvisning Informasjonsbrev Time -innkalling Utredning Behandling Kontroll Mottaksdato Ansiennitetsdato Vurderingsperiode Ventetid Behandlingsperiode Vurderings Frist 4. Hvordan finner du ut hvor mange direkte- bookinger du har? Fristdato start helsehjelp 6. Hvordan bruke sengepostlisten? Behandling slutt 8. Hvordan finner du antall ventende uten ny planlagt kontakt? Dokumentasjon DIPS Relevante prosedyrer

16 Ansatteforløpet En forutsetning for at ansatte skal være bevisst sitt ansvar og kunne gjennomføre oppgaver, er gjennomført opplæring i DIPS og prosedyrer, inkludert nødprosedyrer helt avgjørende. Leder har ansvar for å sikre at de ansatte får korrekte tilganger, tilstrekkelig opplæring og at de følges opp i alle faser av ansatteforløpet: Nyansatte, vikarer, rollebytte Opplæring Følge opp Arbeids -oppgaver Avslutte arbeidsforhold

17 Nyansatte, vikarer og rollebytte Opplæring Nyansatte, vikarer, rollebytte Opplæring Følge opp Arbeids -oppgaver Avslutte arbeidsforhold Oppgaver- Nyansatte, vikarer og rollebytte Bestille korrekt tilgang til at nyansatte og vikarer, evt bestille endring i tilgang ved rollebytte Oppgaver- Opplæring Sikre påmelding, tilrettelegging og gjennomføring av obligatorisk opplæring innen følgende områder: 1.DIPS (ved nyansettelser, repetisjon, ny funksjonalitet mv.) 2.Gjeldende brukerveiledninger, prosedyrer og retningslinjer 3.Nødprosedyrer

18 Følge opp personlige og felles arbeidsoppgaver Nyansatte, vikarer, rollebytte Opplæring Følge opp Arbeids -oppgaver Avslutte arbeidsforhold Oppgaver 1.Følge opp den enkeltes arbeidsoppgaver. Påbegynte oppgaver bør fullføres samme dag. 2.Sikre at personlige og felles arbeidsoppgaver blir ivaretatt ved planlagt/uplanlagt fravær. Tiltak iverksettes innen fem virkedager viser dokumenter som ikke er skrevet ut eller sendt 9582 ikke godkjente dokumenter 9854 ikke ferdigstilte arbeidsoppgaver (personlige og felles).

19 Avslutte arbeidsforhold Nyansatte, vikarer, rollebytte Opplæring Følge opp Arbeids -oppgaver Avslutte arbeidsforhold Oppgaver 1. Gi ansatte tid til å ferdigstille personlige arbeidsoppgaver 2. Nærmeste leder med personalansvar er ansvarlig for oppfølgning av privat arbeidsgruppe og arbeidsoppgaver som ligger hos medarbeidere som slutter. Sikre at arbeidsoppgaver som kommer til etter at ansatte har sluttet blir ivaretatt. 3. Avslutte bruker/sende sluttskjema for tilgang Kontrollere privat arbeidsgruppe «mine arbeidsoppgaver» til ansatte som slutter

20 Case ansatteforløp 1. Hva må du huske på ved ansettelse 2. Hva må ansatte kunne for å ivareta pasientsikkerhet i Pas/EPJ? 3. Hva gjør du ved fravær over lenger tid? Nyansatte, vikarer, rollebytte Opplæring Følge opp Arbeids -oppgaver Avslutte arbeidsforhold 4. Hva gjør du når DIPS er nede? Pas/EPJ? 5. Hvordan følger du opp arbeidsoppgaver? 6. Hva må du som leder huske på ved avslutting av arb. forhold?

21 Finne rapport i DIPS Menysti: Rapporter Rapportutforsker Marker Alle nederst til høyre i bildet. Klikk inni kolonnen Rapportid. Skriv inn nr på rapport. Velg Kjør

22 Kjør/bestill rapport Tabellvisning Redigeringsmuligheter Bestilling av rapport Låser ikke DIPS Bør brukes på store/tidkrevende rapporter Tilgangstyrt Lagre innstillinger i rapporter

23 Bestille rapport Enkeltbestilling Seriebestilling Gjenfinnes arkfane Kjørte rapporter

24 Kolonnesortering Vis kolonneliste Bruk autofilter Dra opp på grå linje Høyreklikk på nummeriske kolonner Summer Gjennomsnitt Min Maks Tell

25 Søke etter rapporter Ved behov for å søke etter rapporter Rapporter/rapportsøk og dokumentasjon/rapportsøk dynamiske rapporter Bruke fritekst for å søke

26 Del 3 Oppsummering og dokumentasjon

27 Dokumentasjon 1. Regional prosedyre for ledere i PAS/EPJ 2. Rapportveileder 3. Kursmaterialet