utvalget Lene Elisabeth Strøm medlem H Øyvind Wevling varamedlem A/SV/SP Anne May Sandvik Olsen Thor Tangen varamedlem FRP Ole-Johan Pettersen

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 18:00 - Følgende møtte: Funksjon Listetilhørighet Møtte for: Paul Henriksen medlem A/SV/SP Øyvind Fjeldberg medlem A/SV/SP Eivind N Borge utvalgsleder FRP Ottar Johansen nestleder i H utvalget Lene Elisabeth Strøm medlem H Øyvind Wevling varamedlem A/SV/SP Anne May Sandvik Olsen Thor Tangen varamedlem FRP Ole-Johan Pettersen Følgende fra administrasjonen møtte: Liv Schi Eriksen Bernt Erik Larsen Bente Svennes Knut Tore Eide Rådmann Personalsjef Næringssjef Avdelingsleder Virksomhetsleder Protokollen godkjent: Ottar Johansen Eivind Norman Borge Paul Henriksen utvalgsleder Møteinnkalling side 1 av 8

2 Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 12/09 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 13/09 Interpellasjoner og spørsmål PS 14/09 Samarbeid om servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv - kommunene Fredrikstad og Hvaler PS 15/09 2. gangs politisk behandling: Tilrettelagte boliger i Hvaler. PS 16/09 Fornyelsesarbeidet - rapport for 2008 og søknad for 2009 PS 17/09 Forholdet mellom kommunen og Cardio AS - rettigheter til torg og brygge PS 18/09 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Rådmann Møteinnkalling side 2 av 8

3 Renhold av Skjærhalden sanitæranlegg Formannskapet bevilger kr til renhold av Skjærhalden sanitæranlegg sesongen Midlene dekkes fra formannskapets tilleggs bevilgningskonto. Jf kommunestyrets sak 12/09, i møte PS 12/09 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Protokollen fra møte godkjennes. Votering: Enstemmig Vedtak i Formannskapet : Protokollen fra møte godkjennes. PS 13/09 Interpellasjoner og spørsmål Spørsmål 1 Paul Henriksen (AP) tok opp spørsmål om organiseringen av kommunestyrets møter kan vurders ved behov. Dette med bakgrunn i at møtet ble et langt møte. Han anbefalte at i de tilfeller det er mange saker som skal til behandling, kan det eventuelt berammes et ekstra møte. Alternativt kan møtet starte tidligere enn ordinært. Svar Ordfører Eivind Normann Borge (FRP) var enig i henstillingen. Ordføreren har stor respekt for engasjement i debatten. Han viste til at debatten i det siste møtet kunne vært kortet ned, uten at dette hadde gått utover kvaliteten. Det kan eksempelvis innføres en tidsbegrensning til det enkelte partiet, med basis i antall medlemmer. Da blir det opp til det enkelte partiet å fordele egen taletid. Paul Henriksen (AP) Var ikke enig i at det skal innføres tidskvote. Han ønsket at det ved behov skal ses på en annen organisering av møtene. Spørsmål 2 Paul Henriksen (AP) tok opp at kommunestyret har bedt rådmannen legge frem for kommunestyret en vurdering av konsekvenser ved å si opp avtale med Stiftelsen Dypedalåsen. Videre utrede å bygge et eget sykehjem med plass til 40 pasienter, og at han har fått et mandat fra kommunestyret til å forhandle fram en avtale med Stiftelsen Dypedalåsen. Da er det uheldig at det føres bilaterale forhandlinger fra FRP. Svar: Ordfører Eivind Normann Borge (FRP) var enig i dette. Det er grepet fatt i dette internt, og også i forhold til rådmannen. PS 14/09 Samarbeid om servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv - kommunene Fredrikstad og Hvaler Rådmannens forslag til vedtak Møteinnkalling side 3 av 8

4 Kommunestyret anbefales å gjøre slikt vedtak: Rådmannen gis i oppdrag å gjennomføre et samarbeid med Fredrikstad kommune om felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv, slik som beskrevet i denne saken, alternativ C. Kommunestyret forutsetter å få seg forelagt en særskilt sak senere som informerer om spesifikke forhold knyttet til felles digitalt arkiv. Samarbeidet om felles servicetorg og sentralbord må gjennomføres innenfor en investeringsramme tilsvarende kr , som finansieres slik: Bruk av lån som bestemt i budsjett 2009 kr Innvilget tilskudd fra fylkesmannen 2008 (fornyelse) kr Tilskudd fra fylkesmannen 2009 (fornyelse) kr Tilskudd fra Kommunenes Sentralforbund kr Overføring fra bevilgningen til fiberkabel kr Sum kr Økte driftsutgifter tilsvarende årlig kr forutsettes finansiert innenfor gjeldende økonomiske rammer for sentral stab. Kommunestyret forutsetter at rådmannen finner løsninger for de ansatte som er i samsvar med avtaleverket og bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Hvaler kommune, rådmann Behandling i Arbeidsmiljøutvalget : Rådmannens forslag til vedtak ble tatt til orientering. Fagforbundet Hvaler fremmet følgende protokolltilførsel: Det forutsettes at det gjennomføres forhandlinger om situasjonen for berørte ansatte, før saken skal behandles i kommunestyret Votering: Enstemmig. Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget : Rådmannens forslag til vedtak ble tatt til orientering. Fagforbundet Hvaler fremmet følgende protokolltilførsel: Det forutsettes at det gjennomføres forhandlinger om situasjonen for berørte ansatte, før saken skal behandles i kommunestyret Behandling i Administrasjonsutvalget : Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. Fagforbundet Hvaler fremmet følgende protokolltilførsel: Det forutsettes at det gjennomføres forhandlinger om situasjonen for berørte ansatte, før saken skal behandles i kommunestyret Votering: Enstemmig Vedtak i Administrasjonsutvalget : Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. Fagforbundet Hvaler fremmet følgende protokolltilførsel: Møteinnkalling side 4 av 8

5 Det forutsettes at det gjennomføres forhandlinger om situasjonen for berørte ansatte, før saken skal behandles i kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak vedtatt. Votering: Enstemmig. Innstilling fra Formannskapet : Rådmannen gis i oppdrag å gjennomføre et samarbeid med Fredrikstad kommune om felles servicetorg, sentralbord og digitalt arkiv, slik som beskrevet i denne saken, alternativ C. Kommunestyret forutsetter å få seg forelagt en særskilt sak senere som informerer om spesifikke forhold knyttet til felles digitalt arkiv. Samarbeidet om felles servicetorg og sentralbord må gjennomføres innenfor en investeringsramme tilsvarende kr , som finansieres slik: Bruk av lån som bestemt i budsjett 2009 kr Innvilget tilskudd fra fylkesmannen 2008 (fornyelse) kr Tilskudd fra fylkesmannen 2009 (fornyelse) kr Tilskudd fra Kommunenes Sentralforbund kr Overføring fra bevilgningen til fiberkabel kr Sum kr Økte driftsutgifter tilsvarende årlig kr forutsettes finansiert innenfor gjeldende økonomiske rammer for sentral stab. Kommunestyret forutsetter at rådmannen finner løsninger for de ansatte som er i samsvar med avtaleverket og bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. PS 15/09 2. gangs politisk behandling: Tilrettelagte boliger i Hvaler. Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret vedtar at det utarbeides skissetegninger og kostnadskalkyler for fem boliger for vanskeligstilte med fellesarealer og personalbase på områdene Brekke, Rove og Østerhaug. Skisse og kostnadskalkyler legges frem for videre behandling i kommunestyret. Hvaler kommune, rådmann Thor Tangen, varamedlem (FRP) og Øvind Fjeldberg, medlem (SV) erklærete seg innhabil i sak 15. De fratrådte under behandlingen av denne saken. Eivind N. Borge (FRP) fremmet følgende forslag: Saken utsettes og sendes tilbake til rådmannen. Votering: Forslaget fikk 1 stemme fra Eivind Borge (FRP). Møteinnkalling side 5 av 8

6 4 stemte i mot forslaget: Ottar Johansen, (H), ), Lene Strøm, (H), Paul Henriksen, (AP) og Øyvind Wevling, (AP). Forslaget falt. Rådmannen forslo et tillegg til sitt opprinnelige forslag. Dette innbærer at alternativet Ødegårdsåsen på Vesterøy føyes til de tre alternativene, Brekke Rove og Østerhaug, som allerede var forslått. Votering: Rådmannens forslag med tillegg enstemmig vedtatt. Innstilling fra Formannskapet : Kommunestyret vedtar at det utarbeides skissetegninger og kostnadskalkyler for fem boliger for vanskeligstilte med fellesarealer og personalbase på områdene Brekke, Rove, Østerhaug og Ødegårdsåsen, Vesterøy. Skisse og kostnadskalkyler legges frem for videre behandling i kommunestyret. PS 16/09 Fornyelsesarbeidet - rapport for 2008 og søknad for 2009 Rådmannens forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget, administrasjonsutvalget, formannskapet og kommunestyret anbefales slikt vedtak: Rådmannens rapport til fylkesmannen om tilskudd til omstillings- og utviklingstiltak for 2008, i brev datert , samt søknaden om støtte til fornyelsesarbeid 2009, i brev datert , godkjennes. Hvaler kommune, rådmann Behandling i Arbeidsmiljøutvalget : Rådmannens forslag til vedtak ble godkjent. Votering: Enstemmig. Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget : Rådmannens forslag til vedtak ble godkjent. Behandling i Administrasjonsutvalget : Rådmannens forslag til vedtak ble tilsluttet. Votering: Enstemmig Vedtak i Administrasjonsutvalget : Rådmannens forslag til vedtak ble tilsluttet. Rådmannens rapport til fylkesmannen om tilskudd til omstillings- og utviklingstiltak for 2008, i brev datert , samt søknaden om støtte til fornyelsesarbeid 2009, i brev datert , godkjennes. Møteinnkalling side 6 av 8

7 Rådmannen forslo et tilegg til sitt opprinnelige forslag. Dette innbærer at formannskapet inviteres til å gjøre beslutning om mandatet for prosjekt endringsledelse, slik det framkommer i søknad til fylkesmannen om støtte til fornyelsarbeid Votering: Enstemmig Innstilling fra Formannskapet : Rådmannens rapport til fylkesmannen om tilskudd til omstillings- og utviklingstiltak for 2008, i brev datert , samt søknaden om støtte til fornyelsesarbeid 2009, i brev datert , godkjennes. Formannskapet inviteres til å gjøre beslutning om mandatet for prosjekt endringsledelse, slik det framkommer i søknad til fylkesmannen om støtte til fornyelsarbeid Formannskapet anser at følgende deler av pkt. 2 i søknaden til fylkesmannen er mandatet til prosjekt endringsledelse. A. Det opprettes en fast stilling som stabssjef i sentral stab. Med krav om høyere relevant utdanning og erfaring. Stillingen tillegges arbeidsoppgaver med daglig ledelse av staben, vedlikehold av delegeringsreglementet, og saksbehandling.stabssjefen rapporterer direkte til rådmannen og inngår i dennes ledergruppe. B. Målet for prosjekt endringsledelse er mer effektiv og god tjenesteyting og forvaltning, samt et positivt arbeidsmiljø med lavere sykefravær. C. For oppnå målet for prosjekt endringsledelse er det aktuelt å gjennomføre blant annet følgende tiltak: Utforme visjoner, mål og delmål for ledelse i Hvaler kommune, samt implementere disse i kommunens styringsdokumenter. Forbedre systemer og rutiner som innebærer ledelse Medarbeider- bruker- og arbeidsmiljøundersøkelser, med fokus på lederutøvelse Nye former for ledersamtaler og avtaler Kompetanseutvikling og ledertrening med fokus på endring og fornyelse Aktiv evaluering av ledere D. Prosjekt endringsledelse har som målgruppe alle virksomhetsledere, seksjonssjefer, stabsledere og rådmannen. I tillegg deltar hovedtilltisvalgt. Til sammen 27 personer. E. Fremdrift, aktiviteter, resultaterog prosjektøkonomi rapporteres i kommunens ordinære rapporter. Det vil si i tertialrapporter, og årsmelding. I tillegg vil prosjektet avlede enkeltsaker som forutsettes behandlet på ordinær måte i partssammensatte og poltiske utvalg. Prosjekt endringsledelse forslås avsluttet F. Prosjekt endringsledelse og ulike aktiviteter i dette prosjektet forutsettes gjennomført innenfor de økonomiske rammene som til enhver tid er stilt til disposisjon for prosjektet.det er derfor nødvendig at det arbeides kontinuerlig med å finne intern og ekstern finansiering av prosjektet og tilhørende aktiviteter. G. Rådmannen tillegges ansvaret for og myndighet til å gjennomføre prosjektet innenfor rammen av arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og delegeringsreglementet. Det legges til grunn at ekstern bistand kan innhentes til spesielle oppgaver. PS 17/09 Forhandlinger og videre progresjon vedrørende rettigheter til torgarealer og brygge i Skjærhalden Rådmannens forslag til vedtak Møteinnkalling side 7 av 8

8 PS 18/09 Meldinger og informasjon Månedsrapport om skatteinngangen for februar 2009 ble tatt til oriengering. Møteinnkalling side 8 av 8