Styremøte BIS Sentralledelsen SAKSPAPIRER. Styremøte BIS Sentralledelsen

Transkript

1 SAKSPAPIRER Styremøte BIS Sentralledelsen 1

2 Innholdsfortegnelse SAK TIL BEHANDLING: GODKJENNELSE AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN... 3 SAK TIL BEHANDLING: VALG AV ORDSTYRER OG REFERENT... 3 SAK TIL ORIENTERING: OPPFØRING AV EVENTUELTSAKER... 3 SAK TIL ORIENTERING: KORT ORIENTERING FRA LEDELSEN... 4 SAK TIL ORIENTERING: GJENNOMFØRING AV SEMINARER I REGI AV BIS / VED LEDER... 6 SAK TIL ORIENTERING: EFFEKTIV KOMMUNIKASJON PÅ STYREMØTER OG MAIL / VED LEDER... 8 SAK TIL ORIENTERING: RETNINGSLINJER FOR ÅRETS LOKALAVDELING / VED LEDER... 8 SAK TIL ORIENTERING: INTERNEVALUERINGER / VED KVK... 9 SAK TIL ORIENTERING: STYRETS OPPFØLGINGSSAKER / VED KVK SAK TIL DRØFTELSE: NETTBUTIKKLØSNING FOR BIS / VED ØA SAK TIL ORIENTERING: KORREKT UTFYLLING AV REISEREGNINGER / VED ØA VEDLEGG: MAIL FRA HÅKON B. SÆTHER TIL ØA I SL

3 Sted: Tid: Ikke til stede: Sandefjord 12:02 KA (Tore- André) og VK2 (Sebastian Ringseth) SAK TIL BEHANDLING: GODKJENNELSE AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Kvk (Eva) godkjenner. SAK TIL BEHANDLING: VALG AV ORDSTYRER OG REFERENT Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og Leder for valgkomiteen som referent Enstemmig vedtatt. SAK TIL ORIENTERING: OPPFØRING AV EVENTUELTSAKER KVK2 (André): 2 KVK1 (Eva): 1 Studentpolitisk ansvarlig (Eirik): 2 Økonomiansvarlig (Sivert): 1 Prosjektkoordinator (Maren): 1 Marked og næringslivsansvarlig (Anders): 2 VK1 (Veslemøy): 1 Fagansvarlig (Tone): 1 3

4 SAK TIL ORIENTERING: KORT ORIENTERING FRA LEDELSEN Kort orientering fra ledelsen siden sist. Økonomiansvarlig (Sivert): Tatt lengre tid enn forventet med omregistrering i Brønnøysund, noe som har ført til at jeg har måttet vente med utbetaling av refusjoner. Har ført bilag, hatt kontakt med LA (lokalavdelingene) og sendt ut månedsmail. KVK1 (Eva): Oppdateringer til styringsmøte. Besvart mail fra André. Ringt til LA. KVK2 (Andre); Gått gjennom vedtekter og referat til Landsmøtet (LM). Fått fikset LA- vedtekter med endringer. Tenkt gjennom eventuelle endringer i vedtekter, som for eksempel å få SBIO med i vedtektene angående samarbeid. Fått snakket med nesten alle KVK LA. Internevaluering inn i vedtekter, ønsker evaluering minst en gang i løpet av perioden. Jobbet litt med NSF. Til slutt fulgt opp kommunikasjonsansvarlig på at han har gjort det han skulle siden sist. Har også fulgt opp litt generelt. Studentpolitisk ansvarlig (Eirik): Satt meg inn i Retriever. Det er et program som søker opp det en ønsker, i dette tilfellet BIS. Hatt mye kontakt med Mads, studentpolitisk avsvarlig i SBIO. Har sett en del på NSO (Norsk studentorganisasjon) som er en paraplyorganisasjon. Ønsker på langt sikt å se på mulighetene for å få inn BIS og SBIO. En organisasjons som representerer Norges studenter og som kan drive lobbyvirksomhet med politikere. Dersom vi hadde vært medlem hadde begge organisasjonene (BIS og SBIO) fått totalt 20 stemmer. De store instituttene er medlem der. Har også sett en del på Velferdstinget, som er tilstede i alle BIS- byer. Jobber med å få frem BIS der. Fagansvarlig (Tone); Har ikke gjort så veldig mye etter Gautefall. Snakket litt med fag LA. Velger å vente til studestart med fredagsmail. Fagbloggen; Takk til alle som delte dette! Fått det ut til nesten alle LA. Fått noen henvendelser angående dette. Har også hatt mailkorrespondanse angående klage på sensur og en del andre ting til BI. VK1 (Velsemøy); Avtalt med Elisabeth A. Seim ang foredrag/kurs under NSF, da for VK og fag. Snakket med VK Bergen ang valgkamp. De stiller seg veldig positiv, men ønsker at vi skal komme med mer i forhold til vedtekter og konkret opplegg. Har jobbet litt med dette, men har ikke snakket mer med VK2 (Sebastian) siden sist. Ellers har jeg vært på hytten og nyter ferie. Marked- og næringslivsansvarlig (Anders); Blitt kjente med LA marked, noen skypesamtaler med både NU og marked. Jobbet med samkjøring på priser og kontraktsmaler. Mange på LA som har 4

5 jobbet veldig bra frem til nå. Jobbet med visittkortene, ble dessverre litt endring i priser her. Jobbet med Thon angående å få på plass en avtale for NSF. For hotell blir det 995,- under NSF, vi har da fått 500 kroner i avslag. Bergen er dessverre en dyr hotellby. Var i møte med Norwegian sammen med leder i går (fredag), det gikk veldig bra. Skal få oversendt en oversikt over hvilke markedsføringsmuligheter vi har, så skal vi møtes igjen for å diskutere en konkret avtale. Fagansvarlig (Tone) kommer med spørsmål; Vil det, med en slik avtale, bli slik at jeg IKKE kan reise med SAS? Svar fra Anders; Vi snakket ikke om det. Men ønsker ikke et slikt punkt i avtalen, da må Norwegian gi ett tilbud som tilsvarer SAS sine priser. Videre har jeg jobbet opp mot DNB i forhold til en samarbeidsavtale, har ikke fått booket et møte her enda. På bakgrunn av den avtalen vi fikk til i Trondheim i fjor og det forholdet vi har hatt med DNB Trondheim, har DNB i Trondheim anbefalt DNB nasjonalt å inngå en avtale med oss. Prosjektkoordinator (Maren); Jeg har planlagt hytteturen som vi er på nå. Jobbet med kommunikasjonsansvarlig angående felles info på mailen vår. Veldig glad for at Anders har fikset hotell til NSF. Jobbet mer med NSF, middag på fredagen er satt. Jobbet med foredragsholdere. De sosialt avsvarlige (LA) har det meste klart, fått aktivitetsplan fra Stavanger. Ellers går alt ok. Leder (Per); Vil starte med å si at vi har kommet godt i gang siden vi overtok, kommet svært godt i gang med jobbingen. Dette gjelder alle. Jeg har hatt kontakt med LA, fått god tilbakemelding fra LA på planleggingen som foregår der. Merker at det gjøres en god jobb. 1 juli sendte jeg ut mail til alle de engasjerte. Har lyst til å sende ut en oppdatering fra SL en gang i måneden, slik at alle kan se hva vi holder på med. Ønsker at LA skal få mer innsikt i hva som foregår internt hos oss. Jeg skal fra august av sitte i en gruppe for organisasjonsutvikling i Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner. Skal være med for å bidra med erfaringene til BIS på strategiutvikling, men er først og fremst med for å ta med ting tilbake til BIS. Sammen med ØA SL utarbeider jeg en mal for pengebruk. Denne går eksempelvis på ting som bestilling av flybilletter og mat på reise. Dette ønsker vi å gjøre for å få en mer kostnadseffektiv organisasjon. Har også begynt å satt en del kriterier for hva "årets lokalavdeling" skal tildeles på bakgrunn av. Har jobbet en del med våre nye storsatsning, valgkamp. Har hatt kontakt med studentforeningen ved NHH angående dette, og får oversendt en del info fra de på dette. De var veldig interesserte i å fungere som en ressurs for oss her. Har også hatt en god dialog med NHH angående et samarbeid dette året, noe de var veldig interesserte i. Vi ønsker å få til et samarbeid hvor vi kan hente erfaring fra hverandre, drive kompetansedeling og delta på en del felles arrangementer. Jobbet med intensjonsavtale med SBIO. Denne ble aldri sluttført at det forrige styret, så den ble med inn i vår periode. Satser på signering i løpet av august. Har også hatt mye styr med omregistrering i Brønnøysundregistrene, så har brukt en del tid på dette. Ser endelig ut til å ha ordnet seg. Skal i møte med kommunikasjonsavdelingen i Nydalen i august, angående kommunikasjonsstrategi for BIS ut mot media. Jeg skrev innlegg da BSU- reglene for studenter kom ut i media, men 5

6 regjeringen snudde i saken før saken kom fra oss kom på trykk. Trondheim har fått sak ut i blant annet Adressa. Ble feil info, da leder Trondheim først ble presentert som leder for hele studentforeningen ved BI. Uheldig i forhold til både BIS og SBIO. Viktig at en konkretiser hvilken LA en tilhører. Videre; Jobbet med konseptet "Sentralledelsen inviterer". Vært i kontakt med aktuelle personer her. Har i tillegg vært med MA i møte med Norwegian. Har begynt å drodle på en idé om et kompetansenettverk rundt BIS. Har kontaktet et firma som heter GAMBIT, ønsker å bruke dem i coaching og kursing. Tanken er å få flere i BIS sitt nettverk. Samarbeid med dem vil omhandle kompetanse, vi skal ikke få noe økonomisk støtte fra dem. Ønsker å få bygd opp et slikt nettverk på sikt med flere bedrifter. Marked og næringslivsansvarlig (Anders) Vi har nå fått tilgang til Podio. Venter med å gi ledelsen tilgang til alt er klart, er den del jobb med dette. Både jeg og kommunikasjonsansvarlig har jobbet mye med dette, vil muligens bli klart i løpet av neste uke. Alle skal sende mail, gjerne på mandag, med hva vil ønsker av funksjoner der. Opplæring vil bli gitt både til SL og LA. Leder (Per); CRM- systemet vi har må avvikles. Anders tar dette med Jørgen Borvik som har vært kontaktperson på CRM- system. Marked og næringslivsansvarlig (Anders); Det som er fint med Podio er at vi kan overføre kontaktinfo til Podio, samme med en del funksjoner knyttet til økonomien. Leder (Per): Podio er bedre og GRATIS løsning. Litt bortkastet med CRM. SAK TIL ORIENTERING: GJENNOMFØRING AV SEMINARER I REGI AV BIS / VED LEDER Bakgrunn: Ønsker vi tar en runde på hvordan gjennomføringen av seminarer skal gjøres dette året. I tråd med ønsket om økt fokus på kompetanseutvikling ønsker jeg at vi setter litt felles retningslinjer for hvordan vi gjennomfører seminarer dette året. Leder (Per): KVK2 (André) og jeg har snakket litt om dette. Vi har tidligere hatt seminarer. Det som går igjen er at det ofte blir halvveis, hvis vi ser bort fra fagseminar som har hatt et relativt fast oppsett. Blir ofte en del dødtid som ikke brukes, ingen struktur. Ønsker noen retningslinjer. Hva er målet? Hva er mest effektivt? Studentpolitisk avsvarlig (Eirik): LNU, bruke de mer. De kommer med forslag ut ifra hva en ønsker av foredrag og kursing. KVK2 (André): I Nydalen benytter man noe som heter Studentpartner til for eksempel coaching. Leder (Per): Det må være et utbytte av disse seminarene. Vi må få inn mer kompetanse. 6

7 Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Kan bli litt vanskelig med faste rammer. Det må være en ekstern aktør som er involvert i seminarene, det bør være ett minimumskrav. Alle sitter med et nettverk, vi kan bruke hverandre. KVK2 (André): Jeg har tenkt litt på å ha en faglig del som er individuelt. Så har vi coachingdel, hvor vi kan hente hjelp uten ifra, tenke litt utenfor vervet. Så har vi en tredje del, en sosialdel, hvor vi legger opp til å knytte sterkere bånd. Studentpolitisk (Eirik): Hvordan er det med penger til dette? Økonomiansvarlig (Sivert): opprinnelig, jeg har redusert dette til Dette gjelder fly og hotell. Fagavsvarlig (Tone): Litt motsigende med tanke på at en av våre mål dette året er å øke kompetansen? Økonomiansvarlig (Sivert): Fag- og lederseminar har egne poster i budsjett. Det samme har eksempelvis BISniss. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Liker Andrè sitt forslag. Hva må vi forbedre? Hva skal vi gjøre? Hvilke mål har vi? Studentpolitisk avsvarlig (Erik): Jeg har mål om et politisk seminar. Mer politisk nettverk blir viktig for BIS. Prosjektkoordinator (Maren): Mener du da at vi skal bruke penger på å sende studenter til eksempelvis Oslo? Studentpolitisk ansvarlig (Eirik): Gjerne leder. Alle kan delta på slike møte, stemmerett eller ei. Det er litt passiv aktivitet i landet i forhold til politikken, sett bort i fra Oslo. Ønsker å spre den politiske satsningen i Oslo til de andre lokalavdelingene. Leder (Per): André sier mye bra her, er veldig fornuftig å bygge en struktur. Være litt fokusert på alle seminarer. Begynn allerede nå å få ideer. Legg planer. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Det kan ligge en frist for seminarene. Leder kan eventuelt kvalitetssikre oppleggene. Leder (Per): Ta gjerne dette opp i plenum i SL, bruke hverandre. Fagansvarlig (Tone): Har vi fått midlertidig opplegg til NSF? Vet vi hvor mye tid vi har? KVK1 (Eva): Er ikke dette litt utenfor saken? Leder (Per): For å ta den veldig kort: Ca 3 timer både fredag og lørdag til individuelle samlinger, søndag litt usikker. KVK2 (Andrè): På NSF kan vi ta en individuelle runde på hva LA ønsker ut av seminarene. Leder (Per): Vi oppsummerer og sier at vi skal legge planer i god tid og snakke samme med de andre i SL når vi planlegger seminarene. 7

8 SAK TIL ORIENTERING: EFFEKTIV KOMMUNIKASJON PÅ STYREMØTER OG MAIL / VED LEDER Bakgrunn: Da flere er nye i organisasjonen, vil en oppfriskning på effektiv kommunikasjon via mail og på styremøter være greit. Leder (Per): Veldig mye mail ute og går i organisasjonen. Ønsker å si noe om hvordan vi kan gjøre dette litt effektivt: Saker hvor det informeres skal det i emnefelt stå: TIL ORIENTERING: "Hva saken gjelder". Dersom en skal ha svar: TIL BEHANDILING: "Hva saken gjelder". Disse må prioriteres når vi leser mail. HASTESAK: "Hva saken gjelder". Da må det svares så fort som mulig, senest innen 24 timer. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Husk å bruk farger på mailen. Dette kan gjøre mailen mer oversiktlig. Leder (Per): Ved bruk at dette slipper vi misforståelser, så vær flink til å følge opp. Hva angår styremøter tok vi en runde på dette på Gautefall. En finger er innlegg, to fingre er replikk. Timeouttegnet er saksopplysning, da blir denne tatt før diskusjonen fortsetter. Innlegg kommer med noe nytt. Replikk svarer på noe som er blitt sagt. Vær bevist på dette. Jeg gir et lite nikk når jeg har registrert at dere har innlegg eller replikk, så kan dere ta ned hånden igjen. For å ta en liten barnehageregel, så skal alle være stille når andre prater. KVK1 (Eva): Når saker skal inn til styremøte er det samme visa som ved mailsending. "Til behandling: Hva saken gjelder" for behandlingssaker. Orienteringssaker er "Til orientering: Hva saken gjelder". Leder (Per): Saker som er "til behandling" er saker det skal stemmes over i styret. SAK TIL ORIENTERING: RETNINGSLINJER FOR ÅRETS LOKALAVDELING / VED LEDER Bakgrunn: På Landsmøtet 2013, skal prisen Årets Lokalavdeling deles ut. Ønsker at vi får satt retningslinjer for denne tildelingen, slik at Lokalavdelingene vet hva prisen deles ut på bakgrunn av. Leder (Per): Det foreligger noen retningslinjer på dette, men ønsker at vi har en felles oppfattelse for dette innad i Sentralledelsen, hva det er viktig å fokusere på. KVK2 (Andrè): Ett viktig punkt er i hvor stor grad LA har prøvd noe nytt, ikke bare gått i samme spor. 8

9 VK1 (Veslemøy): Vi kan også undersøke hvordan de forskjellige undergruppene oppfatter styret. Fagansvarlig (Tone): Se på hvordan samarbeidet har vært i styret. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Hvor flink har de vært med kontakt med andre LA, altså hvordan en har samarbeidet utenfor egen lokalavdeling. Leder (Per): Månedsmail bør også telle litt, men skal ikke telle i like stor grad som det var tidligere. KVK1 (Eva): Gjelder også evnen til å svare på telefon. Tilgjengelighet, rett og slett. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Hvor god LA er til å overholde frister. VK1 (Veslemøy): Forbedring og utvikling KVK1 (Eva): Enig, antall engasjerte bør også vurderes. KVK2 (André): Studentundersøkelser kan kanskje også trekkes inn, selv om disse må tas med en klype salt. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Se litt enkeltarrangement. Ha i bakhodet at ikke alle LA har det samme utgangspunktet. Leder (Per): Hvordan de bidrar til med resten av organisasjonen mener jeg er viktig. Se de som tar i et ekstra tak. Se også på utvikling. Hvordan de jobber med tilbakemeldinger. Dette blir også motiverende. Fagansvarlig (Tone): Se på motivasjonen gjennom året. Leder (Per): Jeg lager en oppsummering som alle i SL skal se på før det sendes ut til LA. SAK TIL ORIENTERING: INTERNEVALUERINGER / VED KVK Bakgrunn: KvK informerer om hva internevalueringer er og hvorfor vi skal gjennomføre det. Vi ønsker også å høre om det er noen ønsker for når denne skal være Fagansvarlig (Tone): Etter erfaring bør det komme en før jul slik at en har mulighet til å forbedre seg. Hadde vært nyttig. KVK1 (Eva): Vi i KVK har tenkt litt, gjennomføres i begynnelsen i oktober. KVK2 (André): Må skrives før vi møtes, slik at vi kan gjennomgå det personlig. Leder (Per): Viktig at vi er ærlige med hverandre i slike evalueringer. KVK1 (Eva): Kan understreke at vi i KVK har taushetsplikt. 9

10 Fagansvarlig (Tone): Vi må huske at dette skal være konstruktivt. Samtidig må vi huske at dette er ment som å være en tilbakemelding, er ikke ment som noe sårende. KVK2 (Andrè): I Bergen var det dårlig stemning når det ble gjennomgått. Vi må huske at det er tross alt en grunn til at disse gjennomføres. Jeg gidder ikke en holdning hvor det blir dårlig stemning på grunn av internevalueringer. Leder (Per): Tror det kan være positivt med en dialog på evalueringene, gå gjennom noen punkter som personen kan bli bedre på. Vektlegge hva en skal trekke ut av en slik evaluering. Studentpolitisk ansvarlig (Eirik): Studentpartner kan hjelpe oss med dette. Fagansvarlig (Tone): Alle må bruke god tid på dette, ikke gjør evalueringene kvelden før det skal leveres. SAK TIL ORIENTERING: STYRETS OPPFØLGINGSSAKER / VED KVK Bakgrunn: KvK går gjennom oppfølgingssaker som vi ble enige om på Gautefall og sjekker status på disse. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Hva angår visittkort, så er alt laget. For å ta en lang historie kort: Vi må betale alle individuelt, kunne ikke kjøre "pakkepriser" på bestillingen. Blir da 144 kr per person. Sendt ut mail til alle ledere, de må godkjenne og vurdere nytten av hvert verv. Dette er opp til hver enkelt LA. Frist i morgen kveld. KVK2 (André): Hadde en oppfølgingssak på Podio, men det har vi gjennomgått. BIS.no skulle være klar til 1. juli, her er det viktig at alle bidrar Leder (Per): Traversaken jobber vi med, må sette en ny frist. Ny traver må velges inn på et skypemøte ved senere anledning. Økonomi (Sivert): Har ikke sagt opp abonoment på 3G brikker. Men dette er fordi det ikke har vært tilgang på nettbank. Blir gjort. Samme gjelder postboksen BIS har. SAK TIL DRØFTELSE: NETTBUTIKKLØSNING FOR BIS / VED ØA Bakgrunn: For bakgrunnen ber jeg dere lese gjennom vedlegget. Det gir en mer Vedlegg: fullstendig forklaring. Mail fra Håkon B. Sæther til ØA i SL Gjennomgang av vedlegget, kort fortalt av økonomiansvarlig Sivert. 10

11 Prosjektkoordinator (Maren): Har sett litt på pris på nettbutikkøsning. Veldig god idè, men må ha en person som kan følge opp dette, sånn med tanke på VL. Kan ikke tillate oss at noe slikt krasjer. Økonomiansvarlig (Sivert): Dette vil da kommunikasjonsansvarlig ha ansvar for. Må bli gjort på en best mulig måte med tanke på penger. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Vil det bli en egen driver? Prosjektkoordinator (Maren): Jeg har ikke så mye peiling på dette, men har hørt at det kan være enkelt. Studentpolitisk avsvarlig (Eirik): Kan Tor Ivar hjelpe oss med dette? Leder (Per): Han har mye å gjøre, og vi har brukt han alt for mye allerede. Blir nesten på grensen til frekt å kreve mer av han. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Er ikke problem å spørre han, han kan gi oss ett ærlig svar. Han har peiling. Grovt estimert med i besparelse. Fagansvarlig (Tone): Synes ikke vi skal spørre Tor Ivar om dette. Vi har brukt han alt for mye. Prosjektkoordinator (Maren): Har lyst til å bruke det lille siste av han til VL (Vinterlekene). Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Det er bare en telefon det er snakk om. Vi vil også kunne få større aktivitet på nettsiden ved en slik løsning. Økonomiansvarlig (Sivert): Dersom alle er positivt innstilt til en slik løsning vil jeg snakke med kommunikasjonsansvarlig om dette. Prosjektkoordinator (Maren): Kommunikasjonsansvarlig kan ta direkte kontakt med noen som kan hjelpe oss. Alle LA vil spare penger, men hvem skal betale hva? Leder (Per): Dette blir en kostnad vi tar. Det blir en investering for organisasjonen. Vi er èn organisasjon. Studentpolitisk ansvarlig (Eirik): Høre med SBIO om hvordan de har det. Leder (Per): Snakket med Håkon, leder Trondheim. Mulig det er en mulighet for dette på hjemmesiden vår. Veldig usikkert, men dette må vi se på. En nettbutikkløsning er i alle fall et veldig godt alternativ. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Gebyr, må være tilknyttet til bank. Hvordan gjør vi dette? Det må økonomiansvarlig se på. Leder (Per): Se på hva totalt overskudd vil være ved en slik løsning. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Prøvde å få DNB til å dekke gebyrer under perioden i Trondheim, det kan de ikke gjøre. KVK2 (Andre): Vi må opprettholde siden hele året, må skape aktivitet. Fagansvarlig (Tone): Alt må inn på samme side. 11

12 Leder (Per): Enig. SAK TIL ORIENTERING: KORREKT UTFYLLING AV REISEREGNINGER / VED ØA Bakgrunn: Økonomiansvarlig går gjennom hvordan man fyller ut. Økonomiansvarlig (Sivert): Foretrekker å få kvitteringer via skanning. IKKE i hånda. Dere kan sende søknad på forhånd om forskudd på reiseutlegg hvis det skulle være veldig nødvendig. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Vi kan bruke PODIO på dette etter hvert! Veldig effektivt. EVENTUELTSAKER KVK 2 (Andrè): to saker. 1) Ankeutvalget i organisasjonen er satt og består av; Leder Drammen, økonomiansvarlig Bergen og fagansvarlig i Stavanger, i tillegg til begge KVK i Sentralledelsen. 2) Konfidensiell. Fagansvarlig (Tone): Stryk Økonomiansvarlig (Sivert): Stryk. KVK1 (Eva): Redegjørelse om aktivitet fra hvert verv bør sendes inn på forhånd, slik at vi kan spare oss litt tid på den gjennomgangen på styremøter. Under gjennomgangen på styremøtet tar vi bare bulletpoints på aktiviteten siste periode. Studentpolitiskansvarlig (Eirik): to saker. 1) Venture Cup. Veldig spennende prosjekt som er med på å skape mye aktivitet og får fokuset på entreprenørskap på skolene. Bør gjennomføres på alle LA. Jeg sender ut info til LA og tar kontakt med dem angående dette. 2) Promofilm for BIS 12

13 Leder (Per): Film som må tilpasses slik at den kan brukes hele organisasjonen, både LA og SL. Tenkt som både infofilm og promofilm. Pris per nå på det forslaget som foreligger er ,- Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Kan være en mulighet å få eksempelvis DNB eller BI til å sponse med midler. Må da også være mulighet til å forhandle pris hos leverandør. Prosjektkoordinator (Maren): Vil LA støtte en slik avgjørelse? Studentpolitiskansvarlig (Eirik): Kan i hvert fall ta et møte? Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Har du kontaktperson? Leder (Per): Vi må ha en samarbeidspartner som kan ta hele eller store deler av denne summen for at det skal kunne være aktuelt. For mye penger til at vi kan ta det selv. Fagansvarlig (Tone): Hva heter firmaet? Studentpolitiskansvarlig (Eirik): "Klipp og Lim". Økonomiansvarlig (Sivert): Til info, promotering av SL er budsjetert med ,- NOK. Leder (Per): Vi undersøker mer rundt andre muligheter. Marked og næringslivsansvarlig (Anders) to saker: 1) Jeg har lyst til at vi skal lage et system og en database hvor ALLE mulige dokumenter er tilgjengelig for organisasjonen. Bare det å finne logo til visittkortene tok en uke. Studentpolitiskansvarlig (Eirik): Dette er et absolutt krav. Fagansvarlig (Tone): Ha en oversikt over foredragsholdere til for eksempel seminarer. VK1 (Veslemøy): Hvor mye koster dette? Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Gratis ved bruk av Podio. Studentpolitisksansvarlig (Eirik): Tror Podio vil fungere bra til dette. Leder (Per): Vi må gjøre dette, sier seg selv. Hvem tar ansvar for å få det opp og gå? Fagansvarlig (Tone): Vi må ha dette fra begynnelsen, nytter ikke å komme med dette til LA i oktober. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Jeg kan lage en mal på dette. KVK2 (Andrè): Før vi slutter i vårt verv må det være overlappingsdokument som skal overføres til neste vervsholder. KVK1 (Eva): Vi har nå fått overlappingsdokument. 13

14 2) BIS- app. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Hva er fremdrift i forhold til dette? Leder (Per): Tanken var et samarbeid med SBIO, siste møte var for ca 1 og ½ måned siden. Snakket med SBIO denne uken og hørte hvordan dette gikk. De har lagt prosessen på vent grunnet annet arbeid, dette knyttet til nettside. Hvis BIS og SBIO inngikk et samarbeid her ville BI kunne stå for finansieringen. Dersom vi står alene om utviklingen er jeg usikker, det må det undersøkes rundt. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Synes det er rart at det ikke ble mer fremdrift. Hvorfor har ikke mer skjedd? Leder (Per): Det har vært et møte med IT- avdelingen i Nydalen. Har ikke hørt noe mer fra dem. Prosessen stoppet helt opp etter dette møtet. Marked og næringslivsansvarlig (Anders): Synes at vi bør jobbe mot dette her. Rart at SBIO ikke er mer engasjert. Mitt ønske er å ta dette videre. VK1 (Veslemøy): Hvorfor vil ikke SBIO være med hvis det er gratis? Noen som vet? Leder (Per): De ønsker per nå å fokusere på utviklingen av nettside. Hva tenker vi videre for vår egen del? Økonomiansvarlig (Sivert): Burde vi høre om hvordan mulighetene for app og finansiering er nå når vi står alene? Leder (Per): Følger opp denne førstkommende mandag. Pause kl 16:13 Pause ferdig kl 16:18 Prosjektkoordinator (Maren): Konfidensielt. Møte hevet kl 16:55 14

15 VEDLEGG: MAIL FRA HÅKON B. SÆTHER TIL ØA I SL Videresendt e-post Fra: Håkon Berger Sæther <okonomi.trondheim@bis.no> Dato: 22:47 1. juli 2012 Emne: Til behandling: Opprettelse av nettbutikk Til: Fredrik Schjerve <okonomi@bis.no> Heisann, Sivert! Først får jeg gratulere deg med at du nå er offisielt i gang, har stor tro på at dere vil få til mye! Jeg har en idé, som jeg tidligere har nevnt for både Maren Sofie og Per, nemlig en nettbutikkløsning. Jeg har brukt mye tid som økonomiansvarlig i år for å finne billigste løsninger for innhenting av egenandeler til arrangementer som ball og NLD. Du kjenner sikkert til gebyrene for bruk av deltager.no som ligger på ca. 12 kr for en billett til NLD. Også Vinterlekene har tapt betydelige summer på høye gebyrer til nettopp dette. Regner med vi totalt sett vil kunne spare til i året på landsbasis. Mitt forslag er derfor at vi oppretter en nettbutikk med fem "varekategorier", nemlig én for hver skole. Her kan man legge inn "varer" som billett NLD, bokskap, Vinterlekene, fadderbånd osv. Ved at alle som skal kjøpe noe må opprette en bruker her, vil man også kunne hente ut komplett liste over alle som har kjøpt varen "billett ball" for eksempel. Jeg har drevet litt med dette før, og vet at de billigste nettbutikkløsningene koster fra ca inkl. integrering med kortbetaling. Min tanke er at det kan være en rød knapp på bis.no som heter "nettbutikk" og at adressen dit er bis.no/nettbutikk. Det må legges opp slik at beløpet for en vare kjøpt i kategorien "Trondheim" kommer på konto til Trondheim osv, men det tror jeg ikke skal være noe stort problem. En annen fordel med en slik løsning vil være at studentene alltid vil vite hvor de skal gå for å kjøpe billett til ting, og at ikke dette varierer fra arrangement til arrangement. Dette er ikke noe som trenger å ta veldig lang tid, og jeg skulle ønske at man kunne ha noe slikt klart til skolestart. Vi kunne godt kjørt fadderinnbetaling i Trondheim som en test på dette for eksempel. Håper dette er noe du kan jobbe litt med, og ønsker deg samtidig et flott år! Med vennlig hilsen Håkon Berger Sæther Leder 15