Interessenthåndtering og kommunikasjon.

Transkript

1 Interessenthåndtering og kommunikasjon 1

2 Hvilken erfaring har jeg knyttet til interessenthåndtering? Jobbet som rådgiver og prosjektleder siden 2006 PMI Sertifisert,Prince 2 sertifisert Styremedlem i faggruppen 3Ps (Prosjekt-, Programog Porteføljestyring) i Dataforeningen Jobber nå som interessentoppfølger i Modernisering av folkeregisteret

3 Temaer 1. Hvorfor er interessenthåndtering så viktig for prosjektenes suksess? 2. Hvordan gjennomføre en analyse? 3. Mine erfaringer som interessentoppfølger i et stort interorganisatorisk prosjekt

4 Hvem er prosjektets interessenter? Prosjektets interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som: kan påvirke vil bli påvirket av eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater 4

5 Prosjektene blir mer komplekse og har flere krevende interessenter Større og globaliserte virksomheter Digitaliseringen i offentlig sektor går på tvers av departement og etater Systemleverandørbilde er mer komplekst Brukerne krever høy tilgjengelighet på foretrukne grenseflater Ved interorganisatoriske prosjekter er den største risikofaktoren ofte relatert til samarbeid og koordinering

6 Det handler om å ta ledelsen! Kjenn dine interessenter og forstå deres behov Planlegge hvordan og når de skal involveres, gjennom alle prosjektets fase Forutsigbarhet skaper trygghet Slik sikrer du at det er prosjektet som styrer involveringen, og ikke interessentene

7 Hvilke 4 trinn gjennomfører vi? Kartlegge Analysere og planlegge Gjennomføre planlagte tiltak Evaluere tiltak 7

8 Metode for interessenthåndtering i prosjektveiviseren Trinn 1, 2 og 3 = Kartlegging (hvem, hva, hvilket) Trinn 4 = Analyse og planlegging Trinn 5 = Gjennomføre planlagte tiltak Trinn 6 = Vurdere effekt Gjøres som en kontinuerlig prosess gjennom alle prosjektets faser 8

9 Kartlegge Alle prosjektets interessenter identifiseres Når interessentene er identifisert blir de beskrevet med hvorfor de oppleves som en interessent Hvilken relasjon og holdning har de til prosjektet? Hvilket behov har de for informasjon, involvering og samhandling? Hva er deres forventninger og bidrag til prosjektet?

10 Eks. på kartleggingsmetoder Intervju\direkte dialog Kontaktpersoner som kjenner interessent Spørreundersøkelser Workshop 10

11 Vi legger det vi har kartlagt inn i et analyseverktøy 11

12 Interessentanalyse og plan Matrisen fastsetter involveringsbehovet og kommunikasjonsform Planen benyttes for å sikre forankring og riktig involvering til rett tid, via riktige kanaler underveis i alle prosjektets faser.

13 Interessentanalyse er overbygg for: Kommunikasjon Endringsanalyse Innføringsplan Opplæring 13

14 Gjennomfør planlagte tiltak via avtalt kanal Informasjon Informasjonsmail Nyhetsbrev Møter Endringsnettverk Informasjonsmøter Rapportering Materiale Presentasjonsmateriale Informasjonsartikler

15 Evaluer tiltak Måling Tilbakemelding Effektmålinger Bør gjennomføres ved hver faseovergang i prosjektet, eller ved behov Går så tilbake til ny kartlegging og analyse 15

16 Temaer 1. Hvorfor er interessenthåndtering så viktig for prosjektenes suksess? 2. Hvordan gjennomføre en analyse? 3. Mine erfaringer som interessentoppfølger i et stort tverretatlig prosjekt

17 Moderniseringen betyr mer enn at vi setter strøm på papir PRODUSENTER SAKSBEHANDLING AUTOMATISERTE / MANUELLE KONTROLLER UMIDDELBAR TILDELING AV PERSONNR. TILGJENGELIGGJØRING INNSYN FOR BORGERE PUBLISERING / DISTRIBUSJON NYE FORRETNINGSPROSESSER OG ARBEIDSRUTINER KONSUMENTER NY TEKNISK LØSNING MED ELEKTRONISKE GRENSESNITT OG ARBEIDSFLATER AUTOMATISERING NYE FORSKRIFTER, INSTRUKSER OG RETNINGSLINJER

18 Mål med interessentoppfølging Skape riktig forståelse og forankring i samfunnet, slik at prosjektet og resten av omgivelsene kan realisere gevinster knyttet til digitaliseringen og effektiv bruk av data Sikre at interessentene: er informert om prosjektet i riktig tid er forberedt på endringen det medfører for dem kan planlegge og gjennomføre endring i takt med prosjektet

19 Identifiserte interessentgrupper Alle prosjektets interessenter ble identifisert og gruppert Beskrevet med hvorfor de oppleves som en interessent Hvordan påvirkes de av moderniseringen, og hvor stor blir denne endringen for dem? Hvilket behov har de for informasjon, involvering og samhandling? Hva er deres forventinger og bidrag til prosjektet? Aktører i prosjektets styringslinje Øvrige departement og etater Produsenter av data Direktemottakere av data Øvrige konsumenter Borgerne Systemleverandører Interesseorganisasjoner Media

20 Styringslinjer og eksterne møteplasser Ekstern kvalitetssikrer Finansdepartementet HOD ASD JD KMD FIN Skattedirektør Tverrdept. orienteringsmøte Ekstern kvalitetssikrer Prosjekteier SKD Styringsgruppe SG Helse SG NAV SG Utl.forv SG KS SG Skattedir. SG SSB Ekstern styringsgruppe Programleder Prosjektleder Prosjektlederforum PL MF Helse PL MF NAV PL MF Utlf.. PL MF KS PL MF Skatt PL SSB Eksternt fagråd Brukerforum Prosjektet Tverrsektorielle nettverksmøter Tverrsektorielle arbeidsmøter Behovsstyrt

21 Identifiserte interessentgrupper Alle prosjektets interessenter ble identifisert og gruppert Beskrevet med hvorfor de oppleves som en interessent Hvordan påvirkes de av moderniseringen, og hvor stor blir denne endringen for dem? Hvilket behov har de for informasjon, involvering og samhandling? Hva er deres forventinger og bidrag til prosjektet? Aktører i prosjektets styringslinje Øvrige departement og etater Produsenter av data Direktemottakere av data Øvrige konsumenter Borgerne Systemleverandører Interesseorganisasjoner Media

22 Interessentanalysen Involvering Samhandling Håndteres enkeltvis: Produsenter (inkl. de som konsumenter) Direktemottakere Håndteres i felles grupper: Øvrige konsumenter Systemleverandører Interesseorganisasjoner Media håndteres Øvrige konsumenter er inndelt i konsumentgruppe 1 og konsumentgruppe 2, basert på involveringsbehov (over 2000)

23 Interessenter med samhandling Roller Leveranse ansvar Roller HPL Prosjekt MF Interessentoppfølger Innføring Funksjonalitet og løsning Plan, avtaler, risiko, kost, ressurser, pilot Gevinstrealisering Kommunikasjon Kompetanse Arbeidsprosesser Løsningsarkitektur og funksjonalitet PL Samarbeidsprosjekt Innføring Funksjonalitet og løsning Juridisk Regelverk Juridisk Teknisk Grensesnitt, tilgangsstyring, migrering og sanering Teknisk Test Test og akseptanse Test

24 Eksempel på felles plan med en interessent med samhandling Område Ressurs utl.forv Ressurs skatt Innføringspakke UDI 1.1 Endringsmelding: adresse, personalia og personstatus (inaktiv\aktiv) Oppgradering til d-nummer rekvirering 4.0 Sist oppdatert Start dato Redigert plan Slutt dato redigert plan Status iht. redigert plan Status kommentar Ledelse Karine Aino Aktivitet: Vurdere ressurser for roller i samhandlingsmodellen for innføringspakke Teknisk ressurs på plass. Karine 100% på sikt, og ny testleder på plass. Ledelse Karine Aino Felles leveranseplan for innføringspakke Ferdig - Siste forankringsrunde internt Test Odd-Arne Margrethe Aktivitet: Mulighet for felles test av endringsmeldingen slik den ligger i produksjon UDI ønsker å teste underveis om fix blir rettet ok Løsning Elin Ina Milepæl: Funksjonell løsningsbeskrivelse av innføringspakke 1.1 versjon Ferdig - Foreligger i versjon 1.0 Juridisk Stefanie Anne Merethe Aktivitet: Vurdere behov for ytterlige juridiske avklaringer rundt denne pakken Hva gjør vi i perioden mellom og 07.12? Teknisk Ivar Knut Teknisk spesifikasjon 0.9 er klar og overlevert UDI Ferdig: Ligger på sharepoint Innføring Anne Aino\Bjørg\Hilde Kommunikasjonsstrategi- og plan Hilde drøfter med Bjørg hvordan dette skal kommuniseres Innføring Anne Aino\ Elin Innføringsstrategi og -plan Planen er at det bare gjennomføres et videomøte for å informere om planen, og innholdet en uke i forkant. Innføring Anne Aino\Hilde Rutiner for avvikshåndtering (Alle manuelle rutiner) En rutine for kontaktpunkt hos UDI og ikke PU Innføring Anne Aino\Bjørg\Hilde Felles "Kommunikasjonsmateriale" for området Test Odd-Arne Margrethe Felles testplan (blir å følge UDI sin testplan) Test Odd-Arne Margrethe Felles testscenarier Teknisk Ivar Knut Milepæl: Utvikling er ferdig hos Skatt, teknisk dokumentasjon og spesifikasjon foreligger i 1.0 versjon Teknisk Ivar Knut Milepæl: Utvikling er ferdig hos UDI Ledelse Karine Aino Beslutningspunkt 2 - Klart for DP2 (Her fastsettes den til ST og AT) Test Odd-Arne Margrethe Aktivitet: Gjennomføre systemtest og akseptansetest hos UDI med kvalitetssikring fra SSB Test Odd-Arne Margrethe Testrapport etter UDI sin test Ledelse Karine Aino (Viveca\Margrethe) Evaluere felles kriterier for oppstart DP3 samt anbefaling etter test og klargjøring Ledelse Karine Aino\Margrethe\Jarle\Knut Planlegge verifikasjon i produksjonsmiljøet Ledelse Karine Aino\Jarle\Hilde\Ina\Rita Planlegge produksjonsverifiseringsperioden og overlevering til produksjonsoppfølging (Felles møter med UDI og med saksbehandlere) Ledelse Karine Aino\Viveca\PLM Milepæl: Beslutter oppstart DP Ledelse Karine Aino\Jarle Beslutningspunkt 3 - Klart for DP3 - (Her er det produksjonsverifisering) Teknisk Karine Aino Milepæl: Utvikling og test er ferdig hos UDI, koden er i produksjonsmiljøet Ledelse Karine Aino\Jarle\Hilde Aktivitet: Produksjonsverifisering (Dokumentere produksjon- og driftssavvik, samt manuell håndtering) Ledelse Karine Aino\PLM\Martin Milepæl: Beslutte DP Ledelse Karine Aino Beslutningspunkt 4 - DP4 - Overlevert til linjen

25 Vi tilbyr ved involvering: Informasjon Informasjonsmail Nyhetsbrev Møteplass Fellessamlinger Endringsnettverk Materiale Måling Kanal Presentasjonsmateriale Informasjonsartikler Tilbakemeldinger Effektmålinger Kontaktpunkt for spørsmål 25

26 Plan for ekstern kommunikasjon 2017 Skape interesse og bevisstgjøre Mål med aktiviteter Skaffe innsikt gjennom analyse Informasjon og involvering 2018 Skape forståelse og handling Mål med aktiviteter Fortelle om fremdrift, involvere og bygge tillitt Skape forståelse og engasjement for ny løsning Utdypende informasjon, hjelp og støtte Mål med aktiviteter Engasjere og motivere. Tilgjengeliggjøre detaljert informasjon Levere på løfter Fremme handling

27 Oppsummering Gjennomfør en interessentanalyse i oppstarten av prosjektet ditt, og vedlikehold denne gjennom alle prosjektets faser eller ved behov Sørg for at du har utarbeidet en plan for involvering og forankring med interessentene, basert på deres og prosjektetes behov. Denne planen må forankres med interessentene Tett involvering, samhandling og forankring med sentrale interessenter gjennom alle prosjektets faser, er en forutsetting for å lykkes! 27

28 Takk for meg Spørsmål og kommentarer?