Smidig innføring og endringsledelse

Transkript

1 Smidig innføring og endringsledelse Prosjekt Modernisering av Folkeregisteret v/innføringsansvarlig Therese B. Fischer SmidigDig

2 Ca. 10 ulike produsenter Folkeregisteret: en nasjonal felleskomponent Ca. 250 saksbehandlere og veiledere PRODUSENTER SAKSBEHANDLING AUTOMATISERTE / MANUELLE KONTROLLER UMIDDELBAR TILDELING AV PERSONNR. TILGJENGELIGGJØRING INNSYN FOR BORGERE PUBLISERING / DISTRIBUSJON NYE FORRETNINGSPROSESSER OG ARBEIDSRUTINER KONSUMENTER NY TEKNISK LØSNING MED ELEKTRONISKE GRENSESNITT OG ARBEIDSFLATER Samtlige borgere, statlige og kommunale virksomheter, samt store deler av privat sektor AUTOMATISERING NYE FORSKRIFTER, INSTRUKSER OG RETNINGSLINJER Prosjektets omfang - felles innsats gir felles nytte

3 Mottak Sikkerhet Arkivering og journalføring Saksbehandling Arbeidsflate Utsending Portal Hendelsesliste Oppslag Faglige områder Hva omfatter moderniseringen? Tildeling av d-nummer Tverrgående områder Identitetsforvaltning Innflytting Fødsel Flytting og adresseendringer Relasjoner Navn Dødsfall Utflytting

4 Lev. 4 Lev. 3 Lev. 2 Lev. 1 Tildeling av d-nummer ID-forv: Falsk ID ID-forv: Identitetsgrunnlag Utlendingsforv. Skatt NAV Brreg Bank og vps Kartverket Overordnet leveranseplan med de ulike produsentene UD Helfo Helse Rekvirenter UDI Helse Fødsel Dødsfall Innflytting Helse Domstoler NAV Utlendingsforv. Person Person Politiet Vigslere BUF Sivilrettsforv. Navn Flytting og adresseendring Relasjoner Person Posten Kartverket Domstoler Fylkesmann Person Utlendingsforv. Person Domstoler Utlendingsforv. NAV Helse Person Nordiske freg ID-forv: Statsborgerskap Utflytting

5 Innføringspakker Hvorfor innføringpakker Modell og plan for innføringspakker

6 Samhandling internt i prosjektet og med brukerne 1. Alle relevante roller i prosjektet deltar på ukentlige tavlemøter 2. Hver annen uke telefonmøte med vårt endringsnettverk, som også er linjeledelse 3. Hyppige statusmøter med ekstern interessent som berøres av endringen 4. Formalisert samhandlingen med brukerne i avtaler

7 Delprosjekt Utvikling legger innføringspakken i Jira som en release - relevante eposer i innføringspakken knyttes opp til releasen

8 Elektronisk rekvirering av d-nummer til asylsøker Jeg søker asyl i Norge hva skjer med meg da? DUF Registrerer og sender info om asylsøker Behandler evt. avvik (ca 2 %) +/- 5 sekunder Skatteetaten automatisert saksbehandling

9 Digitalisering i praksis med smidig utvikling og innføring

10 Prosjektets dashboard Gevinst

11 Oppsummering Integrert nyttestyring fra planlegging til overlevering av leveranser Hele prosjektet med alle relevante roller i prosjektet samarbeider for å legge til rette for gevinstrealisering Samhandling med brukere formaliseres for gjensidig forventningsavklaring Kontinuerlig monitorering av gevinster Endringsledelse i alt vi gjør - for å sikre nyttevirkningene!

12 Endringsledelse, metodikk og nytte Smidigkonferansen, Karine Rikheim

13 Hvorfor endringsledelse? Endringsledelse er nødvendig for å realisere prosjektets målsettinger og minimere produktivitetstap

14 Endringskurven Endringskurven viser hvilke stadier de fleste mennesker går igjennom når de skal tilpasse seg endring. Med kunnskap om endringskurven kan vi planlegge hvordan vi kan minimere konsekvensene av endringen, og hjelpe folk til å tilpasse seg raskere. Positiv 4 Effekt Negativ 1 Introdusert til endring 2 Forstyrrelse 3 Utforsking og aksept Tilpasset arbeidsmåte Tid

15 Viktigste suksessfaktorer for endring (i prioritert rekkefølge)* 1. Aktive og synlige sponsorer av endringen 2. En strukturert tilnærming til endringsledelse 3. Ressurser til endringsledelse (eksempelvis midler, personer med erfaring fra endringsledelse involvert, dedikerte personer som kan representere de som blir berørt av endringen) 4. Integrert prosjektledelse og endringsledelse 5. Engasjement og deltakelse fra de ansatte 6. Hyppig og åpen kommunikasjon 7. Involvering av mellomledere *Prosci - Best practices in Change Management

16 1 ACMP, Prosci og Change Management 6 Institute kompletterer hverandre STRUKTUR, PROSESSER OG VERKTØY Fullføre endringsledelsesprosessen Evaluere endringens innvirkning og hvor beredt organisasjonen er Utarbeide strategi for endringsledelse + Gjennomføre plan for endringsledelse Utarbeide plan for endringsledelse PROSCI - ADKAR TEAM OG INDIVIDER 16 ACMP STRUKTUR + CHANGE MANAGER ROLLE OG KOMPETANSE