2. OVERORDNET MÅL, FUNKSJONALITET, FREMDRIFT, KOSTNADSRAMMER MV. Nedenfor redegjøres det nærmere om mål, fremdrift og kostnader for prosjektet.

Transkript

1 Mandat for hovedprosjekt modernisering av Folkeregisteret 1. BAKGRUNN Folkeregisteret er en nasjonal felleskomponent og utgjør en viktig del av vår felles infrastruktur. Folkeregisteret er sentralt i offentlig personrelatert saksbehandling og planlegging og utgjør en nødvendig informasjonskilde for private aktører som trenger personopplysninger av høy kvalitet i utførelsen av sine oppgaver. Samfunnsendringer påvirker også Folkeregisteret. Økt arbeidsinnvandring og mobilitet på tvers av landegrensene og internt i Norge krever enklere og mer effektive måter for å fange opp og registrere korrekte personopplysninger. Dette har betydning for den enkeltes rettigheter og plikter. Elektronisk og umiddelbar utveksling av personopplysninger står sentralt i effektiviseringen og digitaliseringen av offentlig forvaltning og vil legge til rette for bedre samhandling mellom personer, virksomheter og privat næringsliv. Dagens folkeregister er ikke tilpasset disse endringene og oppfyller ikke samfunnets krav til innhold og registerkvalitet. Skattedirektoratet skal derfor modernisere Folkeregisteret ved å etablere en velfungerende systemløsning for forvaltning av folkeregistermyndighetens ansvar og oppgaver. Det vil også utarbeides og innføres tilpassede forretningsprosesser og arbeidsrutiner som er basert på kommende ny lov om folkeregister og tilhørende forskrift og retningslinjer. 2. OVERORDNET MÅL, FUNKSJONALITET, FREMDRIFT, KOSTNADSRAMMER MV Innledning Følgende dokumenter ligger til grunn for prosjektet: - Forstudierapport fra Skattedirektoratet av mai Det sentrale styringsdokumentet for prosjekt Modernisering av Folkeregisteret, versjon 1.0, juni Prop. 1 S ( ) for Finansdepartementet Nedenfor redegjøres det nærmere om mål, fremdrift og kostnader for prosjektet Samfunns- og effektmål Det er definert følgende samfunnsmål for prosjektet: 1. Folkeregisteret skal legge til rette for bedre offentlige og private tjenester, forskning og samfunnsplanlegging Riktig registrering i Folkeregisteret gir grunnlag for å fastsette og ivareta personers rettigheter og plikter hos ulike offentlige etater. I tillegg blir opplysningene brukt på flere privatrettslige områder og som et sentralt element i kommunal og statlig forvaltning og i forskning. Et modernisert folkeregister skal legge til rette for bedre samhandling innenfor offentlig sektor og

2 med private virksomheter. Et modernisert folkeregister skal også bidra til at samfunnet bedre kan møte utfordringer knyttet til økt migrasjon. 2. Folkeregisteret skal bidra til effektiv ressursbruk Et modernisert felles register for personinformasjon som mange aktører i offentlig og privat sektor har behov for, skal effektivisere innsamling og formidling av persondata og legge til rette for digitalisering og effektivisering av offentlig sektor og private brukere av folkeregisteret. Et modernisert folkeregister skal også kunne ta i bruk en ny personidentifikator. 3. Folkeregisteret skal bidra til å sikre og ivareta personvern Å ivareta personvernet er et viktig samfunnsmål. Borgerne som registreres og brukerne av Folkeregisteret må ha trygghet for at opplysningene i registeret har god kvalitet, er koblet til riktig person og at registeret ivaretar regelverket for personopplysninger. Et modernisert folkeregister skal bidra til et bedre personvern, og at samfunnet bedre kan møte utfordringer knyttet til identitetskriminalitet. Det vises også til styringsdokumentets punkt og for prosjektets prissatte og ikkeprissatte nytteeffekter Leveranser Hovedprosjektet skal levere følgende: Systemløsning for behandling av folkeregistersaker, med maskinelle kontroller, arkivering og journalføring, tilgangskontroll og sporing av alle hendelser. Løsningen skal støtte nytt fødselsnummer og d-nummer, samt gradering av identitet. Elektroniske grensesnitt mot samhandlingsaktører (produsenter av personinformasjon). Løsning for tilgjengeliggjøring av folkeregisterinformasjon for offentlige og private aktører (konsumenter av folkeregisterinformasjon). Selvbetjeningsløsning for borgerne med mulighet for innsyn og registrering av egne folkeregisteropplysninger. Nye systemløsninger og forretningsprosesser som understøtter lov og forskrifter. Intern opplæring i folkeregistermyndigheten. Intern kompetanseutvikling i drift- og forvaltningsorganisasjonen. Tilpassede forretningsprosesser og arbeidsrutiner mot produsenter av personinformasjon. I tillegg forventes det at hovedprosjektet skal omfatte følgende: Regelverk Hovedprosjektet skal sørge for at nye rutiner utformes i samsvar med gjeldende rett. Flere leveranser under hovedprosjektet forutsetter at revidert lov om folkeregistrering trer i kraft. Hovedprosjektet skal identifisere, utrede og foreslå nødvendige lov- og forskriftsendringer i samarbeid med Skattedirektoratet og Finansdepartementet. For å sikre at moderniseringen gir de gevinster som forutsettes, vil hovedprosjektet ha dialog med sentrale samarbeidsaktører for å sikre en harmonisering av de ulike sektorers regelverk.

3 Innføring Innføringen av hovedprosjektets leveranser forutsetter koordinert tilrettelegging og gjennomføring av endringer både internt i Skatteetaten og hos flere andre aktører. Hovedprosjektet skal sikre tilstrekkelig informasjon, koordinering og oppfølging, både internt og eksternt. I tillegg skal hovedprosjektet gjennomføre nødvendig kompetanseutvikling internt og tilrettelegge for at gevinster kan realiseres. Brukere av Folkeregisteret må gjøre nødvendige tilpasninger i egne prosesser og systemer for å ta i bruk modernisert systemløsning og utnytte denne på en effektiv og hensiktsmessig måte Arkitektur Systemløsningen utvikles i henhold til Skatteetatens IT-strategi , samt øvrige retningslinjer som gjelder for arkitekturen i forvaltningen og som er nedfelt i det sentrale styringsdokumentet for hovedprosjektet. Det skal i størst mulig grad velges anerkjent og bærekraftig teknologi basert på åpen kildekode og åpne standarder. Systemløsningen skal benytte seg av Skatteetatens felleskomponenter og bidra til å videreutvikle modernisert applikasjonsplattform og infrastruktur. Hovedprosjektet vil følge Skatteetatens felles systemutviklingsmetodikk for smidig gjennomføring og løpende produksjonssetting Fremdrift Hovedleveranse Produksjonssatt Hovedinnhold i leveransene Funksjonalitet innen identitetsforvaltning (gradering av identitet, falsk identitet, rekvirering av d-nummer fra UDI til asylsøkere) Teknisk grunnfunksjonalitet (ny database, mottak, arkivering og journalføring, enkel saksbehandling, tilgangsstyring, informasjonssikkerhet) Funksjonalitet innen identitetsforvaltning (rekvirering av d- nummer (for øvrige grupper) og fødselsnummer, håndtering av dødsmeldinger) Teknisk grunnfunksjonalitet (automatisert og manuell saksbehandling, arbeidsflater for saksbehandlere (interne og eksterne), og innsyns- og selvbetjeningsløsning for borgere) Funksjonalitet for flytting og adresseendringer, familierelasjoner, sivilstand og vergemål, tildeling av navn og navneendring Forretningsfunksjonalitet for statsborgerskap og utflytting fra Norge Prosjektet starter 1. januar 2016 og avsluttes 31. desember 2019.

4 2.7. Kostnadsrammer Arbeidet med å nå målene for prosjektet, herunder krav til funksjonalitet og framdrift, forutsettes å skje innenfor kostnadsrammen på 536 mill kroner eks. mva. i perioden Kostnadsrammen inkluderer avsetning til arbeid i helsesektoren, UDI, NAV og Posten. Av kostnadsrammen utgjør basiskostnaden 451 mill. kroner, forventet tillegg (P50) utgjør 30 mill. kroner og usikkerhetsavsetningen (P85) utgjør 55 mill. kroner. Beslutning om ev. bruk av forventet tillegg P50 tas av Skattedirektoratet. Beslutning om ev. bruk av usikkerhetsavsetning P85 tas av Finansdepartementet. Kostnadsrammen prisjusteres i de årlige statsbudsjettene. Departementet legger til grunn at det foretas en gjennomgang av kostnadsrammen ved beslutningspunkter og/eller overgang mellom faser i prosjektet Risikohåndtering Det forutsettes at Skattedirektoratet følger opp og håndterer prosjektets risiko. Direktoratet skal legge fram en initiell risikoanalyse som beskriver risikofaktorene og hvilke konsekvenser disse eventuelt kan få for prosjektet. Det bør gå fram av risikoanalysen hvilke tiltak som skal iverksettes for å sikre akseptabelt risikonivå og effekten av iverksatte tiltak. Risikoanalysen skal oppdateres løpende. Frist for initiell risikoanalyse settes til 1. april Lønnsomhetsanalyse og gevinstrealisering For beskrivelser av lønnsomhet som prosjektet skal legge til rette for, vises det til prosjektets sentrale styringsdokument fra juni 2015 og tidligere gjennomførte samfunnsøkonomiske analyse. For Skatteetaten, borgerne og andre aktører i offentlig forvaltning vil hovedprosjektets tiltak innebære en forbedring av flere kritiske prosesser, hovedsakelig gjennom etableringen av nye elektroniske grensesnitt. Disse vil muliggjøre raskere og tryggere utveksling av informasjon, samt en mer automatisert saksbehandling. Dette, sammen med nye og forbedrede arbeidsrutiner og forretningsprosesser, vil øke kvaliteten på opplysningene, samt redusere behovet for manuelt og papirbasert arbeid. Folkeregisteret forventes å bli riktigere, bedre ajourholdt, ha høyere kvalitet og samsvare bedre med samfunnsbehovet. Foreløpige beregninger viser samfunnsmessige årlige besparelser på om lag 113 mill. kroner i prissatte effekter. Departementet legger videre til grunn at direktoratet foretar en gjennomgang av lønnsomhetsanalysen ved beslutningspunkter/overgang mellom faser i prosjektet. Skatteetaten må i planene for gevinstrealisering inkludere øvrige sektorer som har nytte av et modernisert folkeregister. Hver enkelt virksomhet eller sektor har selv ansvaret for at gevinstrealiseringen blir gjennomført. Departementet legger til grunn at en første versjon av gevinstrealiseringsplan foreligger innen 1. mars Departementet forventer at gevinster kan tas ut trinnvis.

5 3. ANSVAR OG RAPPORTERING Skattedirektøren har ansvaret for at prosjektet gjennomføres med den forutsatte funksjonalitet, etter den forutsatte framdriftsplan og innenfor de forutsatte kostnadsrammer som fremkommer av det sentrale styringsdokumentet for prosjektet. Skattedirektoratet har et spesielt samordningsansvar for koordinering av «mottaksprosjekter» hos andre aktører. Skattedirektoratet rapporterer til Finansdepartementet v/skattelovavdelingen om status i prosjektet på følgende områder: Framdrift Økonomi Funksjonalitet Risiko Den løpende rapporteringen vil skje i forbindelse med møtene i eget kontaktforum mellom Finansdepartementet og Skattedirektoratet. Finansdepartementet vil invitere andre departementer til å delta etter behov. Det vil også opprettes en referansegruppe med andre departementer slik at de kan holdes orientert om arbeidet. Kontaktforumsmøter avholdes tentativt hver annen måned, men tilpasses viktige milepæler i prosjektet. Rapporteringen skal vise forholdet mellom ferdigstillelse og ressursbruk for de ulike prosjektleveranser (hva er gjort og til hvilken kostnad, hvor mye gjenstår og hva er estimert kostnad for gjenstående). Rapporter fra Skattedirektoratets eksterne kvalitetssikrer skal også følge med rapporteringen. Rapportering utover dette avtales særskilt. Departementet ber om å bli orientert om hvordan prosjektet er organisert. Dersom det oppstår vesentlig risiko for at sentrale milepæler ikke nås innenfor forutsatt fremdriftsplan og kostnadsramme, skal Finansdepartementet orienteres om dette så snart som mulig. Det skal fremmes konkrete forslag til planer for håndtering av mulige avvik. 4. EVALUERING Etter avslutning av prosjektet skal Skattedirektoratet levere en teknisk og økonomisk sluttrapport, prosessevalueringsrapport og til slutt en effektevalueringsrapport. Teknisk-økonomisk sluttrapport: I forbindelse med avslutning av hovedprosjektet skal det utarbeides en teknisk-økonomisk sluttrapport. Rapporten skal oppsummere de viktigste forholdene knyttet til hovedprosjektets resultater, leveranser og økonomiforbruk sammenholdt med prosjektmandat og kostnadsramme. Evaluering av prosjektgjennomføring: Det skal foretas en evaluering av prosjektgjennomføringen snarest mulig etter at hovedprosjektet er avsluttet. Det er viktig at evalueringen utføres med tilstrekkelig uavhengighet til den gjennomførte prosessen. Evaluering av effekter av prosjektet: Etter innføring av løsningen skal etaten foreta en evaluering. Evalueringen skal kartlegge om målsettingene med prosjektet er nådd. Det er viktig at det tilstrekkelig tidlig er etablert referansepunkter og styringsparametere

6 som gjør det mulig å måle hvilke effekter hovedprosjektet har hatt. Det bør foretas en etterkalkulasjon av lønnsomhetsanalysen. Evalueringen må utføres med tilstrekkelig uavhengighet til oppnådde resultater. Departementet vil komme tilbake til tidsfrister for evalueringsrapportene.