Skattedirektoratet Postboks 9200 Grønland 0134 OSLO

Transkript

1 - DET KONGELIGE FINANSDEPARTEMENT Skattedirektoratet Postboks 9200 Grønland 0134 OSLO Deres ref Vår ref Dato 10/319 SWN/PBU Mandat for ny felles ordning for arbeidsgiveres innrapportering av opplysninger om arbeidstakeres ansettelse- og inntektsforhold m.m. (EDAG) 1. BAKGRUNN Formålet med ordningen er i første rekke å forenkle arbeidsgiveres rapportering om ansettelses- og inntektsforhold med mer til Skatteetaten, Arbeids- og velferdsetaten (NAV) og Statistisk sentralbyrå (SSB). Gjennom ordningen er målet å samkjøre myndighetenes informasjonskrav overfor arbeidsgiver i én felles ordning og legge til rette for at arbeidsgiver på en så enkel måte som mulig kan ivareta sin opplysningsplikt. Innholdet i ordningen fremgår av "Lov om arbeidsgivers innrapportering av opplysninger om arbeidstakeres ansettelses- og inntektsforhold med mer (a-opplysningsloven)" av 22. juni 2012, jf. Prop. 112 L ( ) og Prop. 111 S ( ). Ordningen omtales som EDAG (Elektronisk dialog med arbeidsgivere). I dag rapporterer arbeidsgivere til en viss grad de samme opplysningene til Skatteetaten, NAV og SSB på ulike måter og ulike tidspunkt. EDAG innebærer at arbeidsgiver skal rapportere ett sett med pliktige opplysninger om hver enkelt ansatt minst en gang per måned. Opplysningene er ment å dekke det vesentlige av etatenes behov for opplysninger på området, og arbeidsgiver skal ikke måtte gjenta rapportering av informasjon som allerede er gitt. EDAG vil således erstatte flere av de oppgaver og skjemaer som arbeidsgiver i dag må levere; herunder lønns- og trekkoppgaven (LTO), terminoppgaven for arbeidsgiveravgift/følgeskriv til LTO, melding til Arbeidsgiver- og arbeidstakeregisteret, skjema for inntekts- og skatteopplysninger til NAV og opplysninger til bruk for SSBs arbeid med å utarbeide lønnsstatistikker. Ordningen innebærer hyppigere rapportering av opplysninger enn i dag. For å unngå at dette skal gi økt belastning for arbeidsgiverne legges det opp til at opplysningene i all hovedsak leveres elektronisk, og at de produseres av fagsystemer på lønns- og personalområdet. Arbeidsgivere som ikke benytter slike systemer, vil kunne benytte en internettbasert tjeneste, Postadresse Kontoradresse Skattelovavdelingen Saksbehandler Postboks 8008 Dep Akersg. 40 Telefon /33/ * Siri Wenche Nilsen 0030 Oslo Org. nr Telefaks Telefon

2 men det skal også legges til rette for en begrenset mulighet til å levere på papir i en overgangsperiode. Den elektroniske kommunikasjonen med arbeidsgiver løses via tjenester i Altinn, med mulighet for alternative løsninger. Felles innhenting av opplysninger fra arbeidsgivere til Skatteetaten, NAV og SSB forutsetter etablering av en felles forvaltning for å ivareta helheten i ordningen. Skatteetaten er ansvarlig for fellesforvaltningen, dvs, informasjon og veiledning til arbeidsgiver samt ivaretakelse av ordningen. Gjennomførte analyser anslår en betydelig årlig innsparing for arbeidsgivere når ordningen er etablert og utprøvd. Den endelige utformingen av ordningen vil kunne påvirke den reelle innsparingen, men ved utforming av ordningen skal det legges vesentlig vekt på at den gir økonomiske gevinster for arbeidsgiverne. EDAG innebærer at Skatteetaten, NAV og SSB får tilgang til et felles, konsistent og oppdatert datagrunnlag som kan legges til grunn for beskatning, fastsettelse av ytelser og produksjon av statistikk. Dette vil gi grunnlag for økt effektivitet og bedre oppgaveløsning i etatene og samlet sett forenkle dagens prosesser for datainnhenting. Ordningen forventes å gi økt kvalitet på de data som legges til grunn for flere av NAVs ytelser og vil i tillegg være viktig i forbindelse med innføringen av uførereformen og til automatisering av saksbehandlingen. Videre vil mer korrekt grunnlag for fastsettelse av ytelser kunne redusere omfanget av feilutbetalinger. Ordningen vil legge til rette for løpende innsyn for mottakere av lønn, pensjon m.m. (lønnsmottakere) i den informasjon som er gitt til myndighetene om deres ansettelses- og lønnsforhold. Videre vil ordningen legge grunnlag for økt omfang av "selvbetjeningsløsninger", økt bruk av "digitalt førstevalg, samt redusert behov for lønnsmottakere for å dokumentere inntekter og gjennomført trekk ved henvendelser til det offentlige. 2. MÅL, FUNKSJONALITET, FRAMDRIFT, KOSTNADSRAMMER MV. 2.1 Innledning EDAG Hovedprosjekt skal gjennomføres på bakgrunn av: Det sentrale styringsdokumentet for EDAG, versjon 1.0 Prop. 112 L ( ) Endringar i skatte-, avgifts og tollovgivinga Prop. 111 S ( ) Tilleggsbevilgninger og omprioriteringer i statsbudsjettet Mål Hensikten med hovedprosjektet er å forberede, utvikle løsning for og koordinere innføring av EDAG. I tillegg skal hovedprosjektet forvalte vesentlige deler av ordningen i første driftsår. Hovedprosjektet skal også koordinere de etatsvise mottaksprosjekter og sikre helhetlig rapportering til styrende organer. Departementet forutsetter at økonomiregelverkets bestemmelser ivaretas. Side 2

3 2.2.1 Samfunnsmål Målet for EDAG er å samkjøre myndighetenes krav til å gi opplysninger om inntektsmottakere, ansettelses- og lønnsforhold med mer, slik at de opplysningspliktige kan følge opp disse kravene så enkelt som mulig. Dette skal gi betydelige effektiviseringsgevinster for arbeidsgiverne og legge grunnlaget for en mer effektiv forvaltning Effektmål Effektmålene for ordningen er: EDAG skal gjøre det mindre ressurskrevende å gi pliktige opplysninger til myndighetene om inntektsmottakere, deres ansettelses- og inntektsforhold med mer. EDAG skal bidra til økt effektivitet og bedre oppgaveløsning i de tre etatene. EDAG skal legge grunnlag for bedre tjenester fra det offentlige overfor inntektsmottakere og opplysningspliktige. 2.3 Leveranser Det skal utarbeides plan for innføringen som omfatter de viktigste leveransemilepælene i både hovedprosjektet og de etatsvise mottaksprosjektene. Basis for denne planen er de tidsrammer som er angitt i mandat og i det sentrale styringsdokumentet for prosjektet. God og realistisk tilrettelegging av ordningen skal sikres gjennom en prøvedrift i forkant av iverksettelsen. Det forventes at EDAG skal innbefatte følgende: Reelverk Hovedprosjektet skal, i nært samarbeid med ansvarlige linjeenheter i Skatteetaten, NAV og SSB, utarbeide utkast til regelverk for EDAG. SKD skal forestå høringen med mindre annet blir bestemt. Regelverket skal ha en utforming som bidrar til å realisere effektmålene for hovedprosjektet etter følgende retningslinjer: Regelverket skal etablere klare regler for innrapportering og behandling av data om inntektsmottakere, ansettelses- og inntektsforhold mv. Regelverket skal legge til rette for forenkling av prosesser relatert til ordningen hos de opplysningspliktige. Regelverket skal søke å avgrense informasjonsplikten gjennom EDAG til kun å omfatte informasjon som er påkrevd for de ordningene etatene forvalter, og skal søke å balansere informasjonsbehovet for de ordningene etatene forvalter, opp mot kostnaden hos de opplysningspliktige ved å gi informasjon. Regelverket skal ivareta hensyn til personvern og rettssikkerhet gjennom klare hjemler for etatenes innsamling og utlevering av opplysninger. Innføringen av EDAG innebærer at hver enkelt etat må gjøre nødvendige utredninger for å tilpasse sitt sektorregelverk og sine rutiner og systemer slik at informasjon fra EDAG utnyttes Side 3

4 på en effektiv måte. Hovedprosjektet skal arbeide aktivt med sikte på at etatene harmoniserer regelverket innen sine respektive områder, herunder størst mulig bruk av fellesbegreper for å beskrive ansettelses- og lønnsforhold mv. I denne forbindelsen skal hovedprosjektet ta initiativ til at slike behov blir lagt fram for styrende organer i prosjektet. Eksisterende rapporteringer om ansettelses- og lønnsforhold mv. skal avvikles og regelverket tilpasses EDAG. Dette skal sikres gjennom egne mottaksprosjekter i de deltakende etater. Ansvarlig departement må påse at det utarbeides egne mandater for mottaksprosjektene i samråd med hovedprosjektet, innen 1. januar Tilrettele in av over an til EDAG utviklin sleveranser Innføring av EDAG forutsetter koordinert tilrettelegging og gjennomføring av utviklingsarbeid hos et stort antall berørte aktører. Hovedprosjektet har ansvar for å sikre god kommunikasjon mellom berørte aktører og å koordinere arbeidet, og har i denne forbindelse også ansvar for gjennomføring av egne spesifikke utviklingsaktiviteter. Hovedprosjektet skal: Etablere god kommunikasjon både med brukere av informasjon fra EDAG og med representanter for de opplysningspliktige, samt de som yter tjenester og utvikler systemer for behandling av opplysninger om inntektsmottakere, ansettelser mv. Det skal utarbeides en informasjonsplan og nødvendig informasjon skal gis til alle berørte til rett tid, slik at alle har et godt grunnlag for å planlegge sine oppgaver i forbindelse med innføringen. Etablere et samarbeid med leverandører av de IT-systemer som brukes av de opplysningspliktige innen lønns- og personalområdet. Dette med sikte på at disse systemene skal være godt tilrettelagt og klare for produksjon av EDAG-meldinger fra og med innføring av ordningen. Dette samarbeidet skal blant annet omfatte: God informasjon til rett tid om de krav som vil stilles til IT-systemene både med hensyn til informasjonsinnhold og funksjonalitet. Tilrettelegge mottaksløsninger og gode muligheter for testinnlevering og prøvedrift. Informasjon som gir leverandørene et godt grunnlag for å utarbeide egnet opplæring ved overgang til nye systemversjoner hos de opplysningspliktige når ordningen etableres. Utvikle egnet portalløsning og et papirbasert innleveringsalternativ for den del av de opplysningspliktige som ikke leverer EDAG-meldinger gjennom lønns- og personalsystem. I tillegg skal det utarbeides et egnet opplegg for produksjonssetting og informasjon til brukerne. Egnetheten av løsninger og innføringsopplegg skal verifiseres overfor aktuelle brukergrupper før produksjonssetting gjennom prøvedrift, brukevennlighetstester eller på andre måter. Utvikle en felles mottaksløsning for EDAG-meldinger, med funksjonalitet for verifikasjon av meldinger og oppfølging overfor opplysningspliktig. Mottaksløsningen skal ha funksjonalitet for formidling av informasjon til/mellom øvrige samarbeidende etater, inkludert styring av informasjonstilgang. Utvikle tjenester som gir arbeidsgiver innsyn i sine meldingsleveranser og inntektsmottaker innsyn i egne opplysninger innlevert fra alle arbeidsgivere. Side 4

5 Etablerin av EDAG fellesforvaltnin FF Innføring av EDAG forutsetter at det etableres en felles forvaltning for EDAG som blant annet vil ha ansvar for: Informasjon om ordningen til opplysningspliktige, til brukere av opplysninger fra EDAG, og til de som leverer systemer og tjenester for håndtering av EDAG-informasjon Koordinert tilbakemelding og oppfølging til opplysningspliktige Forvaltning av felles systemløsninger for EDAG Håndtering av risiko ved avvik knyttet til drift av ordningen som helhet Systemløsning for fellesforvalting for EDAG er forutsatt realisert og driftet i regi av Skatteetaten. Løsningen tilrettelegges slik at NAV og SSB forløpende får tilgang til informasjon innhentet fra arbeidsgivere i henhold til etatenes hjemler for tilgang. Utviklin for anvendelse av EDAG-informas'on mottaks ros'ekter Hver enkelt etat har ansvar for å gjennomføre et mottaksprosjekt som skal sikre nødvendige forberedelser til iverksetting av den nye ordningen for egen etat. Dette inkluderer tilpasninger og driftsetting av systemer for å utnytte informasjon fra EDAG og avvikling av de ordninger som skal erstattes av EDAG. Hovedleveranser i disse mottaksprosjektene er: For NAV: Tilpasse og utvikle Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret) slik at dette kan holdes å jour Tilpasse systemer for innhenting av inntektsgrunnlag for ytelser, inkludert uførereformen fra 2015 Avvikle dagens innrapporteringsordning til Aa-registeret For Skatteetaten: Tilpasse system for skatteinnkreving (SOFIE) slik at EDAG-meldingen danner grunnlag for betalingskrav for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift for de opplysningspliktige Tilpasse systemer for produksjon av selvangivelse og skatteoppgjør Avvikle dagens rapporteringsordninger for terminoppgaver og LTO For SSB: Tilpasse systemer og rutiner for produksjon av sysselsettings- og lønnsstatistikk og annen økonomisk statistikk basert på utnyttelse av informasjon Avvikle dagens rapporteringsordning for innhenting av opplysninger for lønnsstatistikk Hver enkelt etats mottaksprosjekt har ansvar for informasjon til og opplæring av egne ansatte. Dette gjelder også parter som deltar i oppbygging og gjennomføring av framtidig drift og forvaltning. Mottaksprosjektene skal gjennomføres i henhold til planer som er avstemt med og koordinert av hovedprosjektet. Side 5

6 Leveranser fra MAG- ros'ektet Moderniserin av runnla sdata Felles systemløsning for EDAG skal bygges som et tillegg til MAG-løsningen og EDAG hovedprosjekt skal bestille nødvendig funksjonalitet fra MAG-prosjektet. 1VIAG-prosjektet skal etablere et eget løsningsteam for EDAG, og vil styrke sin kapasitet på teknisk arkitektur. Spesielt gjelder dette sikkerhetsarkitektur for brukere fra SSB, NAV og skatteoppkreverne. 2.4 Arkiteldur Systemløsningen utvikles i henhold til de prinsipper og retningslinjer som gjelder for arkitekturen i forvaltningen og i de respektive etatene og som er nedfelt i det sentrale styringsdokumentet for EDAG. Dette innebærer blant annet: Altinn brukes som basis for portalløsning og web-tjenester for de opplysningspliktige. Brønnøysundregistrene har i denne forbindelse ansvar for å realisere de komponenter i de samlede løsningene som angitt i det sentrale styringsdokumentet. Felles systemløsninger for EDAG utvikles innen Skatteetatens nye tjenesteorienterte ITarkitektur, og med basis i tjenester som er en del av Skatteetatens nye løsninger for elektronisk innhenting av informasjon fra næringslivet (MAG-prosjektet). NAVs løsninger for utnyttelse av EDAG-informasjon i forbindelse med uførereformen fra 2015 planlegges utviklet som ledd i NAVs moderniseringsprogram. EDAG vil også være en viktig del av NAV strategi for modernisering på andre ytelsesområder. Øvrige tilpasninger i etatsvise systemer gjennomføres med basis i de etatsvise standarder og retningslinjer som gjelder for de enkelte systemene. 2.5 Framdrift EDAG hovedprosjekt skal gjennomføres i fire faser: Fase 1: Utvikle løsningsspesifikasjon 2012 Fasen inneholder det regelverks- og spesifikasjonsmessige grunnlaget for utviklingen av systemløsningene. Løsningsutviklingsarbeidet påbegynnes. Hovedleveranse og avslutning av fasen er at forskrifter for EDAG (aopplysningsloven) sendes på høring til berørte per januar Milepæler: - 1. september oktober Første spesifikasjon av mottaksløsningene ferdig Start løsningsutvikling EDAG melding versjon 1.0 klar Høringsgrunnlag forskrifter ferdig Fase 2: Utvikle prøvedriftsløsning 2013 Dette er i første rekke en utviklingsfase av systemløsningene og start på innføringsarbeidet, samt etablering av pilotene. Hovedleveranse og avslutning av fasen er ferdig prøvedriftsløsning per 31. desember Side 6

7 Milepæler: - 1. juni - 1. juli - 1. september Piloter etablert Hovedplan for innføringen vedtatt EDAG versjon 1.0, hovedversjon for prøvedrift ferdig Prøvedrift justeringsversjon (EDAG versjon 1.1) ferdig, inkludert ferdigstillelse av nødvendige komponenter for EDAG Status risiko drift forutsetninger og beslutning Fase 3: 2014 Prøvedrift og forberedelser til iverksettelse Hovedleveransen er gjennomføring av prøvedriften, ferdigstille systemløsningene og forberede overgangen til drift gjennom etablering av EDAG fellesforvaltning. Innføringsarbeidet overfor både arbeidsgivernes tjenesteleverandører og arbeidsgivere direkte, intensiveres vesentlig. Ved avslutning av fasen er løsning klar for landsdekkende iverksettelse med drift og forvaltningsapparat, og alle parter forberedt på overgangen per 31. desember Milepæler: - 1. januar - 1. mai - 1. juni - 1. august - 1. oktober - 1. desember Prøvedrift iverksatt Alle innføringssegmenter operative Utvidet prøvedrift med prioriterte etatsløsninger iverksatt EDAG fellesforvaltning (EFF) etablert og operativ Målepunkt totalkvalitet, vedtak om forutsetninger om drift i 2015 Overgangsrutiner og utvidet støtteapparat gjennom EFF klart EDAG versjon 2.0 klar til drift Fase 4: 2015 Drift og forbedringer Hovedleveransene i fase fire er iverksettelsen av ny ordning per 1. januar 2015, samt avviklingen av de eksisterende. I fasen inngår driften av EFF og ev. løpende forbedringer. Hovedleveranse og avslutning av prosjektet er en ordning i stabil drift og at etatene nyttiggjør seg EDAG-informasjon. Overlevering skjer til EFF og de deltakende etater. Fasen og prosjektet er planlagt avsluttet 31. desember Milepæler: - 1. januar - 1. mars - 1. juli - 1. oktober Iverksettelse av ordningen Overgangsordninger saneres, NAV benytter EDAG i ny uførereform Status første halvår vedtatt justeringsbehov Komplette regler for validering av EDAG-meldingene iverksatt EFF overføres til ordinær drift i Skatteetaten Hovedprosjektet avvikles Side 7

8 Visualisert framdriftsplanl: halvår 2.halvår 1 kv 2 kv 3kv 4kv 1 kv 2 kv 3 kv 4 kv 1 kv 2 kv 3 kv 4kv Løsningsspesifikasjon Løsningsutvikling Prøvedrift/iverksettelse Drift og forbedringer Regelverksutvikiin Høring og tilpasning Kommunikasjon / informasjon / opplæring Integrasjonstesier 2.6 Kostnadsrammer Arbeidet med å nå ovennevnte mål for hovedprosjektet, herunder krav til funksjonalitet og framdrift, forutsettes å skje innenfor kostnadsrammen på 580 mill, kroner i perioden jf. Prop. 111 S ( ). Av kostnadsrammen utgjør basiskostnaden 448 mill, kroner og usikkerhetsavsetningen 132 mill. kroner, hvorav P50 utgjør 52 mill, kroner og P85 80 mill. kroner. Kostnadsrammen bevilges på kapittel 1618 post 22 (Skatteetaten). Beslutning om ev. bruk av usikkerhetsavsetningen P50 tas av Skattedirektoratet. Beslutning om ev. bruk av usikkerhetsavsetningen P85 tas av Finansdepartementet. Kostnadsrammen prisjusteres i de årlige statsbudsjettene. Departementet legger til grunn at det foretas en gjennomgang av kostnadsrammen ved beslutningspunkter og overgang mellom faser i prosjektet. Om 'Tilpasse /utvikle etatssystemer": For NAV berøres alle systemer som baseres seg på inntektsavhengig informasjon i saksbehandlingen og Aa-registeret. For Skatteetaten er det i første rekke skatteregnskap, selvangivelse, likning og skatteoppgjør som berøres. SSB på sin side må bygge om både fellesmottak og de bakenforliggende statistikkløsninger som benytter inntekts- og ansattinformasjon. Side 8

9 2.7 Lønnsomhetsanalyse og gevinstrealisering For beskrivelse av lønnsomhet som hovedprosjektet skal legge til rett for, vises det til arbeidsgrupperapporten "EDAG - Elektronisk Dialog med Arbeidsgivere - forslag til ny ordning" av. 17. februar Formålet med ordningen er i første rekke å forenkle arbeidsgiveres innrapportering ved at arbeidsgiver ikke skal måtte levere de samme opplysningene tlere ganger. Arbeidsgiveres bruk av ressurser blir dermed mindre. En analyse gjennomført av PwC (PricewaterhouseCoopers) har beregnet årlige besparelser for arbeidsgiverne på om lag 500 mill. kroner. For mottakere av lønn, pensjon mv. vil ordningen blant annet innebære redusert behov for å dokumentere inntekt og gjennomført trekk ved henvendelser til det offentlige. For Skatteetaten, NAV og SSB vil ordningen bidra til økt effektivitet og bedre oppgaveløsning, samt legge grunnlag for at etatene kan utvikle bedre tjenester overfor inntektsmottakere og arbeidsgivere. Ordningen er i tillegg viktig for NAV for at ny uføreordning kan tre i kraft fra 2015 som planlagt. Departementet legger til grunn at etatene utarbeider egne lønnsomhetsanalyser og videre at Skattedirektoratet, innen utløpet av 2013, legger fram en samlet lønnsomhetsanalyse for EDAG med tilhørende gevinstrealiseringsplan. Departementet legger videre til grunn at Skattedirektoratet gjør en gjennomgang av lønnsomhetsanalyse ved påfølgende beslutningspunkter og overgang mellom faser. 2.8 Risikohåndtering Det forutsettes at etatene gjennom hovedprosjektet legger fram risikoanalyse som beskriver risikofaktorene og hvilke konsekvenser disse kan få for hovedprosjektet. Denne skal baseres på Usikkerhetsanalysen for EDAG av 23. juni Denne ble gjennomført ved utarbeidelsen av det sentrale styringsdokumentet for EDAG. Det bør fremgå av risikoanalysen hvilke tiltak som skal iverksettes for å sikre et akseptabelt risikonivå. Frist for initiell risikoanalyse settes til 1. november Risikohåndtering og oppdatert risikoanalyse, både for hovedprosjektet og for de etatsvise mottaksprosjektene er en del av den løpende statusrapporteringen. Departementet legger til grunn at Skattedirektoratet koordinerer og gjennomfører slik samlet rapportering. 2.9 Endringshåndtering Kravene til leveranser fra hovedprosjektet i mandatet og i styringsdokumentet danner basis for rapportering av status og framdrift. Effektmål for hovedprosjektet er basert på analyser med basis i at ordingen utformes som angitt i høringsbrevet av 4. mars Vesentlige endringer i utforming av ordningen vil ha betydning for muligheten til å nå effektmålene. Slike endringer, inkludert den virkning de forventes å ha for effektmålene, skal behandles i styrende organer for hovedprosjektet. Kostnader og gjennomføringstid for hovedprosjektet samt omfang av driftskostnader er basert på de krav til leveranser som er angitt i styringsdokumentet. Vesentlige endringer i Side 9

10 kravene til leveranser, inkludert de virkninger disse endringene har for kostnader og gjennomføringstid skal behandles i styrende organer for hovedprosjektet. I driftsfasen må det påregnes endringer i ordningen som kan medfører kostnader og betydelig tid for iverksetting. Dette kan påvirke de forventede effektene av ordningen. Før prosjektet avsluttes skal det være etablert organer og prosedyrer for behandling av endringer i ordningen i driftsfasen. Organene skal ha deltakelse fra berørte etater og departementer og skal behandle innholdet i endringer, kostnader, gjennomføringstid og effekter eventuelle endringer vil ha for opplysningspliktige, for etatene og for andre berørte. 3. ANSVAR OG RAPPORTERING Skattedirektøren har ansvaret for at EDAG Hovedprosjekt som helhet gjennomføres på en godt koordinert måte og i henhold til det omfang, den framdrift og de kostnadsrammer som framgår av det sentrale styringsdokumentet for EDAG, versjon 1.0. Skattedirektøren gis i oppdrag å koordinere planene for det samlede arbeidet, inkludert leveranseplaner, for mottaksprosjektene i de samarbeidende etater. Den enkelte deltakende etat har ansvar for leveransene fra eget mottaksprosjekt i henhold til plan. Skattedirektoratet har ansvar for å organisere et godt samarbeid med skattoppkreverne angående innføring av ordningen, inkludert tilpasninger av systemløsninger for bruk hos skatteoppkrever. Ansvarlig for mottaksprosjektet i hver etat skal etter en avtalt rutine skriftlig rapportere status for mottaksprosjektet til leder for hovedprosjektet. Prosjektleder utarbeider månedlig en rapport om samlet status i hovedprosjektet som helhet inkludert status for mottaksprosjektene. Denne rapporten danner grunnlag for rapportering til Skattelovavdelingen i Finansdepartementet. Statusrapportene skal vise forholdet mellom ferdigstillelse og ressursbruk knyttet til de ulike prosjektleveranser (hva er gjort og til hvilken kostnad, hvor mye gjenstår og hva er estimert kostnad for gjenstående), og skal oppsummere: Framdrift Leveranseomfang Økonomi Risiko Rapporteringen til Finansdepartementet gjennomgås og behandles i møter i eget kontaktforum med deltakelse fra berørte departementer. Skatteetaten presenterer status for EDAG hovedprosjekt samt eget mottaksprosjekt, NAV og SSB tilsvarende for sine mottaksprosjekter. Kontaktforumsmøter avholdes tentativt hver annen måned, og tilpasses viktige milepæler i prosjektet. Rapportering utover dette avtales særskilt. Mindre avvik og endringer skal søkes løst på prosjektnivå. Ved større endringer i prosjektomfang, fremdrift og kostnadsrammer skal saken behandles i Styringsgruppen og ev. i møte mellom de samarbeidende etaters ledere fra Brønnøysundregistrene (Brreg), Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), NAV, Skattedirektoratet (SKD) og SSB, før behandling på departementsnivå og i kontaktforum. Etatsledermøtet er ikke en del av Side 10

11 hovedprosjektets formelle styringsstruktur, men opprettes for å sikre etatsvise avklaringer og prioriteringer. Illustrasjon av organisasjonsmodellen: Ekstern kvafitetssikring FIN Kontaktforum F1N, AD, FAD, NHD AD FINNHD... Etatsledemøtet Skattedirelabren SKD Prosjekteier Ekstern kvafitetssikring EDAG Styringsgruppe (BRREG, DIFI, NAV, SKD, SSI3) EDAG fagråd EDAG Hovedprosjekt NAVSKDSSB StyringsgrpStyringsgrpStyringsgrp Brreg Plan/ OppfølgINI Strategi Regelverks utviklingløsninginnføringforvaltning NAVSKDSSB MottakMottakMottak Dersom det oppstår vesentlig risiko for at sentrale milepæler ikke nås innenfor de fastsatte tidsfrister og kostnadsrammer, skal Finansdepartementet orienteres så snart som mulig. Det skal fremmes konkrete forslag til planer for håndtering av mulige avvik. 4. EVALUERING Etter avslutning av prosjektet skal Skattedirektoratet i samarbeid med involverte etater levere en teknisk-økonomisk sluttrapport, prosessevalueringsrapport og til slutt en effektevalueringsrapport. Teknisk-økonomisk sluttrapport: I forbindelse med avslutning av hovedprosjektet skal det utarbeides en teknisk-økonomisk sluttrapport. Rapporten skal oppsummere de viktigste forholdene knyttet til hovedprosjektets resultater, leveranser og økonomiforbruk sammenholdt med prosjektmandat og kostnadsramme. Evaluering av prosjektgjennomføring:det skal foretas en evaluering av prosjektgjennomføringen snarest mulig etter at hovedprosjektet er avsluttet. Det er viktig at evalueringen utføres med tilstrekkelig uavhengighet til den gjennomførte prosessen. Side 11

12 Evaluering av effekter av hovedprosjektet: Etter innføring av ordningen skal etatene foreta en evaluering. Evalueringen skal kartlegge om målsettingene med ordningen er nådd. Det er viktig at det tilstrekkelig tidlig er etablert referansepunkter og styringsparametere som gjør det mulig å måle hvilke effekter hovedprosjektet har hatt. Det bør foretas en etterkalkulasjon av lønnsomhetsanalysen. Evalueringen må utføres med tilstrekkelig uavhengighet til oppnådde resultater. Tidspunkt for denne evalueringen vil departementet komme tilbake til. Med hilsen ( 7 Knut Erik olt e.f. avdelingsdirektør ( ykdv1 "øys ein Schønberg- evbo avdelingsdirektør Kopi: Arbeidsdepartementet Nærings- og handelsdepartementet Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet Statistisk sentralbyrå Side 12