FITS Endringsstyring Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012

Transkript

1 FITS Endringsstyring Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012

2 FITS endringsstyring Innhold ES 1 Introduksjon... 1 ES 2 Oversikt... 1 ES 3 Implementeringsveiledning... 4 ES 4 Driftsveiledning ES 5 Roller og ansvar ES 6 Gjennomgang av prosessen Vedlegg Tegnforklaring Begrep fra ordliste: Krysshenvisning: Begrep fra ordliste Krysshenvisning Om bruken av dette materialet Becta 2004 Dette materialet kan gjengis kostnadsfritt, i hvilket som helst format eller medium og uten spesiell tillatelse, forutsatt at det ikke gjøres for å oppnå materiell eller økonomisk gevinst. Materialet må gjengis presist, og ikke brukes i en villedende kontekst. Dersom du utgir materialet på nytt eller utsteder det til andre må du erkjenne dets kilde, opphavsrettsstatus og utgivelsesdato. Utgitt i mars 2004 Opprinnelig publisert på nett i september 2003 som en del av Bectas nettsted Becta har gjort sitt ytterste i innsamlingen av dette materialet for å sikre at informasjonen er korrekt på utgivelsestidspunktet, men kan ikke holdes ansvarlig for eventuelle tap, skadevirkninger eller besvær forårsaket av feil eller unøyaktigheter i materialet. Selv om alle referanser til eksterne kilder (inkludert nettsteder lenket til Bectas nettsted) er kontrollert ved innsamling og også regelmessig etter dette, tar ikke Becta ansvar for eller på annen måte gir sin støtte til produkter eller informasjon i materialet, inkludert kildemateriale. Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 Materialet foreligger opprinnelig på engelsk, og er tilgjengeliggjort på norsk av Senter for IKT i utdanningen. Senter for IKT i utdanningen kan ikke holdes ansvarlig for feil eller unøyaktigheter i det opprinnelige materialet eller i den norske oversettelsen, heller ikke for eventuelle konsekvenser av dette. Senter for IKT i utdanningen veileder norsk utdanningssektor om IKT på vegne av Kunnskapsdepartementet, les mer på senterets nettsted Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012

3 FITS endringsstyring ES 1 Introduksjon Gir det deg hodebry å gjøre endringer i din IKT? I så fall er endringsstyring noe for deg... ES 1.1 Formål Formålet med denne delen er å introdusere temaet endringsstyring og å hjelpe deg med å implementere prosessen på din skole med et minimum av forberedelser og opplæring. ES 1.2 Mål Målene for denne delen er å gjøre deg i stand til å: forstå konseptet og fordelene med endringsstyring forstå hva som inngår i prosessen for endringsstyring forstå roller og ansvar i endringsstyring implementere en grunnleggende endringsstyringsprosess på din skole fortsette å drive endringsstyringsprosessen identifisere nyttige målinger for å få utbytte av endringsstyringsprosessen du har implementert gjennomgå implementeringen og oppsummere fremgang. ES 2 Oversikt ES 2.1 Hva er endringsstyring? Endringsstyring er en prosess for å administrere gjennomføringen av endringer i en IKT- infrastruktur, inkludert maskinvare, programvare, tjenester og tilhørende dokumentasjon. Formålet er å minimalisere avbrudd for IKT- tjenester som følge av endringer, samt å sikre at registreringer av maskinvare, programvare, tjenester og dokumentasjon holdes oppdatert. Slik FITS definerer endringsstyring kan en endring være resultatet av en teknisk svikt eller et problem. Endringens art og innhold vil identifiseres i prosessene for problemstyring, tilgjengelighetsstyring eller kapasitetsstyring. Alternativt kan en endring være resultatet av nye krav til programvare eller maskinvare. I så fall vil prosessen for utgivelsesstyring være hvor du definerer og utvikler nye tjenester samt sikrer at de er klare for implementering. Endringsstyringsprosessen bidrar til at den faktiske endringen skjer, og innbefatter prosesselementer som konsekvensanalyse, godkjenning, planlegging, gjennomføring og kommunikasjon. Noen eksempler på endringer er: å erstatte en stasjonær PC som har feilet å installere et nytt program å tildele en programvarelisens til en bruker å installere ekstra minne i en server å revidere et prosedyredokument. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 1

4 ES 2.2 Hvorfor bruke endringsstyring? Endringsstyring er en proaktiv teknisk støtte som fokuserer på forebygging av hendelser og problemer ved hjelp av effektiv planlegging. Noen av fordelene er: konsekvent planlegging av endringer konsekvent planlegging i tilfelle en endring mislykkes kommunikasjon med aktuelle parter før endringen skjer mottatt godkjenning fra aktuelle parter før endringen skjer redusert antall hendelser og problemer forårsaket av ikke- planlagte endringer tid brukes på forberedelse og forebygging heller enn brannslukking og nedetid. ES 2.3 Hvem bruker endringsstyring? Endringsstyring brukes hovedsakelig av de ansvarlige for IKT og IKT- teknisk støtte. Brukerrepresentanter kan også involveres for å dele sitt syn på endringer av tjenester og på tidsplanleggingen av endringer. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 2

5 ES 2.4 Hvordan fungerer endringsstyring? Endringsstyring fungerer i hovedsak ved at du utfører konsekvent planlegging, kommunikasjon, godkjenning og tidsplanlegging av endringer ved hjelp av en repeterende prosess og involvering av vanlige bidragsytere. Endringsstyringsprosessens prosessflytdiagram illustrerer dette. Prosessen kan brukes på alle endringer, inkludert de som individuelle brukere ber om, eller den kan kun brukes til store infrastrukturendringer som påvirker mer enn én bruker. Vi anbefaler at du bare bruker den på større endringer, og derfor er endringsforespørsler fra brukere håndtert separat i prosessen for hendelsesstyring (HS). Endringsstyringsprosessen aktiveres av en endringsforespørsel, det vil si et dokument for registrering av endringsdetaljer, og av tilhørende godkjenninger og gjerne en rådgivende komité for endringer. Endringsforespørsel * En endringsforespørsel skal fullføres for hver endring, med ulike roller som bidrar på ulike stadier. Det gir en sjekkliste over elementer som skal vurderes og godkjennes før endringen gjennomføres. Se vedlegg A for vårt eksempel på en endringsforespørsel. Så lenge kommunikasjonen mellom partene er effektiv og tidsmessig riktig kan du være i stand til å håndtere en endring ved kun å bruke endringsforespørselen. Alternativt kan det være mer hensiktsmessig å samle personer med godkjennelsesmyndighet på regelmessig basis, for å godkjenne endringer og avholde møter i den rådgivende komiteen for endringer (se under). Endringsforespørsler kan også brukes som innspill til konfigurasjonsstyringsprosessen for å sikre at informasjon om infrastrukturen holdes oppdatert. Rådgivende komité for endringer Rådgivende komité for endringer er et forum hvor sentrale representanter for endringsstyringsprosessen møtes jevnlig. Forumet foretar vurdering av, og godkjenning eller avvisning av, foreslåtte endringer og endringsplaner. Endringsplanene dokumenteres vanligvis i møtereferatene. * Må ikke forveksles med en brukers anmodning om en endring på sin datamaskin eller annet personlig IKT- utstyr. Slikt skal initieres ved hjelp av et hendelses- /forespørselsskjema som beskrevet i hendelsesstyringsprosessen. Endringsforespørselsskjemaet det her refereres til er relatert til endringer i felles IKT- infrastruktur initiert av IKT- personalet, selv om disse kan være et resultat av hendelser eller forespørsler fra en bruker. ES 2.5 Hva koster endringsstyring? Kostnadene for endringsstyring har tre aspekter: utgifter, personer og tid. Rent utgiftsmessig er kostnader kun knyttet til kjøp av programvare utviklet for å støtte etablering og behandling av endringsforespørsler. Vi anbefaler at du ikke kjøper programvare på dette stadiet, men at du benytter malene vi har laget og gjort tilgjengelige for nedlasting. Implementerings- og driftsveiledningene henviser til maler etter hvert som du trenger dem, og vi har også gruppert dem sammen i vedleggene. Når det gjelder personer krever endringsstyring kun spesialister på endringer på fulltid dersom det er et stort volum av kontinuerlige endringer, vanligvis i store organisasjoner. På en skole skal du kunne fordele nødvendige roller og ansvar til eksisterende stabsmedlemmer. Det henvises til roller og ansvar gjennom hele denne delen om endringsstyring, men roller og ansvar er også gruppert sammen i ES 5 Roller og ansvar. Det er vanskelig å bestemme hvor mye tid som vil gå med til en operativ endringsstyringsprosess. Dette vil avhenge av volumet av endringer på din skole. Det vil være en avveining mellom å bruke tid på å planlegge og Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 3

6 forberede endringer grundig, og å gjøre endringer uten planlegging som senere kan føre til hendelser og problemer. Vi mener det er bedre å forebygge enn å reparere! Husk også å sette av tid til implementering og det å integrere prosessen med de vanlige daglige aktiviteter. Vi har laget en aktivitetstabell som kan hjelpe deg i planleggingen av hvor mye tid som trengs. Aktivitet Eksempel Mer informasjon Forberede implementering Diskusjoner, planlegging ES 3 Implementeringsveiledning Implementering Opplæring, pilot, faktisk gjennomføring ES 3 Implementeringsveiledning Gjennomgang av implementering Utarbeide endringsforespørsler Vurdere endringsforespørsler Administrere rådgivende komité for endringer Problemer med prosesser eller roller ES 3 Implementeringsveiledning Planlegge endringer, fylle ut skjema ES 4 Driftsveiledning Få skjema i omløp, godkjenninger ES 4 Driftsveiledning Agenda, referater, møtetidspunkt ES 4 Driftsveiledning ES 3 Implementeringsveiledning ES 3.1 Definer hva som må gjøres Som beskrevet i den generelle tilnærmingen til å implementere FITS så anbefaler vi en syklisk tilnærming til implementering av nye prosesser. Start i det små og bygg videre på solide fundamenter. FITS handler om å holde ting enkelt. FITS fremmer også en syklisk tilnærming til implementeringen: start i det små og gjør kontinuerlige forbedringer. Dette materialet introduserer prosessene, sammen med enkle instruksjoner og verktøy. Når du har implementert prosessene kan du bruke verktøyene for å samle informasjon for å gjøre forbedringer, og deretter starte neste runde i syklusen. En slik forbedringsprosess gjør det mulig å implementere beste praksis i små, håndterlige trinn. Du vil derfor se fordeler allerede på et tidlig tidspunkt, og unngå å bli overveldet av mye ekstraarbeid. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 4

7 FITS sin tilnærming til implementering av endringsstyring er beregnet for folk med lite ledig tid til å implementere prosesser og prosedyrer, fordi de daglige aktivitetene er uforutsigbare og må prioriteres. Prosess Implementer endringsstyringsprosessen kun for store endringer og test prosessen i en mindre gruppe: opprett endringsforespørsler for delte infrastrukturelementer slik som servere begrens antall prosessdeltagere så langt som mulig. Verktøy Hold verktøyene enkle og slik at de kun trenger et minimum av innsats: bruk en Word- mal for endringsforespørsler og ha noen eksemplarer ferdig utskrevet bruk en Excel- rapportmal. Informasjon Begynn å samle data umiddelbart for å vise fremgang, og lag månedsrapporter som inkluderer: totalt antall endringsforespørsler totalt antall godkjente endringsforespørsler totalt antall forkastete endringsforespørsler antall vellykkete implementerte endringer antall mislykkete endringer. Vårt mål er å hjelpe deg med å fjerne noe uforutsigbarhet, ved å innføre "beste praksis"- prosesser i små trinn, for så å se fordeler så raskt som mulig. Langtidsperspektivet Endringsstyring bør anvendes for alle endringer, fra de som berører alle eller mange brukere slik som en serveroppgradering, til små individuelle endringer slik som å installere et program på en enkelt datamaskin. Dette sikrer at det finnes en konsekvent fremgangsmåte for å holde utstyrsoversikten oppdatert. Dette aspektet ved "beste praksis" dekkes i mer detalj i prosessen for konfigurasjonsstyring (se KONF). Å anvende endringsstyringsprinsippene for alle endringer oppmuntrer også til konsekvent og nøyaktig planlegging, og reduserer sannsynligheten for at endringer fører til hendelser. Det er imidlertid tidkrevende å implementere endringsstyring i et slikt omfang. Korttidsperspektivet På kort sikt anbefaler vi å starte i det små med det som synes overkommelig, og gradvis bygge videre på solide fundamenter. Vi anbefaler at du i første omgang kun anvender endringsstyring på store endringer som påvirker mer enn én bruker, slik som installasjoner eller oppgraderinger av en server, eller endringer i nettverkskonfigurasjonen. Håndtering av individuelle brukerforespørsler dekkes derfor i prosessen for hendelsesstyring (se HS). Vi anbefaler også at du godkjenner endringsforespørsler etter behov og unngår å involvere rådgivende komité for endringer i alle fall til å begynne med. Implementeringsveiledningen vil føre deg gjennom trinnene som kreves for å innføre endringsstyring på skolen. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 5

8 ES 3.2 Forbered implementering Gode forberedelser kan gjøre forskjellen mellom en vellykket og en mislykket implementering av en prosess. Roller og ansvar Det første trinnet er å identifisere prosessens deltakere og å tildele roller og ansvar. Vi anbefaler at du involverer så få mennesker som mulig i den innledende implementeringen, slik at dere kan bli kjent med oppgavene med minimal innvirkning på den daglige arbeidsmengden på skolen. Hvilke personer du velger til å fylle rollene i endringsstyringsprosessen vil avhenge av hvordan du gir teknisk støtte i dag og hvem som allerede er involvert i dette. ES Tildeling av roller og ansvar i endringsstyring kommer med noen forslag og råd knyttet til dette. Opplæring Startdato Kommunikasjon Når du har tildelt roller og ansvar er det viktig å sikre at de som deltar i implementeringen og driften av prosessen forstår hva som kreves av dem. Bruk dette dokumentet som opplæringsmateriale. Sett en startdato. En dato for driftssetting av tjenesten er viktig for enhver implementering. Sørg for at du setter av nok tid til å gjøre alle andre forberedende oppgaver før denne datoen. Implementeringsteamet må kommunisere godt, slik at dere kan enes om planer, fastsette datoer og så videre. Det er også viktig å kommunisere eksternt og å informere brukerne av den nye prosessen. Implementeringen av en prosess kan ses på som en endring, i likhet med oppgradering av en server. Det må i forkant av endringen kommuniseres klart til brukerne hvordan de vil påvirkes av dette. Materiale Pilot Før du kan gå videre med implementeringen vil du trenge alt materiale som er nødvendig for prosessen. Kontroller at du har lastet ned malene du trenger og at alle involverte har tilgang til dem. Gjennomfør en pilotimplementering først, som en test. Gjør dette ved å fullføre en endringsforespørsel for en endring slik at deltakerne blir kjent med prosessen. Foreta deretter en gjennomgang og diskuter eventuelle problemer. Når du er fornøyd med at alle forstår kravene samt at alle roller er tilstrekkelig fordelt, kan du generere endringsforespørsler for alle endringer etter hvert som de oppstår. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 6

9 ES Tildeling av roller og ansvar i endringsstyring Rolle Foreslåtte representanter(er) Kommentar Opphavsperson Ansvarlig for initiell godkjenning Ansvarlig for fagfellevurdering Ansvarlig for endelig godkjenning Implementør Person som er ansvarlig for å utføre tekniske endringer, for eksempel: tekniker IKT- koordinator nettverksansvarlig leverandør. Person som styrer teknisk støtte eller IKT, for eksempel: IKT- leder IKT- koordinator nettverksansvarlig IKT- lærer. Teknisk person som kan bekrefte at endringsplanen er teknisk god og hensiktsmessig, for eksempel: en annen tekniker nettverksansvarlig leverandør tekniker fra en annen skole. Person som har myndighet eller delegert myndighet til å gi klarering for å gjennomføre en endring som planlagt, for eksempel: rektor IKT- leder IKT- koordinator en annen lærer. Person som er ansvarlig for å utføre tekniske endringer, for eksempel: tekniker IKT- koordinator nettverksansvarlig leverandør lærer. Du kan ha like mange opphavspersoner som det er personer med ansvar for tekniske endringer. Trolig vil det bare være én med ansvar for initiell godkjenning på en skole. Dette vil være den personen som er ansvarlig for styringen av IKT. Noen andre enn opphavspersonen må være ansvarlig for fagfellevurdering, siden sistnevnte skal vurdere opphavspersonens detaljer vedrørende endringer. Det er tillatt å utelate trinnet med fagfellevurdering fra prosessen når dere først implementerer endringsstyring. Dette for å forenkle prosessen. Dette kan være noen som er i en posisjon til å sanksjonere den faktiske endringen, og som kan gå god for at effekten på resten av skolen er akseptabel (for eksempel en nødvendig nedetid på systemet). Dette deltakelsesnivået kan etter hvert utvides til noen utenfor IKT- området. Du kan ha like mange implementører som det er personer med ansvar for tekniske endringer. Implementøren og opphavspersonen kan gjerne være samme person. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 7

10 ES 3.3 Implementering Denne delen beskriver hvordan du oppretter og fullfører en endringsforespørsel og hva du skal gjøre med den på hvert trinn i prosessen. Etter å ha fulgt denne fremgangsmåten har du implementert en grunnleggende endringsstyringsprosess. Vi har opprettet en mal for et skjema for endringsforespørsler som du kan laste ned. I denne kan du også legge til eller personalisere med eventuelle eksisterende trinn du allerede har på plass. For eksempel flere personer som foretar godkjenning. Trinn 1: Identifisere en endring Trinn 2: Opprette endringsforespørsel Trinn 3: Godkjenning til å fortsette Trinn 4: Planlegge og forberede endring Trinn 5: Fagfellevurdering Trinn 6: Godkjenning for implementering Trinn 7: Kommunikasjon Trinn 8: Implementere Trinn 9: Oppdatere konfigurasjonsstyringsdatabase Trinn 10: Avslutning Vi har også et valgfritt kapittel, ES Rådgivende komité for endringer. Denne delen kan du velge om du vil ta i bruk eller ikke, avhengig av hva som passer for din skole. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 8

11 Trinn 1 Identifisere en endring Først velger du hvilken endring endringsstyringsprosessen skal anvendes på. I FITS endringsstyring er en endring et resultat av: et problem som krever en endring for å bli løst, og som berører mer enn én bruker, for eksempel en maskinvarefeil på en server nye krav som følge av utvikling i teknologi eller behov, for eksempel en programvareoppgradering med ny funksjonalitet. En endring kan identifiseres av: en tekniker noen med ansvar for IKT- strategi. Trinn 2 Opprette endringsforespørsel En ny endringsforespørsel skal opprettes for hver endring. Du må gjøre dette før du gjør noen innkjøp eller bruker tid på å forberede endringen, slik at du kan få de nødvendige godkjenningene først. Opphavspersonen bør opprette endringsforespørselen. En endringsforespørsel i denne sammenhengen må ikke forveksles med en brukers anmodning om endring på en datamaskin eller annet personlige IKT- utstyr. Slikt Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 9

12 skal initieres ved hjelp av et hendelses- /forespørselsskjema, som beskrives i prosessen for hendelsesstyring (se HS). Endringsforespørselsskjemaet det refereres til her er relatert til endringer i felles IKT- infrastruktur som er initiert av IKT- staben, selv om dette kan være som et resultat av en brukerhendelse eller en forespørsel fra en bruker. Sluttbrukeres involvering er ikke nødvendig for å fullføre en endringsforespørsel i endringsstyringsprosessen. Vi har laget en mal for endringsforespørsler (se vedlegg A) som du kan laste ned og bruke som den er eller gjøre tilpassninger til. Se også vedlegg A for vårt eksempel på en endringsforespørsel. Følgende punkter i endringsforespørselen skal være utfylt på dette stadiet: Unik identifikator Navn på enheten som skal endres En kort beskrivelse av endringen Årsaken til endringen Navn på opphavsperson og ansvarlig for initiell godkjenning Unik identifikator Den unike identifikatoren er en referanse som bare gjelder for enheten som skal endres. Dette kan være: et kodenummer for ressursen serienummer andre systemer for navngivelse eller nummerering som brukes ved skolen, for eksempel romnummer og pultnummer. For klarhets skyld skal den unike identifikatoren angis på endringsforespørselskjemaet, spesielt hvis merke/modell/type finnes mer enn én gang. Eksempel: Unik identifikator Ressurskode Navn på enheten som skal endres Navnet på enheten endringen gjelder for skal være angitt i endringsforespørselskjemaet. Dette kan være: merke og modell på en datamaskin, skriver eller annet utstyr navn på program og versjon hvis det er aktuelt tilordnet navn på utstyr, for eksempel filservernavn eller navn på skriverkø. Hensikten med dette er å ha et meningsfullt navn å knytte den unike identifikatoren til, siden den unike identifikatoren alene lite trolig umiddelbart vil identifisere hvilken type utstyr det er snakk om for leseren av skjemaet. Eksempel: Navn på enhet Compaq filserver [servernavn], blokk B, datarommet Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 10

13 En kort beskrivelse av endringen En kort beskrivelse av den foreslåtte endringen skal være angitt på endringsforespørselen. Denne bør omfatte: endringens natur eventuelt nytt utstyr som kreves alle kjente kostnader et tidsestimat for planlegging og gjennomføring av endringen. Formålet med beskrivelsen er å gi den som er ansvarlig for initiell godkjenning tilstrekkelig informasjon til å kunne vurdere hva gjennomføring av endringen vil koste i tid og penger. Eksempel: Kort beskrivelse av endringen Installasjon av Service Pack 2 for Microsoft W2000 server Årsaken til endringen En kort beskrivelse av årsaken til endringen skal være angitt på endringsforespørselen. Dette kan omfatte: en oversikt over problemet som skal løses ved hjelp av endringen en begrunnelse for et behov for en ny tjeneste hvis det er aktuelt, navnet på personen som er ansvarlig for finansieringen eller avdelingsbudsjettet som skal belastes. Formålet med dette er å gi tilstrekkelig informasjon slik at den initielle godkjenneren kan vurdere verdien av å gjennomføre endringen. Eksempel: Årsak til endringen En operativsystemoppdatering er tilgjengelig for å rette opp feil Navn på opphavsperson og ansvarlig for initiell godkjenning Skriv inn navnet på opphavspersonen (se ES 5.1), slik at de som skal godkjenne vet hvem de skal snakke med dersom de trenger mer informasjon. Skriv inn navnet på den som er ansvarlig for initiell godkjenning (se ES 5.2) slik at det er klart hvem som er ansvarlig for dette nivået av godkjenningen. Eksempel: Opphavsperson Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Godkjennelsessignaturer Ansvarlig for initiell godkjenning Anne Solum, IKT- koordinator Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 11

14 Trinn 3 Godkjenning til å fortsette En godkjenning til å fortsette gis eventuelt av den initielle godkjenneren, som må vurdere kostnadene og verdien ved å fortsette med endringen. Hvis endringsforespørselen ikke er påført tilstrekkelig informasjon til at den initielle godkjenneren kan foreta en rimelig vurdering, må han be opphavspersonen om ytterligere detaljer. Opphavspersonen må i så fall også oppdatere endringsforespørselen tilsvarende. Denne fasen av godkjenningen er viktig, fordi den forhindrer at tid og penger blir kastet bort på aktiviteter som ikke er i henhold til definerte strategier og som ikke passer inn i en større sammenheng. Den initielle godkjenneren (se ES 5.2) har nødvendig myndighet til å godkjenne, avvise eller utsette foreslåtte endringer i forhold til hvordan de passer inn, og bør ha et hensiktsmessig nivå av autoritet. Opphavsperson Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Ansvarlig for initiell godkjenning Anne Solum, IKT- koordinator Godkjennelsessignaturer A. Solum Trinn 4 Planlegge og forberede endring Når godkjenning til å fortsette er innvilget, kan opphavspersonen virkelig planlegge og forberede endringene. Følgende punkter på endringsforespørselen må være utfylt på dette stadiet: Alle detaljer om endringen Påvirking på tjenester og brukere Påvirkning og risiko for endringer som mislykkes Reserveplan i tilfelle noe feiler Dato og tidspunkt for endringen Navn på personer med ansvar for fagfellevurdering, implementering og endelig godkjenning Alle detaljer om endringen All informasjon om endringen skal være angitt på endringsforespørselen. Dette bør omfatte: plan for testing/testing som er utført plan for implementering (fremgangsmåten som skal følges, bestemte krav til folk og utstyr, og så videre) øvrige detaljer om timing. Hensikten med dette er å skaffe tilstrekkelig informasjon til å sette personer med ansvar for fagfellevurdering og endelig godkjenning i stand til å vurdere velegnethet og robusthet av endringen og planen før de godkjenner implementeringen. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 12

15 Eksempel: Alle detaljer om endringen Kontroller at sikkerhetskopiene er vellykkete Slå av serveren Start serveren på nytt Logg på som administratorbruker Bruk oppdateringspakke fra leverandør Utfør oppgradering Slå av serveren Start serveren på nytt Logg på serveren (test funksjonalitet og gå gjennom feillogger) Påvirkning på tjenester og brukere Detaljer om virkningen av endringene på eksisterende IKT- tjenester og brukere skal være beskrevet. Dette bør omfatte: hvorvidt endringen vil kreve nedetid av eksisterende tjenester hvor lang nedetid det eventuelt er snakk om hvorvidt tjenestene kan bli forstyrret ved gjennomføring av endringene hvilke tjenester som vil bli berørt av nedetid eller avbrudd hvilke brukere som blir berørt hvorvidt justering av tidspunktet for endringene kan redusere påvirkningen. Hensikten med dette er å synliggjøre at avbrudd påvirker normale og daglige aktiviteter som trolig vil pågå når endringene gjennomføres, og å sette den endelige godkjenneren i stand til å vurdere om eventuelle avbrudd er akseptable eller ikke. Eksempel: Påvirkning på tjenester og brukere Serveren blir utilgjengelig i en time Brukerne kan ikke logge på datamaskiner i denne perioden IKT- tjenester blir utilgjengelige i denne perioden Dette påvirker alle brukere og alle tjenester Påvirkning og risiko for endringer som mislykkes Detaljer om påvirkning og risiko for endringer som mislykkes skal være listet opp. Dette bør omfatte: hvorvidt en feil i forbindelse med endringen kan føre til uventet driftsstans hvilke tjenester som vil bli påvirket av en uventet driftsstans hvilke brukere som vil bli påvirket av en uventet driftsstans hva risikoen for feil er anslått til å være (høy risiko eller lav risiko) hva som er gjort for å redusere risiko (for eksempel om noen tester er gjennomført) Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 13

16 hvilke risikoreduserende tiltak som er gjennomført (for eksempel en ren installasjon ved hjelp av testutstyr). Formålet med dette er å synliggjøre risikoelementer forbundet med endringen dersom implementeringen ikke går i henhold til planen, samt å synliggjøre mulige avbrudd i forhold til daglige aktiviteter. Eksempel: Påvirkning og risiko for endringer som mislykkes En feilsituasjon vil kreve gjenoppbygging av serveren og gjenoppretting av data Beregnet tid for gjenoppbygging, gjenoppretting og å komme i normal drift: 6 timer Dette påvirker tjenester og brukere som beskrevet ovenfor Risikoen er lav oppdateringspakken ble utgitt for to måneder siden, og så langt er ingen problemer rapportert på leverandørens nettsted Reserveplan i tilfelle noe feiler Detaljer om en reserveplan for implementeringen i tilfelle endringen mislykkes skal være beskrevet. Dette bør omfatte: hva som må gjøres for å gjenopprette tjenesten til den opprinnelige tilstanden før endringen ble iverksatt hvilket utstyr og hvilke andre ressurser som må være tilgjengelig for å implementere reserveplanen en bekreftelse på at utstyr og/eller ressurser er tilgjengelig når reserveplanen skal iverksettes for eksempel hvis arbeidet går utover planene og uventede avbrudd er uakseptabelt. Formålet med dette er å vise at en plan er på plass for å opprettholde tjenesten i tilfelle noe feiler ved gjennomføring av endringer. Hvis en endring feiler er det viktig at alle opprinnelige komponenter legges tilbake nøyaktig slik de var. Se prosessen for konfigurasjonsstyring (KONF) for ytterligere detaljer. Eksempel: Reserveplan Gjenopprett operativsystem og data fra tape Dato og tidspunkt for endringen Start serveren på nytt Test serveren og dataene NB. Tapene må være tilgjengelige i forkant av endringen Datoen og tidspunktet for når endringen skal implementeres skal beskrives i endringsforespørselen. Et tidsestimat for hvor lang tid endringen vil ta skal også være med. Eksempel: Dato for endringen Tidspunkt for endringen Fredag 23. april :00 19:00 Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 14

17 Navn på personer med ansvar for fagfellevurdering, implementering og endelig godkjenning Skriv inn navnet på den som skal utføre fagfellevurdering (se ES 5.3), slik at det er klart hvem som er ansvarlig for dette godkjenningsnivået. Skriv inn navnet på den som skal utføre implementeringen (se ES 5.4), slik at det er klart hvem som skal utføre/har utført endringene. Skriv inn navnet på den som foretar endelig godkjenning (se ES 5.5), slik at det er klart hvem som er ansvarlig for dette godkjenningsnivået. Eksempel: Opphavsperson Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Ansvarlig for initiell godkjenning Fagfellevurdering Ansvarlig for endelig godkjenning Anne Solum, IKT- koordinator John Bjørli, Leverandørrepresentant Arne Solum (for rektor) Godkjennelsessignaturer A. Solum Implementør Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Vellykket Mislykket Trinn 5 Fagfellevurdering Ved ferdigstilling av en endringsforespørsel skal den som er ansvarlig for fagfellevurderingen (se ES 5.3) komme med sin anbefaling for om planlagte gjennomføring skal godkjennes (ja/nei). Dette ut ifra et teknisk perspektiv, hvor endringen og implemeteringsplanen vurderes i forhold til teknisk egnethet og løsningens robusthet. Hvis endringsforespørselen ikke er påført tilstrekkelig informasjon til at ansvarlig for fagfellevurdering kan foreta en vurdering, må han be opphavspersonen om ytterligere detaljer. Opphavspersonen må i så fall også oppdatere endringsforespørselen tilsvarende. Eksempel: Opphavsperson Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Ansvarlig for initiell godkjenning Anne Solum, IKT- koordinator Godkjennelsessignaturer A. Solum Fagfellevurdering John Bjørli, Leverandørrepresentant J. Bjørli Ansvarlig for endelig godkjenning Arne Solum (for rektor) Implementør Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Vellykket Mislykket Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 15

18 Trinn 6 Godkjenning for implementering Etter godkjenning fra den som er ansvarlig for fagfellevurdering skal endelig godkjenning for å gjennomføre implementeringen (ja/nei) gis av den endelige godkjenneren (se ES 5.5). Forsøk gjerne å få noen relevante brukerrepresentanter som vil påvirkes av endringene med i denne beslutningsprosessen. Hvis endringsforespørselen ikke er påført tilstrekkelig informasjon til at endelig godkjenner kan foreta en vurdering, må de be opphavspersonen om ytterligere detaljer. Opphavspersonen må i så fall også oppdatere endringsforespørselen tilsvarende. Eksempel: Opphavsperson Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Ansvarlig for initiell godkjenning Anne Solum, IKT- koordinator Godkjennelsessignaturer A. Solum Fagfellevurdering John Bjørli, Leverandørrepresentant J. Bjørli Ansvarlig for endelig godkjenning Arne Solum (for rektor) A. Solum Implementør Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Vellykket Mislykket Kommunikasjon Det er viktig å formidle relevant informasjon om endringene til berørte brukere. Det er ikke nødvendig å distribuere alle tekniske detaljer om endringene, men de som er avhengige av IKT- tjenestene som berøres vil sette pris på en kort oversikt over hvordan brukerne påvirkes. Kommunikasjon om endringer bør omfatte: en enkel beskrivelse av endringen, for eksempel en installasjon av antivirusprogramvare dato og tidspunkt for endringen tjenester som berøres brukere som berøres påvirkningens natur, for eksempel fullstendig driftsstans påvirkningens varighet navn på kontaktperson(er) og detaljer om ytterligere informasjon. Det er god praksis å presentere slike endringer i et positivt lys ved å trekke fram positive og fordelaktige forhold ved endringene (se vedlegg D). Det er også god praksis å ha en standard metode for kommunikasjon, slik at brukerne kan forvente tilsvarende kommunikasjon rundt alt som har med IKT å gjøre. Det kan være en god idé at en person er ansvarlig for all kommunikasjon. Det kan også være en god idé å bruke bestemte forum, for eksempel orienteringsmøter for de ansatte eller en hjemmeside på intranettet. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 16

19 Trinn 7 Implementere Etter at endelig godkjenning er gitt og etter at relevant og tidsriktig kommunikasjon er foretatt, kan endringene utføres i samsvar med planene, planlagt dato og klokkeslett. Det skal registreres på endringsforespørselen om endringen var vellykket eller om den feilet, slik at det kommer klart frem av registrene hva utfallet av endringsforespørselen ble. Eksempel: Opphavsperson Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Ansvarlig for initiell godkjenning Anne Solum, IKT- koordinator Godkjennelsessignaturer A. Solum Fagfellevurdering John Bjørli, Leverandørrepresentant J. Bjørli Ansvarlig for endelig godkjenning Arne Solum (for rektor) A. Solum Implementør Anders Pedersen, Nettverksansvarlig Vellykket Mislykket Oppdatere konfigurasjonsstyringsdatabase Etter en vellykket endring oppdaterer og loggfører du aktuelle poster på et nødvendig detaljeringsnivå. For eksempel, hvis en filserver er erstattet og den gamle er fjernet, så skal den nye filserveren være registrert i utstyrsregistrene med detaljer om merke, modell, serienummer og ressurskodenummer. Detaljer om den gamle filserveren må i dette tilfellet fjernes. Her følger noen eksempler på forhold som kan kreve oppdatering av utstyrslistene: installasjon av ny maskinvare fjerning av maskinvare installasjon av ny programvare tildeling av en programvarelisens til en annen bruker. Disse aktivitetene utgjør en del av prosessen for konfigurasjonsstyring (KONF), som er en egen del av FITS. Avslutning Gratulerer, du har fullført din endringsforespørsel! Du bør beholde de signerte papirene for fremtidige henvisninger. ES Rådgivende komité for endringer En rådgivende komité for endringer kan settes opp som et forum for vurdering og godkjenning eller avvisning av foreslåtte endringer og endringsplaner. P Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 17

20 Medlemmene i rådgivende komité for endringer skal inkludere, men er ikke begrenset til: Endringsansvarlig, for eksempel IKT- lederen eller en person som er ansvarlig for IKT eller teknisk støtte IKT- teknisk representant, for eksempel IKT- lederen eller en teknisk person på seniornivå Strategisk representant, for eksempel rektor Brukerrepresentant(er), for eksempel IKT- koordinatorer og lærere Andre tilfeldige representanter som kreves for bestemte endringer Konsensus kan oppnås ved korte møter som enten kan være planlagt og som finner sted regelmessig, eller som arrangeres etter behov. Disse møtene skal behandles som formelle møter. Rådgivende komité for endringer kommer i tillegg til endringsforespørselsprosessen, og skal bare brukes dersom den vil forbedre prosessen. Det kan være nyttig å ha et regelmessig møte der alle endringer diskuteres og godkjennes. Men, avhengig av volum og frekvens på endringene, kan dette komme i veien for selve endringen. I så fall er det ikke en akseptabel funksjon i prosessen! Du kan finne det tryggere å vurdere hver endring etter hvert som de oppstår, spesielt før dere er blitt kjent med prosessen. På denne måten kan dere unngå å sløse bort tid på unødvendige møter, og slik også unngå å forsinke endringer. Det blir også enklere å vurdere beredskapsmessige endringer dersom alle endringer håndteres etter hvert som de oppstår. Møter Møtet i rådgivende komité for endringer skal godkjenne eller avvise endringer. Endringsansvarlig skal lede møtet og legge til rette for at en overensstemmelse oppnås. Kreativ bruk av teknologi kan benyttes i stedet for fysiske møter. For eksempel kan du distribuere endringsforespørsler og samle inn svar via e- post, eller du kan avholde møter over telefonkonferanse. Sistnevnte metoder kan være spesielt nyttige for å oppnå nødvendig overensstemmelse i nødssituasjoner, uten å bruke for mye tid og uten å måtte vente på et møte. Agenda Send ut en agenda en dag eller så før møtet. Denne må inkludere papireksemplarer av, eller elektroniske lenker til, endringsforespørslene som skal diskuteres. Møtedeltakerne blir med dette bedt om å gjennomgå alle endringsforespørsler i forkant av møtet, slik at de er forberedt med spørsmål eller kommentarer. Dette bidrar til å sikre at møtet blir holdt nettopp i den hensikt å godkjenne eller avslå endringsforslag, og til å unngå at møtet går med til omfattende forklaringer for hver endring. Dersom detaljene i en endringsforespørsel ikke er selvforklarende nok, skal forespørselen avvises før papirene distribueres. Se vedlegg B for eksempel på agenda. Referat En kort oversikt over utfallet fra møter i rådgivende komité for endringer skal distribueres for godkjenning og arkiveres som dokumentasjon. Disse møtereferatene bør inneholde hvilke godkjenninger og avvisninger som er gjort, hvilke tiltak som er definert, hvem som er ansvarlig for de forskjellige tiltakene og hvilke tidsfrister som gjelder. Se vedlegg C for eksempel på møtereferat. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 18

21 ES 3.4 Gjennomgang av implementeringen Når du har fullført den første endringsforespørselen bør du før du fortsetter å bruke prosessen stille noen viktige spørsmål og vurdere svarene du får: Har alle forstått hva som var forventet av dem? Var hver del av endringsforespørselen tilstrekkelig utfylt? Må behov for opplæring vurderes på nytt før dere fortsetter? Var det noen hendelser som følge av endringen? Var alle relevante interessenter klar over endringen før den fant sted? ES 3.5 Implementeringsressurser For å opprette endringsforespørsler kan du bruke mal for endringsforespørsler (se vedlegg A). Hvis du vil realisere en rådgivende komité for endringer kan følgende maler være nyttige: Agenda for møte i rådgivende komité for endringer (se vedlegg B) Referat fra møte i rådgivende komité for endringer (se vedlegg C) ES 4 Driftsveiledning ES 4.1 Hva må gjøres? Løpende driftsoppgaver for endringsstyring er: opprette og godkjenne endringsforespørsler kommunisere endringene overvåke endringsstyringsprosessen ta beslutninger. ES Opprette og godkjenne endringsforespørsler En endringsforespørsel skal fylles ut for hver endring som påvirker IKT- infrastrukturen. Fremgangsmåten for utarbeidelse av endringsforespørsler er beskrevet i implementeringsveiledningen (se ES 3.3). Denne veiledningen kan følges hver gang, helt til alle er kjent med prosessen og til det går automatikk i dette arbeidet. Hvis du ikke lenger trenger instruksjonene kan du laste ned mal for endringsforespørsler (se vedlegg A). ES Kommunisere endringene Det er en god idé å kommunisere planlagte endringer til brukerne av IKT- løsningene, spesielt hvis det er nødvendig med nedetid på systemene. Dette kan være et dokumentert sammendrag over aktuelle godkjenninger og avvisninger, som deles ut eller henges opp på oppslagstavler. Alternativt kan det være mer hensiktsmessig for den IKT- tekniske støtteavdelingen å utstede spesifikke kunngjøringer om nedetid og påvirkning for hver endring. En kombinasjon av disse to metodene er å anbefale hvis tiden tillater det. All kommunikasjon vedrørende endringer bør ha et standard format med en klar utforming. På denne måten vil leserne raskt kunne plukke ut relevant informasjon. Se vårt eksempel (vedlegg D) for ideer. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 19

22 Det er også viktig at servicesenteret gjøres oppmerksomme på endringsplanene før de gjennomføres. Dette vil bidra til at servicesenteret gjenkjenner relaterte hendelser dersom de oppstår, og vil følgelig kunne håndtere dem rasjonelt og effektivt. ES Overvåke endringsstyringsprosessen Det er viktig å komme i gang med regelmessige målinger på alle prosesser så raskt som mulig for å registrere hvordan ting endres over tid. Når endringsstyring er implementert vil det være lett å rapportere på følgende, med utgangspunkt i informasjon fra endringsforespørselsskjemaene: totalt antall endringsforespørsler antall godkjente endringsforespørsler antall avviste endringsforespørsler antall vellykkete implementerte endringer antall mislykkete endringer Det er ofte hensiktsmessig å publisere slike rapporter på oppslagstavler og/eller å formidle dem til sentrale medarbeidere. Dette synliggjør arbeidsmengden i avdelingen. Men vær oppmerksom på at svingninger i resultatene sannsynligvis vil generere noen spørsmål, så sørg for å forstå årsakssammenhengene før du offentliggjør rapportene. For å komme i gang med noen enkle målinger og rapporteringer kan du laste ned vår regnearkmal for en endringsstyringsrapport (se vedlegg E). Følg instruksjonene for å fylle inn dine volum av endringsforespørsler. ES Ta beslutninger om endringsstyringsprosessen Rapportene som produseres fra resultatene av endringsstyringsprosessen vil gjøre deg i stand til å overvåke trender samt å se nærmere på årsaker til registrerbare svingninger. Under gir vi noen eksempler. En endring i antall endringsforespørsler kan indikere økning eller reduksjon i problemer, eller en generell økning i behovet for IKT- systemer. Svingninger i antall godkjente eller avviste endringsforespørsler kan indikere problemer i selve endringsstyringsprosessen, eller det kan være påvirket av et varierende antall endringsforespørsler. Svingninger i antall vellykkete eller mislykkete endringer kan være en indikasjon på problemer med planleggingsprosessen, eller det kan være relativt i forhold til antall endringsforespørsler. Målingene du har samlet inn skal gi en indikasjon på områder hvor du kan se etter problemer. De representerer altså ikke løsningen i seg selv. Forsøk å identifisere trender og still spørsmål. Se tilbake på informasjon registrert om hendelsen og snakk med de som bemanner servicesenteret. Spør og grav for å finne hovedårsaken. Det er også viktig å identifisere og løse problemer ved hjelp av prosessen, slik at du sikrer at prosessen fortsetter å være effektiv. ES 4.2 Når må det gjøres? Opprette og godkjenne endringsforespørsler Frekvensen på å opprette endringsforespørsler vil avhenge av mengden av endringer du går i gang med. Det er god praksis å bruke en syklus for endringsforespørsler (se ES 4.1.1), som bidrar til at den nødvendige planleggingsfasen benyttes. Det passer derfor for å begynne på en endringsforespørsel så snart en endring blir identifisert for så å legge til informasjon etter hvert som planen utvikler seg. Mal på endringsforespørsler finner du i vedlegg A. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 20

23 Kommunisere endringene Brukere av IKT- systemer bør få så mye informasjon som mulig i forkant av planlagt nedetid på systemene, for å kunne minimere avbrudd i sitt arbeid og sine planer. Det kan også være lurt å sende en påminnelse kort tid før planlagt nedetid. Medarbeiderne på servicesenteret bør få så god kjennskap til dette som mulig, siden den potensielle påvirkningen fra endringene kan ha en direkte effekt på deres planer og arbeidsbelastning. Overvåke endringsstyringsprosessen Målinger kan utføres og rapporteres ukentlig hvis du har mange endringer, eller månedlig hvis det ikke er så mange. Det er viktig å være konsekvent i forhold til frekvens slik at nye trender ikke fordreies. Frekvensen kan vurderes og endres, men det er best å unngå å bytte tilfeldig mellom ukentlige og månedlige målinger. Ta beslutninger Rapportene bør gjennomgås like ofte som de produseres, slik at trendene identifiseres etter hvert som de dukker opp. Faktiske årsaker til forskjellige trender vil være lettere å identifisere dersom dataene er ferske. ES 4.3 Hvem gjør det? Opprette og godkjenne endringsforespørsler Opphavspersonen til hver endring er ansvarlig for å starte endringsforespørselssyklusen samt å påse at den går gjennom prosessen og blir lukket. Hvem som er opphavsperson, hvem som utfører fagfellevurdering og hvem som foretar selve implementeringen kan variere fra endring til endring, men sannsynligvis er godkjennerne de samme fra gang til gang. Kommunisere endringene Kommunikasjon til brukere av IKT- tjenester kan utarbeides av noen som er kjent med endringene, forutsatt at innholdet ikke er altfor teknisk og at det ikke inneholder fagterminologi. Det kan være passende at den som er ansvarlig for IKT eller teknisk støtte utarbeider kommunikasjonsmaterialet. Alternativt kan den ansvarlige delegere oppgaven, for eksempel til servicesenteret. Overvåke endringsstyringsprosessen Ta beslutninger Rapportering er et av ansvarsområdene til den som er ansvarlig for IKT eller teknisk støtte. Men dette kan også delegeres til personer som har tilgang til ferdigbehandlete endringsforespørsler. Den som er ansvarlig for IKT og/eller teknisk brukerstøtte skal ta nødvendige beslutninger om endringer. Slike beslutninger skal være basert på en kombinasjon av egen tolkning av rapporterte data og svar på spørsmål som oppstår med utgangspunkt i dataene. Det kan imidlertid være behov for å inkludere de som er involvert i å levere IKT og teknisk støtte i beslutningsprosessen. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 21

24 ES 4.4 Driftsressurser Mal for endringsforespørsel (se vedlegg A) Mal for rapportering av endringsstyring (se vedlegg E) Hvis du ønsker å realisere en rådgivende komité for endringer kan følgende maler være nyttige: Agenda for møte i rådgivende komité for endringer (se vedlegg B) Referat fra møte i rådgivende komité for endringer (se vedlegg C) ES 5 Roller og ansvar ES 5.1 Opphavsperson Identifiserer endringen Oppretter endringsforespørselen Planlegger endringen Styrer endringsforespørselen gjennom godkjenningsprosessen Kan måtte delta i rådgivende komité for endringer Kan også være den som implementerer endringene Er en teknisk person ES 5.2 Ansvarlig for initiell godkjenning Gir tillatelse til å starte planlegging av endringen Bør være en IKT- leder eller tilsvarende Kan være økonomisk ansvarlig Kan ikke være opphavsperson Trenger ikke være en teknisk person ES 5.3 Ansvarlig for fagfellevurdering Gjennomgår planene for endringen og tekniske detaljer Sjekker om løsningen er egnet Kan ikke være samme person som opphavsperson Kan stå for selve implementeringen Er en teknisk person Kan være en leverandør ES 5.4 Implementør Implementerer endringen Oppdaterer endringsforespørselen med resultater fra endringen Kan være samme person som opphavsperson Kan være samme person som den som foretar fagfellevurdering Er trolig en teknisk person Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 22

25 ES 5.5 Ansvarlig for endelig godkjenning Har siste ord med hensyn til om endringen kan gjennomføres som planlagt Bør være utenfor IKT- teknisk støtte, for eksempel rektor Trenger ikke være en teknisk person Bør være i stand til å bestemme på vegne av hele skolen Er et naturlig medlem av rådgivende komité for endringer dersom denne etableres ES 5.6 Endringsansvarlig Undersøker endringsforespørslene med hensyn til klarhet og fullstendighet før de oversendes rådgivende komité for endringer Utsteder agenda og referat for rådgivende komité for endringer Leder rådgivende komité for endringer Er ansvarlig for referatene fra rådgivende komité for endringer Kan delegere administrative oppgaver Er ofte den som er ansvarlig for IKT eller IKT- teknisk støtte Trenger ikke være en teknisk person ES 6 Gjennomgang av prosessen Formålet med denne delen er å hjelpe deg å vurdere implementeringen og den løpende driften av din endringsstyring. Videre skal du kunne sjekke din forståelse av prosessen, undersøke hvordan en vellykket implementering bør utføres og vurdere hva du har oppnådd ved å innføre endringsstyring på din skole. Dette vil hjelpe deg i forhold til å vurdere hvor vellykket innføringen har vært og samtidig peke tilbake på aktuelle deler i endringsstyringsprosessen som du bør gjennomgå på nytt for å gjøre forbedringer, dersom dette er nødvendig. Begynn med å lese oppsummeringen av prosessen for endringsstyring. Når du har frisket opp hukommelsen og betraktet din egen implementering i forhold til disse beskrivelsene bør du arbeide deg gjennom sjekklisten, for å identifisere eventuelle områder som du bør se på en gang til og muligens implementere på nytt eller forsterke. ES 6.1 Oppsummering av endringsstyring I beskrivelsen av endringsstyring har vi introdusert et konsept som innebærer planlegging og gjennomføring av tekniske endringer på en konsekvent måte. Vi har gitt deg en oversikt over hele endringsstyringsprosessen og en implementeringsveiledning med trinnvise instruksjoner for å hjelpe deg med å implementere en endringsstyringsprosess som vi mener er nødvendig og som dekker skolenes behov. Videre ga vi deg en driftsveiledning med en liste over vedvarende aktiviteter som kreves av prosessen for at du skal holde den gående og høste gevinster. Vi beskrev også roller og ansvar, og tilbød veiledning i tildeling av roller. Uvesentlig materiale er fjernet for å gi deg en prosess som krever et minimum av innsats og ressurser. Sjekk din forståelse av prosessen ved å gå gjennom ES til ES Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS endringsstyring 23