Canon Self-Service. Komme i gang-veiledning. En veiledning som hjelper deg med å registrere og begynne å bruke Canons Self-Service-portal på nettet

Transkript

1 Canon Self-Service Komme i gang-veiledning En veiledning som hjelper deg med å registrere og begynne å bruke Canons Self-Service-portal på nettet

2 Innledning Denne veiledningen er beregnet for personen som har ansvaret for administrasjon av Canonprodukter og -tjenester i din organisasjon. Hvis dette ikke er deg, og du ønsker å finne ut mer, kan du se den siste siden for å finne informasjon om hvordan du kontakter Canon. Innhold Velkommen til Canon Self-Service 3 Hvordan registrerer jeg meg? 3 Hvordan setter jeg opp min Canon Self-Service-konto? 4 Hvor starter jeg? 5 Hvordan administrerer jeg andre brukere i min organisasjon? 6 Hvordan administrerer jeg kontoene mine? 7 Hvordan administrerer jeg serviceforespørsler? 8 Hvordan administrerer jeg produktene mine? 9 Hvordan grupperer jeg produktene mine? 10 Kunnskapsbase 11 Hvem kan jeg kontakte for å få mer hjelp? 12 Ordliste Kontoadministrator Produktadministrator Brukere Produkt Portal Hovedkontakten i din organisasjon for administrasjon av Canon-produkter og -tjenester. Som kontoadministrator kan du delegere ansvarsområder til andre brukere som også kan tilordnes som kontoadministratorer for organisasjonen. En person i din organisasjon som tar seg av serviceaktivitetene for et produkt (som å opprette serviceforespørsler, legge inn telleverk og oppdatere produktplasseringen). Du og andre konto-/produktadministratorer som er opprettet som brukere av Canon Self-Service. Et produkt levert av Canon som det er opprettet en servicekontrakt for. Canon Self-Service-nettstedet. Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 2

3 Velkommen til Canon Self-Service Fordi du er en viktig Canon-kunde prøver vi alltid å finne måter vi kan forbedre serviceopplevelsen din på og gjøre hverdagen din enklere. Canon Self-Service er en sikker og brukervennlig Internett-tjeneste som gir deg umiddelbar tilgang til viktig informasjon om Canon-produkter og tjenester på ett sted slik at det blir enkelt å administrere kontoer og sende inn servicehenvendelser. Etter en enkel registreringsprosess får du tilgang til følgende tjenester når du trenger det: Vise noen eller alle kontoene og Canon-produktene dine Du kan se all informasjon om Canon-produkter på ett sted slik at du slipper å lete rundt for å finne serienumre og så videre. Tildele brukere som skal administrere produkter Del ansvaret for å administrere Canon-produkter over ett eller flere steder for å gjøre jobben enklere og mer effektiv. Sende inn telleverks avlesninger for produktene* Sikre at fakturaene blir riktige ved å sende inn dine egne telleverk for Canonproduktene dine. Oppdatere produktplassering og adressedetaljer Oppdatere og vedlikeholde riktig informasjon om hvor dine Canon-produktene er plassert. Sende inn og overvåke fremdriften i servicehenvendelser Du kan sende inn en servicehenvendelse døgnet rundt, hele uken, med all informasjon Canon trenger for effektiv håndtering av henvendelsen, og følge statusen på nettet. Hvordan registrerer jeg meg? Du kan finne mer informasjon om Canon Self-Service ved å gå til og så registrere deg for bruk på Du blir bedt om å oppgi detaljer som: Navnet på firmaet ditt Ditt fulle navn Din e-postadresse og telefonnummer Serie nr. på en av maskinene dine Deretter mottar du en e-postmelding med din egen personlige lenke for å fullføre registreringen (det kan ta 24 timer før du får bekreftelse via e-post, avhengig av åpningstider). Når du mottar den, klikker du på lenken og følger instruksjonene for å aktivere brukerkontoen din. * Canon har også tilgjengelige løsninger for automatisert telleverksavlesning. Kontakt din selger for mer informasjon. Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 3

4 Hvordan setter jeg opp min Canon Self-Service-konto? Det er to typer roller som kan settes opp i portalen. Hver type har forskjellig tilgangsnivå: Kontoadministrator Kontoadministratoren har fulle administrative rettigheter for å administrere produkter og serviceforespørsler, inkludert å opprette produktadministratorer i organisasjonen og vedlikeholde brukernes tilgangsrettigheter. Produktadministrator Produktadministratorer har ansvar for produkter på vegne av kontoadministratoren. De kan se og vedlikeholde informasjon om sine produkter, samt sende inn servicehenvendelser via portalen. Det kan tilordnes flere produktadministratorer for et produkt. Den første brukeren som registrerer seg, må alltid være kontoadministrator. Når kontoadministratoren er registrert, kan han eller hun invitere andre kontoadministratorer og produktadministratorer. Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 4

5 Hvor starter jeg? Dette er det første skjermbildet du ser når du har logget på. Fra dette skjermbildet får du tilgang til de fleste Self-Service-funksjonene. Andre funksjoner blir først tilgjengelig etter at du har valgt et produkt (som å sende inn måleravlesninger). Vi foreslår at det første du gjør er å kontrollere at alle produktene dine er oppført. Vårt kundesenter (kontakt info på siste side) kan hjelpe deg med å oppdatere listen over produkter og kontodetaljer. Hovedmenyen Fra denne menyen kan du: Self-Service Hjem: Gå tilbake til dette skjermbildet Hurtiglenker til Canonnettsider Kontoer: Få en oversikt over noen eller alle produktene dine, kontrakter og serviceforespørsler Produkter: Vise og administrere produktene dine Kontrollpanel for aktiviteter: Sende inn eller spore servicehenvendelser Sende inn telleverk for et produkt. Opprette en henvendelse om å flytte et produkt Brukere: Invitere og administrere personer via Canon Self- Service-portalen Din Self Service konto: Endre personopplysninger, passord og innstillinger for e- postvarsling. Hurtiglenke til å invitere: Kontoadministratorer Produktadministratorer for valgte produkter Hurtiglenke til vis og søk i alle produktene dine Hurtiglenke til Opprett en ny servicehenvendelse Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 5

6 Hvordan administrerer jeg andre brukere i min organisasjon? På denne siden kan du søke etter aktive brukere som er registrert på Canon Self-Serviceportalen, og sjekke statusen for en bruker. Du kan suspendere eller fjerne brukere som ikke lenger trenger tilgang. SLIK KOMMER DU DIT: KLIKK PÅ BRUKERE i menyen Søke etter en bruker: Du kan søke etter en aktiv bruker ved å skrive inn etternavnet Invitere kollega(er) Nye brukere (konto- /produktadministratorer) kan enkelt inviteres herfra Vis brukere etter status: En bruker kan ha en av følgende statuser Aktiv Venter Det er sendt en invitasjon til brukeren, men den er ikke besvart Suspendert Bruker som midlertidig ikke har tilgang til portalen Avslått En som har mottatt en invitasjon til å registrere seg på Canon Self-Serviceportalen, men som har avslått den Handlinger Du kan raskt fjerne eller suspendere en portalbruker Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 6

7 Hvordan administrerer jeg kontoene mine? På kontosiden kan du se alle Canon-kontoene som er knyttet til din organisasjon. Når du velger en konto, kan du se mer informasjon som kontraktslinjer, produkter og servicehenvendelser som er relatert til den. For hver konto vises det to kontonumre: Kunde Konto nummer er kontoreferansen som i øyeblikket vises på Canon-kontrakten, fakturaen, tilbudet eller anbudsdokumentene. System Konto nummer er hvordan du identifiseres av Canons kundeservice, og er kontonummeret som vises gjennom hele Canon Self-Service. Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 7

8 Hvordan administrerer jeg servicehenvendelser? Kontrollpanelet for aktiviteter har direktelenker til de mest brukte verktøyene. Derfra kan du opprette nye servicehenvendelser og registrere tellerverk og henvendelser om flytting av produkter til et nytt sted. Det gir deg også full historikk over service- og flyttehenvendelser. SLIK KOMMER DU DIT: KLIKK PÅ KONTROLLPANEL FOR AKTIVITETER I menyen Opprett en ny servicehenvendelse Herfra kan du opprette en ny servicehenvendelse for et av produktene dine. Du velger produktet fra en liste. Send inn telleverk Skriv inn oppdaterte telleverk for et produkt Opprett en flyttehenvendelse Spør Canon om hjelp til å flytte et produkt. Du blir kontaktet av Canon som vil forklare hva du skal gjøre for å fullføre en flyttehenvendelse. Opprett en kontoforespørsel Spør Canon om noe som ikke er produktrelatert, for eksempel fakturering. Servicehenvendelser Se gjennom tidligere servicehenvendelser som er opprettet fra denne kontoen Filtrer åpne/avsluttede henvendelser Her kan du velge å vise alle åpne servicehenvendelser eller alle avsluttede servicehenvendelser som er opprettet for denne kontoent Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 8

9 Hvordan administrerer jeg produktene mine? Produktdetaljsiden gir deg nyttig informasjon om produktene dine, inkludert Canonserienummeret (vår måte å identifisere produkter på), plassering, informasjon om hvem som administrerer det i din organisasjon, og eventuell informasjon om servicehenvendelser. Hvis du holder denne informasjonen oppdatert, hjelper det oss med å administrere servicehenvendelser på en mest mulig effektiv måte slik at vi kan løse problemene dine så raskt som mulig. Fra denne siden kan du også opprette en servicehenvendelse, oppdatere telleverk, vise avtaler, vise konfigurasjon og få tilgang til en kunnskapsdatabase for produkter. SLIK KOMMER DU DIT: Klikk på Produkter fra menyen, og klikk deretter på serie nummer for et produkt Alternativt Navn Du kan bruke dine egne navn på produkter slik at du lettere kan identifisere dem Installasjons Adresse Dette er adressen som er oppgitt til Canon. Serviceteknikere vil bli sendt til denne adressen. Hvis du vil korrigere adressen, klikker du på Endre og velger en ny adresse fra listen Plassering Dette er der produktet er plassert på stedsadressen, som etasje eller romnummer. Produktadministrator Se eller endre hvem som administrerer dette produktet Vis eller opprett servicehenvendelse Her kan du finne servicehenvendelser for dette produktet. Hvis du trenger støtte fra Canon for dette produktet, kan du også opprette en servicehenvendelse her. Vis eller registrer telleverk Her kan du finne de siste telleverkene som er sendt inn for produktet, og du kan sende inn nye telleverk. Hvis et produkt har en emaintenance-kontrakt, vil den angis her. Det er ikke alle produkter med emaintenance som krever telleverk. Avtaler Her kan du se dine serviceavtaler, med for eksempel responstider. Konfigurasjon Her kan du se komponentene og relatert utstyr for produktet ditt. For eksempel maskinvare, programvare, løsninger og tilbehør som papirskuffer. Kunnskap En kunnskapsbase er tilgjengelig gjennom portalen. Du kan søke etter og se artikler som er opprettet for et spesifikt produkt (se mer på side 11). Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 9

10 Hvordan grupperer jeg produktene mine? Opprette en gruppe For at du skal kunne administrere produktene dine mer effektivt gir portalen en produktadministratorer eller en kontoadministratorer mulighet til å gruppere produkter. Dette gjør det enklere for deg å administrere store skriverparker Klikk på Produkter i menyen til venstre Velg Administrer grupper-fanen. Klikk på Opprett en ny gruppe. 3. Skriv inn et gruppenavn slik at du og andre kan identifisere gruppen (for eksempel Utskriftsrom vestfløyen), og klikk på Neste. 3 Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 10

11 4. Velg produktene du vil legge til denne gruppen, og klikk på Send Inn. 4 Administrere gruppen Fra denne delen har du full kontroll over gruppen(e), du kan velge å endre navn på en gruppe du tidligere har opprettet, slette en gruppe, legge til / fjerne produkter fra gruppen og tildele/fjerne produktadministratorer for gruppen. Kunnskapsadministrasjon En kunnskapsbase er tilgjengelig gjennom portalen for å hjelpe deg med å håndtere servicehenvendelser. Du kan søke etter kunnskapsartikler som er opprettet for et spesifikt produkt. Med denne informasjonen kan du også selv finne løsninger på servicehenvendelsene. 1. Velg Kunnskapssenter fra menyen til venstre. 2. Velg produktet du vil finne informasjon om. Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 11

12 Det finnes tre hovedgrupper av artikler: FAQ er & Kunnskap, feilkoder og feilsøkings artikler. Om du velger Vis Mer kan du se hele listen med innhold som er publisert for det aktuelle produktet. 4. Klikk på lenken Canon Download Centre for å finne drivere, håndbøker eller evt. programvareoppdateringer til produktene dine. 5. Du kan også søke etter informasjon ved å skrive inn en feilkode og/eller beskrivelse i søkefeltet. Du kan utvide språkene du vil søke på, ved å merke av i boksene ved siden av søkeknappen (engelsk er standardspråket for alle kunnskapsartikler). Søkeresultatene viser et utvalg av artikler som best samsvarer med beskrivelsen du skrev inn. Hvem kan jeg kontakte for å få mer hjelp? Hvis du trenger hjelp til å bruke portalen eller har generelle spørsmål, kan du bruke nettlenkene for info og registrering, eller ringe til Canons kundesenter: NORGE: Canon Self-Service - Oktober 2012 Side 12