FITS Økonomistyring Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012

Transkript

1 FITS Økonomistyring Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012

2 FITS økonomistyring Innhold ØS 1 Introduksjon... 1 ØS 2 Oversikt... 1 ØS 3 Implementeringsveiledning... 4 ØS 4 Driftsveiledning ØS 5 Roller og ansvar ØS 6 Gjennomgang av prosessen Vedlegg Tegnforklaring Begrep fra ordliste: Krysshenvisning: Begrep fra ordliste Krysshenvisning Om bruken av dette materialet Becta 2004 Dette materialet kan gjengis kostnadsfritt, i hvilket som helst format eller medium og uten spesiell tillatelse, forutsatt at det ikke gjøres for å oppnå materiell eller økonomisk gevinst. Materialet må gjengis presist, og ikke brukes i en villedende kontekst. Dersom du utgir materialet på nytt eller utsteder det til andre må du erkjenne dets kilde, opphavsrettsstatus og utgivelsesdato. Utgitt i mars 2004 Opprinnelig publisert på nett i september 2003 som en del av Bectas nettsted Becta har gjort sitt ytterste i innsamlingen av dette materialet for å sikre at informasjonen er korrekt på utgivelsestidspunktet, men kan ikke holdes ansvarlig for eventuelle tap, skadevirkninger eller besvær forårsaket av feil eller unøyaktigheter i materialet. Selv om alle referanser til eksterne kilder (inkludert nettsteder lenket til Bectas nettsted) er kontrollert ved innsamling og også regelmessig etter dette, tar ikke Becta ansvar for eller på annen måte gir sin støtte til produkter eller informasjon i materialet, inkludert kildemateriale. Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 Materialet foreligger opprinnelig på engelsk, og er tilgjengeliggjort på norsk av Senter for IKT i utdanningen. Senter for IKT i utdanningen kan ikke holdes ansvarlig for feil eller unøyaktigheter i det opprinnelige materialet eller i den norske oversettelsen, heller ikke for eventuelle konsekvenser av dette. Senter for IKT i utdanningen veileder norsk utdanningssektor om IKT på vegne av Kunnskapsdepartementet, les mer på senterets nettsted Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012

3 FITS økonomistyring ØS 1 Introduksjon Vet du hvor mye dine IKT- anskaffelser koster? Økonomistyring kan hjelpe deg med å håndtere dette. ØS 1.1 Formål Formålet med denne delen er å introdusere temaet økonomistyring og å hjelpe deg med å implementere prosessen på din skole med et minimum av forberedelser og opplæring. ØS 1.2 Mål Målene for denne delen er å gjøre deg i stand til å: forstå konseptet og fordelene med økonomistyring forstå hva som inngår i prosessen for økonomistyring forstå roller og ansvar i økonomistyring implementere en grunnleggende økonomistyringsprosess på din skole fortsette å drive økonomistyringsprosessen identifisere nyttige målinger for å få utbytte av økonomistyringsprosessen du har implementert gjennomgå implementeringen og oppsummere fremgang. ØS 2 Oversikt ØS 2.1 Hva er økonomistyring? Hva er økonomistyring? Økonomistyring er en prosess for sporing av og kontroll med kostnadene relatert til IKT- tjenester og teknisk støtte. Økonomistyring dekker også emnet kostnadsdekning, som et hjelpemiddel for å plassere ansvaret for IKT- kostnadene på brukerne av tjenestene. Formålet med økonomistyring er å sikre at kostnadene til IKT- tjenester og teknisk støtte er forsvarlige. Videre bidrar økonomistyring til å identifisere spesielt kostbare områder, som du kanskje ønsker å undersøke nærmere for å se om en annen tilnærming kan redusere kostnadene. Selv om det strengt tatt ikke er en del av selve økonomistyringsprosessen har vi tatt med noen ideer til å redusere kostnadene til IKT- tjenester og teknisk støtte (se ØS 2.1.1). Hvorfor bruke økonomistyring? Økonomistyring hjelper deg med å registrere kostnadene forbundet med å tilby IKT- tjenester og teknisk støtte. Dette hjelper deg til å: gjøre rede for utgifter identifisere kostnader som ikke er budsjettert forbedre budsjetteringsprosessen identifisere kostnader som ble høyere enn forventet identifisere områder for mulig kostnadsreduksjon Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 1

4 identifisere årsaken til kostnadene implementere metoder for kostnadskontroll. Hvem bruker økonomistyring? De som er ansvarlige for IKT- budsjettene bruker økonomistyring. De må også sørge for at alle ansatte som er involvert i å tilby IKT- tjenester og teknisk støtte er bevisste på behovene for økonomistyring og at de alltid følger prosessen. ØS Ideer til å redusere kostnadene til IKT-tjenester og teknisk støtte Standardisere Minimer utvalget av forskjellige merker og modeller, for å: foreta innkjøp i store partier som gjør det mulig å få rabatter redusere behovet for opplæring på ulike produkter muliggjøre en mer effektiv håndtering av reservedeler. Gå for økonomiske stordriftsfordeler Gå sammen med andre skoler om å opprette en virtuell avdeling for teknisk støtte, kjøp inn tjenester sammen eller foreta innkjøp i store partier. Spør skolestyret om å koordinere tjenester på vegne av alle skolene i området. Undersøk om det finnes høgskoler eller andre skoler med nødvendig ekspertise som kan være i stand til å hjelpe deg. Kombiner IKT med tjenester som ikke er IKT- baserte for å kunne tilby ett enkelt servicesenter i stedet for ulike senter for ulike tjenester. Forbedre hendelsesstyringen Dokumenter løsningene på hendelser slik at du kan løse gjentakende hendelser uten å måtte involvere leverandører eller betale tilkallingsavgift gjentatte ganger. Overvåk volumet av hendelser og identifiser trender og årsaker slik at du oppnår forbedringer og reduserer kravene til teknisk støtte. Se hendelsesstyringsprosessen (HS) for mer informasjon. Øk brukernes kunnskap For å unngå kostbare tilkallingsavgifter bør du øke brukernes bevissthet rundt enkle tekniske problemer slik som å bytte tonerkassett på skriveren og å sjekke datamaskinens tilkoblinger. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 2

5 ØS 2.2 Hvordan fungerer økonomistyring? Økonomistyring er en iterativ syklus bestående av budsjettering og bokføring, som illustrert i økonomistyringsprosessens flytdiagram. Budsjetteringselementet er relatert til planlegging av utgifter. Det kan være basert på tildelte midler eller det kan brukes til å bestemme hvilke midler som trengs. Som oftest er det en kombinasjon av de to. Ved budsjettering er det viktig å vurdere alle IKT- relaterte utgifter, ikke bare selve utstyrskostnadene. Bokføringselementet innebærer sporing av faktiske utgifter. Dette brukes i sin tur som innspill til neste syklus, siden det gir nyttig informasjon om kostnader og hvordan pengene faktisk ble brukt. Økonomistyring kan begrense seg til budsjettering og bokføring, eller det kan også omhandle betaling. Dette er relatert til prosessen med å belaste IKT- brukerne for IKT- tjenestene de mottar. Det kan variere fra enkel fakturering av kostnader for utstyr og forbruksvarer, til komplekse betalingsmodeller for hele tjenesten basert på de totale kostnadene, inkludert teknisk støtte, administrasjon, felles infrastruktur, vedlikehold, utgifter til lokaler og så videre. Dersom skolen bestemmer seg for å bruke en slik betalingsmodell for IKT- tjenestene kan ikke dette skje uten budsjettering og bokføring. ØS Forhold til andre prosesser Forhold til tjenestenivåstyring Tjenestenivåstyring er tett koblet til økonomistyring. Det kan være en forskjell mellom ønskelig og overkommelig tjenestenivå, og tjenestenivåstyringsprosessen bidrar til å balansere mellom brukernes ønsker og hva som faktisk er mulig med tilgjengelige midler. Økonomistyring er et innspill til prosessen for tjenestenivåstyring, siden økonomistyring gir budsjett- og kostnadsinformasjon som brukes ved fremforhandling av tjenestenivåavtaler. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 3

6 Forhold til konfigurasjonsstyring Økonomistyring har en grenseflate mot konfigurasjonsstyring gjennom informasjon om ressurser lagret i konfigurasjonsstyringsdatabasen. Disse dataene kan gi nyttig informasjon om hva slags utstyr som er kjøpt inn i løpet av en økonomisk periode, og kan bidra til å få samlet de faktiske kostnadene. Konfigurasjonsstyringsdatabasen bør også gi en indikasjon på når det er tid for å bytte ut utstyret, og slik bidra inn i budsjetteringsdelen av økonomistyringen. Du vil se at det er et overlapp av data samlet for konfigurasjonsstyring og for økonomistyring, for eksempel data om tildeling av utstyr og dato for innkjøp. På et tidlig stadium er det akseptabelt med en viss grad av duplisering. Det dreier seg om små mengder, og duplisering er enklere enn å prøve å kombinere de to prosessene på dette stadiet. Til syvende og sist kan du lagre økonomistyringsdataene i konfigurasjonsstyringsdatabasen for å unngå duplisering, men i første omgang trenger du ikke å være opptatt av dette. ØS 2.3 Hva koster økonomistyring? Gjennomføring av økonomistyring koster ikke noe i rene penger. Du trenger kanskje bare en kalkulator eller en regnearkprogramvare. De virkelige kostnadene genereres av personer og deres bruk av tid. På samme måte som for alle de andre FITS- prosessene må noen være ansvarlige for innspill til og resultater fra prosessen, men dette behøver ikke være noen fulltidsjobb. ØS 3 Implementeringsveiledning ØS 3.1 Definer hva som må gjøres Som beskrevet i den generelle tilnærmingen til å implementere FITS så anbefaler vi en syklisk tilnærming til implementering av nye prosesser. Start i det små og bygg videre på solide fundamenter. FITS handler om å holde ting enkelt. FITS fremmer også en syklisk tilnærming til implementeringen: start i det små og gjør kontinuerlige forbedringer. Dette materialet introduserer prosessene, sammen med enkle instruksjoner og verktøy. Når du har implementert prosessene kan du bruke verktøyene for å samle informasjon for å gjøre forbedringer, og deretter starte neste runde i syklusen. En slik forbedringsprosess gjør det mulig å implementere beste praksis i små, håndterlige trinn. Du vil derfor se fordeler allerede på et tidlig tidspunkt, og unngå å bli overveldet av mye ekstraarbeid. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 4

7 FITS sin tilnærming til implementering av økonomistyring er beregnet for folk med lite ledig tid til å implementere prosesser og prosedyrer, fordi de daglige aktivitetene er uforutsigbare og må prioriteres. Prosess Implementer økonomistyringsprosessen ved å samle informasjon om utgifter: registrer alle utgifter. Verktøy Hold verktøyene enkle og slik at de kun trenger et minimum av innsats: bruk en regnearkmal for registrering av utgifter. Informasjon Lag utgiftsrapporter: totale utgifter for hver kategori prosentandel av utgiftene tilskrevet hver kategori. Vårt mål er å hjelpe deg med å fjerne noe uforutsigbarhet, ved å innføre "beste praksis"- prosesser i små trinn, for så å se fordeler så raskt som mulig. ØS Omfang Økonomistyring dreier seg om teknikker for budsjettering og for registrering av hvor mye penger som faktisk blir brukt. Prosessen dreier seg ikke om hvordan innkjøp skal gjennomføres eller hva pengene skal brukes på. Totalkostnad for eierskap" er et begrep som brukes for å beskrive den totale kostnaden for IKT når andre kostnader slik som installasjon, teknisk støtte, opplæring, forbruksvarer, vedlikehold og administrasjon er lagt til anskaffelsesverdien for den faktiske maskin- og programvaren. Økonomistyring tar sikte på å gi deg en rask og kortsiktig plan for å ta kontroll over utgiftene. Å gjøre det til en vane å registrere alle faktiske utgifter er en god start. Dette kan i neste runde hjelpe deg med å utarbeide neste IKT- budsjett, og du kan forbedre metoden for kostnadsregistrering for å støtte det dere måtte ha av interne betalingsprinsipper. Denne implementeringsveiledningen gir deg alt du trenger å vite for å komme i gang med økonomistyring. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 5

8 ØS 3.2 Forbered implementering Gode forberedelser kan gjøre forskjellen mellom en vellykket og en mislykket implementering av en prosess. Roller og ansvar Opplæring Startdato Kommunikasjon Før du kan implementere økonomistyring må du tildele roller og ansvar til aktuelle ansatte ved skolen. ØS Tildeling av roller og ansvar i økonomistyring kommer med noen forslag og råd knyttet til dette. Når du har tildelt roller og ansvar er det viktig å sikre at de som deltar i implementeringen og driften av prosessen forstår hva som kreves av dem. Bruk dette dokumentet som opplæringsmateriale. Sett en startdato. En dato for driftssetting av tjenesten er viktig for enhver implementering. Sørg for at du setter av nok tid til å gjøre alle andre forberedende oppgaver før denne datoen. Implementeringsteamet må kommunisere godt, slik at dere kan enes om planer, fastsette datoer og så videre. Det er også viktig å kommunisere eksternt og å informere brukerne av den nye prosessen. Implementeringen av en prosess kan ses på som en endring, i likhet med oppgradering av en server. Det må i forkant av endringen kommuniseres klart til brukerne hvordan de vil påvirkes av dette. Materiale Pilot Før du kan gå videre med implementeringen vil du trenge alt materiale som er nødvendig for prosessen. Kontroller at du har lastet ned malene du trenger og at alle involverte har tilgang til dem. Når du gjennomfører en pilotimplementering av økonomistyringsprosessen kan det være lurt å sørge for at én person er ansvarlig for registrering av alle utgifter i begynnelsen. Det kan være nødvendig å begrense muligheten til å foreta innkjøp til denne samme personen, for å sikre at alle transaksjoner blir registrert. I så fall må du sørge for at alle andre medlemmer av teamet er klar over eventuelle endringer i innkjøpsreglene i pilotperioden. Når denne prosessen fungerer effektivt med én person, bør du være i stand til å implementere tilsvarende prosess for hele teamet, dersom du ønsker å gi alle fullmakt til å kunne kjøpe inn nødvendig utstyr. Du føler kanskje på dette stadiet at det er tilstrekkelig å ha en person som er ansvarlig for innkjøp. Men glem ikke at du må ha et alternativ; andre teammedlemmer må være opplært til å ta over ved fravær. Forutsetninger Det finnes ingen forutsetninger for økonomistyring. Jo tidligere du begynner med å registrere alle kostnader forbundet med IKT, jo raskere vil du være i stand til å identifisere områder hvor kostnadsreduksjon kan være mulig. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 6

9 ØS Tildeling av roller og ansvar i økonomistyring Rolle Foreslåtte representanter(er) Kommentar Økonomileder Økonomi- administrator Person med overordnet ansvar for IKT og teknisk støtte, for eksempel: IKT- leder IKT- koordinator nettverksansvarlig rektor. Person med fullmakt til å bruke penger i henhold til lokale bestemmelser, for eksempel: tekniker lærer IKT- leder IKT- koordinator klasseromsassistent. Økonomilederen har økonomisk fullmakt, og det er derfor sannsynlig at vedkommende har et overordnet ansvar og budsjettansvar for IKT og teknisk støtte. Vedkommende vil også ha tilgang på sensitive data slik som personalkostnader. Alle med fullmakt til å bruke av budsjettet for IKT og teknisk støtte må påta seg rollen som økonomiadministrator. De må varsle økonomilederen om påløpte utgifter. For mer informasjon, se også ØS 5 Roller og ansvar. ØS 3.3 Implementering Denne delen beskriver hvordan du oppretter et enkelt utgiftsregister og hvordan du sporer IKT- kostnadene. Trinn 1: Opprette utgiftsregister Trinn 2: Registrere utgifter ØS Opprette utgiftsregister Du kan opprette et utgiftsregister i form av en regnskapsbok eller et regneark. Vi anbefaler at du starter med vår regnearkmal for et utgiftsregister (se vedlegg A). Denne kan du kan laste ned og tilpasse slik du ønsker, blant annet ved å legge til flere kostnadskolonner tilpasset dine behov. Husk imidlertid vårt motto om å holde ting enkelt til å begynne med. Hvis du i dag ikke registrerer kostnader i det hele tatt, så vil en svært enkel inndeling være en forbedring i seg selv og det vil være enklere for deg å håndtere enn om du legger til mange kolonner fra begynnelsen av. Malen vi har laget består av ett regneark for ett IKT- budsjett. Hvis du direkte belaster andre avdelingers budsjetter med IKT- kostnader ønsker du kanskje å legge til flere ark. Du vil legge merke til at det er et lite overlapp mellom innholdet i dette regnearket og innholdet i konfigurasjonsstyringsdatabasen som vi har anbefalt. Ditt endelige mål bør være å ha kun én registrering for å dekke begge disse behovene. I begynnelsen er det imidlertid enklere å vedlikeholde dataene separat enn det er å skape denne koblingen mellom prosessene. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 7

10 ØS Registrere utgifter Du må først opprette et utgiftsregister (se ØS 3.3.1). Når dette er gjort bør økonomilederen bruke dette til å registrere alle IKT- relaterte utgifter i budsjettperioden. Vi har laget noen retningslinjer for utfylling av malen (se ØS ), og også et eksempel på et utgiftsregister (se vedlegg A) for å vise noen elementer du kan vurdere å inkludere. Ikke glem at kostnadene til IKT er mer enn kostnadene til maskinvare og programvare. Det er andre kostnader som bør tas i betraktning, slik som kostnadene til brukerstøtte, forbruksvarer, vedlikehold, oppgraderinger og så videre. Hvis du deler ut rollen økonomiadministrator kan det være hensiktsmessig å la disse få og bruke en redigert versjon av malen hvor sensitive data er fjernet. Innhold fra denne malen kan i sin tur klippes og limes inn i hovedregnearket for å spare tid. Vi har laget en redigert versjon av mal for utgiftsregister som du kan bruke dersom du ønsker det (se vedlegg B). Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 8

11 ØS Retningslinjer for utfylling Element Dato Innkjøpt for Programvare Maskinvare Mus Kabler Forbruksvarer Kontraktsfestede kostnader Tilfeldige leverandørkostnader Personalkostnader Lokaler Diverse Registrer i denne kolonnen alle IKT- relaterte utgifter. Bryt ned kostnadene i flere kolonner for å gjøre deg i stand til å overvåke hva pengene brukes til. Dette kan for eksempel innebære å dele opp en faktura i maskinvare, leveranse og installasjon. Registrer fakturadatoen, slik at du kan spore opp fullstendige detaljer dersom det blir nødvendig å stadfeste hvilket regnskapsår kostnaden påløp. Registrer navnet på avdelingen elementet ble kjøpt inn til, som en indikasjon på hvor kravet kom fra. Merk at malen er ment til å registrere kostnader mot IKT- budsjettet. Du bør legge til egne regneark for andre budsjetter hvis det er aktuelt. Registrer kostnader for all programvare her. Dette inkluderer programvare for bestemte brukere eller avdelinger og programvare for generell bruk slik som operativsystemer for serverne. Angi spesifikk bruk i kolonnen "innkjøpt for". Registrer kostnader for all maskinvare her. Dette inkluderer maskinvare for bestemte brukere eller avdelinger og maskinvare for generell bruk slik som felles infrastrukturelementer. Angi spesifikk bruk i kolonnen "innkjøpt for". Det kan være nyttig å registrere dette separat dersom det er et høyt forbruk av mus. Hvis du ikke trenger å se denne kostnaden separat foretrekker du kanskje å inkludere mus i kolonnen "maskinvare". Registrer kostnader for alle typer kabler her. For eksempel skriverkabler, patche- kabler, nettverkskabler og så videre. Registrer kostnader for alle forbruksvarer her. Dette skal inkludere elementer som er delt mellom avdelingene eller som brukes spesifikt av enkeltpersoner. Registrer i denne kolonnen alle årlige eller periodiske beløp for kontrakter for eksempel til tredjepartsstøtte, vedlikehold eller annen form for service. Du bør registrere alle kostnader for budsjettperioden som regnearket dekker. Registrer i denne kolonnen alle leverandørkostnader som kommer i tillegg til kontraktsfestede kostnader. For eksempel leveringskostnader eller andre kostnader for tjenester som ikke omfattes av noen kontrakt. Registrer personalkostnader i denne kolonnen. Vær oppmerksom på at det er upassende å gi andre personer enn økonomilederen tilgang på denne informasjonen. For generell bruk har vi derfor laget en redigert versjon av malen for utgiftsregister (se vedlegg B), hvor personalkostnader er utelatt. Registrer kostnader til lokaler eller arealer for IKT- utstyret i denne kolonnen, dersom penger til lokaler er bevilget IKT- avdelingen og denne kostnaden er påløpt. Registrer detaljer for elementer som ikke dekkes av andre kostnadskolonner. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 9

12 ØS 3.4 Gjennomgang av implementeringen Du bør alltid foreta en gjennomgang av implementeringen av en ny prosess, for å identifisere områder for forbedring og korrigering. Hvis du bare fortsetter uten å sjekke at alt som er gjort så langt er i orden, risikerer du å dra med deg problemer videre. Still noen viktige spørsmål og vurder svarene du får før du fortsetter. Har alle forstått hva som kreves av dem? Har alle økonomiadministratorer tilgang til en redigert versjon av utgiftsregisteret? Samsvarer oppføringene i utgiftsregisteret med mottatte fakturaer så langt? Må behovet for opplæring vurderes på nytt før dere fortsetter? Var alle som ble berørt informert om den nye prosessen? ØS 3.5 Implementeringsressurser Mal for utgiftsregister (vedlegg A) Redigert versjon av mal for utgiftsregister (vedlegg B) ØS 4 Driftsveiledning ØS 4.1 Hva må gjøres? Økonomistyring er en kontinuerlig prosess. Du trenger på daglig basis å vedlikeholde utgiftsregisteret, overvåke utgiftene samt å ta beslutninger for å forbedre økonomistyringen. ØS Vedlikeholde utgiftsregisteret For å ha noen verdi må utgiftregisteret holdes oppdatert. Hvis du trenger å sette inn linjer i regnearket; forsikre deg om at radene settes inn over raden med totalverdiene, slik at beløpene blir med i totalsummen. Gjeldende utgiftsregister (utledet fra mal for utgiftregister, se vedlegg A) skal vedlikeholdes og administreres av økonomilederen siden det kan inneholde sensitive data slik som personalkostnader. På daglig basis kan økonomiadministratorene bruke den redigerte versjonen av malen for et utgiftsregister (se vedlegg B), og så kan økonomilederen klippe og lime innholdet inn i hovedregnearket. ØS Overvåke utgiftene Det er viktig at du bruker informasjonen du har samlet i utgiftsregisteret til å overvåke hvor og hvordan pengene blir brukt. Vi har laget en grafisk fremstilling av totalverdiene fra kolonnene i malen for et utgiftsregister, slik at du tydeligere kan se utgiftsforskjeller mellom ulike elementtyper. Merk at hvis du trenger flere rader må du sette dem inn over raden med totalverdiene i regnearket, slik at alle utgiftene inkluderes i totalverdiene og grafene. Vårt eksempel på et utgiftsregister (se vedlegg A) viser også eksempler på diagrammer. Disse rapportene vil hjelpe deg til å ta avgjørelser knyttet til daglig kostnads- og økonomistyring av IKT. De vil også være nyttige når du utarbeider budsjett for neste år eller neste budsjettperiode. Og du bør bruke rapportene til å gjennomgå hvor nyttige de forskjellige utgiftskategoriene er. Dersom du har store tall i "diverse"- kolonnen, bør du vurdere å bryte denne ned i mer spesifikke kategorier. Hvis du har andre kolonner som du ikke har brukt særlig mye, ønsker du kanskje å inkludere dem i "diverse"- kolonnen eller i en annen og mer relevant kolonne. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 10

13 ØS Ta beslutninger Bruk rapportene fra utgiftsregisteret til å identifisere områder hvor det kan være mulig å foreta kostnadsreduksjoner. Nedenfor er noen forslag til tolkning av rapportene. Se etter de største kostnadene. Det er disse det er verdt å vurdere for mulige kostnadsreduksjoner, siden disse vil ha størst innvirkning. Ikke glem at noen kostnader gjelder for hele året og at rapporten din kanskje ikke strekker seg så langt. Disse kostnadene kan synes å være de største, men når de fordeles over hele året eller hele budsjettperioden kan det være at bildet endres. Se etter innkjøpstrender for å identifisere hvor du kanskje kan foreta innkjøp i større partier i fremtiden. Hvis du for eksempel oppdager at du kjøper et lite parti mus hver måned, kan det være at du kan forutse det samlede behovet for budsjettperioden og forhandle fram en rabatt. Undersøk tilfeldige kostnader som for eksempel genereres av leverandørene. Du kan kanskje få fjernet disse ved å gjennomgå kontraktene og legge til nye krav etter hvert som de oppstår. Alternativt så identifiserer du kanskje et behov for intern opplæring. Og dersom dette adresseres vil det forhindre unødvendige henvendelser for hjelp og støtte som genererer kostnader. Husk at statistikk ikke alltid uttrykker hva det først ser ut som. Det kreves alltid noen tolkninger og ofte også noe utredning. Dette er imidlertid verdt innsatsen, fordi kunnskapen hjelper deg med å gjøre forbedringer, og i dette tilfellet er forbedringene kostnadsrelatert. ØS Budsjettere fremover Selv om du kanskje ikke får fastsette størrelsen på IKT- budsjettet, kan du i det minste planlegge hvordan du skal bruke de pengene du får. I denne sammenheng vil utgiftsregisteret for forrige periode komme til nytte. Bruk tallene fra tidligere år til å beregne leverandørkostnader og kostnader til systemstøtte som bevilges i det nye budsjettet. Bruk tidligere års utgiftsregister til å identifisere når det er tid for å bytte ut utstyr, og sørg for at det nye budsjettet tar dette i betraktning. Vurder måter å redusere kostnadene til supportkontrakter på ved å identifisere opplæringsbehov og investere i opplæring. Bruk bevis basert på tidligere erfaring til å synliggjøre de reelle IKT- kostnadene og vurder metoder for å framskaffe ekstra midler. Husk å justere budsjettplanleggingsøvelsen i henhold til kravene i strategien for teknisk støtte (se FITS 6.2). ØS 4.2 Når må det gjøres? Økonomistyring har daglige aktiviteter og periodiske aktiviteter. Vedlikeholde utgiftsregisteret Overvåke utgiftene Ta beslutninger Budsjettere fremover Oppdater utgiftsregisteret daglig etter hvert som kostnadene påløper. Overvåking av utgifter skal være en regelmessig forvaltningsoppgave slik at du holder kontroll over inntekter og utgifter. Baser dine beslutninger på analyser av utgiftene. Gjennomgå dette regelmessig for å kunne dra nytte av mulige besparelser. Å budsjettere fremover er vanligvis en årlig aktivitet, selv om planleggingen ofte spres over flere måneder. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 11

14 ØS 4.3 Hvem gjør det? Alle aktiviteter i økonomistyring er økonomilederens ansvar, selv om noen daglige oppgaver kan delegeres til en eller flere økonomiadministratorer. Oppgave Vedlikeholde utgiftsregisteret Utføres av Økonomilederen Økonomiadministrator(er) Overvåke utgiftene Ta beslutninger Budsjettere fremover Økonomilederen Økonomilederen Økonomilederen Se ØS Tildeling av roller og ansvar i økonomistyring for mer informasjon. ØS 4.4 Driftsressurser Mal for utgiftsregister (se vedlegg A) Redigert versjon av mal for utgiftsregister (se vedlegg B) ØS 5 Roller og ansvar ØS 5.1 Økonomileder Er ansvarlig for økonomistyringsprosessen for IKT og teknisk støtte Er sannsynligvis ansvarlig for budsjettene for IKT og/eller teknisk støtte Er seniormedlem av IKT- staben Er i denne rollen vokter av sensitive økonomidata som for eksempel personalkostnader Trenger ikke å ha ferdigheter på teknisk støtte Bør kunne bruke et regneark ØS 5.2 Økonomiadministrator Er ansvarlig for å varsle økonomilederen om alle IKT- utgifter som påløper Vil ha noe myndighet knyttet til innkjøp av IKT- utstyr Kan være ansvarlig for tildeling av utstyr Kan være en eller flere IKT- medarbeidere Kan være teknisk eller ikke- teknisk Må forstå betydningen av å stå inne for kostnader Bør kunne bruke et regneark Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 12

15 ØS 6 Gjennomgang av prosessen Formålet med denne delen er å hjelpe deg å vurdere implementeringen og den løpende driften av din økonomistyring. Videre skal du kunne sjekke din forståelse av prosessen, undersøke hvordan en vellykket implementering bør utføres og vurdere hva du har oppnådd ved å innføre økonomistyring på din skole. Dette vil hjelpe deg i forhold til å vurdere hvor vellykket innføringen har vært og samtidig peke tilbake på aktuelle deler i økonomistyringsprosessen som du bør gjennomgå på nytt for å gjøre forbedringer, dersom dette er nødvendig. Begynn med å lese oppsummeringen av prosessen for økonomistyring. Når du har frisket opp hukommelsen og betraktet din egen implementering i forhold til disse beskrivelsene bør du arbeide deg gjennom sjekklisten, for å identifisere eventuelle områder du bør se på en gang til og muligens implementere på nytt eller forsterke. ØS 6.1 Oppsummering av økonomistyring I beskrivelsen av økonomistyring har vi introdusert sporing og kontroll av IKT- kostnader. Vi har gitt deg en oversikt over hele økonomistyringsprosessen og en implementeringsveiledning med trinnvise instruksjoner for å hjelpe deg med å implementere en økonomistyringsprosess som vi mener er nødvendig og som dekker skolenes behov. Videre ga vi deg en driftsveiledning med en liste over vedvarende aktiviteter som kreves av prosessen for at du skal holde den gående og høste gevinster. Vi beskrev roller og ansvar, og tilbød veiledning i tildeling av roller. Uvesentlig materiale er fjernet for å gi deg en prosess som krever et minimum av innsats og ressurser. Sjekk din forståelse av prosessen ved å gå gjennom ØS til ØS ØS Sammendrag av økonomistyring Trinn Budsjetter for fremtidige utgifter til IKT (utstyr, tjenester og relaterte artikler). Oppgaver Beregn hvor mye penger som trengs til vedlikehold og brukerstøtte for IKT- tjenestene brukerne trenger, og/eller bestem hvordan du vil bruke pengene som vil være tilgjengelige. Denne øvelsen må ta hensyn til alle IKT- relaterte utgifter, ikke bare utstyrskostnadene. Dette kan omfatte vedlikeholdskontrakter, forbruksvarer, reparasjoner, oppgraderinger, utbyttinger, personalkostnader, kostnader til tredjepartsstøtte og så videre. Gjør rede for utgifter i forhold til IKT- budsjettet. Hold oversikt over dine utgifter, slik at du kan måle faktiske kostnader mot kostnadsprognoser. Dette bidrar til å forenkle budsjetteringsprosessen i neste omgang, ved at du får tilgang på mer nøyaktige data. Denne oversikten er også nyttig for å identifisere potensielle kostnadsbesparelser i fremtiden. Dere kan for eksempel foreta innkjøp i store partier, konsolidere leverandører, fremforhandle rabatter og så videre. Få dekning for kostnadene ved å ta betalt for IKT- tjenestene hvis det er aktuelt. Bli enige om avgifter for IKT- tjenestene, slik at de ansvarlige for IKT- teknisk støtte kan dekke inn noen av kostnadene knyttet til tjenestetilbudet. Becta 2004 Utgitt på norsk av Senter for IKT i utdanningen i 2012 FITS økonomistyring 13