Endringshåndtering Prosess og rutiner

Transkript

1 Nordre Land kommune Endringshåndtering Prosess og rutiner Versjon 1.0 Dato Orginaldokument Åsmund Dybvik, IT-rådgiver, Ikon AS Aasbjørn Pålshaugen, Kommunalsjef, Gjøvik kommune Bearbeidet av Geir Steinar Loeng, Nordre Land kommune Godkjent av Side 1 av 11

2 Innhold 1 INNLEDNING HVEM SKAL GJØRE HVA I PROSESSEN FOR ENDRINGSHÅNDTERING PROSESSEN FOR ENDRINGSHÅNDTERING HÅNDTERING AV ENDRINGER UTFYLLING AV ENDRINGSANMODNING OPPRETTE ENDRINGSSAK UTARBEIDE ANBEFALING VURDERE ANBEFALING OG PRIORITERING GODKJENNE ENDRINGSSAK VURDERE BEHOV FOR POLITISK BEHANDLING GJENNOMFØRINGSPLAN/KRAVSPESIFIKASJON INNKJØP/KONKURRANSEGRUNNLAG DETALJDESIGN AV LØSNING IMPLEMENTERING AV LØSNING ENDELIG GODKJENNING VEDLEGG: VEDLEGG 1: VEDLEGG 2: Side 2 av 11

3 1 Innledning Kontrollert håndtering av endringer er en av de viktigste forutsetningene for å sikre et stabilt og hensiktsmessig produksjonsmiljø for IT tjenester i Nordre Land kommune. Endringer grupperes etter omfang i gruppene små, betydelig og omfattende. Slike endringer skal håndteres etter en nærmere definert prosess for endringshåndtering. Dette dokumentet er en kortversjon av prosessen. Det er opprettet et Endringsutvalg som har det overordnende ansvaret for prosessen. Endringsutvalget er bare involvert i håndteringen av betydelige og omfattende endringer. I tillegg er det definert et sett med standard endringer som håndteres på en forenklet måte. Endringer med høy prioritet håndteres også etter spesielle retningslinjer. Endringsutvalget består av 3 faste medlemmer. Disse er: Kommunalsjef, Geir Steinar Loeng Kommunalsjef, Inger Berit Heimdal Faggruppeleder Service, informasjon og forvaltning, Anne Marit Tangen Eng (ITdriftsleder) Kommunalsjef Loeng er leder for utvalget og er ansvarlig for de beslutninger utvalget fatter. Han har derfor også det avgjørende ordet når slike beslutninger skal fattes. Samme kommunalsjef leder gjennomføringen av møter i endringsutvalget. IT-driftsleder er sekretær i utvalget og skal forberede saker til møtene. Han er videre ansvarlig for at det blir ført protokoll under gjennomføringen og at de beslutninger som fattes blir iverksatt etter møtene. Kommunalsjef Heimdal har ingen spesiell funksjon utover det å være faste medlemmer i endringsutvalget. I tillegg kan det innkalles tiltredende medlemmer etter behov på hvert enkelt møte. Dette gjelder for eksempel enhetsledere, avdelingsledere eller en annen bemyndiget representant for det angjeldende enhet/avdeling. 1.1 Hvem skal gjøre hva i prosessen for endringshåndtering Prosess Fylle ut endringsanmodning Registrering, prioritering, gruppering, filtrering, saksbehandling, anbefaling Vurdere og godkjenne endringssak Lage gjennomføringsplan og kravspesifikasjon/konkurransegrunnlag Gjennomføre prosjekt / anskaffelse / implementering Endelig godkjenning Ansvar Enhetsleder Endringsutvalget (sekretariat) Endringsutvalget Enhetsleder (bistått av IKT og evt. innkjøp) Enhetsleder bistått av IKT Endringsutvalget Side 3 av 11

4 2 Prosessen for endringshåndtering 2.1 Håndtering av endringer Hovedelementene i prosessen med håndtering av endringer er vist i prinsippskissen under: CHM Endringsanmodning Registrering og filtrering Prioritering Høy - Normal Gruppering Andre Input Standard Små Betydelig Omfattende Forenklet behandling Behandles av Change Manager Behandles i endringsutvalg Politisk behandling Utvikling og anskaffelse av løsning Testing i ref.miljø Innføring i prod. miljø Oppdat. av konfig. Evaluering av løsning Avslutning av endr. sak Prosessen vedr. håndtering av endringer 2.2 Utfylling av endringsanmodning Endringsanmodning skal benyttes for alle endringer som ikke er standard endringer (forhåndsdefinerte endringer). Endringsanmodning utstedes av enhets-/avdelingsleder/den han bemyndiger eller faste medlemmer i endringsutvalget. Egen mal for endringsanmodning vil være tilgjengelig på intranettet (se også vedlegg 1). Den består av følgende hovedpunkter: Dato Utsteder Bakgrunn Tidsperspektiv Beskrivelse av endringen Innvirkning på virksomheten Konsekvenser ved ikke å implementere endringen Forslag til finansiering Utsteder fyller ut alle felter og utfylt endringsanmodning sendes til IKT-seksjonen for initiell behandling. Anmodningen skal sendes som vedlegg pr. e-post til ikt@nordre-land.kommune.no Side 4 av 11

5 2.3 Opprette endringssak Endringssak opprettes i esak av sekretariatet med IT driftsleder som ansvarlig. 2.4 Utarbeide anbefaling Anbefalingen skal være et dokument på saken. IT-driftsleder er ansvarlig for å utarbeide anbefaling. Flere funksjoner vil måtte bidra i dette arbeidet. Hvilke funksjoner det er vil variere fra sak til sak. Det vil imidlertid normalt være representanter for virksomhetsområdene, IT-driftspersonell eller eksterne eksperter. Anbefalingen har følgende innhold: Fakta: Her beskrives den endringen som foreslås utført gjerne med løsningskisse Egenvurdering: Her beskrives de vurderinger som gjøres knyttet til endringssaken. Det vil normalt omfatte en vurdering av: Ressursbehov med kostnadsestimat (investering og drift) Finansiering Usikkerhet og risiko med mulige tiltak Innvirkning på virksomheten og andre systemer med mulige tiltak Konsekvenser ved ikke å gjøre endringen Driftbarhet Sikkerhet Administrativt vedtak: Her beskrives forslag til det vedtak endringsutvalget skal fatte Anbefalingen med forslag til vedtak skal gå til endringsutvalget og danne grunnlaget for behandlingen der. 2.5 Vurdere anbefaling og prioritering Anbefalingen gjennomgås, vurderes og prioriteres av endringsutvalget. 2.6 Godkjenne endringssak Basert på den vurdering som er gjort av endringssaken, godkjennes den eller ikke. Endringsutvalget foretar godkjenningen. Endringssaker som ikke godkjennes, avsluttes. 2.7 Vurdere behov for politisk behandling Endringssaker som tilfredsstiller et eller flere av følgende kriterier skal normalt behandles politisk: Krever ekstrabevilgning/endrede rammer (drift) Store organisasjonsmessige konsekvenser Er en del av et større OU-prosjekt Skifte av strategier Av prinsipiell betydning Side 5 av 11

6 Vurderingen gjøres av endringsutvalget. Endringssaker som krever politisk behandling, behandles videre i henhold til gjeldende regler for politisk behandling i Nordre Land kommune. Endringssaker som ikke krever politisk behandling, håndteres videre i endringsutvalget. 2.8 Gjennomføringsplan/kravspesifikasjon Gjennomføringsplan skal utarbeides i hht egen mal (se vedlegg 2). Det vil normalt være representanter for enhetene, IT-driftspersonell eller eksterne eksperter som utarbeider gjennomføringsplanen på oppdrag av IT-driftsleder. Dersom den aktuelle endringen er en del av/inngår i et større prosjekt, skal også ansvarlig fra det prosjektet involveres i utarbeidelsen av denne planen. Det er IT-driftsleder som velger hvem det skal være og iverksette dette. Endringsutvalget går gjennom kravspesifikasjonen og avklarer evt uklarheter. Dersom endringsutvalget har vesentlige merknader til hele eller deler av innholdet, går spesifikasjonen tilbake til den som har stått for utarbeidelsen og det gjøres nødvendige justeringer før den igjen går til godkjenning på neste møte i endringsutvalget. Når gjennomføringsplanen er godkjent iverksettes utarbeidelse av kravspesifikasjon. Det vil normalt være representanter for virksomhetsområdene, IT-driftspersonell eller eksterne eksperter som utarbeider kravspesifikasjonen på oppdrag av IT-driftsleder. Når kravspesifikasjonen blir godkjent vil leverandører involveres i henhold til gjeldende prosedyrer for innkjøp med eventuell anbudsrunde. 2.9 Innkjøp/konkurransegrunnlag Godkjent kravspesifikasjon brukes som grunnlag for anskaffelse av løsning. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til kommunens normale innkjøpsrutiner. I de tilfeller hvor det kreves anbudsrunde, utarbeides det et konkurransegrunnlag som normalt sendes til tilbyderne for bruk i deres arbeid med å lage tilbud. Konkurransegrunnlaget omfatter konkurransereglene som gjelder for det aktuelle tilfellet, administrative forhold forbundet med utforming og videre håndtering av tilbudet, i tillegg til selve kravspesifikasjonen. Innkjøpsavdelingen er ansvarlig for hele anskaffelsesprosessen inkludert utarbeidelse av konkurransegrunnlag, men endringsutvalget skal godkjenne konkurransegrunnlaget før det sendes ut. Dette kan imidlertid delegeres til leder av endringsutvalget i saker hvor det anses å være tilstrekkelig. Innkomne tilbud vil så behandles i henhold til gjeldende konkurranseregler og prosessen ender opp med at det inngås kontrakt om leveranse av løsning med en av tilbyderne Detaljdesign av løsning Dersom det er detaljer i løsningen som gjenstår å avklare, kan det være nødvendig å utarbeide et detaljert design av løsningen. Dette kan eksempelvis dreie seg om detaljer forbundet med integrasjon mot eksisterende systemer, eller andre forhold. Ofte kan dette føre til økte kostnader. Evt designdokumentasjon skal behandles/godkjennes av endringsutvalget før implementering iverksettes. Slik godkjenning kan delegeres til leder av endringsutvalget i saker hvor det anses å være tilstrekkelig Side 6 av 11

7 2.11 Implementering av løsning Den valgte løsningen implementeres i hht til egne rutiner for installering, konfigurering, test, godkjenning, etc. og nødvendig opplæring gjennomføres. Hvis det er mulig bør løsningen innledningsvis installeres i produksjonsmiljø i begrenset omfang (pilot) for å tilrettelegge for videre testing og prøvedrift Endelig godkjenning Etter fullført innføring i produksjonsmiljø foretar endringsutvalget en siste gjennomgang av endringssaken og gir en endelig godkjenning, evt ber prosjektgruppen om å utføre det som måtte mangle for så å gi en endelig godkjenning på neste møte i endringsutvalget. I noen tilfeller kan slik godkjenning utløse siste betalingsmilepæl til involverte leverandører. Det vil i så fall være regulert i kontrakt med leverandørene. 3 Vedlegg: Vedlegg med mal for Endringsanmodning Gjennomføringsplan Side 7 av 11

8 3.1 Vedlegg 1: ENDRINGSANMODNING Tittel/overskrift: Anmoder: Enhet/avdeling: Dato: Beskrivelse av endring - bakgrunn/begrunnelse (På grunn av.. Skal vi..ved å.): Følge av endring/innvirkning på virksomhet (hva må gjøres som følge av endring): Konsekvens av å ikke gjennomføre endring: Ønsket framdrift/prioritering med begrunnelse: Forslag til finansiering: Vedlegg: Side 8 av 11

9 OBS. Kun endring av større omfang behandles i endringsutvalget Dette skal det IKKE fylles ut endringsanmodning for: - Ny bruker - Bestilling av PC, printer og annet utstyr - Ønske om endrede tilganger for enkeltbruker Dette SKAL det fylles ut endringsanmodning for: - Nye systemer - Oppgradering eller endring av eksisterende systemer - Endringer i IKT infrastruktur - Nye lokasjoner som skal kobles i kommunens nettverk, herunder byggeprosjekter - Ny brukergruppe på eksisterende systemer - Integrasjoner mellom IKT-systemer - Endringer i IKT tjenestenivå - Større prosjekter Side 9 av 11

10 3.2 Vedlegg 2: <ENHET> <Avdeling> Vår ref. : Saksnr. : Nordre Land, GJENNOMFØRINGSPLAN <Prosjekttittel> Målsetning Hva skal gjennomføres? Hva er hensikten og omfang av endringen? [] Organisering Rolle Prosjektleder Har det overordnede ansvar og er koordinator for aktiviteter, organisering, framdrift, informasjon og oppfølging. IKT-teknisk ressurs Person fra IKT-seksjonen som bistår prosjektleder med gjennomføring av IKT-tekniske aktiviterer og som rådgiver i IKT-spørsmål. Testansvarlig(e) Superbruker eller annen IKT-kyndig som bistår prosjektleder med kvalitetssikring og testing av løsningen. Andre opplysninger: [] Navn Framdriftsplan Fyll ut tabellen med aktiviteter, ansvarlig for aktiviteten og foreslått framdrift. Eksemplene som allerede er fylt inn slettes. Aktivitet Ressurs/ansvar Framdrift Eksempel: Utarbeide kravspesifikasjon Plan/næring Ferdig innen 16/3 Eksempel: Gå ut på anbud Innkjøp Utlysning innen 15/4 [] Side 10 av 11

11 Risikohåndtering Sjekklista under viser hvilke elementer i gjennomføringen man bør gjøre en risikovurdering av. Ressurser (personell kompetanse og tilgjengelighet) Leveranser / logistikk Mangler / feil i leveransen Sted, dato Signatur Side 11 av 11