Balansert målstyring: Teori, metode og Forsvaret som case

Transkript

1 The Essence of Survival Every morning in Africa, a gazelle wakes up. It knows it must run faster than the fastest lion or it will be killed. Every morning in Africa, a lion wakes up. It knows it must outrun the slowest gazelle or it will starve to death. It doesn t matter whether you are a lion or a gazelle. When the sun comes up, you d better be running. Balansert målstyring: Teori, metode og Forsvaret som case Handelshøyskolen BI 7 og 14 mars 2003 Endre kurs, takk!!! Dette er et autentisk utdrag fra en radiosamtale mellom et skip fra den amerikanske marinen og kanadiske sjøfartsmyndigheter utenfor kysten av Newfoundland 10 oktober 1995: Amerikanerne: Vennligst endre din kurs 15 grader nordover for å unngå kollisjon! Kanadierne: Anbefaler deg å endre DIN kurs 15 grader sørover for å unngå kollisjon! Amerikanerne: Dette er kapteinen på et amerikansk marinefartøy. Jeg sier igjen: Endre DIN kurs! Kanadierne: Nei, jeg sier igjen, du bør endre DIN kurs!

2 Amerikanerne: Dette er hangarskipet USS Lincoln. Det nest største skipet i USAs atlanterhavsflåte. Vi er støttet av tre torpedobåter, tre kryssere og en rekke støtteskip. Jeg anmoder DEG om å skifte DIN kurs 15 grader nordover, eller regn med at nødvendig handling vil bli tatt for å sørge for dette skips sikkerhet! Kanadierne: Dette er et fyrtårn. Over. Endre kurs, takk!!! At det er viktig å endre kurs har også Sjøforsvaret erfart ganske nylig Kjernen i balansert målstyring

3 Balansert målstyring = BM = Balanced Scorecard Disposisjon 7 mars Introduksjon Bakgrunn Teori Eksempler Metode Oppgave Spørsmål/kommentarer 14 mars Recap Oppgavegjennomgang Case: Forsvarets øverste ledelse Case: Luftforsvaret Spørsmål/kommentarer Hvorfor lytte på oss? Meget aktuelt tema Teoretisk og metodisk forankret i kilden Ett av de største omstillingsprosjektene i Norden Tidenes omlegging av Forsvaret Stor spennvidde på virksomheten Brøyter snø i offentlig sektor Beste praksis case?

4 07/03/2003 Luftforsvaret 19 mars 2002: Dere har viset på en fremdrift i absolut verldsklass og er en Benchmark før alla andre organisasjoner, nasjonalt og internasjonalt. Disposisjon 7 mars Opp g Meto d ave e Eks emp ler Teori Bakgr unn Organisasjoners største utfordring - å effektivt implementere strategiene Less than 10% of strategies effectively formulated are effectively executed. Fortune 1982

5 Barrierer for implementering av strategier Visjonsbarrieren Kun 5% av arbeidsstyrken forstår strategien Menneskebarrieren Kun 25% av ledelsen har insentiver knyttet til strategien 9 av 10 organisasjoner mislykkes i å implementere strategien Ressursbarrieren 60% av organisasjonene knytter ikke budsjettene til strategien Ledelsesbarrieren 85% av ledelsen bruker mindre enn 1 t/mnd på å diskutere strategi Vanlige problemområder (1) Uklare mål for virksomheten. Mål og strategier er for generelt formulert. Manglende konsensus i ledelsen rundt mål og strategier. For mange strategiske planer som ikke er integrert. Problemer med å bryte strategien ned i konkrete målbare handlingsplaner. Problemer med å omsette mål i atferd. Vanlige problemområder (2) Strategiene er ikke koblet til ressursallokeringen. For lite fremtidsrettede styringsdata - for ensidig fokus på historiske finansielle mål. For mye tid og ressurser går med til å få frem budsjetter og rapporter. For mange rapporter med feil type informasjon og de kommer for sent (til å kunne fungere som proaktiv styringsinformasjon). Er det noen som kjenner seg igjen?

6 Hva ledere gjør ( eller bør gjøre) Sette true north hvor går vi? Etablere a sense of urgency Skape et klima for endring og suksess Tørre å gå fremover uten å ha alle svarene Tørre å prøve og feile Samordning SAMORDNING I DAG? ØNSKET SAMORDNING Aktiviteter -> resultatmåling -> strategi? Strategi -> resultatmåling -> aktiviteter Skape en bedre styringsprosess Strategi Handling Balansert målstyring

7 Eksempler 07/03/2003 Disposisjon 7 mars Oppgave Metode Teori Bakgrunn What Is a Balanced Scorecard? At the highest level, the Balanced Scorecard is a framework that helps organizations translate strategy into operational objectives that drive both behavior and performance. Kilde: Balanced Scorecard Collaborative Balansert målstyring Sunn fornuft, satt i system. Et strategiimplementerings- og ytelsesmålingsverktøy. En metodikk for å ivareta en mer helhetlig styring av virksomheten, hvor alle målene sees i sammenheng. Et integrert rammeverk for å kommunisere målene og strategiene, og følge opp i hvilken grad de blir nådd. Informasjon på én side - gir ledelsen et raskt, men et rimelig dekkende bilde av virksomheten. Balansert målstyring er en levende karakterbok.

8 Verdi- Verdi- Grunnlag Grunnlag Forretningsidé (virksomhetsgrunnlag) En generell styringsmodell Strategisk analyse Visjon Overordnede mål Strategiutvikling Strategier Styringsparameter (indikatorer) BM Handlingsplaner (initiativ) Flere prosesser Teamutvikling Strategiutvikling/ -verifisering Kritiske suksessfaktorer Strategiimplementering Strategiimplementering Tid VIRKSOMHETSGRUNNLAG Hvorfor eksisterer vi VERDIER Hva er viktig for oss VISJON Hva ønsker vi å være STRATEGI Vår game plan BALANSERT MÅLSTYRING Operasjonalisere, fokusere og innrette STRATEGISKE INITIATIV Hva prioriteres TOTAL KVALITETSLEDELSE Hva må vi forbedre ENGASJEMENT, MOTIVASJON, FORANKRING OG PERSONLIGE MÅL Hva må jeg gjøre Kobling/ brobygging Tilfredse interessenter STRATEGISKE RESULTATER Fornøyde kunder Effektive og produktive prosesser Motivert arbeidsstyrke Kilde: R.S. Kaplan fritt oversatt

9 Litt historikk Measurement and Reporting Alignment and Communication Enterprise-wide Strategic Management Articles in Harvard Business Review: The Balanced Scorecard Measures that Drive Performance January - February 1992 Putting the Balanced Scorecard to Work September - October 1993 Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System January - February 1996 Acceptance and Acclaim: The Balanced Scorecard is translated into 18 languages Selected by Harvard Business Review as one of the most important management practices of the past 75 years Kilde: Balanced Scorecard Collaborative Hva er en strategifokusert organisasjon? STRATEGI: Strategi er sentral for organisasjonens agenda. FOKUSERT: Organisasjonen er fokusert på strategien. ORGANISASJON: Organisasjonen mobiliserer de ansatte til å opptre på nye måter ved hjelp av det som ligger i strategien. The Balanced Scorecard Is a Performance Management Program That Puts Strategy at the Center of the Process. Måling motiverer atferd Premisset Måling kommuniserer verdier, prioriteter og retning Konklusjonen Måling må kobles til strategien Strategi Balansert målstyring Måling for å kommunisere, ikke for å kontrollere! Kilde: Balanced Scorecard Collaborative

10 Ytelsesmåling What you measure, is what you get. If you can t measure it, you can t manage it. What gets measured, gets done. Måling må kobles til strategi Hvis det som måles er det som blir gjort så er det avgjørende hva vi måler. Hvis man ikke kan måle - kan man ikke styre. Ytelsesmåling One accurate measurement is worth a thousand expert opinions. Rear Admiral Grace Murray Hopper, US Navy Balanced Korte og langsiktige mål Økonomiske og og ikkeøkonomiske mål Ytelsesindikatorer/-drivere ( leading ) og resultatindikatorer ( lagging ) Eksterne og interne ytelsesperspektiver Scorecard Karakterbok Målekort Måltavle Resultattavle Instrument Cockpit

11 E E F F E F 07/03/2003 Cockpit som visuell modell 98% 74% Kompass 50% Hastighet 67% Turtall 50% 67% Radar Høyde Drivstoff 150 km/t Kilde: K G Bjørk og S-E Bakke Alternative betegnelser Balansert målstyring (BM) Balansert resultatstyring Balansert resultatmåling Balansert målekort Balansert målekontroll Balansert styringsinformasjon Balansert virksomhetsstyring Balansert resultatoppfølging Balansert styring

12 Ulike typer styrekort Interessentstyrekort Benchmarkingstyrekort KPIstyrekort Strategistyrekort Måle strategi Prosessfokus: Strategi og strategiimplementering Måle operasjoner/ drift og sammenlikne enheter Prosessfokus: Kontroll og benchmarking Måle operasjoner/ drift i relasjoner til interessenter Prosessfokus: Oppfylle de enkelte interessenters interesser Måle operasjoner/ drift Prosessfokus: Kontroll Kilde: Robert S. Kaplan BSCol/Harvard Business School Operasjonalisering av strategien Mål Mål Parameter Målsetting Tiltak Tiltak 1996 Finansielt perspektiv Mål Mål Parameter Målsetting Tiltak Tiltak Kundeperspektiv Visjon og strategi Internt perspektiv Mål Mål Parameter Målsetting Tiltak Tiltak Læring- og vekstperspektiv Mål Mål Parameter Målsetting Tiltak Tiltak Operasjonalisering av strategien Visjon og strategi 2000 Mål Mål Økonomisk perspektiv Parameter Målsetting Tiltak Tiltak Mål Mål Kundeperspektiv Parameter Målsetting Tiltak Tiltak Mål Mål Internt perspektiv Parameter Målsetting Tiltak Tiltak Mål Mål Læring- og vekstperspektiv Parameter Målsetting Tiltak Tiltak

13 Målene henger sammen Finansielt perspektiv Kapitalavkastning Kundelojalitet Kundeperspektiv Presise leveranser Produkter som er egnet for formålet Internt perspektiv Gjennomløpstid Prosesskvalitet Læring- og vekstperspektiv Medarbeiderenes dyktighet Oppfølging av parametere på ulike nivåer Administrerende direktør Funksjonssjefer Målsetning: 92% av togene skal ankomme stasjonen ikke mer enn 5 minutter etter tidtabell Punktlighet % som forlater Følge stasjon ved rett tidstabell tid Sjef geografiske områder % tog tilgjengelige Togpersonal tilgjengelig Avdelingsledere % antall tog rett oppstilt Tog avslått Tog feillokalisert Seksjonsleder % tog operasjonelle % tog som avventer hjul Arbeidsledere og produksjonsansatte % tog som skal bli satt hjul på Forskjellige situasjoner kan kreve forskjellige løsninger!

14 Balansert målstyring i det offentlige Overordnet oppdrag Økonomisk perspektiv Kundeperspektiv 1996 Internt perspektiv Læring- og vekstperspektiv 2000 Overordnet oppdrag, fremfor de finansielle målene, driver organisasjonens stratgegi.