Hvor ligger Forsvarets utfordringer for å bli ledende i forvaltningen mht. økonomistyring

Transkript

1 Hvor ligger Forsvarets utfordringer for å bli ledende i forvaltningen mht. økonomistyring Forsvaret 27. mars 2007 Direktør Marianne Andreassen Senter for statlig økonomistyring Side 1

2 Utfordringer og utviklingstrekk innenfor statlig økonomistyring Senter for statlig økonomistyring Side 2

3 Senter for statlig økonomistyring - SSØ Visjon: Effektiv ressursbruk i staten Tromsø Vadsø Verdier: Serviceinnstilling, troverdighet, initiativ Hensikt: SSØ skal tilrettelegge for god økonomistyring i staten og levere økonomitjenester til statlige virksomheter. Roller: Myndighetsutøvelse og forvaltning Konsernsystemer Frivillige økonomitjenester (70 % av statlige virksomheter er kunder) Oslo (sentralenheten) Drammen Stavanger Kristiansand Hamar Trondheim Om lag 300 ansatte Side 3

4 God virksomhetsstyring i staten Statlig virksomhetsstyring Samfunnsøkonomisk analyse Mål- og resultatstyring Budsjett/ regnskap Risikostyring Resultatmåling Evaluering Eksterne forhold Systemer Mennesker Prosesser Side 4

5 Virksomhetsstyring i Forsvaret Klare ambisjoner: Vi skal bli best i staten på virksomhetsstyring Generalmajor Espen Amundsen Hva betyr det å bli best? Når vet Forsvaret om målet er nådd? Prosessperspektiv og medvirkning på alle nivåer Side 5

6 Utviklingstrekk innenfor statlig økonomistyring Større frihetsgrader i innretningen av styring og kontroll i statlige virksomheter (økonomiregelverket), men; Krav til risikostyring Krav til langsiktig planlegging Krav til gjennomføring av samfunnsøkonomiske analyser og evalueringer Ny styringsinformasjon under utprøving i staten (periodiseringsprinsipp) Utvikling av metoder for resultatmålinger Økt bruk av elektroniske arbeidsprosesser Nytt innhold i mål- og resultatstyringen som skal understøtte mer effektiv ressursbruk i staten Side 6

7 Hva er tilstanden innenfor statlig økonomistyring God på budsjettering og regnskapsrapportering selv om budsjettene ikke alltid overholdes (budsjettstyringen) Svakheter innenfor helhetlig mål- og resultatstyring Målhierarkier, resultatmålinger og kobling mellom resultater og økonomi Risikostyring Og svakheter innenfor: Gevinstrealisering av investeringer IKT-sikkerhet Fortsatt mange brudd på det offentlige anskaffelsesregelverket Store svakheter i tilskuddsforvaltningen MVA-håndtering Side 7

8 Bedre måloppnåelse med mindre administrative ressurser Fra Til Ressursforbruk, styring, administrasjon Mål- og resultatstyring Budsjettering og rapportering Håndtere transaksjoner, registrere og kontrollere Mål- og resultatstyring, risikostyring Analyse, budsjettering rapportering Håndtere transaksjoner, registrere og kontrollere Side 8

9 Utfordringer i Forsvarets virksomhetsstyring nå? Statsbudsjettet 2007:.. Forsvarsdepartementets samlede vurdering at forsvarsomstillingen ga de økonomisk-administrative hovedresultater som Stortinget la til grunn.. Forsvaret har etablert en god plattform for moderne styring og har vunnet (både gode og smertefulle) erfaringer med ny styringsfilosofi hvordan utnytte dette i den videre moderniseringen? Hvordan trekke hele organisasjonen med i styringsopplegget på en positiv måte? Kan Forsvaret utnytte de generelle utviklingstrekkene innenfor statlig økonomistyring enda bedre? Side 9

10 Forsvaret forts. St. prpr. nr. 1 ( ) Sikkerhetspolitiske mål (5) Forsvarspolititiske mål (4) Forsvarets oppgaver (5+2) ivareta norsk suverenitet alene og sammen med allierte sikre norsk suverenitet. håndheve norsk suverenitet. Strategisk målstyring av Forsvaret: Leveranser Økonomi Prosesser Mål 2008/ tiltak Rapportering Mennesker Læring og utvikling Side 10

11 Mål- og resultatstyring - resultatmålinger Senter for statlig økonomistyring Side 11

12 Mål- og resultatstyring: Grunnleggende styringsprinsipp i staten 4 Økonomiregelverket Alle virksomheter skal: a) fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet b) sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv. Side 12

13 Hva er egentlig mål- og resultatstyring (MRS)? Definisjon: Å sette mål for hva virksomheten skal oppnå, å måle resultater og sammenligne dem med målene og bruke denne informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten. Styringsinformasjon må tilpasses styringsbehovet Beslutningsfokus! skal påvirke ressursanvendelse og budsjettdisponering Side 13

14 Et styringssystem - delegasjon og frihetsgrader Prosess Overordnede mål og strategi Styringsparametere Læring og forbedring Lederforankring og dialog Resultatmåling og vurdering Side 14

15 Særtrekk ved staten (det offentlige) Særtrekk ved statsforvaltningen i forhold til private virksomheter: Staten har andre mål enn private foretak velferds- og samfunnsmål (ikke overskuddsmål og eieravkastning) Forsvaret! Opptjeningen av inntekter er grunnleggende forskjellig i staten og i privat sektor. Statens aktivitet er i hovedsak skattefinansiert, mens private foretak utnytter markedets betalingsvillighet for sine produkter Forsvaret! Statlige virksomheter kan ikke gå konkurs Forsvaret! For mange typer statlig aktivitet eksisterer det ikke noe ordinært marked for sluttproduktene Forsvaret! Statsforvaltningen har ikke en klart definert bunnlinje. Mangler de incentiver og pressmekanismer for effektiv ressursbruk som gjelder i et konkurranseutsatt marked prisene mangler som informasjonsbærere av nytte og kostnader Side 15

16 Hva er utfordringene innenfor mål- og resultatstyring resultatmåling - i staten Det er måleutfordringer i staten (ikke en klart definert bunnlinje, måling av kvalitet og effekter) - målingene kan bli bedre Store samfunns- og velferdsmål må operasjonaliseres Virksomhetenes bidrag til bruker- og samfunnseffekter Resultatmåling skal rette seg mot det som er viktigst Måle kvantitativt og/eller kvalitativt Ofte lettere å analysere kvantitative målinger Løpende resultatmålinger kan være viktige bidrag i evalueringer Utfordringer i etats- og virksomhetsstyringen: Klarere sammenhenger mellom mål og resultater Gode målstrukturer Gode metoder for resultatmåling Mye statistikk, men hva er styringsparametere og ambisjoner på disse (resultatmål) Tolkning og analyse Kobling mellom mål- og resultatstyring og budsjettstyring (ressursstyring) Resultatmåling skal ha beslutningsfokus! skal påvirke styring og oppfølging Side 16

17 Veileder i resultatmåling i staten Økonomiregelverket Bestemmelsene 1.5.1:. Rapportering av resultater kan omfatte innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester, samt effekter i forhold til brukere og samfunn, innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde Side 17

18 Mål og styringsparametere Mål = ønsket tilstand/resultat - mål på ulike nivåer (hovedmål, delmål ) Mål må konkretiseres gjennom styringsparametere: Styringsparameter måler direkte eller indirekte i hvilken grad virksomheten når sine mål/delmål Hovedutfordring i statlige virksomheter Velge et avgrenset antall styringsparametere som samlet ivaretar krav fra overordnet myndighet og interne styringsbehov Skille mellom styringsparameter og statistikk Velge riktige ambisjoner (resultatmål) på styringsparametere Side 18

19 Mer systematisk resultatmåling langs hele resultatkjeden Aktiviteter Produkter/ tjenester Innsatsfaktorer Brukereffekter Samfunnseffekter innenfor virksomheten i grenseland utenfor virksomheten Vi har kontroll Vi kan påvirke direkte Vi kan påvirke indirekte Produktivitet Effektivitet Side 19

20 Styringsparametere i Forsvaret? Hva er styringsparametrene på de ulike nivåene i Forsvaret? Er de balanserte på alle nivåer? Hva er ambisjonene på disse (resultatmål)? Hvordan er årsakssammenhengen mellom resultatmålene Klarer man å måle effekter direkte eller sannsynliggjøre disse? Ressurser - Aktiviteter - Resultater - Effekter Analyse og bruk av statistikk Valg av (et begrenset antall) styringsparametere krever innsikt og mot - er krevende, men nødvendig for å ha styringskraft Side 20

21 Valg av styringsparametere - oppsummering Bedre å måle viktige forhold på en måte som ikke er ideell, enn ikke å måle Bedre å ha få styringsparametere som fanger opp det vesentligste enn mange som måler alt, men gir tap av oversikt og styringsevne Bedre å ha balanserte styringsparametere enn (mange) på et område Løpende resultatmålinger er et av flere metoder/elementer innenfor helhetlig mål- og resultatstyring. Suppleres med vurderinger og evalueringer. Side 21

22 Kultur for læring og utvikling Gi honnør ved gode resultater Gi dårlige resultater oppmerksomhet Kommunisere og dele kunnskap i hele organisasjonen Side 22

23 En rett linje til målet? Side 23

24 Mål og styring skal være tilpasset virksomhetens egenart Side 24

25 Mål- og resultatstyring og budsjettstyring Mål- og resultatstyring overordnet styringsprinsipp på og mellom alle nivåer i staten. Mål skal angis, resultatene følges opp og sammenliknes med målene Budsjettstyring skal sikre at mål- og resultater oppnås innenfor de bevilgninger som er stilt til disposisjon Bevilgninger/ressurser skal styres dit de gir best resultater, dvs. størst måloppfyllelse. Side 25

26 Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen Senter for statlig økonomistyring Side 26

27 Metode for risikostyring i staten Forts. 4 i Økonomiregelverket:. Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet Metode som er i samsvar med det statlige økonomiregelverket Utarbeidet med utgangspunkt i internasjonalt anerkjent rammeverk (COSO ERM) Kan benyttes av alle statlige virksomheter Side 27

28 Risikostyring i Forsvaret? Side 28

29 Systematisk risikostyring i staten skal gi Bedre (kvalitet) Mer fokusert (hva er viktigst) mål- og resultatstyring Enklere (unngå for mange detaljer) Øke sannsynligheten for at målene nås med effektiv ressursbruk Beslutningsfokus! Side 29

30 Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen Mål- og resultatstyring Fokus på muligheter - fastsette mål og måling av resultater Risikostyring Fokus på hendelser som kan true målene Fokusert og enklere mål- og resultatstyring Side 30

31 Risikostyring i staten? Side 31

32 Risikostyring i staten? Side 32

33 God risikostyring i staten! 1. Identifiser målene 2. Identifiser hva som er viktigst for å lykkes med målene (kritiske suksessfaktorer) 3. Identifiser risikoene 4. Vurder og prioriter risikoene (med hensyn til sannsynlighet og konsekvens) 5. Tiltak og kontrollaktiviteter som følge av vurderingene 6. Oppfølging av risikoene Side 33

34 Hva er risikostyring? Risikostyring og intern kontroll er en prosess integrert i mål- og resultatstyringen som er utformet for å kunne identifisere, vurdere, håndtere og følge opp risiko slik at den kommer innenfor akseptert nivå. Risiko relateres alltid til mål. De mål som virksomheten styres mot må derfor være tilstrekkelig klart formulerte, og målene må tilpasses for alle nivåer i organisasjonen Det er nødvendig å ta utgangspunkt i klart definerte i mål for å kunne vurdere risikoen for ikke å nå disse målene Side 34

35 Ansvar for risikostyring (Økonomiregelverket) Virksomhetens interne styring: Virksomhetens ledelse skal sørge for at det er etablert en forsvarlig risikostyring og intern kontroll, og påse at den fungerer på en tilfredsstillende måte Etatsstyring: Departementet skal sikre at underliggende etater har etablert en forsvarlig risikostyring og intern kontroll Side 35

36 Bruk av risikokart for vurdering og prioritering av risikoer Svært stor Sannsynlighet Stor Moderat Liten Meget liten Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Konsekvens Svært alvorlig Side 36

37 Risikotoleranse Risikotoleranse: Et akseptert nivå på risiko for ikke å nå den enkelte målsetting Når ledelsen vurderer en risiko å være utenfor risikotoleransen, vil det være behov for aktive handlinger for å redusere risikoen til et akseptabelt nivå tiltak Tiltak skal vurderes i et kost/nytte-perspektiv Side 37

38 Vi har vurdert vår risiko og driver innenfor vår risikotoleranse Side 38

39 Risikostyring - utfordringer i statlige virksomheter Hvordan integrere? Risikostyring forholder seg til at det er fastsatt gode mål og målhierarkier. Stortingets vedtak og forutsetninger, mål i tildelingsbrev, operasjonalisering i underliggende virksomheter Kultur i staten for aktiv risikohåndtering? Ta stilling til sine risikoer og sin risikotoleranse Vurdering av tiltak nytte/kostnader Risikovurderinger i etatsdialogen (og mellom ulike nivåer internt i virksomheten) Hvordan få dette til i praksis slik at det for begge oppleves effektivt Side 39

40 Avslutning Senter for statlig økonomistyring Side 40

41 Hva er Forsvarets utfordringer innenfor økonomistyring Budsjettstyringen er vesentlig styrket Et rammeverk for mål- og resultatstyring med risikostyring og resultatmåling er på plass Men: Felles metode og begreper Hvordan gjøre dette levende i alle styringsprosessene i Forsvaret? Beslutningsrelevans; Konsekvenser i form av tiltak, budsjettdisponering, ressursstyring? Sammenheng mellom resultater på lavere nivåer i forhold til overordnede mål? Prosesser og dialog med Forsvarsdepartementet mht. mål og styringsparametere for FMO som understøtter de politiske målene? Side 41