VESTBY KOMMUNE. Vedlikeholdsplan Resultatområde eiendom

Transkript

1 VESTBY KOMMUNE Vedlikeholdsplan Resultatområde eiendom Vedlegg 4 Kommunestyrets vedtak 8.desember 2014

2 Innhold 1. Innledning Tilstandsrapporter Kostnad Barnehager Boligbygg Idrettsbygg Kulturbygg Næringsbygg Omsorgsbygg Rådhus Skoler Sykehjem Udefinert Andre tiltak Handlingsprogram

3 3 1. Innledning Forvaltningsrevisjonen har utarbeidet en rapport om vedlikehold av bygninger i Vestby kommune. Rapporten som er datert , ble behandlet av kommunestyret i februar 2014 (K-2/14). Kommunestyret har blant annet bedt om at vedlikeholdsplan sammen med tilstandsrapporter, blir et levende dokument samt at rapporteringen til politiske organer forbedres. Resultatområde eiendom har ansvar for ca 84 tusen m2 fordelt på barnehage (6 tusen m2), bolig (2 tusen m2), idrett (11 tusen m2), kultur (2 tusen m2), næring (8 tusen m2), omsorg (4 tusen m2), rådhus (6 tusen m2), skole (26 tusen m2) og sykehjem (6 tusen m2). Areal av bygninger som ikke er i bruk, er nesten 13 tusen m2. I perioden øker arealet med cirka 21 tusen m2 som er barnehage (2 tusen m2), bolig (1 tusen m2), kontor (1 tusen m2), skole (15 tusen m2) og sykehjem (3 tusen m2). Det er utarbeidet en vedlikeholdsplan for Behovet er i hovedsak registrert av vaktmestere. Kostnad er stipulert og noe er tilbud fra leverandør. Opplysningene er delvis overført til et dataprogram som visualiserer behov for vedlikehold på samme måte som et trafikklys (se kapittel 2). Sum kostnad for hvert bygg har tatt utgangspunkt i vedlikeholdsplan for 2014 samt andre innspill (kapittel 3). Areal av bygg som ikke er i bruk, er cirka m2. Eiendommene skal selges, rives eller brukes til et annet formål i henhold til tekst i kapittel 3. Selv om arbeidet med å oppdatere vedlikeholdsplan er godt i gang, er det likevel en del som gjenstår. En mer komplett plan kan forventes innen utgang av Behovet for vedlikehold vil derfor øke i omfang fra det som er registrert pr september Vestby Jannecke Wold Eiendomssjef Hans Kristian Rauan prosjektleder

4 4 2. Tilstandsrapporter Resultatområde eiendom har begynt å prøve ut et dataprogram som heter IK-bygg. Programmet er utviklet av Norsk kommunalteknisk forening for internkontroll (IK) av bygg som i tillegg kan brukes til å lage tilstandsrapporter Tilstandsanalysen for hvert bygg utarbeides ved å svare på 250 spørsmål som er delt inn i 8 kapitler: 0 Ansvar og gjennomføring 1 Bygning 1-1 Bygning utvendig 1-2 Bygning innvendig 1-3 EL-anlegget 1-4 Varme og ventilasjonsanlegg 1-5 Vann, avløp og sanitær anlegget 1-6 Skallsikring og lås 1-7 Heis 2 Innemiljø 2-1 Renhold 2-2 Luftkvalitet 2-3 Temperatur 2-4 Lys 2-5 Lyd og støy 2-6 Helsefarlige stoffer i bygningen 3 Universell utforming 3-1 Bygningens beliggenhet 3-2 Planløsning 3-3 Adkomst 3-4 Bygningens tilgjengelighet 4 Brann og beredskap 4-1 Dokumentasjon organisatorisk 4-2 Dokumentasjon teknisk utførelse 4-3 Boliger - særskilte forhold 5 Ytre miljø 5-1 Flomfare 5-2 Skred/rasfare 5-3 Nedgravde tanker 5-4 Energimerke 5-5 Sikkerhet og helsemessig beredskap 6 Offentlige pålegg 6-1 Offentlig pålegg 7 Ved byggearbeider

5 5 De som skal svare på spørsmålene har en av følgende roller som for en skole er slik: 1 Forvalter Prosjektleder eiendom (kan bli endret til driftssjef som begynner ) 2 Eier Rådmann, ordfører 3 Utfører Vaktmester, renholder 4 Bruker Rektor, lærer 5 Gjest Kommunestyret, media. Eksempel på spørsmål er: Tegn på vannlekkasjer - klimaskall (tak og fasader)? Mulige svar spørsmål er 0, 1, 2, 3 eller B (farge som indikerer tilstandsgrad): 0 Helt i orden/ikke relevant grønn 2 Ja, oppfyller forskriften grønn 3 Merknad/Delvis gul 3 Avvik/Nei rød B Besvares ikke blå Svar kan utdypes med tekst, bilde og dokumenter. Hvert spørsmål gir anledning til å tallfeste hva utbedring av feil og mangler koster. Pr august 2014 har vaktmestere svart på de spørsmål de har adgang til. De andre vil bli involvert i løpet av første halvår 2015.

6 6 3. Kostnad Tiltak som er registrert tilsvarer deler av etterslepet for vedlikehold. Kostnad er i underkant av 24 million kroner. Kostnad for vedlikehold i fremtiden, såkalt planlagt eller periodisk vedlikehold, kommer i tillegg og vil bli kartlagt i løpet av første halvår Bygningstype sum Barnehager 915 Boligbygg Idrettsbygg Kulturbygg 212 Næringsbygg Omsorgsbygg Rådhus Skoler Sykehjem Udefinert 155 Andre tiltak sum Hver bygningstype har et eget underkapittel. Kostnad for hvert tiltak er hentet fra vedlikeholdsplanen for 2014 samt andre innspill. Større tiltak er nevnt i teksten for hvert bygg. Målet er at både tekst og kostnad skal samles i IK-bygg slik at alle opplysninger er samlet på et sted. 3.1 Barnehager Barnehager sum Deør 75 Grevlingen 97 Pepperstad 50 Randem 20 Risil 110 Solerunden 250 Støttumveien 29 Østbydammen 234 Øståsen 50 Sum 915 Grevlingen barnehage To huskestativ og en båt har råteskader og må byttes. Kostnad er stipulert til kr ,-. Periodisk vedlikehold kommer i tillegg.

7 7 Pepperstad barnehage Bygget er nedslitt både utvendig og innvendig. Det er nødvendig med en omfattende utbedring som ikke er tallfestet. Beløpet i tabellen over (kroner ) er nødvendige tiltak for å kunne bruke bygget inntil ny barnehage på Pepperstad kan tas i bruk. Bygget vil bli foreslått avhendet når ny barnehage tas i bruk. Randem barnehage Bygget står tomt etter at barnehagen flyttet til Sole skog i Risil barnehage Overvann var en utfordring frem til september 2014 da forholdene ble utbedret. Solerunden barnehage Bygget ble tatt i bruk i 2013 og har behov for adgangskontroll (motoriserte nattlåser) på 6 ytterdører. Antatt kostnad er kroner Vinduene på stellerommene vender ut mot et uterom for barnevogner. To vinduer som står for høyt, bør flyttes av hensyn til helse, miljø og sikkerhet. Antatt kostnad er kroner ,-. Østbydammen barnehage Tre huskestativ må byttes på grunn av råte. Antatt kostnad er kr ,-. Periodisk vedlikehold kommer i tillegg. 3.2 Boligbygg Boligbygg sum Balders vei Fru Waltersvei Måneveien Måneveien 19 b 330 Måneveien 23 a 150 Nanasvei Skades vei Skades vei Skadesvei Svaneveien Svaneveien Vestbyveien Sånergrenda 14, 16 og 18 (skal selges) Vedlikehold av boliger, spesielt innvendig, er mest rasjonelt å utføre ved flytting. Enkelte leietagere sliter mer på boligene enn andre. Hensikten med kommunale boliger er at leietager skal finne sin egen bolig etter et begrenset antall år. For noen har dette vist seg vanskelig slik at de har blitt boende på samme sted i mange år. Enkelte av disse boligene bør vedlikeholdes bedre. Resultatområde eiendom vil derfor se nærmere på rutiner for vedlikehold og oppgradering av slike boliger.

8 8 Sånergrenda 14, 16 og 18 Kommunestyret har vedtatt at Sånergrenda 14,16 og 18 skal selges. Administrasjonen har igangsatt prosessen med salg. 3.3 Idrettsbygg Idrettsbygg sum Grevlingen 396 Labo klubbhus og idrettsbane) 5 Vestby klubbhus og stadion 20 Vestbyhallen 950 Vestby Arena 577 sum Grevlingen idretts- og svømmehall Anlegget som har vært i bruk siden 2006, har behov for noe vedlikehold innvendig (kroner ,-). Utvendig er foreslått et nytt sluk for overvann. Kostnad er stipulert til kroner ,- Labo klubbhus og idrettsbane Anlegget blir benyttet av Son idrettsforening fra medio mai til ca 1. oktober. Resultatområde eiendom har ansvar for drift og vedlikehold Vestby klubbhus og stadion I forslag til kommunedelplan for Vestby nord er denne eiendommen foreslått utnyttet til sentrumsformål (boliger, kontorer, forretninger etc). Sentrumsplanen forventes vedtatt i løpet av år Deretter vil resultatområde eiendom utarbeide saksfremlegg for salg av eiendommen. Vestbyhallen Behovet for vedlikehold er stort både innvendig og utvendig, blant annet nytt takbelegg (folie) som er 35 år gammel. Nytt takbelegg er nødvendig for å unngå ytterligere vannskader. Vestby Arena Varmesentralen bør bygges om. Kvaliteten på varmeveksleren er ikke tilfredsstillende for å fungere optimalt med nærvarmeanlegget. Kostnad er stipulert til kroner ,-. Periodisk vedlikehold kommer i tillegg.

9 9 3.4 Kulturbygg Kulturbygg sum Elverhøy (stiftelse) 8 Festiviteten 76 Son bibliotek 113 Vestby bibliotek 10 Wesselstua 5 Seniorsenteret 0 sum 212 Elverhøy Eiendommen driftes av Stiftelsen Elverhøy. Kommunestyret har vedtatt at bygningen med tilhørende tomt inkludert tennisbanen skal overskjøtes til Stiftelsen. Fortsatt er det Vestby kommune som er hjemmelshaver. Eiendommen er snart klar for hjemmelsoverføring, og dette planlegges utført i første halvår av Son bibliotek Kommunen eier andre etasje i Torvgården. Etasjen brukes av Son bibliotek. Første etasje eies et privat firma. Maling utvendig burde vært utført i 2014, men er utsatt til 2015 (kroner ,-). Periodisk vedlikehold kommer i tillegg (bytte inngangsdør). 3.5 Næringsbygg Næringsbygg sum Driftsbasen (Vestbyveien 35) 392 Fiat (ikke i bruk) 10 Fjernarkiv (under Seniorsenteret) 10 Lager i Ramdemfaret (ved avfallsstasjonen) 10 NAV-huset (Gamle Støttummvei 4) 10 NAV-kontor (Rådhusgata 2) 35 Treffsenteret (Kontor for hjemmetjenesten i 2 etg) 895 sum Driftsbasen Det er blant annet behov for tilrettlegging for et lager for vaktmesterne (resultatområde eiendom) i kjelleren. Antatt kostnad er kroner ,-. Bygget må dessuten males utvendig. Fiat Eiendommen skal selges. Det vil bli søkt om fradeling av tomt til eksisterende barnehage. Miljøundersøkelse vil bli utført og eiendomsmeglere er bedt om tilbud for å selge eiendommen. Treffsenteret

10 10 Heisen er gammel og nedslitt. Den må byttes for å tilfredsstille kravet om universell utforming til administrasjonen for resultatområde hjemmetjenesten som er i andre etasje i et eldre trebygg. Stipulert kostnad er 0,6 million kroner. Periodisk vedlikehold kommer i tillegg. 3.6 Omsorgsbygg Omsorgsbygg sum Friggs vei 650 Kvartsveien 50 Måneveien 5 10 Speiderveien Spederveien sum Resultatområde hjemmetjenesten tar stilling til hvem som skal tilbys bolig i Speiderveien Beboerne har ikke annen oppfølging enn andre som hjemmetjenesten har ansvar for. Øvrige boliger i tabellen over disponeres av resultatområde rehabilitering. Beboerne har pleie hele eller deler av døgnet. Det er egne rom for ansatte som må tilfredsstille myndighetskrav for en arbeidsplass. Friggs vei Flere av boligene har behov for omfattende vedlikehold innvendig som er tekniske anlegg (elektro og rør), bad og overflatebehandling. Flere bygg må males utvendig. 3.7 Rådhus Rådhus sum Vestby Vestby rådhus Deler av beløpet til vedlikehold er feil og mangler ved varmeanlegget. Det er foreslått nye radiatorer i den eldste delen av rådhuset (kroner ,-). I tillegg er kameraovervåkning ønskelig for å forebygge innbrudd og hærverk. Antatt kostnad er kroner ,-. Kontorblokka har 3 etasjer i tillegg til underetasjen. Temperaturen er ikke tilfredsstillende i den kaldeste årstiden. Vinduer må byttes og vegger må etterisoleres. Overflatebehandling er nødvendig som å bytte gulvbelegget. Kostnad er stipulert til 2 million kroner. Kommunestyret i juni 2014 ba om en vurdering av inneklima i rådhuset. Kostnad er ikke beregnet.

11 Skoler Skoler sum Birkelandsgården (privat skole) Bjørlien 158 Brevik 100 Garder 560 Grevlingen Hølen (skal rives) 5 Risil 50 Solhøy (ikke i bruk) 20 Son 468 Såner (ikke i bruk) 10 Vestby Vestby gamle (ikke i bruk) 20 sum Birkelandsgården Bygget leies i dag ut til sjøskolen. Et eksternt firma har laget en verditakst. Kostnad for vedlikehold er 2 million kroner. Før dette vedlikeholdet iverksettes vil det fremmes egen sak om Birkelandsgården. Bjørlien barneskole Bygningene fra 70 og 80 tallet har behov for en utbedring som vil bli vurdert i forbindelse med prosjektet Omgjøring av Risil som skal behandles av formannskap og kommunestyre i september Det må forventes noe vedlikehold frem til ferdigstillelse i Brevik barneskole Kommunestyret i juni 2014 vedtok ny skole. Budsjettet økes fra 75 til 150 million kroner. Byggekomiteen har vedtatt ferdigstillelse i mai Noe vedlikehold må forventes som er stipulert til kroner ,-. Garder barneskole Oppvarming skjer med olje. Kostnad for å endre til elektrisitet er antydet til kroner ,-. Ventilasjonsanlegg mangler. Antatt kostnad er kroner ,-. Resultatområde skole mener det er nødvendig med solskjerming. Kostnad er stipulert til kroner ,-. De påpeker også at vinduer må byttes, dører innvendig mangler og toaletter må utbedres. Et forsiktig anslag er kroner ,-. Periodisk vedlikehold kommer i tillegg. Grevlingen ungdomsskole Første byggetrinn ble tatt i bruk i Et tilbygg som er ca 1500 m2, skal ferdigstilles ved årsskiftet 2014/2015. Eksisterende bygg mangler adkomst til tak uten bruk av stige som ikke er tilfredsstillende i henhold til krav om sikker adkomst til tak. Kostnad for trapp er kroner Tredekker utendørs må byttes i et mer varig materiale som stein. Kostnad er stipulert til kroner

12 12 SD-anlegget fra 2006, må oppdateres og må ha ny server. Kostnad er kroner ,-. Brukere har stilt spørsmål ved om ventilasjonsanlegget fungerer som det skal. Anlegget må innreguleres på nytt etter at tilbygget er ferdigstilt. Kostnad er stipulert til kroner ,-. Periodisk vedlikehold kommer i tillegg. Hølen barneskole Byggekomiteen har vedtatt at ny skole skal være klar til skolestart i To bygg skal rives (mellombygget og gymbygget) som tømmes for løst inventar i månedsskiftet august/september Gamlebygget brukes som lager for teaterrekvisita. Behovet for vedlikehold ble kartlagt i Behovet må vurderes på nytt i forhold til fremtidig bruk som er uavklart. Risil ungdomsskole Som nevnt for Bjørlien skole skal formannskap og kommunestyre i september 2014 behandle prosjektet Omgjøring av Risil. Ferdigstillelse er tenkt i Strakstiltak må utføres før ungdomsskolen flytter til Sole skog i Solhøy barneskole Bygningene ble fraflyttet i 2008 da Son skole ble tatt i bruk. Kommunestyret vedtok i september 2013 å utnytte eiendommen til omsorgsboliger, samlokaliserte leiligheter og base for resultatområde hjemmetjenesten i syd. Son barneskole Det er behov for et gjerde som avgrenser lekeområdet fra trafikkarealet ved ballbingen samt port eller bom ved innkjøring til gangvei ved en ballbinge. Tiltaket vil bedre trafikksikkerheten. Antatt kostnad er kroner ,-. Grunnforholdene under dagens skateanlegg må utbedres. Antatt kostnad er kroner ,-. Periodisk vedlikehold kommer i tillegg. Såner ungdomskole Bygget har stått tomt siden Kommuneplan vil trolig være ferdigbehandlet ved årsskiftet 2014/2015. Foreslått formål for eiendommen er næringsvirksomhet med krav til reguleringsplan for ny eier. Deretter vil administrasjonen utarbeide et saksfremlegg for salg av eiendommen. Vestby barneskole Skolen har noe slitasje siden den ble tatt i bruk i Behovet for vedlikehold er kroner ,-. Resultatområde skole har laget et notat med tiltak som de mener bør utbedres. Det er blant annet plassmangel for ansatte (kontorer). Kjøkken for SFO bør samles på et sted. Utbedring av behovet krever prosjektering. Kostnad stipuleres foreløpig til minst 1 million kroner.

13 13 Vestby gamle skole Skolen flyttet i Tilsvarende som for Vestby klubbhus, er Vestby gamle skole en del av forslag til kommunedelplan for Vestby nord som er forventet til politisk behandling i Deretter vil resultatområde eiendom utarbeide saksfremlegg for salg av eiendommen. 3.9 Sykehjem Sykehjem sum Vestby Vestby sykehjem Det er behov for oppussing av flere beboer rom. Behovet er beregnet til kroner ,-. Sykehjemmet er fra Andre byggetrinn skal tas i bruk i Nybygget skal koble seg til varmesentralen i eksisterende bygg. Den har ikke fungert tilfredsstillende og må utbedres. Kostnad er 1,5 million kroner og vil bli forskuttert av prosjektet for nybygget. Sykesignalanlegget i eksisterende bygg er en utfordring for de ansatte. De kan blant annet ikke bruke telefonen når brannalarmen er utløst. Leverandøren av anlegget for nybygget vil bli bedt om en vurdering. Kostnad er ukjent, men stipuleres foreløpig til kroner , Udefinert Udefinert sum Grøstadparken 27 Nærvarmeanlegg Grevlingen 8 Nærvarmeanlegg Sole skog 120 sum 155 Nærvarmeanlegg Sole skog Anlegget leverer i dag varme til Vestby barneskole og Vestby Arena. Fra 2015 vil også Vestby barneskole koble seg til anlegget Andre tiltak Andre tiltak sum Adgangskontroll Energimerking 455 Taksikring 300 Reserve og prosjektstyring sum Adgangskontroll Adgangskort ble tatt i bruk i 2006 for blant annet Grevlingen skole og Vestby sykehjem. I ettertid har alle nybygg og noen eksisterende bygg fått et slikt system. Levetiden for anlegget

14 14 er begrenset og noen komponenter må byttes etter noen år. Kostnad er beregnet til 1,4 million kroner for planperioden ( ) Energimerking 1 juli 2010 ble energimerking obligatorisk for nybygg og for alle som skal selge eller leie ut boliger eller yrkesbygg. Yrkesbygg over 1000 kvadratmeter skal alltid ha gyldig energiattest. Norges vassdrags og energiverk har fra 2014 gitt bøter til de som ikke har slik attest. Nybygg med ferdigstillelse etter 2010 er energimerket. Kostnad for øvrige bygg er kroner ,-. Taksikring Arbeid på tak krever sikringstiltak (krok/bøyle) som er et HMS-krav. Det mangler for sykehjemmet, omsorgsboliger, PU-boliger og treffsenteret. Antatt kostnad er kroner ,-. 4. Handlingsprogram Etterslepet for vedlikehold er ca 24 million kroner. I dette beløpet er det også avsatt 1 million kroner til reserve og prosjektstyring. Tiltakene må utføres i de to første årene i planperioden for å unngå følgeskader. I handlingsprogrammet er det tatt høyde for dette ved bruk av fond.videre er registreringen av behovet i startfasen pr september Beløpet vil derfor stige når registreringen er komplett. Dette vil skje i løpet av år 2015.