Statusrapport Samlet plan SØ 2015

Transkript

1 1 / 13 Samlet plan SØ 2015 Til styret SØ 15. september 2014

2 2 / 13 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 TIDSPERIODE STATUS PER OMRÅDE KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 1 (KIB 1) PSYKISK HELSEVERN OG DEFINERTE POLIKLINIKKER KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 2 (KIB 2) SOMATIKK INNKJØP OG LOGISTIKK KVALITET OG DOKUMENTASJON OPPLÆRING SYKEHUSSERVICE OG EIENDOMSFORVALTNING TEKNISK DRIFT UTSTYR BEREDSKAP FLYTTING STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER RISIKO... 12

3 3 / 13 1 TIDSPERIODE Denne prosjektrapporten gjelder for perioden juni august STATUS PER OMRÅDE 2.1 Klinisk ibruktakelse fase 1 (KIB 1) Psykisk helsevern og definerte poliklinikker Tiltak som er gjennomført fra Gjennomført møteserie med avdelingssjefer/avdelingskoordinatorer for de somatiske fagområdene som er involvert i KIB1: gjennomgang og drøfting av aktuelle forhold. Det er gjort nødvendige avklaringer mht behov for økt legeressurs innenfor ØNH-poliklinikk o Det er gjort nødvendig avklaringer mht behov for lab. analyser. o Det er gjort nødvendig avklaring mht tilgjengelig akuttmedisinsk beredskap. Deltatt i møte for samlet oversikt over risiko Detaljert plan for KIB1 er utarbeidet (milepælsleveranse) og godkjent i Arbeidsutvalget for SØ Planen er sendt til alle involverte fagområder. Følgende orienteringsmøter er gjennomført eller planlagt gjennomført: o Tillitsvalgte innenfor psykisk helsevern ( ) o Seksjonsledere psykisk helsevern o AMU: o FTV: Kontorplassering Det er utarbeidet plan for fordeling av kontor/kontorplasser for medarbeidere i psykisk helsevern. Planlagt befaring for kontrollkommisjonene på Kalnes ( og ). 2.2 Klinisk ibruktakelse fase 2 (KIB 2) Somatikk Det er inngått intensjonsavtale mellom Sykehuset Østfold og Oslo universitetssykehus om bistand i forbindelse med KIB 2. Kontaktperson ved OUS er definert og det praktiske samarbeidet vedrørende bistand starter 3. september. Man er i ferd med å inngå intensjonsavtale med kommunene i Østfold om bistand i forbindelse med KIB 2. Det er beskrevet noen kritiske tverrgående arbeidsprosesser definert ved hjertestans, traume, akutt keisersnitt og trombolyse ved hjerneslag. Prosjektgruppen har tatt initiativ til å nedsette en arbeidsgruppe som skal organisere dette i samarbeid med opplæringsprosjektet og fag- og kompetanseavdelingen. Det er gjennomført en rekke beregninger knyttet til hvor mange pasienter som må påregne å flytte, og prosjektet planlegger nå at man skal flytte om lag 200 pasienter fra Fredrikstad til Kalnes. Det vil bli gjennomført flere undersøkelser/beregninger i løpet av høsten. Dette vil styrke tallgrunnlaget man vil benytte for videre planlegging. Utkast til overordnet plan (M2) ble godkjent i AU 26. august.

4 4 / 13 Det er gjennomført møte med ressursgruppe leger. Hovedtemaet i møtet var prinsipper for flytting av pasienter, inkludert hvilket behov det vil være for støttefunksjoner på flyttedag 2. Et dokument vedrørende ferie, kurs og permisjoner i 2015 er under utarbeidelse. Dette blir et felles dokument for KIB 1 og KIB Innkjøp og logistikk Hovedaktiviteter denne perioden Vi benytter en prosjektplan som inkluderer både Logistikkprosjektet fase 2 og Avdeling innkjøp og logistikk. I juli/august har følgende aktiviteter vært i fokus: Kartlagt status på alle seksjoner som er en del av KIB 1. Detaljert kartlagt sortiment til avdeling sykepleie og vurdert kritikaliteten per artikkel, oversendt Sykehuspartner for avstemming i forbindelse med oppstart avdelingspakkelogistikk. Innledende samtaler med Bring vedrørende elektronisk kommunikasjon. Aktiviteter tilhørende milepæl Etablere ny organisasjon. Noen aktiviteter er fortsatt i arbeid, som bl.a. mer detaljerte arbeidsplaner, beskrivelse og godkjennelse av totalt ressursbehov, samt rekruttering. Etablert kommunikasjonsstrategi og -plan i samarbeid med kommunikasjonsavdelingen. Rekruttert ny prosjektressurs for analysearbeid sortiment og videreutvikling av forsyningsanalyser i tilknytning til KIB 1 og 2. Konkretisert innføringen av endret SMA (servicemedarbeider)-konsept Fredrikstad, med etablering av logistikkteam og suppleringsteam. Gjennomført grensesnittmøte med teknisk avdeling i forhold til tekniske installasjoner i servicegården, i første omgang knyttet til opplæring og testing AGV (automatisk gående vogn). Hovedaktiviteter neste periode Starte endringsprosessen med mål om å iverksette SMA-logistikkteam i løpet av høsten. Deretter følger innføring av SMA-suppleringsteam. Overordnede arbeidsprosesser; arbeid fortsetter. Risikoanalyse for avdelingen avsluttes og resultat skal systematiseres for oppfølging/tiltak. Kommunikasjon; arbeidsoppgaver definert i planen startes opp- bl.a. nyhetsbrev. Grensesnittmøte med teknisk avdeling ift tekniske installasjoner i servicegården. Starte implementering av modell for avtaleforvaltning. Løsning for servicemedarbeider innenfor psykisk helsevern ferdigstilles for idriftsettelse fra Re-etablering av servicemedarbeiderkonsept i Fredrikstad ferdig utredet, detaljer gjenstår før planlagt idriftsettelse Kvalitet og dokumentasjon Hovedaktiviteter denne perioden EK: Avholdt 3 møter i EK-nettverksgruppe SØ:

5 5 / 13 o o o o o o Handlingsplan for avdelingskoordinatorer og EK-ansvarlige er godkjent av administrerende direktør, og han har informert avdelingssjefer. Handlingsplanen er sendt alle EK-ansvarlige (med kopi til avdelingssjefer og seksjonsledere) med informasjon. Dokumenter knyttet til de ulike funksjoner i EK (EK-ansvarlig, godkjenningsansvarlig og skrivebruker) er redigert/opprettet og sendt til aktuelle parter med informasjon. Flere overordnede dokumenter knyttet til bruk av EK er redigert/opprettet og sendt ut med informasjon. Ny kapittelstruktur er besluttet og lagt inn til alle enheter. Flere enheter har allerede flyttet over i ny struktur og slettet gammel. Dette er en jobb som ikke behøver å være så tidkrevende, kontrollert med egen bruk av tid på å flytte dokumenter og angitt tid som ortopedisk avdeling har brukt. Nye maler er besluttet og opprettet. Informasjon om bruk av maler og dokumenttyper er sendt EK-ansvarlige. Merking av dokumenter på EK-web knyttet til nytt sykehus er vedtatt og innført. Alle EKansvarlige er informert og arbeidet er påbegynt. Kartlegger om EK-ansvarlige har dedikert avsatt tid til rollen som EK-ansvarlig, og hvor mye. Jobber med maler på overordnede dokumenter slik at alle avdelinger/seksjoner skal oppfylle internkontrollforskriften som et minimum. Utforming av en ny EK-web løsning er i gang og planlagt opprettet innen utgangen av Det blir besøk til A-hus , for en gjennomgang av deres oppsett. Planlegger en brukerundersøkelse knyttet til bruk av EK-web før vi endrer, for så å gjenta etter nytt oppsett for å se på tilfredshet. Overordnet statusrapportering på dokumenter i EK Styringsdokumenter SØ: alle dokumenter per (antall= forrige rapportering) Status Antall Antall Merknad Nytt og skrives Dok. i nytt er ikke påbegynt/ lagt inn mal Til godkjenning nye Til godkjenning rev I bruk Endres Sum Herav dokumenter utgått på revisjonsdato Dokumenter utgått på revisjonsdato per (antall= forrige rapportering) Status Antall Antall Merknad I bruk Endres Til godkjenning (rev) Sum Nye og arkiverte dokumenter til (antall= forrige rapportering) status Antall Antall Merknad

6 6 / 13 Nytt og skrives Herav nye tatt i bruk Herav nye fortsatt i skrives Arkiverte dokumenter Ikke lenger i bruk Redigerte dokumenter til (antall= forrige rapportering) status Antall Antall Merknad Dokumenter utgitt i ny Dok. godkjent på nytt hovedversjon Dokumenter utgitt i ny underversjon Dok. satt i bruk uten ny godkjenning Sum Myndighetsgodkjenning På de områdene hvor SØ i dag har godkjenning for drift (donorsykehus, benbank, transfusjonsmedisin), vil det være for tidlig å sende inn ny søknad etter tidsfrister oppgitt i milepælplanen, da nye prosedyrer ikke kan utarbeides før nærmere oppstart på Kalnes. Videreført kontakt med personer innen ulike områder for godkjenning. Fremdrift innen områder med myndighetsgodkjenninger innen: o Strålevern/PET Etter valg av utstyr avklares det medio september 2014 om det skal søkes separat for KIB 1 og 2 eller søkes samlet. o Blodbank transfusjonsmedisin. Det skal sendes inn tegninger over lokaler og prosedyrer for drift ved Kalnes til Helsedirektoratet og Statens legemiddelverk. Tidspunkt for innsending følges opp. o Benbank godkjenning er på plass. Når dagens prosedyrer for drift på Kalnes er oppdaterte, skal det vurderes om endringene er så omfattende at det er behov for ny søknad. Frist er september o Donorsykehus. SØ ble godkjent som donorsykehus Det er behov for ny søknad til Helsedirektoratet - når prosedyrer for drift på Kalnes er oppdaterte. Frist er satt til september o Helikopterlandingsplass Konsesjon er på plass. Teknisk- og operativ godkjenning sendes 3 mnd. før ibruktakelse Tidsfrist juni Områder hvor SØ ikke skal søke myndighetsgodkjenning: o Kameraovervåkning/adgangskontroll avklart at dette er PNØ sitt ansvar og at man jobber tett mot Datatilsynet. o Forskningsbiobank avklart at dagens godkjenning kan overføres til Kalnes. Ikke behov for å søke ny godkjenning. 2.5 Opplæring Hovedaktiviteter inneværende periode Gjennomført introduksjonsdag på øyeavdelingen Bistått spillteknologiprosjektet ifht modulen «Bli kjent på Kalnes» Etablert samarbeid med kommunikasjonsavdelingen Revidert fremdriftsplan for perioden nå og frem til flytting Planlagt og prioritert aktiviteter i Q3 for opplæringsprosjektet og dets medarbeidere Forberedt seminar table top og ferdighetstrening Avklare innhold og ansvar rundt kritisk opplæring knyttet til obligatorisk standardisert opplæring

7 7 / 13 Hovedaktiviteter for neste periode Avklare opplæringsprosjektets rolle i forhold til organisering og gjennomføring av opplæring MTU Gjennomføre seminar Table top og ferdighetstrening med avdelingskoordinatorer og deres ressurser Utarbeide kjøreplan for preintrodager og introduksjonsdager, sistnevnte i samarbeid med Samlet plan Planlegge opplæring KIB 1 Instruktørkorps Arbeide med fokusområder definert i opplæringsplanen 2.6 Sykehusservice og eiendomsforvaltning Hovedaktiviteter i perioden Organisering av eiendom, startet Iverksatt sykehusservice Resepsjon, samarbeid SIS mellom Poliklinikkprosjektet, startet Vaktsentral, startet med innledende samtaler Strategier innenfor alle områder tilhørende sykehusservice/eiendom, under utarbeidelse, startet o Sikkerhet, styrebehandles september o Renhold o Mat o Eiendom o Portør o IS Plan for sanering og opprydding, Prosjektdirektiv vedtatt Etablere en avtale med ekstern leverandør om flytting, i samarbeid med 4.10 flytting. Påbegynt, formål klar til årsskiftet Avrope nødvendige service- og vedlikeholdsytelser, ikke startet Gjøre gjennomføringsplanen til et aktivt dokument, er i bruk. Tema på ledermøte hver uke. Opplæring i drofus, gjennomført for de som skal. Oppfølging av utprøvingsperioden vedrørende matleveranse fra SiV. Pågår. Moss i drift. Planlegging av matleveransen, utført. IS, viktig at kompetanse, ressurs, og nødvendig plass er tilgjengelig for de oppgavene som vi skal løse. Godkjenning av Kalnes som lærlingebedrift Kjøkken. 2.7 Teknisk drift Hovedaktiviteter denne perioden Avdelingen har hatt ferieavvikling og aktivitetsnivået har vært relativt lavt Medarbeidersamtaler gjennomført for SØ-Nord i forhold til overflytting/ev. omstilling til Kalnes. SØ- Syd har avsluttet sine samtaler To nyansatte har startet opp i august som rådgivere innen IKT og VVS

8 8 / 13 Avdelingen har opprettet avdelingskataloger for avdelingen samlet Bemanningsplan, i henhold til plan Styringsdokumenter knyttet til kontraktseierskap er etablert, og dette har vært opp i AU siste uken for vedtak Opplæringsplan er fortsatt under arbeid for NØS Kalnes Opplæring SØM er fullført Prosedyrer, under oppstart, ihht plan Samhandling/grensesnittdiskusjoner, eierskap for entrepriser er i hovedsak avklart Avklaringer knyttet til service og vedlikehold i avtaler inngått av PNØ arbeides fortsatt med Opplæringsplaner er under utarbeidelse. Arbeidet er snart avsluttet. Opsjoner i PNØ avtaler, uavklart hva som er innhold i disse og når dette blir levert. Avtaleforvalter ansatt. Sluttkontroll i Moss er utført, avventer rapport og videre arbeid. Forberedelser og ISO sertifisering er gjennomført for avdelingen/sø. Hovedaktiviteter neste periode Opplæringsplan og ansvarlig for de ulike opplæringsbehovene må utarbeides for aktuelle systemer og på ulike nivåer Bemanning Avklaringer knyttet til behov for reservedelslager må startes opp Arbeide med avklaringer mot PNØ 2.8 Utstyr Hovedaktiviteter denne perioden Signerte kontrakter i perioden: - analyseinstrumenter - Lab og preparering - kromatografi - fargemaskiner cytologi - patologiutstyr - CT - MR - medisinske møbler - ultralyd - møbler - anestesiapparater - Inngåtte kontrakter komplett øyeutstyr Moss Detaljprosjektering Analysehall pågår Mottaksprosjekt overvåkning overført OU/drift Leveranse ultralyd til Fredrikstad, hjerte/ønh/intensiv/gyn/uro Grensesnittmøter automatisert bakt pågår Øyeutstyr Moss Mottak Leveranse og montering fysioterapiutstyr/slynger i tak Integrasjonsmøter IKT/MTU

9 9 / 13 Avklaringer lagringsløsninger endoskopi/ekg samarbeidsmøter m IKT/integrasjonsprosjekt ØNH evaluering av innkomne tilbud Nevrologi evaluering av innkomne tilbud Gynekologi obstetrikk evaluering av innkomne tilbud leverandørmøter CTG sentral Planlegging overflytting radiologisk utstyr pågår i samarbeid drift, MTA og PNØ Etablert av struktur kartlegging eksisterende ikke-mtu- workshop i samarbeid flytteprosjekt Kartlegge grunnutrustning pågår Langsiktig investeringsplan pågår Oversikt tidlige leveranser til KIB 1 pågår Prosjektering og utarbeide kravspesifikasjon hybridstue Hovedaktiviteter neste periode - Signere kontrakt digital radiografi - Oppstart SØ06 infusjonsutstyr - Oversikt nødvendig utstyr KIB 1 - Evaluere PET evalueringsbesøk Cleveland/USA og Liezthal/Sveits - Utsendelse anbud Hybridstue - Risikovurdering flytting MR - Leverandørmøte flytting MR MTA - Avklaring avhending MR i Sarpsborg - Risikovurdere flytting CT - Oppstart anskaffelse transport/verkstedutstyr - Oppstart anskaffelse gardiner og forheng - Oppstart anskaffelse løst kjøkkenutstyr - Oppstart anskaffelse utstyr til avfallshåndtering - Oppstart anskaffelse musikkinstrumenter - Oppstart test/måleinstrumenter - Oppstart operasjonsmikroskop - Oppstart respirator - Oppstart infusjonsutstyr - Ferdigstille kravspek genteknologi/forskning - Ferdigstille kravspek kjøl/frys - Ferdigstille kravspek trillebord og vogner - Ferdigstille diatermianskaffelse evaluering og bestykning - Ferdigstille fysioterapianskaffelse - Ferdigstille evaluering blodbankutstyr - Ferdigstille videoovervåkning operasjonsstuer - Ferdigstille og utsendelse endoskopi - Ferdigstille blodbestråler - Forhandling/konfigurering og avhending Regionalt - Utprøvning ØNH utstyr - Utprøvning Mikroskop/lab - Utprøvning senger psyk og barn - Mottak tøyautomat - Mottak og detaljering uttakssentraler intensiv og anestesi - Utarbeide overordnet fremdriftsplan leveranse og mottal - Koordinere leveranser sammen med KIB1/2/opplæring/flytting - Fortløpende saksbehandling løpende investeringer

10 10 / 13 - Overlevering av kontrakter til opplæringsprosjektet - workshop - Initiere mottaksprosjekt overvåking - Kliniske MTU system fordeles på KIB 1 og 2 - Detaljering møbelanskaffelse 2.9 Beredskap Arbeidet med overordnede beredskapsplaner for Kalnes er startet. Overordnede planer for SØ er revidert og duplisert for Kalnes Samtlige ansvarlige for dokumenter har mottatt papirversjon med forslag til endringer i forhold til Kalnes. Samtlige dokumenter har også fått kommentarer mht endringer i forhold til at AMK flytter til OUS Samtlige ansvarlige har mottatt mail om å starte arbeidet med revisjon for Kalnes Enkelte har fått beskjed om vurdering av ev. tilleggsdokumenter / nye beredskapsdokumenter mht Kalnes Hovedaktiviteter i perioden Duplisert Beredskap Planverk for SØ til en «Kalnes-versjon» Definert hvilke delplaner som kan implementeres uten nevneverdige endringer, samt hvilke som må tilpasses Kalnes Skrevet ut alle dokumenter, gjennomgått og kommentert til hver dokumentansvarlig om endringer, samt hvilke evt nye dokumenter som må utarbeides Mail til alle dokumentansvarlige, samt «reminder» mail etter sommeren om å starte opp arbeidet. Hovedaktiviteter neste periode Sikre fremdrift i utarbeidelsen av «Kalnes-planer» Definere risikoområder på «Kalnes planer», risikovurdere disse. Avstemme tidligere ROS-analyser i PNØ regi. Foreslå / Iverksette tiltak og vurdere restrisiko. Starte med tekniske områder. Vannforsyning, varme, Kjøling og strøm 2.10 Flytting Hovedaktiviteter i perioden Ferdigstilling av milepælsleveranse til Samlet plan «Overordnet plan flytting Kalnes» Igangsatt workshop med avdelingskoordinatorer som første møte i en serie med regelmessige flyttemøter. Arbeidet med kartlegging av GRU, inventar, møbler, og utstyr pågår fortsatt i samarbeid med utstyrsprogrammet Oppstart av arbeidet med anbud på flytteavtale er igangsatt med offentliggjøring på Doffin Mål=avtale signert innen utgangen av Mal for risikovurdering er ferdigstilt Hovedaktiviteter neste periode Infomøter om flytteprosessen for linjeledelse SØ

11 11 / 13 Gjennomføre flyttemøter med avdelingskoordinatorer og avdelingssjefer som ikke har egne avdelingskoordinatorer. Videre arbeid vedrørende samarbeid og koordinering av aktiviteter i sluttfasen. Utarbeide sak til felles styringsgruppe SØ-PNØ-SA vedrørende flytting av legemidler. 3 STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER Alle avdelingskoordinatorene leverer månedlig statusrapport for sin avdeling. Disse er ikke beskrevet i dette dokumentet. Følgende enheter rapporterer: - Intensiv og overvåking - Akuttmottak, KTP (korttidspost) og obspost - Operasjon, anestesi og sterilsentralen - Sengeområde somatikk - medisin - Sengeområde somatikk - kirurgiske senger - Kirurgiske poliklinikker og leger - Ortopedi - poliklinikk, leger, operasjon - ØNH - poliklinikker og leger - Nevrologisk poliklinikker og leger - Barne- og ungdomssenter somatikk - Psykisk helsevern - Kvinneklinikken - Medisinske poliklinikker - Indremedisin leger - Senter for laboratoriemedisin - Radiologi - Fysioterapiavdelingen - Sykehusservice og eiendomsforvaltning - Øyeavdeling - Dokumentasjonssenteret - Innkjøp og logistikk - Teknisk drift - Prehospitale tjenester - Klinisk ibruktakelse somatikk

12 12 / 13 4 RISIKO Risikovurdering per Mål og hensikt samlet plan Sikre en kontrollert, forsvarlig og pasientsikker drift før, under og etter innflytting i nytt sykehus. Nr Risiko Risikofaktor Konsekvens S K R Tiltak/beredskapsplan område: 1 Opplæring Ansatte får ikke gjennomført obligatorisk opplæring pga pasientbehandling og bemanningsutfordringer (spesielt leger pga driftsoppgaver) Opplæringen skjer ikke iht planen. Fører til forsinkelser av andre aktiviteter. Reduksjon av antall behandlede poliklinikkpasienter Utarbeidet detaljerte opplæringsplaner som gir forutsigbarhet Seksjonsoverlegen er ansvarlig for tilrettelegging av legeopplæring og undervisningen gjennomføres i bolker a 3 timer med tidligst oppstart kl 14 2 Ibruktakelsesfasen: de siste fire ukene før oppstart av pasientbehandling Nødvendige aktiviteter blir ikke koordinert på en hensiktsmessig måte; eks; utstyr, flytting, IKT, opplæring 3 IKT/ MTU Manglende integrasjon mellom IKT og MTU Forsinkelser av leveransetidspunkt 4 Matforsyning AGV (automatisk gående vogn) ikke operativ til KIB 1 Helheten blir ikke ivaretatt Uklare ansvarsforhold Dobbeltarbeid (inneffektivt) Forsinket klinisk ibruktagelse Kan ikke ta i bruk planlagt funksjonalitet Forskyvninger i fullbookete opplæringsplaner Manuelle rutiner Mer ressurskrevende etablering av operativ koordineringsgruppe Kvalitetssikring av utstyr som skal inn Legeundervisning på slutten av dagen Utarbeid plan som sikrer trygg mathåndtering og effektiv transport 5 Tøy Tøyautomat er ikke klar til KIB 1 Manuelle rutiner Mer ressurskrevende Planlegge logistikken i samarbeid med tøyleverandør S = Sannsynlighet (max 5 poeng) *Fargekode: Rød farge høy prioritet K = Konsekvens (max 5 poeng) Gul farge middels prioritet R = Risikofaktor, sannsynlighet multiplisert med konsekvens (max 25 poeng) Grønn farge lav prioritet

13 13 / 13 Risikovurderingstabell Svært stor Stor Sannsynlighet Moderat Liten Meget Liten Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens