Statusrapport fra områdeansvarlige. Samlet plan SØ 2015

Transkript

1 1 / 22 fra områdeansvarlige Samlet plan SØ 2015 Til styret SØ 17. november 2014

2 2 / 22 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING OG TIDSPERIODE STATUS PER OMRÅDE KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 1 (KIB 1) PSYKISK HELSEVERN OG DEFINERTE POLIKLINIKKER KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 2 (KIB 2) SOMATIKK INNKJØP OG LOGISTIKK KVALITET OG DOKUMENTASJON OPPLÆRING SYKEHUSSERVICE EIENDOMSFORVALTNING TEKNISK DRIFT UTSTYR FLYTTING BEREDSKAP IKT ADM & Logistikk Kliniske systemer Byggnær IKT og Teknologi AVDELINGSKOORDINATORER... 22

3 3 / 22 1 INNLEDNING OG TIDSPERIODE Denne rapporten viser statusrapport fra alle områdeansvarlige i samlet plan SØ Gjelder for perioden oktober STATUS PER OMRÅDE 2.1 Klinisk ibruktakelse fase 1 (KIB 1) Psykisk helsevern og definerte poliklinikker Fremdrift i henhold til plan. Tiltak som er gjennomført fra : Generell informasjon vedrørende plan for KIB1: o OU-samling for FM tjenestene o Allmøte IKT Det er gjennomført endringer i opprinnelig konsept mht. kjøkken-funksjonen (varm mat/middag) ved ungdomspsykiatrisk seksjon. Endringene er gjort i samarbeid med FM (facility management). Ressursoverføring fra psykisk helsevern til FM i tilknytning til ny oppgavefordeling mht. mat/kjøkkenfunksjon og logistikk er avklart. Fra vil 6,62 årsverk overføres fra ulike seksjoner i psykisk helsevern til FM. Plan for omstilling av aktuelle medarbeidere er under utarbeidelse. Det er innkalt til møte med kontrollkommisjonene for å gå gjennom spørsmål som har oppstått i tilknytning til befaring. Arbeid med utvikling av nye retningslingslinjer for «Savnet pasient/rømning» fra seksjoner i psykisk helsevern er under oppstart. Retningslinjene skal utarbeides i samarbeid mellom psykisk helsevern og FM (sikkerhet). Antallet biler/minibusser innenfor psykisk helsevern og rusbehandling er kartlagt. Vil bli trukket inn i tilknytning til flytting av pasienter og Klinisk ibruktakelse fase 2 (KIB 2) Somatikk Fremdrift i henhold til plan. - Det ble gjennomført tverrsnittsundersøkelse 13. oktober kl. 08, og resultatene fra denne viser stabile tall knyttet til hvor mange pasienter man forventer å flytte. Undersøkelsen skal gjentas 3. og 10. november. - Man jobber nå med utarbeidelse av et flytteskjema som skal følge pasienten fra Fredrikstad til Kalnes. - Det er avholdt møte med representanter fra ressursgruppe samhandling, der utkast til ekstern kommunikasjonsplan ble fremlagt. - Prosjektet har meldt inn behov for 30 personer fra stab og støtte på dag 2. og 3. nov 2015 for å bistå i forbindelse med pasientflyttingen. - Det jobbes med bemanningsplan for Fredrikstad og Kalnes fra 31. til 3. nov. som skal brukes til å synliggjøre pukkelkostnaden og sikre tilstrekkelig beredskap i forbindelse med pasientflyttingen. - Det er en utfordring knyttet til tilgangen på transportkuvøser. Sykehuset Østfold har en per i dag, og transport av anslagsvis 10 pasienter (2,5 time per pasient) som ligger i kuvøse vill med dette antallet ta lang tid. Man jobber nå med ulike løsninger for å låne en kuvøse fra et av de andre helseforetakene.

4 4 / Innkjøp og logistikk Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter denne perioden: Videreført arbeid med oversikt av utstyr i rom på Kalnes Videreført kartlegging av utstyr som skal flyttes til Kalnes Deltatt på workshops o Utarbeidelse av table tops og ferdighetstrening med opplæringsprosjektet o EK for forberedelse til ny struktur o Opplæring og workshop i risikovurderingsverktøy Opplæring/kurs holdt iht. opplæringsplanen Videre arbeid med fordeling av arbeidsplasser av ansatte i Kalnes og administrasjonsbygg Oppstart av prosedyrearbeid Utarbeidet og publisert det første nyhetsbrevet fra innkjøp og logistikk (i henhold til kommunikasjonsplanen) Videreføring av arbeidet med prosjektgruppen for tøy som skal sikre ibruktakelse av tøyautomat og dokumentere logistikksløyfen tøy Detaljert og presentert planverk for KIB1, samt igangsatt møteserie o Forberedelser og flytting av lager o Etablering sortiment og lager o Servicemedarbeider KIB1 Utarbeidet infoskriv for nærlager og forbrukslager i Moss Utarbeidet infoskriv rettet mot SMA Gjennomført stor ERP-demo i Fredrikstad med live-overføring til andre avdelinger Etablert og presentert detaljert planverk for KIB1. Igangsatt møteserie. Videreutviklet forsyningsanalyser med mer konkrete tilbakemeldinger og oppfølginger Førsteutkast flyttegodslister til flytteprosjektet Hovedaktiviteter neste periode Prosedyrearbeid innkaller til arbeidsmøte 6. og 7. november Etablere sentrale oppfølgingspunkter som styringsverktøy for foretakssekretariatet Nytt nyhetsbrev Videre utarbeidelse av logistikksløyfer Etablere SMA konsept Fredrikstad og Veum ERP opplæring Risikovurdering oppstart i nytt system i EK Sluttføre arbeid med nærlager i Moss Utprøve modell og sjekkliste for kontraktseier, herunder oppstart av møteserier med PNØ om overtagelse av avtaler Sluttføre overordnet plan for KIB1 2.4 Kvalitet og dokumentasjon Fremdrift i henhold til plan. EK (elektronisk kvalitetshåndbok) Avholdt 2 møter i EK-nettverksgruppe SØ o Planlegging og oppsett av ny EK-web side fortsetter og nærmer seg høring ved flere avdelinger Planlagt brukerundersøkelse knyttet til bruk av EK-web før vi endrer oppsett for å se på tilfredshet utgår. Kartlegger om EK-ansvarlige har dedikert avsatt tid til rollen som EK-ansvarlig, og hvor mye.

5 5 / 22 Jobber med maler på overordnede dokumenter slik at alle avdelinger/seksjoner skal oppfylle internkontrollforskriften som et minimum, og et enhetlig oppsett i SØ. EK-ansvarlige etterlyser flere work-shop. De er fornøyde med å kunne sitte å jobbe uten forstyrrelser og med bistand i nærheten dersom behov. Setter opp flere dager i desember dersom det ikke skal settes opp flere kurs med risikovurdering. Risikovurdering Det var som en følge av kurs og work-shop opprettet et tilbud til avdelingskoordinatorer om veiledning knyttet til risikovurdering generelt. Det var satt opp 3 dager med tider, hvor de selv meldte seg på til et tidspunkt som passer dersom de har behov. Det var liten respons/ lite behov (?). Avholdt veiledning med 6 personer. Oppsett av risikovurdering (konsekvenstyper og konsekvensskala) må sannsynligvis endres etter innspill fra Fornebu Consulting på rapportoppsett til styret. Overordnet statusrapportering på dokumenter i EK Redigerte dokumenter til (antall= forrige rapportering) status Antall Antall Merknad Dokumenter utgitt i ny Dok. godkjent på nytt hovedversjon Dokumenter utgitt i ny underversjon Dok. satt i bruk uten ny godkjenning Sum Myndighetsgodkjenning Ingen nye momenter å rapportere. Det jobbes fortsatt med søknader knyttet til røntgen og PET. Arbeidet er i rute. Tegninger vedrørende nye lokaler for Transfusjonsmedisin blodbank er sendt til Helsedirektoratet og Legemiddelverket. 2.5 Opplæring Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter inneværende periode Møtene med avdelingskoordinatorene for detaljering av opplæringsplanene har startet Avholdt møter med avdeling for kvalitet og pasientsikkerhet i forhold til standardiserte prosedyrer på tvers av fagområder (MTU). Sak til styringsgruppen og videre til avdelingssjefmøtet. Utarbeidet utkast for datoer, ansvarsnummer og antall for pre introduksjonsdagene og introduksjonsdagene for KIB1 og KIB2 Kjøreplan for pre introduksjonsdag og introduksjonsdag vedtatt i OP styringsgruppe med forbehold om endringer lagt inn i opplæringsprosjektets database og tilgjengeliggjort for ledere Utarbeidet overordnet dokument for planlegging og gjennomføring av obligatorisk standardisert opplæring Utarbeidet og oversendt budsjettforslag for gjennomføring av pre introduksjonsdagene og introduksjonsdagene Planlegge rekruttering og opplæring av instruktører Ansatt 2 personer for å ivareta opplæring iht. nytt MTU og for å koordinere all opplæring iht. nye IKT-systemer Engasjert inn i planlegging opplæring for meldingsvarsel, telefoni (IKT-byggnær) og TRIO web Engasjert inn i planleggingen og koordineringen av gjennomføring av klinisk simulering for tverrgående arbeidsprosesser Utarbeidet overslag pukkelkostnad opplæring

6 6 / 22 Hovedaktiviteter for neste perioden Kommunikasjon til linjen i forhold til planlagt tidspunkt for opplæring Fortsette samarbeid med kommunikasjonsavdelingen Avslutte rapport; Evaluering pilot opplæring øyeavdelingen Detaljplanlegge opplæring KIB 1 Arbeide med fokusområde definert i Opplæringsplanen Detaljere standardisert obligatorisk opplæring Etablere nok arealer for gjennomføring av preintroduksjonsdager på Tuneteknikeren Avklare etablering av simuleringsrom for telefoni, meldingsvarsel og trio (forenklet simulering) Etablere rutiner for avviksrapportering til foretakssekretariatet Få besluttet ønskede endringer i opplæringsplan (påvirker kjøreplanen for pre introdager og introduksjonsdager) i samarbeid med Samlet plan Forberede mottak av ny prosjektmedarbeider; Opplæringsansvarlig MTU 2.6 Sykehusservice Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i perioden Resepsjon, samarbeid SIS mellom poliklinikkprosjektet, startet Gjennomført OU samling 20. oktober Pågående arbeid med budsjett 2015 Pågående arbeid med serviceavtaler med måleparametere Avklare assistentoppgaver som renhold skal gjøre i ulike avdelinger Renholdskalkyle er utarbeidet, men ikke kvalitetssikret i påvente av renholdsprogram Kartlegging av hvilket utstyr som skal flyttes fra Veum pågår Kartlegging av hvilket utstyr som skal flyttes fra Fredrikstad pågår Oversikt over når renhold skal være operativ i KIB1, er avklart Klargjort hvilke personer og stillingsbrøk som overføres fra kosthold Arbeidet med bemanningsplaner pågår Avklare kommunikasjonsmetode mellom avdeling og buffet vedrørende matservering (kan Imatis brukes?) Avklare behov for evt. flere tunvogner pågår (må sees i sammenheng med neste punkt) Avklare løsning for mathåndtering i avdelinger som ikke ligger inne som naturlig tilhører en buffè (nyfødtintensiv, omgjort sengeområde i 4. et. og infeksjon/isolat) Opplæring Moss for kjøkkenassistenter fra Fr.stad er utført Avklare åpningstider i kafeen pågår Avklare arbeidsoppgaver for internt servicesenter vedrørende parkering pågår Lukking av avvik vedrørende miljøsertifisering ISO pågår Ny HMS-strategi er under utvikling Hovedaktiviteter neste periode Budsjett 2015 ferdigstilles Avklare assistentoppgaver renhold ferdigstilles Lukke avvik vedrørende miljøsertifiseringen Fortsette arbeidet med kartlegging av overflyttbart utstyr Utlysning av anbud vedr. renholdsprogram Oversikt over hvilke personer og stillingsbrøk som overføres fra kosthold skal avklares Utarbeide bemanningsplaner pågår Avklare kommunikasjonsmetode mellom avdeling og buffet vedrørende matservering (kan Imatis brukes?) Avklare løsning for mathåndtering i avdelinger som ikke ligger inne som naturlig tilhører en buffè (nyfødtintensiv, omgjort sengeområde i 4. et. og infeksjon/isolat)

7 7 / 22 Fortsette arbeidet med ny HMS-strategi Planlegge standard varelager Avklare behov for utstyr i buffè og anretningskjøkken Avklare ansvar for resepsjon 2.7 Eiendomsforvaltning Fremdrift: Noen punkter er forsinket, men skal ut fra det vi vet i dag, ikke påvirke sluttdato og levering. Fremdrift innen sikkerhet og FDV er avhengig av kontakt med de rette personene i PNØ som er vanskelig å få tak i. Dersom dette ikke bedrer seg må dette tas via FM-direktør til OU-direktør. Hovedaktiviteter i perioden Gjennomført OU samling 20. oktober Igangsetting av SLA er med KPI er for eiendom Iverksetting av sikkerhetsstrategi og planlegging av sikkerhetsrutiner for Kalnes Oppdatering av FDV Jobber med prosessen rundt salg av eiendommene i Fredrikstad og Veum Utredning av nytt adm. bygg Arbeid med midlertidig løsning for flytting av stab og støttefunksjoner til brakkeriggen Kioskanbud under arbeid Flytteanbud utlyst på Doffin, befaring med tilbydere i perioden Jobber med inngåelse av apotekavtale, leie og driftstjenester Oppstart planlegging av flytteaktiviteter FM i SØ Avfallsstrategi fremlagt for Programeiermøtet (PEM) Beslutte saneringsretningslinjer AU Struktur og rapportering i avdelingen Hovedaktiviteter neste periode Videre arbeid med sikkerhetsstrategi Utarbeide SLA-avtaler med KPI er for eiendom Planlegge flytteaktiviteter FM i SØ Oppdatering av FDV Salg av Fredrikstad og Veum Beslutning vedr adm. bygg Kioskanbud utlyses på Doffin Flytteanbud, tilbudsfrist Apotekavtale, leie og driftstjenester Avfallsstrategi godkjennes i AU Opplæringsplan Beslutte sanerings-strategi i Programeiermøtet Bistå i planlegging av eierskifteprosess Bistå i planlegging av KIB 1 Koordinering med teknisk og eiendom vedr. fremdrift og risiko 2.8 Teknisk drift Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter denne perioden - Avdelingen har vært gjennom revisjon til ISO sertifisering for SØF, Veum og SØM. Avdelingen arbeider med å lukke avvik. - Opplæring innen reservekraft og høyspent er utført.

8 8 / 22 - Organisering av avdelingen for nytt østfoldsykehus (NØS) er detaljert ut videre, men beslutning er ikke foretatt. Nødvendige avklaringer gjøres bl.a. i forhold til berørte fagorganisasjoner. - Avdelingen arbeider med opplæringsplan for avdelingen og i samarbeid med opplæringsprosjektet i forhold til bruker/sluttbruker-opplæring. Det utarbeides nå samlet oversikt for a. Drift b. Ferieplaner (grønne, gule og røde perioder) c. Opplæring d. Testing av utstyr/systemer e. Virksomhetsrelaterte tjenestetester, klinisk prøvedrift m/- og u/pasienter der vi er direkte og indirekte involvert En gjennomgang alle avtalene som PNØ skal levere viser at vi mangler opplysninger knyttet til opplæring for halvparten av PNØ-avtalene. - Medarbeidersamtaler er avsluttet for alle i område Syd og Nord. - Vi arbeider med å endre vaktplanen for teknisk vakt for å tilpasse dette mer til opplæringsbehovet som ligger til NØS. - Vi ser på muligheter for å benytte leverandører til å utføre noen av våre ordinære oppgaver tilknyttet driftsavdelingene. - Opplæring i GAT vedr. budsjett og oppstart i budsjettarbeid. - Kartlegging av utstyr verksted SØF og SØV er i gang for overflytting og sanering. - Prosedyrer, iht. plan. Opplæring i ny struktur i EK er gjennomført, og dokumenter er overført - Kontraktseierskap er i prinsippet avklart. - Avklaringer knyttet til service og vedlikehold, muligheter for kjøp av reservedeler i avtaler inngått av PNØ, arbeides det fortsatt med. - Opsjoner i PNØ-avtaler, uavklart hva som er innhold i disse og når dette blir levert. Avdeling for innkjøp og logistikk har ansvar for dette. Avtaleforvalter ansatt. - Sluttkontroll i Moss er utført, avventer rapport og videre arbeid. Videre beslutning om hva som skal gjøres, ligger hos administrerende direktør. - Det er besluttet å bygge teknisk verksted på ca. 350 m 2 ved Kalnes. - Vi har hatt møte med fagforbundene i forbindelse med organisering og bemanningsplanen. - Opplæring i bruk av nytt risikostyringsverktøy i EK er gjennomført. Hovedaktiviteter neste periode Se over - Opplæringsplan og ansvarlig for de ulike opplæringsbehovene må utarbeides for aktuelle systemer og på ulike nivåer - Avklaringer knyttet til behov for reservedelslager - Opplæring Rørentreprisen i uke 39 - Drøftemøte med fagforeningen vedr. ansettelse av seksjonsledere for elektro, VVS og Automasjon/Driftssentralen - Fordeling av ressurser i organisasjonen - Budsjett - Fordeling av kontraktseierskap på de fagansvarlige - Anbud for verkstedsutstyr - Avklaringer til saneringsprosjektet 2.9 Utstyr Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter denne perioden Signerte kontrakter i perioden: o Digital røntgen o Mammografi og gjennomlysning o 2 kontrakter blodbankutstyr o AGV vogner

9 9 / 22 Detaljprosjektering Analysehall pågår Mottaksprosjekt overvåkning overført OU/drift Demonstrasjon senger psykisk helsevern og barn Utprøvning mikroskop lab Utprøvning ØNH utstyr Utprøvning diatermi Innstilling klar mikroskop laboratoriet Leveranse kuvøser/cpap til NFI Leveranse intensivsenger Fredrikstad Overtagelse alt MTU Øye Moss Leveranse og montering fysioterapiutstyr/slynger i tak pågår Planlegging overflytting radiologisk utstyr pågår i samarbeid drift, MTA og PNØ Risikovurderinger flytting MR og CT Avklart avhending og tilbakekjøp MR og mammografistativ Langsiktig investeringsplan pågår Oversikt tidlige leveranser til KIB1 pågår Evaluering og evalueringsbesøk hybridstue Blodbestråler - kontrakt og avhending klar Utarbeide overordnet fremdriftsplan leveranse og mottak Overlevert alle kontrakter til opplæringsprosjektet for videre oppfølging av bilag 5 Hovedaktiviteter neste periode Signere kontrakt gyn nevro ønh Signere kontrakt renholdsmaskiner Signere kontrakt PET/CT detaljprosjektering Signere kontrakt hybridstue - detaljprosjektering Oppstart SØ06 infusjonsutstyr Oppstart SØ01 småutstyr Oppstart utstyr utestasjoner lab Oversikt nødvendig utstyr KIB 1 Ferdigstille kravspek transport/verkstedutstyr Ferdigstille kravspek gardiner og forheng Ferdigstille kravspek løst kjøkkenutstyr Ferdigstille kravspek utstyr til avfallshåndtering Utarbeide kravspek test/måleinstrumenter Ferdigstille SØ02 dialyse Evaluere operasjonsmikroskop Evaluere respirator Evaluering genteknologi/forskning Evaluere kjøl/frys Evaluere trillebord og vogner Evaluere fysioterapianskaffelse Evaluere og utprøvning Endoskopi Detaljering uttakssentraler Kalnes og Moss Detaljere og bestille møbler Dialog ferdig, venter endelig besvarelse fra leverandør videoovervåkning operasjonsstuer Mottak tøyautomat Mottak analysehall Mottak avtrekksskap Mottak utstyr sterilsentral

10 10 / 22 Utarbeide forslag til mottaksprosjekt PETCT og hybridstue Flytting Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i perioden Det er etablert faste møtefora/flyttemøter med avdelingskoordinatorer og avdelingssjefer som ikke har egne avdelingskoordinatorer. Det er etablert faste møtefora/flyttemøter med alle de kliniske fagområdene i Fredrikstad inkl. operasjon/sterilsentral og bildediagnostikk. Flyttemøtene har hatt fokus på flyttegodslistene med gjennomgang og status på kartlagt overflyttbart utstyr med målsetting om å få en seksjonsvis oversikt (volum) på det som skal overflyttes fordelt på F1, F2, F3 flyttinger innen Aksjonsliste flytting i avdelingskoordinatorenes gjennomføringsplan er gjennomgått. Kartlegging av overflyttbart IKT er ikke påbegynt fordi nødvendige avklaringer internt i SØ og mellom SØ-PNØ er ikke gjort. Flytting av IKT-periferiutstyr er lagt som opsjon i flytteanbudet. Inntil avklaringer foreligger inngår det ikke i flytteprosjektets scoop. Arbeidet med anbud på flytteavtale har foregått i hele perioden. De ulike tilbyderne var på befaring i SØ fredag Målet er å signere kontrakt innen nyttår. Utarbeidelse av kommunikasjonsplan er påbegynt i samarbeid med kommunikasjonssjefen - plan ikke ferdigstilt. I samarbeid med økonomidirektør påbegynt arbeidet med å estimere pukkelkostnader til flytteaktiviteter; både til fysisk flytting og til ekstra personellressurser. Det er ønskelig at alle kostnader til flytting skal samles under flytteprosjektets prosjektnummer UT15. Arbeidet med å estimere omfang av slike kostnader er i sluttfasen. Malen for synliggjøring og registrering av pukkelkostnader er forankret hos økonomidirektør. Det arbeides med Flyttegodsliste SØ og underliggende dokument «Dette skal flyttes til Kalnes». Arbeidet fortsetter i neste periode. Det arbeides Flytteplan SØ. Planen koordineres mot de opplæringsaktiviteter som opplæringsprosjektet har predefinert. Arbeidet forsetter i neste periode. Flytting av legemidler var til behandling i felles styringsgruppe SØ-PNØ-SA Det etableres en arbeidsgruppe SØ-SA som innen nyttår skal utarbeide plan for flytting av legemidler og nedbygging/oppbygging av legemiddellagre. Gjennomført dialogmøte med Østfold fylkeskommunale grunnskole vedrørende plan for ibruktakelse og flytting. Hovedaktiviteter neste periode Ferdigstille første godkjente versjon av Flytteplan SØ inkl. underlagsdokument «Fra planlegging til Gjennomføring, flytting - Kalnes». Ferdigstille første godkjente versjon av Flyttegodsliste SØ inkl. underlagsdokument «Dette skal flyttes til Kalnes». Starte arbeidet med å utarbeide plan for flytting av legemidler i samarbeid med kurve- og legemiddelprosjektet i SØ samt Sykehusapotekene HF. Gjennomgang av foreløpige flyttegodslister; ny versjon distribueres Arbeidet med å utarbeide flytteplan/ibruktakelsesplan for operasjon/sterilsentral, LAB og bildediagnostikk fortsetter. Workshop med FM er planlagt Utarbeidelse av intranettside og kommunikasjonsplan må fortsette i neste periode

11 11 / Beredskap Fremdrift i henhold til plan. risikovurderinger legges til grunn for beredskapsplanleggingen kartlegge hvor de største risikoområdene befinner seg, og i hvilke faser disse inntrer dokumentere restrisiko som legges til grunn for beredskapsplanlegging utarbeide beredskapsplaner etablere beredskapssentral i oppstartsfase 1 og 2 (mai/ november 2015) for å trygge ibruktakelse og beredskap samordne håndtering av kritiske hendelser, iverksette korrigerende tiltak og ivareta relevant informasjon internt og eksternt Møte med Teknisk avdeling v/ avd.sjef. Gjennomgang av status på risikovurdering/beredskapsarbeid i teknisk avd. PNØ har egne risikovurderinger. Teknisk avd jobber med sine beredskapsplaner og risikoanalyser. Planlagt egne møter vedr tekniske fagområder for dybdegjennomgang på strøm, vann, gasser, etc. Fremdrift iht. plan. Møte i Beredskapsråd sammen med Politi og PST. Inkludert omvisning på Kalnes. Alle eksisterende beredskapsdokumenter er duplisert og lagt i egen «Kalnesmappe». Dette for å sikre at samtlige dokumenter er gjennomgått og revidert iht. milepælplan. Alle eksisterende beredskapsplaner i SØ er skrevet ut, sendt i internpost med kommentarer vedr. endringer som må gjøres for mellomperiode KIB1 og KIB2, samt etter KIB2. Alle ansvarlige for dokumentene i Taktisk Ledelse er bedt om å initiere møter med fagpersoner for de forskjellige områdene, og revidere planverket, og oppdatere dokumenter i «Kalnes-mappe». Dette arbeidet er godt i gang. Beredskapsrom på Kalnes er avklart. Taktisk ledelse skal bruke rom i 1. etasje innenfor auditoriet. Strategisk ledelsesrom vil sannsynlig bli i brakkerigg. Nærmere avklaring vil komme. Det vil frigjøre «beredskapsrom» i akuttmottak. Avklares i samarbeid med Strat.leder/Adm.dir. Avholdt møte med Brannansvarlig mht. brann og evakuering. Detaljerte og standardiserte planer utarbeides. Dette vil også bli en del av standardisert opplæring før Kalnes på alle medarbeidere IKT Denne prosjektrapporten gjelder for perioden fra 15. september til 16. ktober Fremdrift i henhold til plan. Gjennomførte prosjekter perioden til dags dato Nr. Prosjektnavn Dato ibruktatt /ferdig breddet 1 RUSdata inn i DIPS BUP konvertering til DIPS IFS - Oppgradering IFS Digital samhandling - Pleie- og omsorgsmeldinger DIPS Klinisk dokumentasjon av sykepleie Akuttmottak Oppgradering av PACS DIPS Oppgradering medikasjon grunnmodul DIPS Innføring beslutningsstyrt tilgang (BT) Digital samhandling - NHN Adresseregister DIPS oppgradering GAT regional løsning tatt i bruk Oppgradering av RIS DIPS opplæringsprogram

12 12 / DIPS oppgradering versjon Prosjekter med planlagt ibruktakelse kommende periode Prosjektnavn Dato ibruktakelse Elektronisk saksarkiv system (Public 360) Elektronisk kurve (Metavision 6.0) DIPS Økonomi IAM, Brukerstyring og identitets-forvaltning Status på prosjektene Informasjon er hentet fra statusrapportering i Clarity pr ene er skrevet av prosjektledere for mottaksprosjektene.

13 13 / ADM & Logistikk Status Forklaring til fargekoder: Grønt: Fremdrift = Som planlagt, Økonomi = I henhold til budsjett, Risiko = Lav, Kvalitet = Som planlagt, Gevinstrisiko = Lav Gult: Fremdrift = Forsinkelse inntil 10 % ift. plan, Økonomi Brukt inntil 10 % mer enn budsjett, Risiko = Middels, Kvalitet= noe lavere enn lanlagt, Gevinstrisiko = Middels Rødt: Framdrift = Forsinket over 10 % ift. plan, Økonomi =Brukt over 10 % mer enn budsjett, Risiko = Høy, Kvalitet = Vesentlig lavere enn planlagt, Gevinstrisiko = Høy. Prosjektnavn SAKSREGISTER Elektronisk saksarkivsystem Pulic360 Framdrift Økonomi Risiko Kvalitet Gevinst Status Vellykket akseptsansetest gjennomført i perioden til , ingen registrerte feil i løsningen. Tekniske utfordringer i forkant av testen tilfredsstillende løst. Sluttbrukeropplæring igangsatt. Risiko: redusert fra gult til grønt siden siste månedsrapportering. DIPS ØKONOMI Framdrift: Framdrift økt fra grønt til gult siden siste måned. Forsinket 5 uker grunnet manglende DIPS testmiljø. Er nå på kritisk linje og må øke ressursinnsats de neste 8 ukene for å komme i mål. Løsningsdesign er godkjent av SØ og PNØ, og ROS-analyse pågår. Akseptansetest planlegges ferdigstilt 21. november og idriftsettelse sammen med DIPS release 2 den 30. november. Risiko: Risiko økt fra grønt til gult siden siste måned. 2 risikoer følges ekstra tett; «Integrerte bankterminaler» og «Skifte av innfordringsleverandør fra Lindorff til Kreditorforeningen», i tillegg til håndteringen av inntruffet forsinkelse sett opp mot en i utgangspunktet stram tidsplan.

14 14 / ERP - HSØ Økonomi- og logistikksystem Status: Løsningen er i sluttfasen av akseptansetesten og feilsituasjonen begynner å nærme seg akseptabel. Det er planlagt produksjonssetting 3. november, som tas i bruk av Ahus. Dette er risikoreduserende for SØ, da eventuell feil i Produksjon vil kunne løses i god tid før innføringen til SØ 5. januar. Sluttbrukeropplæring starter i uke 46. Risiko: 2 risikoer følges ekstra tett; «MDM tjeneste oppstart» og «Prosessbeskrivelser og brukerdialoger», i tillegg til nødvendig avklaring rundt deler av løsningsdesign i forhold til SØ behov (avdekket i UAT). Kjøkken Prosjektet er i full drift i versjon 1. Akseptsansetesting av oppgradert versjon som inkluderer integrasjoner til nytt økonomi og logistikksystem (ERP) og DIPS er igangsatt med fremdrift i henhold til plan. Nytt logistikksystem sterilsentralene Prosjektet er i Verifikasjonsfasen av fase 2 (ny funksjonalitet Moss og Kalnes) og prosjektet er på plan. Akseptansetest er i avslutningsfasen og det er per dags dato 3 åpne B-feil, 1 på teknisk og 2 på funksjonelt. Alle feil planlegges rettes før ibruktakelse av ny funksjonalitet på Sykehuset Moss i Q Kliniske systemer

15 15 / Status Prosjektnavn FELLES LABDATASYSTEM ELEKTRONISK KURVE Framdrift Økonomi Risiko Kvalitet Gevinstrisiko Status Generelt: Prosjektet er i hovedsak på revidert plan, men det er utfordringer knyttet til integrasjon mot DIPS. Framdrift: Desentral prøvetaking er ikke besluttet. Manglende beslutning kan medføre merarbeid. Dette påvirker også andre leveranser fra Design-teamet. Det er mulig forsinkelsen kan tas inn. Økonomi: Etter sammenslåing av Ibruktakelse og leveranseprosjekt er budsjettoppfølging utfordrende. Det er uklart hva som er kostnadsfordeling mellom SØ, PNØ og HSØ. Kvalitet: Redusert omfang, usikkerhet rundt kvaliteten på om LVMS støtter arbeidsprosessene for Patologi i tilstrekkelig grad. Leverandørens testplan for SAT (leverandørens systemtest på kundens konfigurasjon) er ikke godkjent. Risiko: Det er stor risiko for at prosjektet ikke klarer å levere den funksjonalitet som forutsatt. Leverandøren har fortsatt store utfordringer med å rette feil og levere avtalt omfang. Det er risiko for at SØ må iverksette kompenserende tiltak på grunn av mangelfull leveranse fra prosjektet. Gevinstrisiko: SØ kan ikke realisere målbildet med ett system for fire fagområder og felles prøvemottak. SØ må iverksette kompenserende som også krever ekstra ressurspådrag. Framdrift: Framdrift redusert fra rødt til gult siden siste måned. Visning av AIO-kurven er på plass. Det er noe gjenstående konfigurasjonsarbeid ift. sengepostkurven. Økende utfordring knyttet til oppbygging av forvaltningsorganisasjon på SØ- og SP-siden. OUS har flagget samme utfordring overfor SP. Delta/legemiddel går i henhold til planen. Økonomi: Redusert fra gult til grønt siden siste rapportering. Elektronisk kurve: Iht. budsjett. Delta/legemiddel: i henhold til budsjett. Positivt budsjett pga. lavere aktivitet ifm. forsinkede leveranser. Risiko: Risiko økt fra gult til rød siden siste måned. Det ble i uke 41, bestemt (av PNØ, SØ og SP) at oppgradering av AIO-kurven utsettes fra til Dette pga. DIPS-implementering på OUS SP hadde ikke ressurser til å bistå SØ på den samme datoen, men har nå forpliktet seg selv om det evt. kan bli forsinkelser på OUS, at de skal bistå SØ ved oppgraderingstidspunktet Delta/legemiddel; Forsinkede leveranser kan nå påvirke utrullingsplan. Gjelder særlig ved anestesi og operasjon i Moss. Leveranser fra prosjektet ift. KIB 1 - leveransefrist krever hyppig møtevirksomhet framover, og det er viktig at ressurspersoner stiller i møter for å få en framdrift i leveransen.

16 16 / Kvalitet: Konfigurasjon av sengepostkurven pågår. Usikkert hvor "ferdig" denne er ved oppstart pilot. Videre utvikling av systemet er nødvendig fram mot bredding Delta/legemiddel; Deltasystemet får god tilbakemelding fra brukere. Det som er en utfordring, er når systemet er "nede" og lagertelling må utføres. Slike situasjoner er ikke godt nok avklart i samarbeidsavtalen med SA. Følges opp mot klinikken/samarbeidsavtalen. Gevinstrisiko: Elektronisk kurve: Gevinst = pasientsikkerhet. Delta/legemiddel: Mindre kassasjon og bedre økonomistyring. Bedre oversikt over sykehusets totale lagerbeholdning. IMATIS Elektroniske tavler, meldingsvarsler og selvinsjekk Generelt: Elektroniske tavler: Vi har hatt en god periode i bruken av Elektroniske tavler innenfor sengeområdene. Her har ledelse og brukere forberedt seg godt og tatt løsningen i bruk med stort engasjement. Løsningen matcher behov og endret måte å organisere arbeidet på er godt. Det har vært noen driftsforstyrrelser, men kanskje ikke mer enn man kan forvente i en tidlig pilotfase. Selvinnsjekk og køhåndtering: Løsningen ble startet opp som planlagt 9. september, men på grunn av en feil i DIPS og grensesnittet som håndterer de polikliniske pasientene har det vært full stans i bruken siden 10. september. Feilretting og test av disse feilene har dessverre tatt uforholdsmessige mye tid. Det er et sammensatt årsaks-bilde, men gjenspeiler det stadig mer komplekse IKT- og leveransebilde vi nå går inn i mot nytt sykehus. Det er gjennomført møter med ledelsen av akuttmottaket og blitt enig om en handlingsplan og flere tiltak for å bedre bruken og rette denne i større grad inn i mot måten man vil jobbe på Kalnes. Meldingsvarsler med integrert telefoniløsning: Det tegner seg et stadig mer kompleks bilde av hele konseptet rundt en integrert telefoniløsning sammen med meldingsvarsler-løsningen. Prosjekt vil ha økt fokus på disse problemstillingene fremover. Framdrift: Overordnet er man om lag 5-6 uker forsinket med oppstart av ST/SIT test i testmiljø. Medio oktober er man fortsatt ikke i stabil drift med selvinnsjekk og køhåndtering. Siste hovedplan for dette var mai Arbeidet med løsningsdesign for fase 2 er krevende og omfattende. Det har god fremdrift, men påvirkes av at mange ressurser fortsatt er opptatt med restanser og feilhåndtering i produksjon. Økonomi: Ingen større endringer i økonomi siden siste måned. Tiltak kommentert for september gjelder fortsatt. Prosjekt vil bli styrket med en teknisk ressurs i løpet av oktober/november. Kostnadene til denne (eksterne) vil bli delt mellom PNØ og SØ. Risiko: Risikobildet er noe redusert siste måned. Det er gjennomført en rekke tiltak for å bedre situasjonen

17 17 / DIPS OMLEGGING TIL KALNES HOTLAB MANAGEMENT SYSTEM IHR BILDE Interaktiv Henvisning og Rekvisisjon IHR LAB Interaktiv Henvisning og Rekvisisjon knyttet til løsningen i eksisterende sykehus. Det er en økt risiko for forsinkelser i Fase 2. Dette har sammenheng med at man er 5-6 uker forsinket med oppstart av ST/SIT i testmiljø, samt fortsatt har restanser på både leveranser og feilsituasjoner i drift. Kvalitet: Fortsatt manglende grensesnitt oppleves av brukerne som manglende kvalitet. Ustabilitet i driften oppleves også som manglende/dårlige kvalitet av brukeren. Det er nå plan for test og leveranse på alle grensesnitt. Driftsstabiliteten har også hatt en positiv utvikling den siste måneden. Generelt: Vi avventer endelig avklaring på hva poster skal hete, samt avklaringer på om polikliniske senger skal registreres i DIPS. I tillegg har man ikke helt landet på hva skilting på dører skal være. Det bør være det samme som sengene som finnes i DIPS. Så fort dette er klart kan vi starte innlesning og integrasjonstesting. Framdrift: Framdriften har økt fra grønt til gult siden siste måned. I og med at man ikke lander på hvordan den endelige organisasjonsstrukturen skal være, kommer vi ikke videre. Risiko: Risiko økt fra grønt til gult siden siste måned. Man bør lande diskusjoner rundt poster/sengeområder og merking av dører. Info: System for å ha oversikt og sporbarhet i produksjon og administrasjon av radiofarmaka. Framdrift: Lite framdrift siden siste rapportering. Ny ressurs i prosjektet: fagansvarlig bioingeniør ved nukleærmedisin. Risiko: Ikke fullgod kommunikasjon med leverandøren. Utfordringer i forbindelse med overføring av faktisk injiserte doser med radioaktivitet fra HLMS til legemiddelfeltet i RIS. Dette jobbes det med å finne en løsning på, men det vil mest sannsynlig medføre merkostnader. Prosjektdirektivet er oppdatert og godkjent. Prosjektet er replanlagt og prosjektgruppen reetablert. Framdrift: Framdriften er påvirket av de kritiske risikoer som gjør at funksjonell akseptansetest ikke kan starte som planlagt. P.t. er tidligste oppstart pilot ultimo november. Økonomi: Det er ingen endring i prosjektøkonomi siden sist statusrapport. Risiko: Det er p.t. to høye risikoer i prosjektet, uendret siden sist: 1. Forsinket leveranse av helhetlig testmiljø fra regionalt prosjekt gjør at oppstart funksjonell akseptansetest er forsinket. Da det ikke kan gis noen dato for når testmiljøet er på plass, er det ikke mulig å si hvor mye forsinket oppstart funksjonell akseptanse blir. 2. Fremdeles stor feilmengde og backlog av feil fra det regionale prosjektets underleverandør (Evry) inn til det regionale prosjektet. Konsekvensen er at vi kan starte opp funksjonell akseptansetest, men oppstart pilot vil ikke være mulig før feilmengden er innenfor akseptansekriterier. Framdrift: Replanlegging av IHR-LAB prosjektet har tatt utgangspunkt i nye datoer fra replanlagt LAB prosjekt. P.t. er tidligste oppstart pilot samtidig med oppstart av klinisk kjemi i LAB prosjektet, d.v.s. ultimo februar 15. Planlagt utrulling starter etter alle deler av ny LAB løsning er realisert og ibruktatt, dvs. medio april 15. Fremdrift er derfor å regne som i hht. ny plan. Risiko: Det er p.t. en kritisk risiko i prosjektet, uendret siden sist: Fremdeles stor feilmengde og backlog av feil fra det regionale prosjektets underleverandør (Evry) inn til

18 18 / det regionale prosjektet. Konsekvensen er at vi kan starte opp funksjonell akseptansetest, men oppstart pilot vil ikke være mulig før feilmengden er innenfor akseptansekriterier. DIPS e-resept Ingen forandring fra forrige rapportering. Prosjektet er avhengig av Regionalt prosjekt og dettes økonomiske tilstand. Avventer om det blir tildelt midler i Statsbudsjett i november Klinisk IKT støtte av Poliklinisk booking DIPS oppgradering Generelt Vedtatt løsningsforslag for poliklinisk booking i DIPS består i praksis av fire komponenter som enkeltvis gir forbedret funksjon innen et område av prosesser for booking, men kun gir full funksjonalitet sammen. Del A - Optimalisering av DIPS Classic - ble implementert De siste tre ukene er 19 poliklinikker besøkt, intervjuet og i kartlagt og vi har identifisert poliklinikkene der det størst potensial for forbedring og effektivisering. Del 2 - DIPS/GAT-connector - inkluderes i release 2 (30.11) og skal i testmiljø denne uken, Del C - DIPS/Sectra-connector er i utgangspunktet vurdert inn i release 2, men på grunn av uklarheter omkring teknisk løsning og forsinket utvikling av returconnector fra Sectra til DIPS er utsatt til release 3. Del D - innføring av DIPS Arena inntaksklient er p.t. ikke prioritert inn mot innflytting på Kalnes, og det jobbes i stedet for å få inn løsningen i frittstående testbase (sandkasse) for utprøving og bistand til utvikling av løsning. Organisering av samarbeidsprosjekt mellom SØ og PNØ for prosjektet (Bookingløsning i DIPS) er uavklart, men samarbeidet fungerer pt. tilfredsstillende uten denne avklaringen. Framdrift: Som ved forrige status. Samarbeid med PNØ, SP og leverandører er etablert og forankret. Sectraløsningen som delvis et utviklingsprosjekt. PNØ ønsker avklaring gjennom DCP (Design Coordination process). Det er flagget bekymring for at dette kan ta unødig tid og at det vil bli vanskelig å komittere ressurser til arbeidet. Fokus i perioden blir eventuelt på dette, samt å endelig forankre løsningsforslag i linjen (spesielt røntgen) gjennom møter med interessenter for å avklare arbeidsprosesser og samtidig eventuelt rutineforbedringspotensial. Risiko: Uendret fra sist. Settes til middels inntil usikkerheter er avklart. Se for øvrig risikoinnrapportering til programmet. Kvalitet: Uendret siden sist. Plan pt. ufullstendig, men kan ikke settes til grønt før kvalitetskrav/nivå er tilpasset når prosjektets usikkerheter er avklart. Gevinstrisiko: Uendret siden sist. Ved innflytting til Kalnes er det høy risiko for at prosjektets endelige mål ikke vil kunne nås, men på sikt (grunnet utviklingspreget til deler av prosjektet) vil dette bedre seg ut over året etter hvert som ny funksjonalitet, og da særlig Arenafunksjonalitet, vil kunne gi en løsning nær det som var planlagt opprinnelig med annet verktøy. I tillegg vil implementering skje gjennom pilotering og forsinket bredding vil kunne gi langsommere gevinstrealisering. Generelt: DIPS har blitt oppgradert til planlagt versjon uten alvorlige feil i produksjon. Integrasjonene mot kurve MO og M1 var de største utfordringene, og alt er ikke fortsatt løst der. Framdrift: Oppgradering ble gjennomført til planlagt tid og til planlagt kvalitet. Kvalitet rundt prodsetting og testing av digital diktering var ikke tilfredsstillende fra SP og dette tas i egne møter med PNØ/SP.

19 19 / Risiko og gevinstrisiko: Redusert fra gult til grønt siden siste måned Byggnær IKT og Teknologi Status Prosjektnavn BYGGNÆR IKT Datanett, Ur-anlegg, TV program distribusjon, Akuttvarsling, AVanlegg, Pasientsignal, Porttelefonssystem og trådløs trygghetsalarm, infrastruktur koord. og grensesnitt. Telefoni og innføring av mobiltelefoni, samt oppfølging av byggnære IKT tekniske systemer på Kalnes og Moss som AGV, Rørpost, SD anlegg etc. Framdrift Økonomi Risiko Kvalitet Gevinstrisiko Status Generelt: Styringsmodell i prosjektdirektiv under revidering! Prosjektbemanningen ytterligere styrket med to ressurser innen hhv telefoni og opplæring. Prosjekt «Mobile enheter» organiseres under Byggnær IKT og mobiltelefoni. E-5001 IKT Infrastruktur: Tjenesteleveranser i datasenter ytterligere forsinket. Fortsatt ingen offisiell tilbakemelding fra PNØ på konsekvenser. Telefoni: Final design for fast telefoni løsningen er godkjent teknisk. ROS-analyse gjenstår. Valg av telefonapparater i sluttfasen testing gjenstår. Mobiltelefoni: Nokia Lumia 630 er verifisert ok ifht ytelse og holdbarhet. Beslutningsunderlag under utarbeidelse. PNØ gjort en god jobb på katalogtjenester, som ble fremlagt som beslutning for IKT forum. Avdekket utfordringer knyttet til rolledefinisjoner på SØ. Fortsatt arbeid sammen med PNØ for å beskrive forvaltningsprosessene for smarttelefoner. Fremdeles risiko og usikkerhet knyttet til MDM plattformen, og hvordan Imatis vil virke i et MDM miljø. Nettbrett: Kliniske nettbrett (Surface Pro 3) er testet med DIPS, KURVE og Imatis Visi med positivt resultat. Utfordringer knyttet til anskaffelse rammeavtale peker på annen teknologi. Innpakning (robustifisering) av nettbrettet står nå i fokus og Microsoft er utfordret rundt dette. Løsning for ambulansebrettene følges opp mot pre-hospital IKT i SP. Sluttrapporter utarbeides i løpet av oktober. Moss: Tilbud fra PNØ/HP(Ascom) på nytt pasientsignal- og p-søk anlegg til Moss er presentert SØ. Revidert tilbud forventes mottatt uke 42. Skal evalueres og fremlegges SØ for beslutning. FDV byggnær IKT: Driftsansvar og driftsmodell er fremdeles under utvikling sammen med SP. Arbeidet må ha en god intern forankring i SØ, noe det jobbes med.

20 20 / Tatt inn Mobile enheter? MTU integrasjon, lagring og presentasjon Utplassering: Begrenset fremdrift, primært grunnet uklare ansvarsområder og ambulerende målbilde. Avklaringsmøter med PNØ gjennomføres og prosesser avstemmes, men vi er ikke i mål. Framdrift: Forsinkelse er knyttet til fremdrift for en eventuell oppgradering i Moss samt forsinkelser for E-5001 grunnet manglende byggfremdrift og tjenesteleveranser i datasenter. Økonomi: Hovedsakelig knyttet til utløsing av en driftsopsjon i E-5001 for drift frem til overtakelse utløst. Risiko: Det er flere risikoer knyttet til byggnær IKT, her neves to: 1) Usikkerhet knyttet til om mobiltelefoniløsningen dekker brukernes behov. 2) Uklar drifts- og forvaltningsevne for understøttelse av aktiv bruk av mobiltelefoni. Status: Prosjektet er replanlagt på nytt og ny plan legger opp til en produksjonssetting Berørte avdelinger er KK, Skadepol, Endokrinologisk, ØNH, Øye, Lunge, Barneallergi og Høresentralen. Arbeid med arbeidsflyt / arbeidsrutiner pågår. Inngrep og involvering med avdelingene fungerer bra. Prosjektet sikrer forankring av arbeidsprosesser innen medio desember for å starte pilotering i mars 15. Prosjektet planlegger A-test godkjent innen Prosjektet planlegger å gjennomføre opplæring som en del av oppstart pilotering Ibruktakelse starter 1/3 ihht plan. Risiko: Risiko økt fra grønt til gult siden sist måned. Risiko for forsinkelser knyttet til dokumentimport fra Auditbase / ØNH. Testing. Usikkerhet knyttet til behov for IST. Utredes. Risiko for forsinkelser for løsning for dokumentimport fra Spirometri og Audiometri. Risiko for økte kostnader utover budsjett. Gevinstrisiko: Det er pt ingen planer for utbredelse av løsningen. Uten utbredelse vil ikke gevinstene kunne hentes frem. SIKKER PRINT Framdrift Oppstart pilot ved 2. et. Moss og Tuneteknikeren iht plan. Piloten kjøres ut oktober og skal deretter evalueres før videre bredding besluttes. Kartlegging av printerbehov for Kalnes pågår. Risiko: Prosjektets leveranser har lav risiko, men det er nå risiko for at prosjektet ikke gjennomføres i Konsekvensene er at kostnadsnivået på eksisterende omfang av skrivere opprettholdes. Gevinstrisiko: Prosjektets målsetting er at dette vil gi store gevinster for SØ; redusert antall skrivere, tonere, papirforbruk etc. KLIENTOMLEGG- ING OG TJENESTE- MIGRERING Framdrift: Klientomlegging gjennomført, og sluttrapport presentert i IKTform. SØ lager tilsvar til denne. Tjenestemigrering iht plan for pulje 3. Forberedelser for pulje 4 startet. Filmigrering har gjennomført første migrering av et avdelingsområde. Filområdet for eiendomsavdelingen ble migrert grunnet avhengighet knyttet til tjenestemigrering av Lydia. Risiko: Filmigrering krever gode, omforente rutiner for effektiv migrering av filområdene for avdelinger, hjemmeområder og fellesområder. Økonomi: Klientomleggingsprosjektet hadde større ressurspådrag enn planlagt i 1Q14. Tjenestemigreringsprosjektet ser ut til å ha noe lavere ressurspådrag enn planlagt, men totalt sett er vi