Anskaffelse - Kontrakt

Transkript

1

2

3 Anskaffelse - Kontrakt - Kontrakt signert med Max Manus for leveranse av system for talegjenkjenning (TGK) - Avtalen om talegjenkjenning er utført av Nye Ahus på vegne av Nasjonal IKT og kan avropes av alle helseforetak i hele landet.

4 Avtale med DIPS om integrasjon til TGK Design av: - Grensesnitt mellom TGK og EPJ - Ny funksjonalitet Administrativ forordning - Fase 2

5 Implementering TGK - Ahus Pilot Nevrologisk avdeling - Test av funksjonalitet - Test av nye rutiner for klinikere Videre utrulling ved somatiske avdelinger (Nordbyhagen)

6 Modell for opplæring av klinikere B - Kursdag 1 - Sluttbrukerkurs - 3 timer B - Kursdag 2 - Sluttbrukerkurs - 3 timer B - Kursdag 3 - Sluttbrukerkurs - 2 timer D - Adm. av ordbok timer Viktige forutsetninger for implementering: - Informasjon, informasjon, informasjon - Redusert poliklinikkaktivitet (4-6 uker) - Tilrettelagt aktivitet på sengeposter

7 Dikteringsløsning for EPJ ved Ahus: - Talegjenkjenning - Digital diktering ( back up )

8 Digital diktering: Legen retter selv på skjerm Utskrivingsklare pasienter meldes i EPJ eller på previsitt Legen dikterer Sekretær skriver utkast til tekst Legen leser og retter Sekretær retter dokumentet elektronisk Legen godkjenner Sekretær distribuerer dokumentet Elektronisk epikrise til primærlege Dikteringsprosess knyttet til total epikrisetid uten bruk av online talegjenkjenning (TGK)

9 TGK: Journalkomiteen har besluttet at sekretærer kan godkjenne på vegne av overlege Diktater fra assistent lege skal sendes til overlege for godkjenning X Utskrivingsklare pasienter meldes i EPJ eller på previsitt Legen dikterer TGK, retter og lagrer Sekretær utfører oppgave fra legens adm. forordning Legen godkjenner dokumentet Elektronisk epikrise til primærlege Dikteringsprosess knyttet til total epikrisetid med bruk av online talegjenkjenning (TGK)

10 KVALITET: Erfaring viser at TGK gir bedret kvalitet på journaldokumentasjon. Dette pga. at kliniker tar totalansvaret for diktatet. EDI utsendelse krever: - Gode rutiner for registrering av henvisninger - Kontroll av mottaker - Oppdaterte legeregistre

11 Gevinster for klinikere: Kortere epikrisetid Legen kan godkjenne teksten umiddelbart uten mellomledd Tilgjengelighet på informasjon raskere Økt kvalitet i pasientdokumentasjonen Dokumentasjon blir klar tidligere Mindre ressurskrevende prosesser (?)

12 Ny arbeidsprosess for merkantil kontortjeneste: Administrativ forordning ( Gul lydlapp ) Beskjed fra lege til sekretær om administrative oppgaver knyttet til epikrise og polikliniske notater. Utskrivingsklare pasienter meldes i EPJ eller på previsitt Legen dikterer TGK, retter og lagrer Sekretær utfører oppgave fra legens adm. forordning Legen godkjenner dokumentet Elektronisk epikrise til primærlege Eks: Dikteringsprosess knyttet til total epikrisetid med bruk av online talegjenkjenning (TGK) Sekretær utfører oppgave fra legens adm. forordning - Koding - Sjekk av mottaker - Kopi til - Beskjed om ny time - Annet administrativt

13 Merkantilt OU prosjekt Mandat: Utarbeide en helhetlig plan for å sikre en hensiktsmessig merkantil tjeneste innen somatisk område i Nytt Sykehus Helhetlig plan for merkantil kontortjeneste bygger på: - Beslutninger fattet i ulike OU- prosjekter. - Innføring av TGK - Nytt bygg og skrankeområder - Standardisering av funksjonsoppgaver - Ny organisering av merkantil tjeneste

14 Kartlegging av dagens skrivetjeneste før TGK Fordeling av ressurser på ulike arb.oppgaver Medisinsk, Kirurgisk divisjon, avdeling for akuttmedisin og BUK Merkantile oppgaver 25 % 20 % 15 % 10 % 5 % 0 % 6 % 14 % 10 % Totalt 181 sekretærer kartlagt. - Totalt 49 stillinger utfører skriveoppgaver 3 % 5 % 8 % 12 % 5 % 9 % 7 % 20 % Fordeling av total arb.tid på ulike oppg Skrive epikrise Skrive poliklinikk notat Annet skrivearbeid Dokumenter til utskrift Mottak av henvisninger Timeoppsett Lukefunksjon Koor.service for leger/spl Telefonhenvendelser Rydde journal og skanne Andre oppgaver

15 Organisering av Merkantilt OU prosjekt Merkantilt OU prosjekt Poliklinikk Skanning TGK Nye og gamle oppgaver Andre Oppgaver Stab/Støtte Lab. og Bilde Standard Sengeområde Organi- Sering Bemanning

16 Gjenstående skrivearbeid (digital diktering som back up ) Digital diktering generert fra leger uten bruk av TGK: Behov for merkantile årsverk Annet skrivearbeid 2,1 Leger som ikke snakker norsk (ca 15 klinikere) 8,6 Periodisk bruk av digital diktering: Behov for merkantile stillinger Legestudenter (438 innkomster pr semester) ca 4 pr dag (20min) 0,2 Sommervikarer (10 sommer uker) 8 Arbeidsgruppen anbefaler: Gjenstående skrivearbeid med digital diktering håndteres av merkantilt personale i ekspedisjonene i std. sengeområde og i ekspedisjonene ved poliklinikken. Konklusjon: Totalemengden av gjenstående skriving kan håndteres fordelt på nye skrankefunksjoner i nytt sykehus.

17 Nye oppgaver knyttet til talegjenkjenning Administrativ forordning ( Gul lydlapp ): - En ny funksjonalitet for kliniker for oversendelse av lydbeskjed knyttet til dokumentet, til sekretærtjenesten. - Håndteres av merkantilt personale i ekspedisjonene i std. sengeområde og i ekspedisjonene ved poliklinikken Forvaltning av avdelingsvis ordbok for TGK: - En lege og en sekretær pr. avdeling får ansvaret for denne oppgaven

18 BYGG: Standard sengeområde 16 ekspedisjoner Poliklinisk Drifts Senter (PDS) 12 ekspedisjoner Henvisning og Mottak Servicetorg

19 Gevinstuttak - merkantil tjeneste Bemanningsestimatet viser det samlede gevinstuttak for omorganiseringen av merkantil tjeneste på: 24 % i 2008, tilsvarer 53,0 årsverk 20 % i 2010, tilsvarer 43,5 årsverk Gevinstuttak bygger på følgende momenter: Fysisk lokalisering av nye ekspedisjoner knyttet til ny organisering av sengeområder og poliklinikk Standardisering av tjenestetilbudet og funksjonsområder Innføring av talegjenkjenning (TGK) knyttet til dokumentasjon i DIPS for klinikerne innen det somatiske området Forventede arbeidsoppgaver (gamle/nye) innen de ulike funksjoner

20