Bærum sykehus. Erfaringer med felles Medisinsk kontortjeneste for somatikken. Lise Ørbech. Mars 2010

Transkript

1 Bærum sykehus Erfaringer med felles Medisinsk kontortjeneste for somatikken

2 Snakkerekkefølge Bakgrunnen for å samle kontortjenesten Prosessen/prosjektet Medisinsk kontortjeneste Omorganisering i 2009 Evaluering 2010 Utfordringer

3 Bakgrunn: Sekretæroppgaver i stor endring Digitalt pasientjournalsystem innført 2004 Mindre papirbasert dokumentasjon Talegjenkjenning (TGK) innført i 2008 Færre diktater, mindre skriving

4 Bakgrunn: Sekretæroppgaver i stor endring Status november 2007: Totalt 107 sekretærårsverk ved sykehuset. 65 av dem ville bli berørt av TGK. 125 leger ansatt i somatikken. 350 dokumenter diktert daglig.

5 Talegjenkjenning - et organisasjonsutviklingsprosjekt Arbeidsmåten påvirker organiseringen To arbeidsgrupper nedsatt: Beskrive dagens og fremtidens arbeidsprosesser og - flyt i DIPS Beskrive dagens og fremtidens organisering av kontortjenesten Gruppene sammensatt av kontorledere, sekretærer, leger og avdelingssjefer

6 Arbeidsmåten påvirker organiseringen Vanskelige valg! Første rapport tidlig i 2008: Anbefalte gammel organisering: Sekretærene bør være tilknyttet avdelingen/posten. Andre rapport november 2008: Samle sekretærene på ekspedisjoner og poliklinikker i en enhet: Medisinsk kontorgruppe.

7 Hvorfor en samlet kontortjeneste? Oppgaveløsing på tvers av avdelingsgrenser Standardiserte arbeidsmetoder Mindre sårbare Skape et fagmiljø

8 Arbeidsmåten påvirker organiseringen Stilling som leder for Medisinsk kontorgruppe ble utlyst desember 2008 og besatt fra Poliklinikker: Akutt, Med, Kir, Ort, Dagkirurgi, Medisinsk dagpost, Gyn, Kreft, GSR og Føde. Ekspedisjoner: Med, Kir/Ort, Gyn, Intensiv. 53 personer i 40 årsverk på 13 ulike arbeidssteder.

9 Erfaringer I Et stort løft! Ny organisasjon med gamle funksjoner som henger tett sammen med klinikkenes aktiviteter. Skape en ny kultur blant helsesekretærene fra De til Vi. Skape en ny kultur i avdelingene kontortjenesten vet ikke hva de tenker. Samtidig: Sykehuset gjennomgikk sitt livs største omorganisering: Vestre Viken

10 Erfaringer II Synkronisere innsatsen med avdelingenes aktiviteter - en ny oppgave. Arbeide på tvers krever opplæring. Å skape et fagmiljø krever innsats. Med et snitt på 3 årsverk på hvert arbeidssted, er det vanskelig å ikke være sårbar for fravær. 53 medarbeider på 13 steder med 1 leder er svært krevende.

11 Læring I Det krever tid og innsats å fullføre en stor omorganisering. Overordnet ledelse er viktig, her som andre steder. Delta aktivt i å skape attraktive mål på kort og lang sikt. Avklare kommunikasjonen mellom kontortjenesten og klinikken. Vurdere utviklingen og justere kursen underveis.

12 Læring II Kommunikasjonen med avdelingene bør struktureres. Nye/økte aktiviteter kan påvirke kontortjenesten kraftig. Innføring av TGK fører til større andel spesialiserte oppgaver for hver avdeling. Færre ansatte og mer spesialiserte oppgaver kan føre til økt sårbarhet.

13 Læring III Positivt med kontorfag definert i organisasjonen Standardisering av oppgaver kan oppnås, men gjennom generalisering. Erfaringsoverføring fra ett område til et annet, bør kunne gå lettere. Å flytte ansatte til et område med stort press, krever ikke mange formaliteter.

14 Konklusjon? Tanken med en felles kontortjeneste er god. (Men kanskje aller best for store sykehus?) Kontorfagene trenger oppmerksomhet. Å opprette en felles kontortjeneste er en stor endring den berører alle avdelinger. Grensesnittet mot avdelingene er arbeidskrevende, kanskje SLA er veien å gå?