NOTAT. Elektronisk tilgang til pasientjournal. Til: Styringsgruppen for Elektronisk tilgang til pasientjournal Fra: Tove Sørensen, prosjektleder

Transkript

1 NOTAT Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler/dir.tlf.: Tove Sørensen Sted/Dato: Tromsø, Til: Styringsgruppen for Elektronisk tilgang til pasientjournal Fra: Tove Sørensen, prosjektleder Elektronisk tilgang til pasientjournal Agenda for møte i styringsgruppa 23. oktober 2015, (VK) 1. Godkjenning av agenda 2. Godkjenning av referat, og oppfølgingspunkt 3. Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift. a. Status skalering pasientinnsyn b. Status annen funksjonalitet c. Kommunikasjon og forankring d. Status innføringsprosjekt e. Økonomi 4. Revidert prosjektplan og budsjett. Beslutning om videreføring av prosjektet 5. Survey helsepersonell i Helse Nord 6. Eventuelt SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist Plan for lansering AMK, TS Første planleggingsmøte holdt. Avtale om informasjonsmateriell inngås Tilbakemelding på opplæringsplan i hvert TS Se 3.d HF Undersøke om det er mulig å utsette innsyn i miljønotater fra NLSH, psykisk helse og rusklinikk Revidere tidsplan for timevisning- og endring Følge opp spørsmål om rollen til journalansvarlig TS TS BN/TS Avtalt utsettelse til Gjennomgått med partnere. Det er ikke mulig å fremskynde implementering timer i Se 4. Klinisk IKT fagråd (Sak ). Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: postmottak@helse-nord.no Org.nr.:

2 Dersom journalen ikke inneholder navn på journalansvarlig, er journalansvarlig klinikk- eller avdelingssjef som pasienten sist hadde kontakt med. 3. Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift a. Status skalering journalinnsyn Skalering av journalinnsyn går etter planen med lansering Da får alle fra 16 år elektronisk innsyn i egen journal, og foreldre og foresatte tilgang for barn under 12 år. Medisinsk oppslagsverk vil være knyttet til tjenesten. Leveransefristen for integrasjonsløsning journalinnsyn ble holdt, selv om det har vært store utfordringer med utvikling av kommunikasjonsløsningen. Integrasjonsløsningen kjører nå i testmiljø med ende-til-ende kryptering og signering på meldingsnivå, mellom sensitiv sone hos helsenorge.no og sensitiv sone hos HN IKT. Dette medfører sterk konfidensialitetsbeskyttelse av informasjonen og sterk autentisering av kommunikasjonspartene. Brannmuren hos HN IKT sjekker at kun forespørsler fra helsenorge.no slipper gjennom. Det er ingen direkte forbindelse inn til sensitiv sone. Alle meldinger sjekkes at de er signert med helsenorge.no sin private nøkkel, slik at ingen falske forespørsler har mulighet til å slippe inn til DIPS eller andre komponenter i sikker sone. Kravet om SSL-kryptering mellom brannmurene i helsenorge.no og HN IKT kan ikke realiseres med Microsoft sitt rammeverk for sikker meldingsoverføring. IS-forum anbefalte i møte å ikke implementerer denne typen SSLsikring, da det krever ekstra ressurser og gir liten gevinst utover den sikkerheten som allerede er implementert. Testing så langt viser at ytelsen er sterkt forbedret i forhold til den midlertidige løsningen i piloten (Patient Gateway). For å sikre at tjenesten fungerer tilfredsstillende, har prosjektet bedt om en utvidelse av pilotbrukerlista på inntil 50 personer fra HSYK, NLSH og FIN. Innføringsansvarlige ved helseforetakene vil rekruttere disse. Det er avdekket at enkelte prøvesvar (patologi) ved noen foretak godkjennes automatisk når de blir scannet og dermed kan bli tilgjengelig for pasienten før behandler har fått svaret. Saken ble behandlet i EPJ Fagforum (sak ) og anbefaler at godkjenning av innskannede prøvesvar gjøres av behandler, og ikke av skanningspersonalet. Rutinene for automatisk skanning endres der dette er dagens praksis. Dette betyr at foretakene må endre rutinene dersom praksis er at skanningspersonalet godkjenner dokumentet manuelt i forbindelse med skanning. Dersom de skanner dokumentet med knytning til en dokumenttype som har automatisk godkjenning, må «automatisk godkjenning» fjernes fra dokumenttypen i DIPS. 2

3 b. Status annen funksjonalitet Prosjektplanen er gjennomgått for å undersøke om noen leveranser i 2016 kan framskyndes. De største utfordringene er at integrasjonsløsning for de nye tjenestene må utvikles innenfor helsedirektoratets frister for eksterne partnere i forkant av hver release ved helsenorge.no Skalering av journalinnsyn har vært prioritert i den siste perioden. Dette har gått på bekostning av konseptutvikling og implementering av integrasjonsløsninger for andre tjenester. Pilot innsynslogg 1 er derfor utsatt til Helsenorges februarrelease da også henvisningsstatus er planlagt levert. Det er imidlertid usikkert om integrasjonsteamet i HN-IKT rekker å utvikle løsning for begge aktivitetene innen fristen 27.11, selv om begge er pull -tjenester og henvisningsstatus er i produksjon i Helse Vest. HN-IKT undersøker mulighet for å leie inn flere ressurser til å utvikle integrasjonstjenestene. Helsedirektoratet vurderer om de kan bidra til å styrke dette arbeidet. Konsepter for tjenesten vise og endre timer legges fram på møtet. På oppfordring fra styringsgruppa har prosjektet diskutert nytt navn på prosjektet. Navnet skal reflektere satsingen på pasientrettede tjenester utover elektronisk journaltilgang, og forenkle kommunikasjonsarbeidet. Utfordringen er at kortnavnet INNSYN etter hvert er innarbeidet. Forslag på nytt navn er: Digitale pasienttjenester, Pasientens digitale sykehus, Mitt sykehus, Mitt e-sykehus, INNSYN+. c. Kommunikasjon og forankring Prosjektet har startet planlegging av kommunikasjonstiltak ved lansering av journalinnsyn for alle pasienter i Helse Nord. Markeringen blir i Bodø der foretaksdirektørene har møte. Det er planlagt et fagseminar samme dag. Hovedmålgruppa er pasienter, men også opinionsdannere/beslutningstakere og andre som er interessert i erfaringene med å etablere tjenesten. Prosjektet har hatt følgende presentasjoner siden siste styringsgruppemøte: Sted/dato Målgruppe Fra prosjektet Tromsø, 7.9 Alle ansatte i HN-IKT Prosjektleder, Ragnhild Varmedal Tromsø, 17.9 STYRK-konferansen Prosjektleder og Marit Nygård (UNN-journalarkiv) Bodø, 21.9 Fagråd psykisk helsevern for Prosjektleder barn og unge i Helse Nord Mosjøen, 8.10 Fagnettverk for Skule Stormdalshei ressurssykepleiere i kreft og lindrende behandling Tromsø, Litteraturgruppe for leger i Prosjektleder psykisk helsevern UNN Tromsø, Fagnettverk for ressurssykepleiere i kreft og lindrende behandling Berit P Strømseng 3

4 Prosjektet har månedlige dialogmøter med Vestlandspasienten i Helse Vest. Prosjektet har god dialog med DIS-prosjektet eid av Nasjonal IKT og Oslo Universitetssykehus som planlegger å utvide Min journal fra epikrise til flere journaldokumenter i første halvdel av Informasjon til foretaksdirektørene er sendt pr e-post til styringsgruppa (vedlegg 1). d. Status innføringsprosjekt Prosjektet har fått noen spørsmål fra ansatte om automatisk dato for elektronisk tilgang til journal fra fra FIN, NLSH og HSYK. Det virker som at de fleste ansatte kjenner til tjenesten og vet hvordan de skal forholde seg til å begrense pasientens innsyn i journal der dette er tilfelle. HSYK rapporterer at kommunikasjonsplan for pasientinnsyn er innarbeidet i en felles aktivitetsplan innen området klinisk-ikt. Det er ikke flere planlagte aktiviteter om journalinnsyn rettet mot egen organisasjon. Svært få (ca 300) har tatt e-læringskurs, men etter samtaler med fagmiljø og avdelingsledere virker det som at budskapet er kjent. Flere avdelinger har tatt kurset og sett informasjonsfilmen sammen, som kan tyde på en underrapportering av antall som har fullført e-læringskurset. FIN rapporterer at alle avdelinger har organisert møter med de ansatte for å informere om tjenesten. UNN anser at informasjonsarbeidet ble gjort i forbindelse med datoen og har ikke hatt noen særskilte tiltak i høst utover å plassere verktøykassa på første side på intranettet og i samarbeid med prosjektet, besvare e-poster og stille på møter. Rapport fra NLSH legges fram på møtet. Prosjektet har startet planlegging av innføring elektroniske timer med kartlegging av type timer og varslinger i helseforetakene. Det er sendt ut forespørsel om konsulentbistand med innføring av timer og med å beskrive gevinster ved innføring av pasientrettede tjenester for helseforetakene, med særlig vekt på kvantitative indikatorer. e. Økonomi Økonomirapport legges fram på møtet. Forslag til vedtak: 1. Styringsgruppa tar status for prosjektet til orientering og ønsker videre framdrift. 2. Styringsgruppa ber Helsedirektoratet vurdere andre frister for eksterne partnere ved produksjonssetting av tjenester som er implementert i andre helseforetak. 5. Revidert prosjektplan og budsjett Saken er utsatt fra forrige møte. Vedlagt er revidert prosjektplan med budsjett. Den reviderte prosjektplanen omfatter i tillegg til skalering pasientinnsyn, timevisning og melding om endring av time, inkludert henvisningsstatus og innkallingsbrev. Tjenesten timer er planlagt som en nasjonal løsning. Det er få erfaringer med denne modellen. Det er derfor planlagt en konseptfase ( sandkasseprosjekt ) for å sikre at tjenesten som utvikles kan skalere nasjonalt. Selv om 4

5 datamodellen er ulik, vil prosjektet basere seg på erfaringene fra Helse Vest ( Vestlandspasienten og Alle møter ). I tillegg kommer dialog om pasientjournal, vise prøvesvar og innsynslogg. Tjenesten sende og motta skjema er et eget prosjekt under DIS og vil ikke utvikles i regi av dette prosjektet. I prosjektplan som ble vedtatt var det bare pasientinnsyn-tjenesten som var beskrevet og budsjettert for. Det var ikke tatt med HN-IKTs drift av tjenesten. Prosjektet ble vedtatt med et budsjett på kroner, der seks millioner finansieres over Helse Nord RHFs driftsbudsjett. Etter dette har Helsedirektoratet bedt om ytterligere 1,4 mill for Finansieringen av tillegget fra Helsedirektoratet ble håndtert innenfor en egen risikomargin avsatt hos Helse Nord RHF. Det er i tillegg kjøpt lisenser for 1 million kroner der avskriving og driftskostnader vil belastes helseforetakene fra Regnskap for 2014 viser at prosjektet har holdt seg innenfor budsjettet. I januar 2015 startet arbeidet med ny funksjonalitet som ikke var detaljert i opprinnelig tidsplan. Styret i Helse Nord har avsatt 25 mill i investeringsmidler for videreføring av prosjektet i Prosjektet foreslås nå utvidet til slutten av Denne forlengelsen skyldes hovedsakelig kompleksiteten og mengden oppgaver som prosjektet søker å løse. Tjenestene er avhengig av nye måter å kommunisere på og at tjenestene skal kunne skalere nasjonalt, noe som gjør beslutningsprosessene krevende. Når prosjektet strekkes i tid, øker kostnadene til personell. Det totale budsjettet ut 2016 er på Se også Notat til foretaksdirektørene (vedlegg 1). Forslag til vedtak 1. Styringsgruppa tar prosjektplan og budsjett til orientering. 2. Styringsgruppa ønsker at prosjektet utvikler pasientrettede tjenester som beskrevet i prosjektplan med visning og endring av timer som første prioritet. 5. Survey helsepersonell i Helse Nord Prosjektet har utviklet en survey for å undersøke om, og i så fall hvordan, elektroniske pasienttjenester som tilgang til journal og timebestilling påvirker hverdagen til helsepersonell: I hvor stor grad får ansatte spørsmål fra pasienter og pårørende om journalen (tilgang og innhold) og påvirker dette hvordan en skriver journal? Videre ønsker prosjektet å kartlegge henvendelser om endring og avbestilling av time, se vedlegg 2. Målgruppe er klinisk og administrativt personell i Helse Nord som har kontakt med pasienter og pårørende (konsultasjon, behandling og oppfølging), og som bruker DIPS og andre journalsystem. Denne kartleggingen vil utgjøre en baseline for videre undersøkelser etter hvert som elektroniske pasienttjenester blir mer utbredt. Besvarelsene vil rapporteres i en prosjektrapport. Alle svar er anonymisert. Forslag til vedtak Styringsgruppa tar undersøkelsen til orientering. Vedlegg: 1. Notat til foretaksdirektørene (også sendt på e-post 13.10) 2. Utkast survey helsepersonell i Helse Nord (a. klinisk personale og b. administrativt personale) 5