Beate Sørslett, Nordlandssykehuset Rolf Busund, UNN, klinikksjef Hjerte- og lungeklinikken

Transkript

1 Møtereferat Vår ref.: Referent/dir.tlf.: Tove Sørensen Sted/Dato: Tromsø, Møtetype: Styringsgruppemøte prosjekt elektronisk tilgang til pasientjournal Møtedato: , 09:00-13:00 Møtested: Bodø. Videokonferanse/telefon: FAM, HGS, RO Neste møte: , 11:00-14:00 Tilstede Bjørn Nilsen, Styringsgruppeleder, IT sjef, Helse Nord RHF Tove Sørensen, prosjektleder, nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) Fred A. Murer, Medisinsk direktør/ stedfortreder adm. direktør, Helgelandssykehuset (til 10:10) Harald G. Sunde, Medisinsk fagsjef, Finnmarkssykehuset Roar Olsen, Avdelingsdirektør, Divisjon e-helse og IT Helsedirektoratet Eirill Pettersen Buvik, Produktsjef, DIPS Erik Storø Holand, Konserntillitsvalgt, Helse Nord RHF Anders Høydalsvik, Avdelingsleder Helsetjenesteutvikling, Helse Nord IKT Forfall: Beate Sørslett, Nordlandssykehuset Rolf Busund, UNN, klinikksjef Hjerte- og lungeklinikken Initialer: BN TS FAM HGS RO EPB ESH AH Initialer BS RB Agenda 1. Velkommen og presentasjon. Mandat og konstituering av styringsgruppa. 2. Informasjon om prosjektet: Gjennomgang av prosjektmandat og konseptbeskrivelse 3. Kommunikasjonsplan 4. Forankring og brukerinvolvering 5. Mer om løsningen 6. Eventuelt Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: Org.nr.:

2 SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist 01- Invitasjon til sendes via Outlook Prosjektleder Til neste møte 02- Roar Olsen bes presentere fellesløsningene Roar Olsen Neste møte og Helse Vest sine tjenester for timeadministrasjon på neste møte. 02- Prosjektleder presenterer utkast til budsjett Prosjektleder Neste møte for 2015 på neste møte 02- Avtale hvilke tjenester Helsedirektoratet skal Prosjektleder I løpet av august levere i Invitere Barneombudet og Regionalt Prosjektleder Til neste møte ressurssenter vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging inn i referansegruppa for prosjektet. 05- Prosjektleder lager et notat om omfang av dokumenttilgang via portalen til neste møte. Prosjektleder Til neste møte Sak 01- Konstituering Bjørn Nilsen ønsket velkommen til det første møtet i styringsgruppa for prosjektet Elektronisk tilgang til pasientjournal (INNSYN). Det var ingen kommentarer til innkalling og agenda utover at det er ønskelig at invitasjon til møtene gjøres via outlook kalender. Styringsgruppa representerer prosjektets nedslagsfelt, deltakere og interessenter: Finnmarkssykehuset, Helgelandssykehuset, Nordlandssykehuset, Universitetssykehuset Nord-Norge, Helse Nord IKT, Helsedirektoratet, DIPS, tillitsvalgt ved RHF, Allmennlegeforeningen, brukerrepresentant og Helse Nord RHF. Det vil være styringsgruppas mandat å realisere leveransene beskrevet i prosjektdirektivet vedtatt 10. april, innenfor planlagte tids- og kostnadsrammer, og med ønsket kvalitet. Det er forventet at styringsgruppa gjør fortløpende faglige vurderinger om løsningene har tilstrekkelig medisinfaglig kvalitet. Representantene i styringsgruppa bidrar til forankring av prosjektet i respektive fora. Det er planlagt månedlige møter med ramme to timer. Styringsgruppa tar mandatet til orientering. 2

3 Det pågår en forankringsprosess med formelle og uformelle møter, bla presentasjon og seminar på den regionale brukerkonferansen 14. mai, klinisk IKT fagråd, ansatte i HN- RHF, drøftingsmøte med konserntillitsvalgte, m.m. Sak 02- Informasjo n om prosjektet: Gjennomga ng av prosjektm andat og konseptbe skrivelse Prosjektleder presenterte prosjektplan og status. Prosjektet har en meget stram tidsplan. Foreløpig er prosjektet i rute, selv om noen aktiviteter skyves litt på. Styringsgruppa ønsker spesifikk informasjon om de enkelte journaldokumenter (metadata), om hvilken klinikk/avdeling som har laget dokumentet. Dette er aktuelle problemstillinger for fastleger (tilgang på tvers). Tilgang til egne helseopplysninger og mulighet for å utføre helserelaterte oppgaver på internett er viktig for å gi innbyggerne en enklere hverdag og mulighet til reell medvirkning. Pasienter skal kunne delta i utforming av eget tjenestetilbud, være i dialog med sine behandlere og finne relevant informasjon om egen situasjon og behandlingssteder. Digitalisering er et virkemiddel for å gi brukerne oversikt over og innflytelse på egen behandling. Befolkningens økte bruk av teknologi legger grunnlaget for en endret pasient- og brukerrolle. Helsenorge.no er etablert som den nasjonale plattformen for innbyggertjenester, hvor enkelte tjenester allerede er tilgjengelig gjennom «Min Helse». Sektorens nye pasient- og innbyggerrettede tjenester skal bygges her, og eksisterende tjenester søkes lagt inn på samme plattform over tid. Helsedirektoratet har etablert flere IT komponenter og funksjoner tilknyttet helsenorge.no plattformen til sambruk og gjenbruk for helse- og omsorgstjenesten. Helse Vest har bidratt i etableringen av disse fellesløsningene gjennom ulike funksjoner for nettbasert administrasjon av timer mot pasientene. Konseptprototypen er en fin illustrasjon for å kommunisere muligheter, men det må være klart hva som er scope for dette prosjektet (forventningsstyring). Helsedirektoratet ved Roar Olsen melder om at konkrete tjenester for Helse Nord til realisering i løpet av første halvår 2015, må være avklart i løpet av august. Styringsgruppa tar saken til orientering. 3

4 Funksjonalitet for sperring av journal (dokumenter) i DIPS testes nå. Det ble stilt spørsmål om alle behandlere skal få lov å sperre journal, eller om dette kan føre til unødig sperring for sikkerhets skyld. I utgangspunktet skal den som godkjenner journalen også kunne sperre / åpne. Dette vil beskrives nærmere i revidert journalinnstruks og prosedyrer som gjøres av IS-forum. Reservasjon om innsyn via portalen bør gjøres av behandler. Milepælsplanen er ikke spikret for fase 3-5, dvs Dette er et estimeringsarbeid som pågår og avhengig av en vellykket pilot, samt budsjett for Medisinskfaglig kompetanse er sikret i prosjekt- og styringsgruppe. Juridisk kompetanse er sikret gjennom ei uformell jusgruppe med personer fra Hdir og HN som tar forløpende stilling til juridiske problemstillinger. Barnevernssaker er i en særstilling i forhold til innsyn i journal. Barneombudet foreslås som interessent og deltaker i referansegruppa. Budsjett: Hoveddelen av kostnadene (ca 70%) er planlagt for. Dette skyldes at estimering av leveranser for 2015 er under arbeid. Dette skal inn i budsjettprosessen høsten. Et mer detaljert kostnadsbilde for 2015 blir presentert på neste møte. Hvert HF utnevner en mottaksansvarlig som deltar i prosjektgruppa. Prosjektet vil utvikle informasjons- og e- læringsmateriell til HF-ene. det Det er planlagt å bruke eksisterende strukturer til innføringen slik at prosjektet ikke vil medføre økt ressursbruk for foretakene. Sak 03- Kommunikasjonsplan Kommunikasjonsplan ble vedtatt med tillegg om å ta inn barneombud som interessent, samt justere medieoppslag slik at det er litt slakk mellom leveranse og medieoppslag. Kommunikasjonsrådgiver Anne May Knudsen har opprettet en side for prosjektet. Prosjektet ønsker å holde en lav medieprofil til etter første leveranse (test med reelle pasienter) er gjennomført. Styringsgruppa godkjenner kommunikasjonsplanen. 4

5 Sak 04- Forankring og brukerinvolvering Sak 05- Mer om løsningen: sperring (forsinking) av dokumenter Tjenesten utvikles gjennom brukerhistorier og i nært samarbeid med pasienter og brukere. Konseptbeskrivelsen ble presentert på Helse Nords brukerkonferanse i Bodø 14. mai og diskutert i et miniseminar samme dag. Regionalt brukerutvalg representerer pasientmassen på en god måte aldersmessig. Lokale brukerutvalg bør også involveres. Det er ønskelig å teste løsningen på nye brukere i tillegg til Helsedirektoratets brukerpanel. Løsningen må utvikles med tanke på alle typer pasienter, også de med komplekse historier. I den første pilotfasen, er det imidlertid ønskelig å velge pasienter med ukompliserte forløp fordi det da er selve løsningen som testes og evalueres. Prosjektet vil opprette to referansegrupper: (i) for pasienter og brukere med representanter fra pasient- og brukerorganisasjoner og (ii) for helsepersonell. I situasjoner der det er mistanke om familievold, kan terskelen for å notere dette i journalen høynes når innsyn blir enklere tilgjengelig. Det kom forslag om å invitere Regionalt ressurssenter vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging, inn i referansegruppa for prosjektet. Prosjektet ønsker best og mest mulig innsyn for flest mulig. Likevel finnes det situasjoner da dette er problematisk, jfr unntak for innsyn ved fare for liv og omtale av 3. part. Det er også situasjoner der det kan være ønskelig å sperre / forsinke innsyn f.eks til innlagte pasienter der behandlingen ikke er avsluttet (særlig aktuelt for enkelte diagnoser som psykose), i situasjoner der behandler ønsker å snakke med pasienten om prøvesvar, eller i situasjoner der det er spørsmål om overgrep eller mishandling. Prosjektet planlegger derfor å bare gi innsyn til godkjente dokumenter (ikke gul-lapper og interne beskjeder) og at automatisk (elektronisk) innsyn blir gitt fra den dato da sperrefunksjonalitet i DIPS er implementert og helsepersonell har fått informasjon om denne. Elektronisk innsyn i journal før denne dato kan gjøres ved henvendelse til helseforetaket. Dagens praksis med innsyn i journal er at det aller meste 1.Beslutning om prinsipielle spørsmål om innsyn må forankres i styring gruppa og klinisk IKT fagråd, samt tas opp med hvert HF. Dette gjøres gjennom utvikling av ulike konseptbeskrive lser som får fram ulike problemstilling 5

6 leveres ut og at denne avgjørelsen tas administrativt av journalarkiv / avdeling. Med sperrefunksjonalitet i DIPS, vil beslutning om sperring tas på et gitt tidspunkt. Vurderingen tar ikke høyde for at dette kan endre seg over tid (fare for liv). Prosjektet kan dermed innføre strengere praksis for innsyn enn dagens ordning. Det er ulik praksis ved utlevering av journal i dag. Mens noen institusjoner innen psykiatrisk helsevern utleverer journal administrativt, tilbyr andre en samtale ved utlevering. Dette møtepunktet vil forsvinne ved automatisk innsyn via portal. Det er viktig å etablere gode rutiner for hvor pasienten kan henvende seg ved spørsmål om journal. Det bør være gode søkefunksjoner på ord og uttrykk i journalen. er, og gjennom revisjon av innstrukser og prosedyrer. 2. Det må undersøkes hvordan ulike beslutninger kan tas inn i arbeidsflyten til DIPS. I tidskritiske situasjoner som kreft, har pasienter og pårørende et stort behov for informasjon og status for henvisning og behandling. Pakkeforløp for kreft er et satsingsområde nasjonalt der dette prosjektet kan bidra. Signatur 6