Agenda for møte i styringsgruppa 30. september 2014, 13:00-15:00 (VK)

Transkript

1 NOTAT Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler/dir.tlf.: Tove Sørensen Sted/Dato: Tromsø, Til: Styringsgruppen for Elektronisk tilgang til pasientjournal Fra: Tove Sørensen, prosjektleder Elektronisk tilgang til pasientjournal Agenda for møte i styringsgruppa 30. september 2014, 13:00-15:00 (VK) 1. Godkjenning av agenda 2. Godkjenning av referat, Status oppfølgingspunkt. 3. Status for prosjektet: a. Testing b. Databehandleravtale og tjenesteavtale c. Mottaksprosjekt UNN d. Informasjon e. Økonomi Beslutning om framdrift av prosjektet mot leveranse 1 4. Orientering om Nasjonal IKTs forprosjekt digitale innbyggertjeneste mot spesialisthelsetjenesten. 5. Orientering om standarder for brevmaler i Helse Nord. 6. Revidert møteplan for høsten Eventuelt 3. Status for prosjektet. Lansering av tjenesten er utsatt til , jfr e-post av 10. september (vedlegg 2). Tjenesten ble satt i produksjon ved Helsenorges release 22.09, men det er ikke åpnet opp for tjenesten fra Helse Nord IKTs side. En pilot er utfordrende fordi det ikke er mulig å planlegge for uforutsatte hendelser av teknisk og organisatorisk art. Oppgaver tar lengre tid enn forventet og noen komponenter er utsatt. For eksempel kan Helsenorge.no ikke levere løsning for administrasjon av brukerprofil innenfor avtalen. Dette innebærer at oppdatering av pilotbrukere må gjøres manuelt av prosjektet så vel som av Helsenorge. Under testing av Dipsversjon er det identifisert noen feil og mangler som har betydning for innsynsløsningen. Kritiske feil vil rettes opp før Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: postmottak@helse-nord.no Org.nr.:

2 a. Testing. Testing av tjenesten er forsinket. Dette skyldes at databehandleravtalen fortsatt ikke er på plass. Dersom denne signeres i løpet av uke 39 og det ikke oppdages kritiske feil under testing, er det fortsatt realistisk å lansere tjenesten Penetrasjonstesting starter b. Databehandleravtale og tjenesteavtale Det har vært en lang prosess å utforme databehandleravtale og tjenesteavtale med Helsenorge.no. Det er nå enighet mellom Helsedirektoratet og prosjektet at direktoratets mal for tjenesteavtale kan benyttes til piloten. Ved overgang til ordinær tjeneste og skalering til hele Helse Nord, må avtaleverket gjennomgås på nytt. Prosjektets utgangspunkt er at Statens standardavtale (SSA) skal benyttes. For piloten vil Helsedirektoratets forslag til databehandleravtale benyttes (med enkelte justeringer. Selv om det er Helse Nord RHF som er kunde overfor Helsedirektoratet for denne tjenesten, er det det enkelte HF som er databehandlingsansvarlig og som har ansvar for å inngå databehandleravtale med Helsedirektoratet. Databehandleravtalen vil knyttes til den aktuelle tjenesteavtalen inngått på regionnivå, via en eksplisitt referanse. En felles mal for databehandleravtale for alle HF i Helse Nord er under arbeid. Det vil kunne vurderes om HN IKT skal inngå en felles databehandleravtale med Hdir på vegne av alle HF-ene i samme avtale, dersom HF-ene gir HN- IKT myndighet til dette. Rapport fra risikovurdering av tjenesten anbefalte at alle som blir involvert i innsynstjenesten skal skrive under på taushetserklæring og ta informasjonssikkerhetskurs. Personvernombud ved UNN aksepterer Helsedirektoratets taushetserklæring for fast ansatte, men ønsker at eksternt ansatte undertegner taushetserklæring for innsynstjenesten. c. Mottaksprosjekt UNN Mottaksgruppe ved UNN er etablert og blir ledet av Berit P Strømseng. Dette er en ressursgruppe for prosjektetet med kommunikasjonsrådgiver, EPJ-rådgivere, journalarkiv og e- læringsansvarlig. E-læringskurs for ansatte med journaltilgang ble revidert på bakgrunn av innspill fra styringsgruppa og testes i uke 38 på klinikere (ca 20 personer). Når ledelsen ved UNN har godkjent igangsetting av pilot, vil kurset gjøres tilgjengelig for alle ansatte med journaltilgang. Informasjon til tillitsvalgte er planlagt i uke 41. Dersom pasienter har spørsmål om tjenesten, kan de kontakte journalarkivet (om innhold i journalen) og 800Helse (om generelle helsespørsmål og innlogging). Journalarkivet vil registrere henvendelsene og videresende til behandlere ved behov. Journalarkivet vil starte registrering av henvendelser fra pasienter om journal fra Prosjektet vil ha opplæring med 800Helse 6. november. Prosedyre for rekruttering av pilotpasienter i fase 1 er utarbeidet. d. Informasjon Nettartikkel om prosjektet ble publisert på Helse Nords hjemmeside 3. september, Dette ble plukket opp av Dagens Medisin og flere lokalaviser. UNN informerte om prosjektet på sitt intranett uken etter. Mer informasjon er planlagt med fokus på som er dato for automatisk visning av journal ved UNN, og dermed også for funksjonalitet for begrenset journalinnsyn for pasienter. Andre helseforetak vil ha anledning til å sette en egen startdato for automatisk visning. Prosjektet har sendt ut første nyhetsbrev til referansegruppe brukere: pasientombudene i Nordland, Troms og Finnmark, Regionalt 2

3 brukerutvalg, Kreftforeninga, Diabetesforbundet, Barneombudet, LHL, FFO og Mental helse. Prosjektet har tilbudt egne møter med disse der scenariobeskrivelsene vil bli presentert. e. Økonomi Detaljert økonomirapport legges fram på møtet. Helsedirektoratet har rapportert om budsjettoverskridelser i prosjektet og har redusert aktivitetene deretter. Prosjektes avtale med Helsedirektoratet gjelder fram til leveranse 1, opprinnelig 22.09, utsatt til (Videreutvikling konseptprototyper kommer i tillegg). Arbeid utover dette vil utgjøre ekstrakostnader i prosjektet, f.eks inkludering av pilotbrukere. Dette gjelder også drift av tjenesten under Helsenorge på årlig 1 mill NOK, for NST har hatt et høyere timeforbruk enn det som var budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig tre forhold: (i) Behov for å bruke integrasjonsplattformen Patient Gateway til piloten i stedet for Helse Nord IKTs integrasjonsbuss som er planlagt ferdig til årsskiftet NST har opprettet et internt prosjekt for utvikling av Patient Gateway. (ii)risikovurderingen har blitt mer omfattende enn beregnet pga valg av Patient Gateway. (iii) Arbeidet med brukerhistorier og ekstra bestilling på videreutvikling av konseptprototyper fra Helsedirektoratet. Helse Nord IKT har ansatt eget personale framfor å leie inn konsulenter. Dette betyr at innsparingene vil kunne dekke en evt forlengelse av prosjektet ut 2015 for Helse Nord IKT sin del. Forslag til vedtak: Styringsgruppa ønsker at prosjektet fortsetter som planlagt. Styringsgruppa anbefaler at tjenesten bruker Statens standardavtaler (SSA) når avtalene skal revideres (fase 3). Styringsgruppa anbefaler at alle som er involvert i innsynstjenesten skal følge databehandlingsansvarliges anbefalinger. Dette gjelder f.eks krav til taushetserklæring og revisjon av informasjonssikkerheten. Styringsgruppa anmoder hver partner følge opp sitt ansvar ift utestående oppgaver som er kritiske for leveranse Orientering om Nasjonal IKTs forprosjekt digitale innbyggertjeneste mot spesialisthelsetjenesten. Nasjonal IKTs forprosjekt Digitale innbyggertjenester mot spesialisthelsetjenesten (DIS) skal utrede og beskrive arkitektur og funksjonell og teknisk løsning for digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten, samt planlegge gjennomføring av hovedprosjektet som skal 3

4 implementere tjenestene. Forprosjektet gjennomføres av Helsedirektoratet i 2014 og planlegger et hovedprosjekt fra Orientering om standarder for brevmaler i Helse Nord. Klinisk IKT fagråd har i møte 10. september tatt opp sak 46 med to notater: (i) Arbeid med maler, brev og fraser i HOS ressursdisponering i foretakene og (ii) Ventelistebrev (innkallingsbrev) og standardisering av innhold i avdelingsfraser. Referat fra møtet er ikke godkjent (pr 23.09). 6. Revidert møteplan for høsten 2014 Tidspunkt for møtedatoene og 5.12 passer ikke for alle deltakerne. Det er ønskelig å flytte møtet til etter lunsj samme dag, evt dagen før. Vedlegg: 1. Referat fra møte e-post Prosedyre for rekruttering av pilotpasienter ved UNN (fase 1 og 2) 1 nnbyggertjenester+i+spesialisthelsetjenesten.9ufrnq2n.ips 4

5 Vedlegg 2 e-post Hei, Dette er et oppfølgingspunkt fra styringsgruppemøtet : Revidert plan for leveranse 1 der styringsgruppa anbefalte at det bør settes av tre, helst fire, uker til testing av innsynsløsningen. Opprinnelig lansering for pilotperioden i prosjektet «Elektronisk tilgang til pasientjournal» ble satt til 22. september Det var planlagt en testperiode på en måned i forkant av dette, og det ble avklart at man kunne bruke UNN sitt testmiljø siden dette skulle være ledig i perioden, og siden man da ville få fordelen av svært realistiske og produksjonslikt testmiljø. I det testperioden var i ferd med å begynne, fikk prosjektet beskjed om at en DIPS-versjon var tilbaketrukket og at UNN sitt testmiljø dermed ville være utilgjengelig for prosjektet i en periode på to uker, der vi ellers hadde planlagt testing. Utsettelse av tilgang til testmiljø har ført til at avtale om ekstern penetrasjonstesting av systemet måtte forskyves, og denne vil nå først finne sted i uke 39. Det er deretter satt av en uke til retting av feil som påpekes i penetrasjonstestingen. UNN planlegger oppgradering av DIPS-versjon 10. oktober, og vi foreslår derfor å lansere vår pilot samme dato. Da vil vi få samme DIPS-versjon i produksjonsmiljøet som i testmiljøet, noe som vil minske faren for tekniske problemer relatert til DIPS-versjon. Helsenorge vil lansere innsynsløsningen ved neste release som er I følge Roar Olsen er det også være hensiktsmessig å utsette fase 1 til ny versjon av Helsenorge har vært på lufta 2-3 uker. Dette tidspunktet (10.10) vil kommuniseres til UNNs ledergruppe og internt i UNN. Det betyr også at for fase 2 vil dokumenter bli frigitt for innsyn f.o.m denne datoen, dvs at informasjon og opplæring internt i UNN må være avsluttet innen da. Vennlig hilsen Tove Tove Sørensen Prosjektleder Elektronisk tilgang til pasientjournal Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Telefon:

6 Vedlegg 3 Prosedyre for rekruttering Fase 1 og 2 Fase 1: Pasienter spesielt rekruttert til pilot (5-30 personer, Hjerte- og lungeklinikken, UNN). 1. Legen har fått informasjon om hvilke pasienter som er egnet for deltakelse, og hvordan man åpner dokumenter eldre enn 10. oktober. 2. Hvis legen er i tvil, må vedkommende sjekke om det er dokumenter som pasienten ikke bør se, eller velge å ikke tilby piloten til den aktuelle pasienten. 3. Pasient aktuell for piloten kommer til legen. 4. Pasienten får informasjon om prosjektet (prosjektet utarbeider) og sier seg interessert i å være med som testpasient. Legen åpner alle dokumenter eldre enn 10. oktober (med unntak av eventuelle dokumenter som pasient ikke skal ha innsyn i). 5. Behandler sender initialer og personnummer til oss på SMS til telefonnummer (ok for Per B, har fått muntlig aksept). 6. Pasienten får weblink til å melde seg på via TSD hos Universitetet i Oslo (informasjonsark). Pasienten får info om at de da vanligvis vil få tilgang i løpet av 1-2 virkedager. Pasienten fyller ut samtykkeskjema. 7. Prosjektet (NST) har liste over hvilke mobilnumre som vil brukes til rekruttering av pasienter. 8. Prosjektet (NST) logger seg på TSD og ser hvem som er registrert og sjekker om personnummeret også er mottatt fra legen 9. Prosjektet (NST) legger inn nye personnummer i backend hver dag innen kl 15:00 og varsler Hdir. 10. Hdir oppdaterer sin liste manuelt senest 24 timer etter mottatt forespørsel (virkedager). 11. Prosjektet (NST) oppretter e-postadressen: elektronisk.tilgang@telemed.no for tekniske spørsmål, og informerer om at den ikke skal brukes til medisinske/sensitive spørsmål 12. Prosjektet (NST) legger ut et evalueringsskjema på TSD, legger link på Helsenorge. De aller første testpasientene vil være deltakere fra prosjektgruppen. Fase 2: Starter etter avsluttet fase 1 og evt oppretting av feil. 1. Informasjon om tjenesten går bredt ut. 2. Pasienten får informasjon om prosjektet fra behandler/web/brosjyre osv om hvor de kan registrere seg 3. Info om at de som har journal etter 10.oktober kan registrere seg. 4. Pasienten registrerer seg på TSD og velger om de samtykker i å kunne bli kontaktet for evaluering. Pasienten fyller ut samtykkeskjema. 5. Prosjektet (NST) legger dem inn, ellers som for fase 1. 6