SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist / status (3-2016)

Transkript

1 NOTAT Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler/dir.tlf.: Tove Sørensen Sted/Dato: Tromsø, Til: Styringsgruppen for Digitale pasienttjenester i nord Fra: Tove Sørensen, prosjektleder Digitale pasienttjenester i nord Agenda for møte i styringsgruppa 29. juni 2016, (VK) 1. Godkjenning av agenda 2. Godkjenning av referat fra og oppfølgingspunkt 3. Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift. a. Status «min pasientjournal» b. Status «delprosjekt timer» c. Status annen funksjonalitet d. Kommunikasjon og forankring e. Status innføringsprosjekt f. Økonomi g. Rapportering på forbedringspunkter fra evalueringsrapporten 4. Eventuelt SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist / status (3-2016) Avtale møte med prosjektet for å gi innspill på forvaltningsmodell og kostnader ved brukerstøtte 800Helse. Dette er innpill til Helse Nords budsjettprosess Utrede forbedret visning av dokumentliste med bla å vise informasjon om dokumenter pasienten ikke får digital tilgang til. Fremme dette som sak til Klinisk IKT fagråd Avklare at prinsippet om at timebok i Dips er master i Helse Nord er fulgt opp i kontrakt med Dips og Sectra. TS AH Saken har vært behandlet i produktstyret, men ble utsatt til etter sommeren. Diskutert i nasjonalt møte 14.6., men ikke konkludert. Forbereder sak til Klinisk IKT fagråd i september. Oppgaven er tiltenkt håndtert videre i en felles arbeidsgruppe ledet av HN IKTs arkitekturprosjekt. Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: postmottak@helse-nord.no Org.nr.:

2 Etablere og følge opp tiltak for bedre koordinering mellom dette prosjektet og tilgrensende prosjekt og aktiviteter i direktoratet Sørge for at løsningsforslag og standarder som brukes i prosjektets leveranser forankres i nasjonale fora. Snarest Snarest Utarbeide forslag til løsning for å gjennomføre prosjektet innenfor de gitte budsjettrammene Avklare kontaktperson med HF-ene og sende ut oppdatert beredskapsplan når dette er avklart. TS Se sak AMK/TS Avklart med HSYK og NLSH. Noe forsinket pga ferieavvikling. Sak Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift a. Status «min pasientjournal» Fra slutten av mai tilbyr også Helse Vest digital tilgang til journal via Helsenorge.no. Det betyr at Norsk Helsenetts brukslogg nå omfatter begge regionene. Direktoratet har satt opp Google analytics som rapporterer på tjenesten i Helse Nord. Fra 17. mai til 16. juni var det vel unike sidevisninger og knappe dokumentnedlastninger. Verktøyet er god på trender og informasjon om bruker, men gir ikke informasjon på faktisk bruk (unike brukere). Prosjektet har jobbet med en bestilling mot DIPS for å få nøyaktig logg over brukerne. Prosjektet jobber med brukerundersøkelsen for «min pasientjournal» og har bedt direktoratet bidra med å distribuere den elektroniske surveyen til de som har vært inne på tjenesten. Dette har vist seg vanskelig uten at undersøkelsen også går til Helse Vest sine brukere, noe som de naturlig nok synes er for tidlig. Alternativt kan direktoratet lenke til undersøkelsen fra forsiden («min helse») eller Facebook-siden, men det er da en risiko at personer som ikke har brukt tjenesten svarer. Et annet alternativ er at direktoratet utvikler funksjonalitet for brukerundersøkelse for hver enkelt tjeneste. Dette er ikke estimert og avtalt, og vil tidligst kunne skje etter september-releasen. Det har ikke vært meldt nye tilfeller av av feil journaldokumenter i journalen i siste periode. I release blir det forbedret funksjonalitet for journalvisning med sidevisning og filtrering. Det er imidlertid ytelsesproblemer ved dette som direktoratet forsøker å finne en løsning på, og som prosjektet tester i samarbeid med Helse Vest. Det er fortsatt ingen endring i åpningstider for brukerstøtte (800Helse). Direktoratet for e-helse arrangerte et halvdagsmøte om digital tilgang til journal med særlig vekt på aldersgruppen under 16 år. Prosjektet presenterte tjenesten i Helse Nord og de 2

3 vurderingene som er gjort underveis i samråd med helsepersonell og interessentene. Representanter fra alle regionene deltok sammen med barneombudet og noen organisasjoner, men ingen fra Helsedepartementet og Bufetat. b. Status delprosjekt timer Delprosjekt timer har de siste ukene hatt to fokus: Forankring av målbildet i de ulike foretakene og hos diverse prosjekter. I tillegg er det gjennomført en workshop med prosjektgruppen og de innføringsansvarlige for å lage en plan for utfordringer rundt timevisning og dialog om timer, opplæringsplan for foretakene og kommunikasjonsplan i forbindelse med lansering av timer. Det er diskutert om det er realistisk å gjennomføre opplæring og innføring av timevisning og i dialog til leveranse i desember. Helse Nord ønsker ikke å tilby tjenesten «vise timer» uten å tilby dialog om timer, for å unngå unødige telefonkontakter med helsetjenesten. Begge disse tjenestene er implementert i Helse Vest. Dette betyr at det er minimalt med utvikling fra direktoratets side, mens jobben ligger på integrasjonsplattformen, i regionen og HF-ene med opplæring og prosedyrer, samt testing som involverer alle parter unntatt Dips. De innføringsansvarlige har meldt tilbake at dette skal gå greit, men at på UNN er det viktig at aktivitetene starter når HOS-løpet er ferdig. Dette forutsetter en gradvis skalering av tjenestene. Direktotatet utvikler løsning for reservasjon av tjenestene timer og henvisningsstatus til september, slik at denne usikkerheten nå er lukket. Direktoratets erfaringer med dialog med Helse Vest og fastleger, er at disse tjenestene krever mye testing. En annen usikkerhet er utvikling av integrasjonsløsning for dialog timer. Delprosjektet har også gjort ferdig erfaringsrapport, målbildet og gevinstark som kan distribueres til interesserte, se vedlegg 1-4. c. Status annen funksjonalitet På grunn av budsjettoverskridelsene i prosjektet, har det vært flere bilaterale møter mellom direktoratet og prosjekteier for å avklare hvilke leveranser som kan leveres i 2016, se vedlegg 5. Tjenesten «vise henvisningsstatus» leveres i september, sammen med personvernkomponenten «fullmakt til journal» og «reservasjon tjenester på helsenorge». Direktoratet bekrefter i møte 22.6 at de innen utgangen av 2016 kan levere tjenestene «vise og dialog om time» og «vise tilgangslogg» Tilgangslogg nivå 2 forbedres til pilot i september basert på erfaringene fra test i produksjon som pågår og innspill fra FRIS. Risikoen med tilgangslogg ligger i at informasjon som leveres ut ikke er fullstendig ut fra det brukeren forventer å se. Det er også en risiko for at brukerne ikke forstår det de ser, på grunn av betegnelsene som brukes for å gjøre et oppslag. Dette er en klassisk problemstilling når målgruppen endres. Prosjektet har hatt møte med leder av FRIS som vil følge opp med mer forklarende ordvalg i rapportene som ligger til grunn for tilgangslogg. Det er også en risiko ved at datagrunnlaget for loggen som tjenesten bygger på, ikke er tilfredsstillende, men prosjektet kan løse dette ved å justere tidspunktet for tilgangslogg. Det ser i dag ut til at tilgangslogg nivå 2 kan produksjonssettes i desember. Prosjektet jobber med å avklare om tilgangslogg nivå 3 (hvem som har sett på et gitt dokument), kan leveres i desember. Dette er avhengig av utviklingsløpene i Dips og direktoratet. Brukerhistoriene for «vise prøvesvar» er ferdigstilt og Dips er i gang med utvikling av prøvesvar for «Kurveprosjektet». Direktoratet har imidlertid ikke begynt design av brukerflate for denne 3

4 tjenesten samt «digital dialog journal». Det er derfor høy risiko knyttet til disse tjenestene. Prosjektet anbefaler derfor å utsette disse leveransene til denne risikoen er redusert og fiansiering avklart. Det samme gjelder utredningene «dele journaldokument» og «prøvesvar i kontekst av helseopplysninger». Prosjektet har hatt møter med Kirkenes sykehus om løsning for inn-og utsjekk, der Nordlandssykehuset presenterte erfaringene og planene med sin løsning, og prosjektet orienterte om den regionale anskaffelsesprosessen som planlegges. c. Kommunikasjon og forankring Målbilde for digitale pasienttjenester i nord ble presentert for ledelsen i Helse Nord RHF 31. mai, i direktørmøtet i Helse Nord 8. juni og på Kirkenes sykehus 2. juni. Basert på innspill fra disse møtene og fra workshop med innføringsansvarlige og kommunikasjonsrådgiverne i regionen 13. juni, er disse presentasjonene og erfaringsrapporten tilgjengelig for interesserte (vedlegg 1-4). d. Status innføringsprosjekt Innføringsprosjektet er tungt involvert i «delprosjekt timer» (se over) og har begynt planlegging av informasjon og opplæring til lansering i desember e. Økonomi Regnskapsrapport pr er lagt ved (vedlegg 6). Prosjektet har hatt bilaterale møter med direktoratet om budsjettavvik på de planlagte leveransene for For å ferdigstille leveransene som beskrevet i pkt c (over), må budsjettrammene for direktoratet utvides med mellom 4,2 og 5.7 mill. (se vedlegg 5). Prosjektet har vurdert omfordeling av budsjettpostene eller å redusere kostnadene på andre måter. Prosjektet har blitt mer omfattende enn planlagt og har fått tilleggsoppgaver som utvikling av personvernkomponenter og løsning for inn- og utsjekk. Prosjektorganisasjonen i Helse Nord er liten og kan vanskelig reduseres ytterligere selv om noen av leveransene utsettes. Prosjektet vil håndtere merforbruk på enkelte poster ved omfordeling mellom postene, og et eventuelt mindre ressursbruk i HN-IKT 2 mill, forutsatt at prosjektet ikke belastes med ekstra kostnader knyttet til testmiljø og forvaltningskost. Det er behov for å utvide budsjettet med inntil 6 mill. f. Rapportering på forbedringspunkter fra evalueringsrapporten Utfordringsbildet er det samme som ved tidligere rapporter, men mer alvorlig fordi det gjenstår mindre tid i prosjektet. Utfordringene dreier seg om kapasitet og kostnader på hver enkelt leveranse. Etter hvert som flere parter har tjenester på helsenorge-plattformen, øker behovet for avklaringer om hva tjenestene skal inneholde, hvilke endringer som er nødvendig og hvordan finansieringen skal fordeles mellom de enkelte tjenesteeierne. Etablert praksis med at den som først starter utviklingen av en tjeneste finansierer tjenesten, inkludert forbedringene, kan føre til uforutsette kostnader. Feilrettinger og forbedringer av enkeltkomponenter og hele tjenester på helsenorge.no tar mye kapasitet i direktoratet og kostnadene fordeles blant prosjektene. Versjonering og ulikt innhold i tjenestene på tvers av regionene også en utfordring teknisk og ikke minst i et pasientrettighetsperspektiv. 4

5 Forslag til vedtak: 1. Styringsgruppa tar status for prosjektet til orientering og ønsker videre framdrift som foreslått av prosjektet. Dette betyr at tilgangslogg nivå 3, dialog om journal, vise prøvesvar og to utredninger tas ut av leveranseplanen for prosjektet. 2. Styringsgruppa ber prosjektet jobbe for å få bedre kunnskap om faktisk bruk av «min pasientjournal». 3. Styringsgruppa ber prosjektet sørge for at tjenestene som kommer er gjort kjent i regionen og at løsningene er behandlet av de nødvendige instansene. Vedlegg: 1. Erfaringsrapport fra delprosjekt TIMER i Helse Nord 2. Presentasjon av målbildet «Digitale pasienttjenester i nord» (lang versjon) 3. Presentasjon av målbildet «Digitale pasienttjenester i nord» (kort versjon) 4. Analyse av gevinstpotensiale (excel) 5. Presentasjon fra Direktoratet for e-helse om leveranser og kostnadsestimat 6. Økonomirapport 5