Beskrive forvaltningsmodell og kostnader BR (3-2016) knyttet til brukerstøtte 800Helse til Helse. SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist

Transkript

1 NOTAT Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler/dir.tlf.: Tove Sørensen Sted/Dato: Tromsø, Til: Styringsgruppen for Digitale pasienttjenester i nord Fra: Tove Sørensen, prosjektleder Digitale pasienttjenester i nord Agenda for møte i styringsgruppa 27. mai 2016, (VK) 1. Godkjenning av agenda 2. Godkjenning av referat fra og oppfølgingspunkt 3. Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift. a. Status «min pasientjournal» b. Status «delprosjekt timer» c. Status annen funksjonalitet d. Kommunikasjon og forankring e. Status innføringsprosjekt f. Økonomi g. Rapportering på forbedringspunkter fra evalueringsrapporten 4. Gevinstberegning for målbilde digitale pasienttjenester i Helse Nord ( ). Orientering ved prosjektleder for delprosjekt «Timer i Helse Nord», Jarle Strømmen. 5. Eventuelt SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist Beskrive forvaltningsmodell og kostnader BR (3-2016) knyttet til brukerstøtte 800Helse til Helse Bodil orienterer på Nords budsjettprosess Fremme sak til produktstyret og styringsgruppen for DIS-prosjektet om behovet for at nasjonale digitale tjenester er tilpasset regionenes modenhet, varierende grad av datakvalitet og ulike Dipsversjoner Undersøke om standardiseringsarbeidet i FIKS-prosjektet omfatter røntgentimer og andre undersøkelser i forkant av timen Legge fram risikovurderingene for timer, henvisningsstatus og tilgangslogg for BR møtet. Meldes inn til styringsgruppemøte DIS 8.6. og produktstyret i løpet av juni. Dette inngår ikke i FIKS-programmet Behandlet i FRIS Slutter seg til anbefalingene fra Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: postmottak@helse-nord.no Org.nr.:

2 Fagråd for informasjonssikkerhet (FRIS) for vurdering. * prosjektet. FRIS anbefaler at tilgangslogg ikke viser informasjon om dokumenter pasienten er nektet innsyn i Beskrive tjeneste «tilgangslogg». Se sak 8b. Tjenesten demonstreres på møtet Utrede forbedret visning av dokumentliste med bla å vise informasjon om dokumenter pasienten ikke får digital tilgang til. Fremme dette som sak til Klinisk IKT fagråd Forankre målbildet for digitale pasienttjenester i Helse Nord i regionen. BN/TS Utsettes for å samordne behov med Helse Vest. Orientering i Direktørmøtet planlagt 3.6 (29.6) Sak Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift a. Status «min pasientjournal» Tjenesten «Min pasientjournal» øker jevnt. Felles regional prosedyre og skjema for anmodning om digital tilgang til historiske dokumenter ble behandlet i Klinisk IKT Fagråd 9.5 og følges opp av Per Bruvold i samarbeid med prosjektleder. Det har nå vært meldt sju tilfeller av av feil journaldokumenter i journalen, to kan ikke bekreftes at de er reelle. Helseforetakene følger opp med gjennomgang av rutiner for skanning og avviksmelding. I release blir det forbedret funksjonalitet for journalvisning med sidevisning og filtrering. Samtidig er det oppdaget noen feil som må rettes opp til september-releasen. Det er ingen endring i åpningstider for brukerstøtte (800Helse). b. Status delprosjekt timer I april og mai har delprosjektet fokusert på kartlegging av utfordringer rundt visning av timer. Det er gjennomført 2. runde med workshops i alle foretak. Rapport fra erfaringsinnhentingen vil være ferdig i starten av juni. Etter gjennomgangen av utfordringene er det planlagt et heldagsmøte med innføringsansvarlige hvor det skal utarbeides et forslag til tiltak for å sikre at timer vil vises riktig i portalen. Direktoratet vil vise «oppmøtested» for pasienten fra september, mens det er usikkert når løsning for å vise innkallingsbrev som en del av timevisning vil kunne leveres. I Helse Nord er imidlertid innkallingsbrevet tilgjengelig elektronisk i «min pasientjournal». Målbildet for digitale pasienttjenester i nord ble presentert på forrige styringsgruppemøtet og var tema for en nasjonal workshop i Tromsø 3. mai med representanter fra Direktoratet for e- 2

3 helse, NIKT og alle fire helseregionene (se vedlegg 1, oppsummering). Målbildet er nå ferdigstilt fra delprosjektets side og og det arbeides nå med forankring av målbildet ved ledelsen ved foretakene. Det er også utviklet et gevinstpotensiale for målbildet som vil presenteres i møtet (sak ). Det er fremdeles stor usikkerhet knyttet til tidspunkt for eventuell pilot og lansering av tjenestene «vise timer» på helsenorge.no og hvilken funksjonalitet tjenesten vil ha. Dette øker risikoen i delprosjektet og medfører forsinkelser i forberedelser på innføring som for eksempel utvikling av opplæringsmateriale og gjennomføring av kommunikasjonsaktiviteter. Det arbeides for å skaffe avklaringer både fra direktoratet for ehelse, Helse Nord IKT og tilknyttede prosjekter som FIKS. Siste avklaring er at selv om integrasjonen fra Sectra mot Dips er gjennomført, vil ikke timer fra Sectra vises på Helsenorge.no. c. Status annen funksjonalitet Direktoratet utvikler en reservasjonsløsning for alle tjenester på helsenorge til september (se vedlegg 2). Løsning for oppheving av reservasjon planlegges til november. Direktoratet vil fremme saken for produktstyret for helsenorge i neste møte. Det er derfor en risiko for at forslag til reservasjonsløsning blir avvist eller utsatt til det finnes en løsning for oppheving av reservasjon. FRIS har gitt innspill til løsning for oppheving av reservasjon som de mener må innebære personlig oppmøte. Videre mener FRIS at det på sikt bør være mulig å reservere seg mot enkelttjenester. Det er også ønskelig med funksjonalitet for reservasjon fra behandlersiden slik som løsningen er for journalinnsyn. Prosjektet vil spesifisere behovene i samarbeid med Helse Vest og koordinere bestilling til Dips. Dette innebærer at gitt tilfredsstillende testing, opplæring og forberedelser internt i HF-ene, jfr over, kan tjenesten «vise henvisningsstatus» og pilot «vise timer» lanseres i september. Direktoratet vil også utvikle personvernkomponenten «fullmakt» for journalinnsyn som vil løse en del problemstillinger knyttet til «lånt bankid» og sending av journaldokumenter pr e-post. Tilgangslogg produksjonssettes 22. mai, men vil bare være tilgjengelig for et begrenset antall brukere som vil teste i produksjon. Dips vil videreutvikle tjenesten og direktoratet vil utvikle «hjelpeskuff» slik at pilot tilgangslogg kan starte i september. Dersom piloteringen er tilfredsstillende, kan tilgangslogg settes i produksjon i november. FRIS har diskutert løsning for tilgangslogg og mener at det ikke må gis ut informasjon om dokumenter som pasienten er nektet innsyn i. Se beskrivelse av tilgangslogg i vedlegg 3. Arbeidet med konsepter for «sikker dialog» og «vise prøvesvar» er i avslutningsfasen slik at utvikling av bæretjenesten kan starte. Dette er noe forsinket ift planen lagt fram på møtet , men det forventes at utviklingsjobben er mindre enn først antatt. Det er likevel ikke realistisk å lansere dialog for journal før i november. Det er flere initiativ på digital dialog mellom innbygger og hesetjenesten; dialog timer og med kreftkoordinator i Helse Vest, digital dialog fastlege på helsenorge og konsept for dialog i DIS-prosjektet. Prosjektet har fått anbefaling fra direktoratet om hvilke standarder tjenesten bør baseres på (dialog 1.0), men ønsker at dette legges fram for NIKT FA/NUFA for vurdering. Det er viktig at «dialog journal» utvikles som en fleksibel løsning slik at mottaker av dialogmeldinger kan endres uavhengig av releaser på helsenorge. 3

4 Prosjektet har jobbet med forankring og innspill til brukerhistoriene for «prøvesvar», et arbeid som ble påbegynt våren 2015, men utsatt fordi journalinnsyn krevde alle tilgjengelige ressurser i prosjektet. Dips har utviklet komponenter i «Kurve-prosjektet» som kan gjenbrukes. Direktoratet ønsker å fokusere på konsept for prøvesvar i kontekst av helseopplysninger, et arbeid som ble påbegynt i DIS-prosjektet i De har ikke startet arbeidet med løsningsdesign for prøvesvar. Prosjektet mener at en pilot vil kunne gi verdifull kunnskap til konseptarbeidet, og en workshop er planlagt før sommerferien. På grunn av forsinket oppstart, vil «vise prøvesvar» tidligst kunne piloteres i november, med tidligst bredding i februar Prosjektet har tatt inn digitale tjenester for inn- og utsjekk i målbildet og vil bistå helseforetakene ved behov. Prosjektet har hatt møte med «Ping-prosjektet» i UNN som sammen med kvalitets- og forskningsavdelingen i Helse Nord RHF ser på en regional løsning for digitale skjema til brukerundersøkelser. c. Kommunikasjon og forankring Etter fem måneders drift har prosjektet informert om erfaringene så langt for å promotere bruk av tjenesten gjennom pressemelding, Facebook-kampanje og innslag i NRK Nordland og Troms 1 og det har vært presentasjoner på flere nasjonale konferanser. har hatt møter med forskningsmiljøet i Uppsala som lanserte digital tilgang til journal siden 2012 (fra primærog spesialisthelsetjenesten). Prosjektet forbereder kommunikasjonstiltak for de nye tjenestene som kommer, som utvikling av tekster til «prosesshjelp» på helsenorge. Fra høsten av vil det være mest behov for støtte til internkommunikasjon og opplæring på rutiner for timeplanlegging. d. Status innføringsprosjekt Innføringsprosjektet er tungt involvert i «delprosjekt timer» (se over) og med å tilrettelegge for kartlegging og planlegging av timevisning på helsenorge.no. Prosjektet har gitt innspill til prosjekt «regional forvaltning» om type og omfang av behov for tjenestene etter at prosjektet er avsluttet. Dette gjelder opplæring, utarbeiding og oppdatering av regionale prosedyrer, testing og bestilling av ny funksjonalitet. Det vil også utredes om funksjonell forvaltning kan ta i mot og undersøke henvendelser om kritisk feil i journal på vegne av helseforetakene. e. Økonomi Økonomirapport er lagt ved (vedlegg 4). f. Rapportering på forbedringspunkter fra evalueringsrapporten Prosjektet jobber med å samordne utviklingsløpene i direktoratet, Dips og HN-IKT. Alle partene ønsker dette prinsippet, men er underlagt interne prioriteringer for utviklingssprinter. Den største utfordringen i dag er usikkerhet rundt leveransene, manglende eller forsinket forankring av løsningsforslag og avklaringer om hvilke prosjekter som har ansvar for felleskomponenter på helsenorge. Beslutninger om hva leveransene skal inneholde trekkes i langdrag og forutsetninger for leveransene endres underveis. Kostnadene øker når prosjektet strekkes ut i tid, og når det tilkommer ekstra utviklingskostnader enn forutsatt ved planleggingen av prosjektet. Dette fører til at prosjektet ikke greier å levere på tid og kost

5 Forslag til vedtak: 1. Styringsgruppa tar status for prosjektet til orientering. 2. Styringsgruppa ber prosjektet utarbeide et forslag til løsning for å gjennomføre prosjektet innenfor de gitte budsjettrammene. 3. Styringsgruppa ber direktoratet for e-helse sørge for forankring av løsningsforslag og standarder i nasjonale fora. 4. Styringsgruppa ber direktoratet for e-helse sørge for koordinering mellom dette prosjektet og tilgrensende prosjekt og aktiviteter. Vedlegg: 1. Oppsummering fra workshop om målbilde for digitale pasienttjenester i nord, Notat: Status løsning for reservasjon/oppheving av reservasjon (ettersendes av direktoratet for e-helse) 3. Notat: Beskrivelse av tilgangslogg 4. Økonomirapport 5