NOTAT. Elektronisk tilgang til pasientjournal. Til: Styringsgruppen for Elektronisk tilgang til pasientjournal Fra: Tove Sørensen, prosjektleder

Transkript

1 NOTAT Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler/dir.tlf.: Tove Sørensen Sted/Dato: Tromsø, Til: Styringsgruppen for Elektronisk tilgang til pasientjournal Fra: Tove Sørensen, prosjektleder Elektronisk tilgang til pasientjournal Agenda for møte i styringsgruppa 4. september 2015, (VK) 1. Godkjenning av agenda 2. Godkjenning av referat, og oppfølgingspunkt 3. Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift. a. Status skalering pasientinnsyn b. Status annen funksjonalitet c. Kommunikasjon og forankring d. Status innføringsprosjekt 4. Presentasjon av Helsenorge.no 5. Revidert prosjektplan og budsjett. Beslutning om videreføring av prosjektet 6. Eventuelt SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist Informasjon til pasienter og brukere om at AMK/prosjekt- Før skalering spørsmål om henvisning må rettes til den som har skrevet henvisningen. Leder Presentere leveranser for siste halvår Prosjektleder Se sak for styringsgruppa Utarbeide løsningsbeskrivelser for prøvesvar og sende til Klinisk IKT fagråd sammen med juridisk notat Følge opp spørsmål om delt BankID med DIFI. Sørge for god informasjon til brukere av Min side om bruksvilkårene for digital ID. Prosjektleder BR Når avklart at dette blir en del av prosjektleveranser Før skalering Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: postmottak@helse-nord.no Org.nr.:

2 3. Status for prosjektet. Beslutning om fremdrift a. Status skalering pasientinnsyn Siden forrige statusmøte, er prosjektet forsinket med to måned med skalering til hele Helse Nord. Dette skyldes at utvikling av integrasjonsløsning i HN-IKT som skal erstatte Patient Gateway som piloten har kjørt på, har hatt problemer med å etablere sikker kommunikasjon mellom Helsenorge og Helse Nord. Dette er nå løst, men utviklingen er 4-6 uker forsinket. Prosjektet anbefaler seks ukers testing fra integrasjonsløsningen er på plass og den nye tjenesten er implementert på Helsenorge.no til tjenesten kan lanseres (sak 13/2015). Dette betyr at pasientinnsyn kan lanseres gradvis fra forutsatt at det ikke avdekkes alvorlige feil under testing og at integrasjonsløsningen ikke blir forsinket utover Status for anbefalinger før skalering pasientinnsyn i Helse Nord (fra teknisk rapport Pilot UNN fase 1 og 2 lagt fram for styringsgruppa (17/2015): i. Dato for automatisk innsyn i journal må være gjort kjent blant alle ansatte som skriver journal. Tilbakemelding fra innføringssansvarlige er at dette pågår gjennom linja. ii. HN-IKTs integrasjonsplattform må være testet og på plass. Det er planlagt seks ukers testing etter at integrasjonsløsningen er levert fra HN-IKT (jfr vedlegg 2) iii. Akseptansetester må være gjort og alle eventuelle alvorlige kjente feil vurdert og funnet akseptable. Dette er planlagt i uke 47. iv. Alle «må-krav» fra ROS av tjenesten må være implementert og godkjent av ISforum. IS-forum er informert om at denne saken fremmes. v. PEN-test må være gjennomført og funnet tilfredsstillende. Dette er planlagt i uke 46. PEN-test legges fram for IS-forum på møte vi. Løsning for samtykke og reservasjon må være på plass på Helsenorge.no. Det må også være mulig å reservere seg via helsepersonell som markerer dette i Dips. Løsning for reservasjon og samtykke settes i produksjon på Helsenorge.no vii. Tiltak på plass for å unngå at systemet kneler ved lansering (dersom alle forsøker å logge seg på samtidig). Prosjektet foreslår tiltak for å unngå dette, se vedlegg 1. Regionale rutiner for elektronisk pasientinnsyn må være revidert og besluttet før skalering. Disse er dokumentert i PR04663 Instruks pasientjournal. En revidert versjon av denne og beslutning om journalansvarliges rolle i forhold til å åpne dokumenter som pasienten er nektet innsyn i, er behandlet i IS-forum og sendt til Klinisk IKT fagråd som behandler saken i neste møte 7.9. Prosjektet har tidligere satt som forutsetning at brukere må kunne kommunisere digitalt med HF-ene dersom de har spørsmål om sin journal. Dette vil imidlertid kreve utvikling på Helsenorge og endring i integrasjonsløsning og er derfor utsatt til 2016, jfr sak 4. Til dette er på plass, må brukere kontakte helsetjenesten via telefon. b. Status annen funksjonalitet Helsedirektoratet utreder alternativer for medisinsk oppslagsverk knyttet til journal. Dette er en tjeneste som har vært etterspurt siden oppstart av prosjektet. Fra skaleringsdato vil også foreldre og foresatte få innsyn i barns journal (under 12 år). 2

3 Prosjektet jobber med å utvikle første versjon av innsynslogg, dvs at brukere kan se hvilke helsepersonell som har gjort oppslag i journalen. Denne tjenesten planlegges lansert for pilotbrukere i november, samtidig som pasientinnsyn, forutsatt at Informasjonssikkerhetsforum godkjenner løsningen. Tjenesten for pasientinnsyn som skaleres i november, er tilpasset mobil visning. Denne funksjonaliteten produksjonssettes på Helsenorge c. Kommunikasjon og forankring Finnmarkssykehuset har laget en video for å informere ansatte om dato for automatisk innsyn i journal. Filmsnutten er på ca tre minutter, se og publiseres på HF-enes intranett. Verktøykasse for ansatte på HFenes intranett er oppdatert med revidert presentasjon om tjenesten. Det er ønskelig at denne informasjonen har en godt synlig plass på HF-enes intranett i tiden fram mot dato for automatisk pasientinnsyn i journal. Revidert presentasjon til avdelinger er også sendt til lederne i hvert HF. Prosjektte vil gjerne ha tilbaklemelding på innhold og omfang av bruk. E-læringskurset er revidert med fokus på tjeneste (ikke UNN-pilot) og nye skjermdumper. Informasjon til fastleger om at henvisning vil bli tilgjengelig via Min pasientjournal er formidlet gjennom HF-enes kommunikasjonskanaler til fastlegene. Planleggingen av informasjonspakke til pasienter er i gang. Det er imidlertid utfordrende så lenge dato for når tjenesten vil være oppe å gå for pasientene er helt sikker. Det må også tas noen strategivalg, jf. vedlegg om mulige ytelsesutfordringer: Skal vi lansere løsningen i "det skjulte" for å unngå en topp som kan gi ytelsesproblemer, eller skal vi gå offensivt ut? d. Status innføringsprosjekt Det holdes jevnlige møter mellom innføringsansvarlige og prosjektledelsen. I Finnmarkssykehuset har innføringsansvarlig Renate Jakobsson gått over i ny stilling. Elisabeth Joks overtar denne funksjonen 1.9. Innføringsansvarlig i UNN, Tord Hagen, slutter 1.9. og tidligere innføringsansvarlige, Berit P Strømseng, overtar denne funksjonen. Prosjektet forventer en del spørsmål i forbindelse med dato for automatisk elektronisk tilgang til journal ( ) i FIN, NLSH og HSYK. UNN har beholdt dato som for piloten. Forslag til vedtak: 1. Styringsgruppa tar status for prosjektet til orientering. 2. Styringsgruppa anbefaler gradvis skalering til hele Helse Nord fra , forutsatt tilfredsstillende testing av tjenesten. 3. Styringsgruppa ber Helsedirektoratet prioritere lenke til medisinsk oppslagsverk fra innsyn i pasientjournal. 4. Styringsgruppa ber hvert HF følge opp informasjon og opplæring til alle ansatte som med journaltilgang. 3

4 5. Revidert prosjektplan og budsjett Vedlagt er revidert prosjektplan med budsjett. Den reviderte prosjektplanen omfatter i tillegg til skalering pasientinnsyn, timevisning og melding om endring av time, inkludert henvisningsstatus og innkallingsbrev. Tjenesten timer er planlagt som en nasjonal løsning. Det er få erfaringer med denne modellen. Det er derfor planlagt en konseptfase ( sandkasseprosjekt ) for å sikre at tjenesten som utvikles kan skalere nasjonalt. Selv om datamodellen er ulik, vil prosjektet basere seg på erfaringene fra Helse Vest ( Vestlandspasienten og Alle møter ). I tillegg kommer dialog om pasientjournal, vise prøvesvar og innsynslogg. Tjenesten sende og motta skjema er et eget prosjekt under DIS og vil ikke utvikles i regi av dette prosjektet. I prosjektplan som ble vedtatt var det bare pasientinnsyn-tjenesten som var beskrevet og budsjettert for. Det var ikke tatt med HN-IKTs drift av tjenesten. Prosjektet ble vedtatt med et budsjett på kroner, der seks millioner finansieres over Helse Nord RHFs driftsbudsjett. Etter dette har Helsedirektoratet bedt om ytterligere 1,4 mill for Finansieringen av tillegget fra Helsedirektoratet ble håndtert innenfor en egen risikomargin avsatt hos Helse Nord RHF. Det er i tillegg kjøpt lisenser for 1 million kroner der avskriving og driftskostnader vil belastes helseforetakene fra Regnskap for 2014 viser at prosjektet har holdt seg innenfor budsjettet. I januar 2015 startet arbeidet med ny funksjonalitet som ikke var detaljert i opprinnelig tidsplan. Styret i Helse Nord har avsatt 25 mill i investeringsmidler for videreføring av prosjektet i Prosjektet foreslås nå utvidet til slutten av Denne forlengelsen skyldes hovedsakelig kompleksiteten og mengden oppgaver som prosjektet søker å løse. Tjenestene er avhengig av nye måter å kommunisere på og at tjenestene skal kunne skalere nasjonalt, noe som gjør beslutningsprosessene krevende. Når prosjektet strekkes i tid, øker kostnadene til personell. Det totale budsjettet ut 2016 er på Forslag til vedtak 1. Styringsgruppa tar prosjektplan og budsjett til orientering. 2. Styringsgruppa ønsker at prosjektet utvikler pasientrettede tjenester som beskrevet i prosjektplan med visning og endring av timer som første prioritet. Vedlegg: 1. Notat skalering pasientinnsyn i Helse Nord 2. Notat testing pasientinnsyn før skalering i Helse Nord 3. Notat HN-IKT: Forsinkelse journaltilgang (eget dokument) 4. Revidert prosjektplan med budsjett 4

5 Vedlegg 1 Notat skalering pasientinnsyn i Helse Nord Ved skalering av INNSYN til å gjelde alle helseforetak og innbyggere med journal i Helse Nord, er det en bekymring for at løsningen ikke er tilstrekkelig forberedt til å ta imot en vesentlig økning av forespørsler. Dette notatet har til hensikt å svare på hvordan vi vurderer usikkerheten, og hva vi planlegger å gjøre som mottiltak. Vurderingene er utarbeidet i prosjektet med aktører fra Hdir, DIPS ASA, HNIKT (Integrasjonsprosjektet og SESI) og prosjektledelsen. De viktigste usikkerhetene er: 1. at det kan oppstå så mange elektroniske forespørsler at det går ut over produksjonsstøttesystemet DIPS. Pasientrettet behandling kan bli påvirket. 2. at innbygger, på bakgrunn av stort antall forespørsler, ikke får de aktuelle tjenestene, og at relevant informasjon om hvorfor tjenesten ikke er tilgjengelig, ikke vises. Det er vurdert slik at pkt. 1 gir størst konsekvens hvis det skulle oppstå, men også det punkt som har lavest sannsynlighet forutsatt at vi holder fast på å opprette separate DIPS-noder (servere). Fra Integrasjonsprosjektet anbefales minst to slike noder. Pkt. 2 er vesentlig mer sannsynlig, men med en konsekvens som vurderes som høy på omdømme. For pasienten vil det være mindre konsekvenser siden dette, i starten, kan sees på som supplementstjenester. Vi har så diskutert tiltak for begge usikkerhetene samlet: 0-alternativet (som i dag): Her kan man se for seg en forsiktig oppstart, uten særlig markedsføring. Ved å «spre» oppstarten over tid, vil vi redusere faren for en «peak», og det er større sjanse for at produksjonsmiljøet vil takle forespørslene. Men, med dagens bruk av sosiale medier, havner vi fort i en situasjon der «alle» ønsker å prøve løsningen «samtidig». Tiltak i «kampens hete» er vanskeligere å etablere enn om vi gjør dette i forkant. Alternativ 1. Skalere plattformen (teknisk). Dette er det normale tiltaket for å håndtere slik usikkerhet. Tiltak her kan langt på vei løse utfordringen, men 100% sikker vil man ikke være med dette tiltaket, uten at kostnadene blir uforholdsmessig høye. I tillegg må det påpekes at tiltaket forutsetter sikre ytelsestester i mest mulig produksjonslike miljø. Hos oss er slike ytelsestester utfordrende, siden vi mangler muligheten for å teste mot en «full-kopi» av Helse Nord sin DIPS-base. Prosjektet har planlagt ytelsestester. 5

6 Alternativ 2. Teknisk begrensning av antall samtidige brukere Med dette alternativet vil vi etablere en mekanisme som sikrer at antall brukere står i forhold til det antall brukere som løsningen kan takle. Brukere utover dette vil få en melding om at det er kapasitetsbegrensninger og at de må prøve igjen senere. Dette alternativet gir oss mulighet til å håndtere begge de to usikkerhetene som vi står ovenfor, og er også et godt alternativ ved senere hendelser som kan gi en «peak» på antall samtidige brukere (lansering av ny funksjonalitet, medieoppslag, osv.). Utfordringen er at hvis vi bare gjør dette tiltaket, uten å ha tilstrekkelig ytelse på tjenesten, vil vi risikere å få et problem med omdømmet: Brukerne vil få god informasjon, men ikke nå tjenesten slik som forventet. Ut fra alternativene skissert over, anbefaler vi en kombinasjon av tiltak der både alternativ 1 og 2 realiseres. Tiltak som vi planlegger: 1. Ytelsesmåling i mest mulig produksjonslikt miljø 2. Basert på ytelsesmålingene, skalere produksjonsmiljøet (DIPS-noder, app-servere, integrasjonsplattform osv.) 3. Etablere mekanismer i integrasjonsplattformen som regulerer samtidig bruk. Hvis ytelsesgrensen nåes, skal melding gå til HelseNorge.no (http status). 4. HelseNorge.no lager en ny informasjonsmelding til innbygger, basert på meldingen fra tiltak 3. Oddgeir Strømsnes Seniorrådgiver Avdeling for tjenesteutvikling Telefon / , sentralbord e-post HN-IKT: ost@helse-nord.no Helse Nord IKT, Bodø Postboks Bodø Besøksadressen: Amtmann Worsøes gate 63, Bodø 6

7 Vedlegg 2 Notat testing pasientinnsyn før skalering i Helse Nord Ved skalering av INNSYN til å gjelde alle helseforetak og innbyggere med journal i Helse Nord, samt erstatning av Patient Gateway med Integrasjonsplattformen er det planlagt en grundig testing av både ny og gammel funksjonalitet, samt ny infrastruktur. I tillegg er det planlagt et løp med gradvis skalering før en eventuell medielansering av tjenesten. Testing Helsenorge.no Hdir har sitt eget løp for testing av hver nye release av Helsenorge.no, som blant annet innebærer enhetstesting, avbruddstesting, integrasjonstesting, funksjonalitetstesting basert på brukerhistorier og load-testing. I tillegg har prosjektet et eget løp med akseptansetesting av ny funksjonalitet, regresjonstesting av gammel funksjonalitet, sikkerhetstesting, brukertesting og ende-til-ende testing. Denne testingen har spesielt fokus på aspekter som er viktige for prosjektet, og gjennomføres i forkant av hver ny release av Helsenorge.no. Testing av september-release vil gjøres over Patient Gateway(PG), mens testing av november-release vil gjøres både over Integrasjonsplattformen(IP) (testmiljø) og Patient Gateway, siden overgang fra PG til IP vil skje når november-versjon av Helsenorge.no er i produksjon. Testing Integrasjonsplattformen I likhet med Helsenorge.no tester Integrasjonsprosjektet sin leveranse av IP i henhold til spesifikasjoner fra INNSYN-prosjektet, med tanke på ytelse, stabilitet, sikkerhet og funksjonalitet. I tillegg har prosjektet ansvar for akseptansetesting, som innebærer en full regresjonstesting av all eksisterende funksjonalitet ( release helsenorge.no) i tjenesten, for å forsikre seg om at ingen aspekter av tjenesten vil bli rammet av uoppdagede feil i den nye bæretjenesten. Dette vil være ende-til-ende test som vil ta sikte på å avdekke alle eventuelle feil og mangler. I tillegg vil det utføres PEN-test (gjennomtrengningstest) ved hjelp av Ernst&Yong. Prosjektet vil selv utføre avbruddstesting og stresstesting som en del av akseptansetesten. Det vil også bli utført en sikkerhetstesting på bakgrunn av krav i ROS-analysen for IP. Dette vil være en manuell gjennomgang av at alle krav er oppfylt, der nødvendig ved hjelp av innsyn i kode og manuell demonstrasjon. Kun resultatet av samtlige tester er funnet akseptable vil det være klart for produksjonssetting av IP i driftsmiljø. Gradvis skalering Når IP produksjonssettes i driftsmijlø vil det fortsatt være bare de 500 pilotbrukerne som har tilgang til tjenesten. Tjenesten vil overvåkes, mens disse bruker tjenesten som normalt i minimum en uke, eller til man er trygge på at tjenesten fungerer som forventet. Enkelte pilotbrukere vil kunne bli kontaktet for å teste ut spesielle aspekter av tjenesten dersom prosjektet ser behov for dette. 7

8 Når man er trygg på at IP fungerer tilfredsstillende for de 500 pilotpasientene vil tjenesten «stille» flyttes over, slik at den i praksis vil være tilgjengelig for alle. Dette vil ikke annonseres i media, men prosjektet vil kontakte personer som ikke er pilotpasienter for å få dem til å teste ut tjenesten, samtidig som tjenesten overvåkes slik at man forvisser seg om at tjenesten fungerer som forventet. Prosjektet ser for seg minimum en uke med «stille lansering», samtidig som man i denne perioden må være forberedt på at nyheten om at tjenesten er tilgjengelig vil kunne glippe ut, og at media vil fange dette opp. Man må derfor være tilstrekkelig trygg på at kvaliteten på IP holder mål før man går inn i denne siste fasen. 8