Tove Sørensen og Ellen C. Arntzen og

Transkript

1 Møtereferat Vår ref.: Referent/dir.tlf.: Tove Sørensen og Ellen C. Arntzen og Sted/Dato: Tromsø, Møtetype: Styringsgruppemøte prosjekt elektronisk tilgang til pasientjournal Møtedato: , 13:00-14:50 Møtested: VK (TMH og FAM via telefon) Neste møte: , 11:00-13:00 Til stede Navn: Beate Sørslett Bjørn Nilsen Eirik Storø Holand Eirill Pettersen Buvik Fred A. Mürer Harald G. Sunde Roar Olsen Rolf Busund Tove Sørensen Trine M. Hansen Initialer: BS BN ESH EPB FAM HGS RO RB TS TMH Invitert: Ragnhild Varmedal presentasjon ved møtestart RV Forfall: Anders Høydalsvik Agenda 1. Godkjenning av agenda 2. Godkjenning av referat, Status for prosjektet a. Testing b. Databehandleravtale og tjenesteavtale c. Informasjon d. Økonomi Beslutning om fremdrift av prosjekt mot leveranse 1 Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: postmottak@helse-nord.no Org.nr.:

2 4. Orientering om nasjonal IKTs forprosjekt digitale innbyggertjeneste mot spesialisthelsetjenesten. 5. Orientering om standarder for brevmaler i Helse Nord. 6. Revidert møteplan for høsten 7. Eventuelt SAK Oppfølgingspunkt Ansvar Frist 11- Prosjektleder inviterer medlemmer av SG til Prosjektleder demo konseptprototyper og sender info. 11- Møte om videre plan for konseptprototyper Prosjektleder Før neste møte (Hdir-HN). 11- Møte om ressursbruk i prosjektet (NST-HN). Prosjektleder Før neste møte 11- Forberede saksframlegg som understøtter Prosjektleder Til neste møte forslag til beslutningspunkt 3 i saksfremlegget. 13- Revidere møteinnkalling Prosjektleder Avtale besøk ved hvert HF Prosjektleder - Representant fra hvert HF Før neste møte Sak Godkjenning av referat fra møte Leveranse 1 er utsatt til , jfr e-post av Styringsgruppa fikk tilgang til e-læringsmodulen HN-IKT jobber med informasjon om hvordan sikkerheten for pasientjournaler er ivaretatt i samarbeid med NST/HN. 4. Prosjektet har sendt ut første nyhetsbrev til referansegruppe brukere. 5. Hvert HF kan sette individuell startdato for elektronisk innsyn i pasientjournal. Referatet ble godkjent. Oppfølgingspunkt fra forrige møte ble tatt til orientering. Sak 11- Status for prosjektet Demo Ragnhild Varmedal presenterte demoversjon av løsningen for EPJ slik den vises på helsenorge.no. I første fase vil bare ordinære journaldokumenter vises, dvs ikke røntgenbilder eller labsvar. Løsningen legger opp til at alle 1. Styringsgruppa ønsker at prosjektet fortsetter som 2

3 Databehandler- og tjenesteavtale Mottaksprosjekt dokumenter er koplet opp mot Norgesjournalen. Dette har medført en ekstra jobb for prosjektet da koplingen er mangelfull. Pålogging via helsenorge.no skjer med bankid. Det er ikke mulig å få vist dokumenter til avdøde personer. Prosjektleder orienterte om framdrift i prosjektet. Testing har høyeste prioritet. Utsatt lansering fra 22.9 til 10.10, fører til at også fase 2 må forskyves tilsvarende. Tentativ dato er satt til Se vedlagt presentasjon fra møtet. Det har tatt lang tid å få på plass databehandleravtale og tjenesteavtale. BN: Piloten som lanseres den er foruten å være en test av tekniske aspekter ved løsningen, også en måte å finne ut av hvilke avtaler som må være på plass. Det er et ønske fra helse Nord at det brukes standardavtaler (SSA). Disse må kanskje revideres basert på erfaring fra piloten. Helse nord er ansvarlig for sikring av pasientinformasjon. Vi må sitte igjen med tryggheten om at helsedirektoratet har forståelse for rollen som tjenesteleverandør. Når UNN leverer pasientinformasjon til Helsenorge.no må sykehuset ha kontroll over hvordan informasjonen deles og bestemme hvordan tilsyn skal skje. Dette er nedfelt i Norm om informasjonssikkerhet. Med SSA sikres at innholdet i avtalene er det samme i alle helseregionene. RO: Det er en fordel om man kan enes om ensartede avtaleformer mellom helsenorge.no og RHFene. Helsedirektoratet oppfordrer til at endelig beslutning vedrørende avtaleform avklares etter at dette er vurdert av styret i NIKT 15. desember, på bakgrunn av DIS prosjektets sluttrapport. Innspillene på avtaleform fra Helse Nord tas med inn i DIS prosjektets videre vurdering. TS: I tillegg til teknisk test, har arbeidet med avtaler gått på bekostning av andre prosjektoppgaver som gjennomgang risikovurdering for prosjektgjennomføring. Mottaksprosjekt ved UNN er etablert med prosedyre for rekruttering av pilotbrukere, infoskriv og samtykkeerklæring. Opplæring brukerstøtte ved 800Helse er planlagt i november. Journalarkiv starter registrering av henvendelser om innsyn i journaler f.o.m RB: Har informert avdelingen om piloten, og nærmere møte vil holdes på avdelingen. planlagt, med oppstart fase 2 ved UNN Styringsgruppa anbefaler at tjenesten bruker Statens standardavtaler (SSA) når avtalene skal revideres (fase 3). 3. Styringsgruppa anmoder hver partner følge opp sitt ansvar ift utestående oppgaver som er kritiske for leveranse 1. 3

4 Konsept- Prototyper Økonomi Informasjon internt i RHF er plukket opp av media, men medielansering vil skje etter at pilot er i gang. BN: Scenariobeskrivelser for kreftforløp og psykisk helse og rus er viktig for forankring- og informasjon til helsepersonell. De to første beskrivelsene være ferdige i midten av oktober. RO: Helsedirektoratet har foreslått at de to siste konseptprototypene utsettes og blir en del av forprosjektet DIS, dvs nasjonalt nivå i 2015 som vil kunne spare ressurser. Hdir mener det er usikkert om ytterligere to forløp vil bringe inn ny informasjon. BN: Jeg er bekymret for fremdriften og fokus dersom denne aktiviteten blir en del av et nasjonalt prosjekt. Det kan bli problematisk å få klinikere med på utforming av konseptprototyper dersom dette gjøres nasjonalt. Per i dag har vi fått dette til ved å hekte seg på eksisterende prosjekter i HN.Vi tar et bilateralt møte om dette. ESH: Det er forskjeller mellom HF og regionene ift hvilke verktøy som er i bruk og prosedyrer. Det er viktig å konsolidere dette arbeidet med fagmiljøene. TS: Invitasjon gikk til alle HF i HN, og det er mulig å melde seg på i prosessen underveis. Styringsgruppa inviteres til demo. BN: Det er mange forskjeller som ikke kan få plass i en prototype, f.eks bruk av ulike vurderingsverktøy, som DAWBA. Fremover i 2015 ønskes det å bruke konseptprototyper for å vise retning på tjenesten til pasienter. Dette kan bidra til å gi forståelse og aksept i fagmiljøene for at dette gjøres på en forsvarlig måte. Det ville vært fint å få tilbakemeldinger fra klinikere om hvorvidt dette er en god metode. HGS: Det er vanskelig å ha oversikt over alle verktøy som er i bruk i HF-et. FAM: Innspill på konseptprototypene bør defineres på forhånd. RB: Medisinsk klinikk har utviklet en nettside kalt minebehandlingsvalg rettet mot pasienter med spesielle diagnoser. Denne nettsiden burde vært knyttet opp mot konseptprototypen og siden innsynstjenesten. Økonomioversikt ble lagt fram på møtet. Prosjektet har undervurdert kompleksiteten i prosjektet, og nye 4

5 Sak 12- Orientering om nasjonal IKTs forprosjekt digitale innbyggertje neste mot spesialisthel -setjenesten oppgaver er kommet til (konseptprototyper og utvikling av integrasjonsløsning Patient Gateway). Dette har fått betydning for timeforbruk i NST. Hdir har fått aksept på utvidet budsjettet med to tillegg (784 og 617 ). I tillegg kommer forvaltningskostnad for helsenorge.no. BN: Det forventes at budsjettet for prosjektet må holdes ut prosjektforløpet. Timeforbruk NST må tas opp på et eget møte med HN. Diskusjon rundt forslagt til beslutningspunkt 2: RO: Vi ønsker at denne saken tas opp etter at Nasjonal IKT har behandlet forslag til avtaler med Helsenorge.no. Diskusjon rundt forslag til beslutningspunkt 3: RO: Hdir ønsker et saksdokument som understøtter forslag til beslutningspunkt 3 i saksfremlegget slik at det er konsistens mellom vedtak og hvilke konsekvenser disse får. BN: Vi fremmer en sak til neste møte om rutiner og prosedyrer i regionen. Helse Nord skal behandle helsedirektoratet på samme måte som andre leverandører. HGS: Fra vårt sitt synspunkt så ser beslutningspunktene greie ut og at de legger opp til fornuftig bruk av avtaler. Vi ønsker å se på og lære av hvordan UNN gjør det. Prosjektleder forbereder sak til neste møte. RO ga en kort introduksjon til forprosjektet digitale innbyggertjeneste mot spesialisthelsetjenesten (DIS), se vedlagt presentasjon. Helsenorge vil være en felles brukerflate mot pasienten. Innsynsløsningen til HN er interessant i denne sammenhengen og kan tas i bruk av de andre regionene hvis de ønsker og er klare for det. BN: DIS-prosjektet finansieres og eies av spesialisthelsetjenesten slik at anbefalingene her bør møte regionenenes behov. ESH: Viser til medieomtale om OUS Min Journal : er det noen sammenheng med innsynsprosjektet? Og hvis så, i hvor stor grad har dette prosjektet lært av OUS arbeid med journalinnsyn? RO: Min journal har nå innført en innsynsløsning i epikrise ved innføringen av Dips. Den tekniske tjenesten i Dips som Saken tas til orientering. 5

6 Sak 13- Orientering om standarder for brevmaler i Helse Nord Sak 14- Revidert møteplan for høsten Sak 15- Eventuelt ble utviklet i regi av prosjekt INNSYN i Helse Nord, ble gjenbrukt av Min journal sin etablering. Det er et samarbeide på gang mellom Helsenorge.no og Min journal om å samordne løsningene. EPB: OUS tar i bruk Dips og kan da skalere tjenesten. BN: Det er fint at HN kan være med å utvikle funksjonalitet i Dips som kan gjenbrukes. I HN er vi opptatt av at slike tjenester skal ligge under Helsenorge. TS: Saken ble tatt opp på møte i Klinisk IKT fagråd BN: Det var stor entusiasme om å prøve å standardisere måten det kommuniseres med pasienter på i HN. Det er behov for en gjennomgang av språke. Dette er et bidrag til å standardisere informasjon i regionen. Forslag om å utsette klokkeslett for de neste to møtene til 11-13, ble godkjent av alle deltakere på møtet. BN: Jeg stiller kontrollspørsmålet: Føres prosjektet forsvarlig og godt? BS: Det bør fokuseres på informasjon opp mot i ledergruppen i HF-ene. Det var uheldig at ledelsen hadde lest om saken i mediene før de ble informert. Det var ingen skepsis tilprosjektet som sådan, men prosjektet setter i gang nye tanker om praksis rundt pasientinnsyn. ESH: Det er en utfordring dersom prosjektet fører til endringer i hvordan man fører journal. Dette bør tas opp avdelingsvis der hver avdeling snakker om hvordan deres journal kan bli bedre. FAM: Enig med ESH, men vi opplever ingen utrygghet men det er nødvendig med god nok informasjon nedover i helseforetakene. RB: Vi opplever ingen utrygghet. Vi burde kanskje Saken tas til orientering. De to neste møtene utsettes til kl Prosjektleder kontakter hvert HF og avtaler besøk 6

7 kommunisere dette enda bedre. Det er viktig at de som skal føre journal skal føle seg trygg på journalføringen BN: Jeg foreslår at prosjektleder drar til helseforetakene tidligere en planlagt. God dialog med fagmiljøene er viktig. Vedlegg: Presentasjon: Status for prosjektet (TS). 7