Statusrapport Samlet plan SØ 2015

Transkript

1 1 / 8 Samlet plan SØ 2015 Til styret Sykehuset Østfold

2 2 / 8 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 STATUS OG FREMDRIFT HOVEDAKTIVITETER I PERIODEN OPPNÅDDE MILEPÆLER I PERIODEN PROSJEKTGRUPPER I SAMARBEID MED PNØ (PROSJEKT NYTT ØSTFOLDSYKEHUS) HOVEDAKTIVITETER NESTE MÅNED PLANLAGTE MILEPÆLER MED FRIST STATUS PER OMRÅDE OU-GJENNOMFØRING INNKJØP OG LOGISTIKK PSYKISK HELSEVERN KLINISK IBRUKTAKELSE (KIB) SOMATIKK KVALITET OG DOKUMENTASJON OPPLÆRING SYKEHUSSERVICE OG EIENDOMSFORVALTNING TEKNISK DRIFT UTSTYR FLYTTING ORGANISERING SAMLET PLAN... 8

3 3 / 8 1 STATUS OG FREMDRIFT Denne statusrapporten gjelder for perioden februar-mars Fremdriften er i henhold til plan. 1.1 Hovedaktiviteter i perioden Overordnet dokument for samlet plan SØ er utarbeidet og godkjent av adm. dir Den beskriver ansvar og oppgaver for involverte parter med definerte milepæler som SØ har ansvar for. Det har vært avholdt 3 møter for områdeansvarlige med statusrapportering (fremdrift og risiko fra hvert område). Det er etablert til sammen 24 avdelingskoordinatorer innenfor følgende avdelinger/områder: Sengeområde medisin (avd. for sykepleie) Medisinske poliklinikker Sengeområde: ortopedi, kirurgi, ØNH, KK Indremedisin leger Avdeling for kirurgi (leger, poliklinikk) Psykisk helsevern (KIB 1) Ortopedi: leger, poliklinikk, operasjon Senter for laboratoriemedisin Avdeling for nevrologi (leger, poliklinikk) Radiologi Øre-nese-hals-avd. (leger, poliklinikk) Prehospitale tjenester Øyeavdeling Fysioterapiavdelingen Intensiv og overvåking Dokumentasjonssenteret Akuttmottak, KTP og obspost Teknisk drift Operasjon, anestesi og sterilsentralen Innkjøp og logistikk Kvinneklinikken (leger, poliklinikk, føde) Sykehusservice og eiendomsforvaltning Barn og ungdom somatikk Det har vært avholdt 3 møter for avdelingskoordinatorer. Kontaktperson fra IKT er deltaker i møtene. Alle avdelingskoordinatorene har i samarbeid med sine avdelingssjefer utarbeidet fremdriftsplaner som beskriver aktiviteter fra dags dato og frem til innflytting på Kalnes. 1.2 Oppnådde milepæler i perioden Oppnådd milepæl i perioden: Utarbeide underlag for brukerkonfigurasjon til ulike systemer er levert til fristen Dette innebærer organisasjonskart til og med avdelingsnivå, oppdatert ansvarskontoplan, skisser med foreløpig plassering av fagområder i sengeområder på Kalnes, navneforslag og liste med oversikt over alle bruksromnummer knyttet til fagområder. 1.3 Prosjektgrupper i samarbeid med PNØ (Prosjekt nytt østfoldsykehus) Senter for laboratoriemedisin Det er etablert prosjektgruppe med deltagere fra PNØ og SØ som skal utarbeide en komplett ibruktakelsesplan som beskriver en helhetlig fremdrift for laboratorieområdet.

4 4 / 8 Ibruktakelsesplanen for laboratorie skal beskrive og tidfeste alle nødvendige aktiviteter, alle involverte ressurser og på hvilken måte laboratoriearealene på Kalnes tas i bruk. Sterilsentral Det er etablert prosjektgruppe med deltagere fra PNØ og SØ som skal levere en komplett ibruktakelsesplan for sterilsentralen. Planen skal beskrive alle aktiviteter i forbindelse med oppstart og ibruktakelse av sterilsentralen på Kalnes. 1.4 Hovedaktiviteter neste måned Fortsette arbeidet med prosjektgruppene for senter for laboratoriemedisin og sterilsentral. Gjennomføre månedlig samling med områdeansvarlige og avdelingskoordinatorer. Avklare grensesnitt og tydeliggjøre ansvar og oppgaver mellom sykehusservice og eiendomsforvaltning og teknisk. Beslutte hvilke arealer SØ kan ta i bruk til klinisk ibruktakelse 1 (KIB1), i samarbeid med PNØ. Forberede KIB1. Psykisk helsevern gjennomfører samling. Sikre at prosjekt poliklinikk og dagbehandling gjennomføres i henhold til plan. Starte innføring av konseptuelle løsninger på sengeposter, for eksempel sengetunløsninger og tavlemøter. Fortsette arbeidet med risikovurderinger. Sikre at utstyrsprosjektet følger anskaffelsesprosessen i henhold til plan. Sikre at opplæringsaktiviteter følger plan. Starte planleggingen av flytting (ikke pasienter). 1.5 Planlagte milepæler med frist Plan for bemanning teknisk drift nytt østfoldsykehus ferdig. Søknad om nødvendige myndighetsgodkjenninger er utarbeidet. Overordnet plan for opplæring er utarbeidet. 2 STATUS PER OMRÅDE 2.1 OU-gjennomføring Alle avdelingskoordinatorene har sammen med sine avdelingssjefer utarbeidet fremdriftsplaner som beskriver aktiviteter fra dags dato og frem til innflytting på Kalnes. 2.2 Innkjøp og logistikk Det er utarbeidet en felles prosjektplan som dekker alle aktiviteter og milepæler i logistikkprosjektet og innenfor innkjøp og logistikk i Samlet plan SØ 2015.

5 5 / 8 Modell for ressursbehov for alle funksjoner som tilligger avdeling innkjøp og logistikk er utarbeidet. Denne ble presentert i arbeidsutvalg og programeiermøte. Rollene som koordinator servicegård og AGV ansvarlig er etablert. Nye logistikkløsninger har hatt fokus på tøyautomat. Møte med leverandør og demo på Ullevål er gjennomført. Det jobbes etter en definert plan for revisjon av varekatalog og lager i Moss og Fredrikstad. Planlagt oppstart på Veum før påske. Måling av at bestillinger gjennomføres i SØ økonomi og logistikksystem gjennomføres månedlig. God dialog med avdelingssjefer for oppfølging av utviklingen. Prosjektgruppe med mandat å utrede fremtidig organisering av kontraktsforvaltning er etablert. Frist 1. juni Avd. innkjøp og logistikk inngår i en prosjektgruppe som skal avklare kontraktsoppfølging og -eierskap. Gruppen skal levere et forslag innen juni Psykisk helsevern Fremdrift i henhold til plan 2 avdelingskoordinatorer og 2 ressursgrupper er oppnevnt. o Ressursgruppe 1: Bygningsmessigs avklaringer og ressursgruppe 2: Opplæring Ressursgruppe for KIB1- psykisk helsevern er oppnevnt. Gruppen skal o utarbeide en plan for å sikre driften (og ivareta definerte lovkrav) og ivareta pasientsikkerheten i flytteperioden (før, under og etter innflytting). o utarbeide en detaljert flytteplan som beskriver hvem som flytter når, samt oversikt over forhold som må være avklart i forkant av flytteperioden. KIB1 møte besluttet sentrale prinsipp/forutsetninger. o Ansvarsforholdene mellom DPS og seksjoner på Veum skal i minst mulig grad endres i flytteperioden. o Overordnet plan angående tilgang på personell for å sikre pasientbehandlingen og ivareta lovkrav. o Definert hvilke seksjoner som skal flytte i første pulje, og hvordan pasientene flyttes. Påbegynt «Rusken-aksjon» Planlagt OU-samling. Avdelingskoordinatorene har deltatt i OU-samling sengetun. Samlet oversikt over spesifikke beredskapsprosedyrer (psykisk helsevern) er utarbeidet, med tanke på å legge inn endringsforslag. Vil danne grunnlag for å gjennomføre øvelser. 2.4 Klinisk ibruktakelse (KIB) somatikk Prosjektet er i startfasen. Prosjektkoordinatorer ansatt i 100 %, for å jobbe med KIB. Arbeid med organisering av prosjektet, prosjektdirektiv og milepæler påbegynt. Samling i mai, med involverte grupper med deltakelse fra St. Olavs. Hospital og/eller AHUS, under planlegging. Administrativt samarbeidsutvalg er forespurt om representanter til en arbeidsgruppe, fra de 5 legevakts-distriktene.

6 6 / Kvalitet og dokumentasjon Utarbeidet handlingsplan for ny struktur i elektronisk kvalitetssystem (EK) for ny sykehusstruktur. Godkjent mandat for EK-nettverksgrupper og gruppene er igangsatt. Påbegynt PILOT på ny EK-struktur på intensivavdelingen. Startet arbeidet med myndighetsgodkjenninger, det vil si kartlegginger, dialog med aktuelle avdelingssjefer og oppstart av søknadsprosessen. 2.6 Opplæring Arbeidet med å koordinere opplæring for ibruktakelsesprosjektene IKT (Delta, IMATS, LABDATA og Metavision) pågår (datoer, varighet, metode, kompetansekoder). Arbeidet med å koordinere opplæring i bruk av utstyr i samarbeid med utstyrsprosjektet og leder for medisinsk teknisk avdeling pågår. PNØ testsenter har fått ansvar for å gjøre klar opplærings-/kursbasene for de forskjellige IKT-systemene. Det pågår opplæringsaktivitet på Tuneteknikeren. Jobbet aktivt med å definere aktivitetene i «standardiserte opplæringspakker». Møter med 19 avdelingskoordinatorer avholdt og videre samarbeid er planlagt. Plan for opplæring av legene påbegynt. Planlegging av opplæring i forbindelse med flytting av øyeavdelingen til Moss er påbegynt. 2.7 Sykehusservice og eiendomsforvaltning Organisering av sykehusservice (internt servicesenter, renhold, mat, portør) klar 1. april 2014 og plan for iverksettelse startet. Organisering av eiendom startet. Samarbeid mellom intern servicesenter (IS) og poliklinikkprosjektet angående resepsjonsfunksjonalitet påbegynt. Arbeid med etablering av vaktsentral startet. Arbeid med utarbeidelse av strategier innenfor alle områder tilhørende sykehusservice/eiendom påbegynt; Sikkerhet, Renhold, Mat, Eiendom, Portør, IS. Arbeid for sanering og opprydding påbegynt. Arbeid med å etablere en avtale med ekstern leverandør om flytting, i samarbeid med flytteprosjektet påbegynt. Avrop på nødvendige service- og vedlikeholdsytelser pågår. 2.8 Teknisk drift Fagpersonell/ressurser i teknisk avdeling omdisponeres for å imøtekomme kravet til tilstedeværelse på Kalnes (hospitering) og økt driftsteknisk behov i Moss.

7 7 / 8 Rekrutteringsprosess pågår i Moss (2 stk. elektrikere) og Kalnes (1 stk. kjøletekniker) Avklaring av grensesnitt vedr. ansvarslinjer pågår med o SØ Eiendom (DISE) o SØ IKT o SØ Logistikk o SØ Medtek Arbeid med kontraktseierskap og mottak av utstyrsanskaffelser pågår. Arbeid med driftssentral funksjonalitet og tilhørende arbeidsmetodikk pågår i samarbeid med PNØ. Arbeid med dokumentasjonsleveransen (form og innhold) pågår i samarbeid med HSØ (Helse Sør-Øst) og PNØ. Arbeidet med Rendra-konseptet (BIM /Lydia) pågår i samarbeid med HSØ. Arbeidet med avhendingsprosess av sykehuslokasjoner pågår. Avdelingsrådgiver (koordinator) i teknisk avdeling er ansatt. EK-ansvarlig i teknisk avdeling er ansatt. Opplæringsaktiviteter på Kalnes er påbegynt (høyspent og reservekraft). Saksutredning vedr. verkstedfasiliteter og tilhørende lagerlokasjoner for Kalnes pågår. Aktiv deltakelse i forhold til Prosjekt SØ 2015 Moss (kvalitetssikre leveranseinnhold fra prosjektet, opplæringsaktiviteter og involvere driftsorganisasjonen med tanke på kompleksiteten i nytt bygg og teknisk infrastruktur). 2.9 Utstyr Fremdriften i anskaffelsesprosessen er i henhold til plan. Hybridstue1: Beslutning om å opprettholde dagens opptaksområde for karkirurgi og funksjonsfordeling ble endelig vedtatt av styret i Helse Sør-Øst høsten 2011 (sak ). I saksframlegget pekes det spesielt på den forventede utviklingen innen karkirurgi med økning spesielt i antall hybride og endovaskulære inngrep. På bakgrunn av dette har det karkirurgiske miljøet i SØ utarbeidet en rapport hvor det argumenteres for implementering av hybridstue på en av de eksisterende operasjonsstuene på Kalnes til åpning i Saken er oversendt PNØ for konsekvensutredning. PET CT: Det arbeides med å utarbeide kravspesifikasjon som ivaretar fremtidsrettet teknologi, bruk av flere tracere 2 og derved på sikt muligheter for å utvide pasientgrunnlaget ut over onkologiske pasienter. Automatisert bakteriologi: anskaffelsesarbeid er i sluttfasen. SØs ambisjonsnivå og økonomisk ramme vil være avgjørende for valg av løsning og grad av automasjon. 1 Hybridstue betyr operasjonsstue som er tilrettelagt med avansert røntgenutstyr. Dette gir muligheter for åpen operasjon, samtidig med kateterbaserte teknikker. Utposning på hovedpulsåren og bekkenkar er eksempler på dette. Mye av kateterbasert kirurgi kan gjøres på angiolab på radiologisk avdeling (dette er det også planlagt for). De utstabile, livstruende pasientene som kan tenkes å ha behov for samtidig åpen kirurgi er målgruppen for en hybridstue. 2 Tracere betyr sporstoffer, i denne betydning radioaktivt stoff som injiseres i pasientene. Ved bruk av flere ulike typer er det mulig å diagnostisere flere ulike sykdommer.

8 8 / 8 Økonomi: De tre overnevnte punktene er det ikke tatt 100 % høyde for i eksisterende utstyrsprogram. SØ jobber nå med å lage oversikt over behov for investeringer i 2014/15. Dette for å se om det er muligheter for å dreie deler av de økonomiske rammene, slik at blant annet de overnevnte satsningsområder for SØ kan prioriteres Flytting Prosjektdirektiv er påbegynt. Milepælsplan er påbegynt. Eiendomsavdelingen har innkalt til oppstartsmøte vedrørende utarbeidelse av kravspesifikasjon flytteavtale. 3 ORGANISERING SAMLET PLAN