MANDAT PROGRAMSTYRE IKT FOR NYTT ØSTFOLDSYKEHUS

Transkript

1 Side: 1 av 9 MANDAT PROGRAMSTYRE IKT FOR NYTT ØSTFOLDSYKEHUS Godkjent av: Navn Rolle Stilling Dato Bente Mikkelsen Eier AD HSØ

2 Side: 2 av 9 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Mandat Bakgrunn Formål Parter, roller, og interessefelt Styringsstruktur Organisering av programstyret IKT og IKT-forum Ansvar Omfang og avgrensninger Leveranseansvar Rapportering Eskalering... 9 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Dato Alle Nytt til review T.Bagley Alle Samordnet med mandat for IKTkoordineringsgruppe datert Alle Justert etter innspill i LG i Helse Sør-Øst RHF, Alle Justert etter gjennomgang i møte 24/5 mellom SØ, RHF og SP Alle Justert etter møte i programstyret Ø.Ludvigsen K.A.Lund K.A.Lund Ø.Ludvigsen REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato

3 Side: 3 av 9 1 MANDAT 1.1 Bakgrunn Styret i Helse Sør-Øst RHF godkjente i møte forprosjekt for nytt østfoldsykehus og videreførte prosjektet til utbyggingsfasen. Byggestart var , og sykehuset skal være klart for innfasing av klinisk virksomhet i Helse Sør-Øst RHF har etablert et eget prosjekt (Prosjekt nytt østfoldsykehus- PNØ) med ansvar for å planlegge, prosjektere og bygge det nye sykehuset. PNØ rapporterer til et eget prosjektstyre som er gitt mandat av styret i Helse Sør-Øst RHF. Sykehuset Østfold HF har hovedansvar for å utvikle og tilpasse driftsorganisasjon til det nye sykehuskonseptet slik at definerte mål for effektivisering av driften kan nås. Sykehuset Østfold (SØ HF) effektiviserer hele sin sykehusstruktur i sammenheng med etablering av nytt sykehus på Kalnes. Det er etablert et eget organisasjons-utviklingsprosjekt med ansvar for å strukturere prosesser, organisasjon og teknologi. Flere parter er involvert i arbeidet med å etablere helhetlige IKT-løsninger i nytt østfoldsykehus og i Sykehuset Østfold HF. I tillegg til SØ HF selv (bestiller av IKT-løsninger), er Helse Sør Øst RHF formell byggherre og Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) utøvende. PNØ har et ansvar innenfor anskaffelse av MTU og IKT til Kalnes. Videre har Sykehuspartner, som intern tjenesteleverandør av IKT-løsninger et ansvar innenfor systemforvaltning og leveranser av IKT system og tjenester mot SØ HF. For å sikre tidlig fokus på en helhetlig IKT-leveranse inn mot nytt østfoldsykehus ble det i løpet av forprosjektperioden utarbeidet en IKT-plan for nytt østfoldsykehus. Dette arbeidet ble fulgt opp i 2011, blant annet gjennom utarbeiding av Veikart for IKT. For å sikre at IKT-leveransene prioriteres, finansieres og koordineres i et samlet leveranseløp ble det høsten 2009 etablert en styringsstruktur bestående av PNØ, SP og SØ. Fra april 2012 er denne utvidet til også å omfatte Helse Sør-Øst RHF. Følgende dokumenter ligger til grunn for arbeidet: Dokumentnr Revisjon Dato Navn ØF-0000-Z-AA Forprosjekt Nytt østfoldsykehus ØF-0000-F-AA Plan for IKT-systemer Områdeplan for Sykehuset Østfold Perioden Veikart IKT nytt østfoldsykehus Samletplan for IKT IKT områdeplan SØ

4 Side: 4 av Formål De flerste oppgaver knyttet til planlegging, gjennomføring, ferdigstillelse og ibruktaking av nye sykehuset i Østfold løses i linjen i de respektivte organisasjoner og/eller gjennom de ordinære samarbeidsareaner som er etablert. På IKT området hvor det er flere parter som skal levere deler av løsningen, med delt budsjettansvar, samtidig som det er sterke grensesnitt/avhengigheter vil det være hensiktsmessig med en felles IKT styring. Formålet med dette dokumentet er å beskrive mandatet for en felles styringstruktur for etablering av IKTløsninger i det nye sykehuset i Østfold, slik at alle aktørene er representert for å sikre en felles og koordinert resursinnsats mellom Sykehuset Østfold, Prosjekt nytt østfoldsykehus, Sykehuspartner og Helse Sør-Øst RHF. 1.3 Parter, roller, og interessefelt Fire parter er involvert i prosjket nytt østfoldsykehus og tilhørende oppgradering av sykehusstrukturen i SØ HF sett fra et IKT perspektiv. Dette er: HSØ RHF SØ HF Interessefelt: Hele sykehusstrukturen i SØ HF samt muligheten for å bredde løsninger regionalt Rolle: Formell byggherre for det nye sykehuset Rolle: SP IKT sin oppdragsgiver på den IKT SP skal levere/bidra i mot PNØ/Kalnes. Rolle: Premissgiver for IKT i regionen Interessefelt: Hele sykehusstrukturen i SØ HF Rolle: Ansvarlig for funksjonelle krav/funksjonelt målbilde Rolle: Bestiller i forhold til SP Rolle: Ansvarlig for oppgradering av eksisterende sykehusstruktur inkl. konsekvenser vis-á-vis IKT Rolle: elektronisk samhandling med andre HF PNØ SP Interessefelt: Etablering av nytt sykehus på Kalnes Rolle: Utøvende byggherre Rolle: Ansvar for et sett med entrepriser inkl flere IKT relaterte Interessefelt: Hele sykehusstrukturen i SØ HF relatert til IKT inkl. for å bredde løsninger regionalt med fokus på effektivisering og QoS på IKT leveranser i regionen, ihht bestillinger og gjeldende driftsavtaler. Rolle: IKT systemforvalter og driftsleverandør i regionen inkl vis-á-vis SØ HF Rolle: Ansvarlig for leveranse av eksisterende applikasjoner og system så vel som nye, oppgraderte system (gjennom for eksempel fellesregionale program) til dagens og morgendagens sykehusstruktur i SØ HF. Rolle: Ansvarlig for å sikre at nye IKT system passer inn i den regionale strukturen og bidrar til en mer effektiv og forbedret QoS leveranse.

5 Side: 5 av Styringsstruktur Styringsstrukturen skal inneholde nødvendige fora på både fag- og ledelsesnivå. Arbeidet skal baseres på en Samlet plan for IKT med utgangspunkt i IKT-plan for nytt østfoldsykehus. Samlet plan for IKT skal gi en totaloversikt over prioriterte leveranser frem til idriftsettelse, inklusive opplæring. PNØ har ansvar for å utarbeide og ajourholde planen, i samarbeid med de øvrige aktører. Det etableres et programstyre for IKT som ledes av AD ved SØ. Helse Sør-Øst RHF skal gjennom sitt eieransvar blant annet: Definere rammer og legge føringer for regionale løsninger Sikre finansiering gjennom fastleggelse av budsjettrammer for regionen og det enkelte HF I programstyret framlegger IKT-ansvarlig for den enkelte organisasjonsenhet rapportering av status innenfor sitt ansvarsområde. Programstyret skal foreta felles prioriteringer og samordne leveransene og sikre god opplæring av brukere. Programstyret skal sikre prioritering av IKT-leveranser innenfor godkjente budsjett. For å sikre kontinuerlig samordning av leveransene, etableres et IKT forum. IKT forum skal sikre at ulike leveranser til enhver tid er nødvendig koordinert. IKT Forum skal forberede saker til behandling i programstyret. IKT forum er også ansvarlig for utvikling av og eventuelle endringer i Samlet plan for IKT er tilstrekkelig koordinert før fremlegging og godkjenning i programstyret. PNØ og SP skal sikre nærmere koordinering av respektive leveranser gjennom en egen samarbeidsavtale. 1.5 Organisering av programstyret IKT og IKT-forum Programstyre IKT SØ HF o Adm.direktør Just Ebbesen (leder) HSØ RHF o Teknologi direktør Thomas Bagley o Økonomidirektør Hanne Gaaserød PNØ o Prosjektdirektør Dag Bøhler SP o Direktør SP IKT Cato Rindal Programstyrets sekretariatfunksjon ivaretas av PNØ v/ Prosjektsjef Øyvind Ludvigsen IKT-Forum IKT-Forum består av følgende medlemmer:

6 Side: 6 av 9 SØ HF o Teknologi direktør Terje Gårdsmoen HSØ RHF o Leder teknologiutvikling Ketil Are Lund PNØ o Prosjektsjef IKT Endre Engvik, sektretær SP o Programleder Fillip Hasley Medlemmene av IKT-Forum møter fast i programstyret. Leder for IKT-Forum er Programstyrets sekretær. 1.6 Ansvar Programstyret er øverste ansvarlig for alle IKT integrasjonsprosjekter og skal godkjenne mandater for de ulike enkeltprosjektene, koordinerer den totale prosjektinnsatsen, sikre at ressurser blir tilført og grensesnitt blir ivaretatt. Følgende området ligger til programstyret å beslutte og effektuere: Totalt IKT løsningsdesign m/forventede integrasjoner. Sikre at nødvendig koordinering av leveranser fra PNØ, SP, fellesregionale prosjekter etc til SØ i perioden er i samsvar med behov og planer. Handle innfor budsjett tildelt for prosjekt/program 1.7 Omfang og avgrensninger Følgende overordnede milepæler legges til grunn (se figur): Innføring av ny systemfunksjonalitet i Fase 1 i SØ ferdig til 4. kvartal 2014 Gradvis klinisk drift i nytt sykehus fra Full klinisk drift i nytt sykehus fra Frysperiode i innføring varer fram til løsningene i nytt sykehus er stabilisert Formatert: Norsk (bokmål)

7 Side: 7 av 9 Omfang Fase 1 SØ og SP er ansvarlig for å identifisere/kartlegge behov, anskaffe, teste og implementere løsninger i fase 1. I denne fasen vil det være tett dialog mellom SØ og SP. SP vil i denne fasen definere FDV (Forvaltning, Drift og Vedlikehold) krav på IKT som skal ligge til grunn for systemene som settes opp både i fase 1 og 2, inklusive FDV krav som vil gjelde for PNØ sine entrepriser på Kalnes. Avhengigheter og krav til fase 2 må identifiseres og sikres. Dette ivaretas ved at SP identifiserer og sikrer disse overfor PNØ. Likeledes skal SP beskrive hvilke behov som forventes løst etter innflytting i Fase 3. Omfang Fase 2 PNØ er i denne fasen ansvarlig for å anskaffe, integrere og sikre test, prøving og en sikker og trygg forberedelse til og innflytting i det nye sykehuset. SP har spesifikke IKT leveranser inn i denne fasen som må organiseres tett inn mot PNØ. SP skal levere IKT system og tjenester (integrasjon og test) til PNØ, samtidig som SP skal levere FDV og integrasjons/test krav til PNØs entreprisestruktur og spesifikke entrepriser som skal være en del av kravstrukturen/kravbasen. SP skal i dette arbeidet forholde seg til PNØ sine planer og strukturer. SP og PNØ skal etablere en nærmere avtale som sikrer en nødvendig samordning av leveransene i Fase 2 på Kalnes. SP vil levere IKT løsninger til SØ/Kalnes utover det som leveres gjennom PNØ. Dette skal koordineres mot PNØ i den grad dette er relevant/nødvendig.

8 Side: 8 av Leveranseansvar PNØ PNØ sine leveranser er avklart gjennom godkjent forprosjekt og spesifisert i egne systemnotater. Leveransene omfatter følgende entrepriser innenfor IKT-området: 5001 IKT-infrastruktur 5301 Telefoni 5401 Sikkerhetssystemer 5402 Ressurs- og prosesstyringssystem med meldingsvarsler 5403 Pasientsignal 5701 IKT-kabling 5901 IKT-utstyr 5003 Sengetunsapplikasjon I tillegg kommer IKT-systemer knyttet til styring av tekniske anlegg og logistikkløsninger, som blir håndtert av PNØ i den ordinære byggesaken. PNØ er ansvarlig for å gjennomføre de IKT-anskaffelsene med det innhold som er definert i godkjent forprosjekt på linje med øvrige anskaffelser i prosjektet. SP deltar i spesifikasjon av entreprisene for å sikre grensesnitt og harmonisering mot regionale standarder og løsninger, samt forutsetninger for drift av løsningene SP skal motta etter ferdigstillelse. Videre deltar SØ i arbeidet på basis av omforente retningslinjer mellom SØ og PNØ for å sikre forankring og eierskap til løsningene. PNØ har også ansvar for å levere medisink-teknisk utstyr (MTU) til nytt østfoldsykehus. Grensesnitt og integrasjoner mellom IKT og MTU må sikres gjennom arbeidsprosessen. Sykehuspartner SP skal etablere et leveranseprosjekt med dedikerte ressurser for nytt østfoldsykehus. SP skal: Etablere ny IKT-tjenesteplattform på Sykehuset Østfold HF innen utgangen av Tjenesteplattformen skal videreutvikles til å omfatte løsning for nytt sykehus på Kalnes, inkludert integrasjonsplattform. Samhandle med PNØ i utvikling av kravspesifikasjoner for PNØ sine leveranser og delta i oppfølging av og mottak av disse løsningene på Kalnes. Levere applikasjoner til SØ i samsvar med regionale retningslinjer og bestillinger fra SØ Sikre flytting og tilgjengeliggjøring av applikasjonene til Kalnes før innflytting og ibruktakelse SØ Sykehuset Østfold HF skal: Prioritere og bestille systemløsninger (applikasjoner) innenfor økonomiske rammer som stilles til disposisjon. Utarbeide planer for implementering, opplæring og ibruktakelse tilpasset prosjektets fremdrift og risikoprofil.

9 Side: 9 av Rapportering Programstyret rapporterer til styret i Sykehuset Østfold HF, prosjektstyret for PNØ og driftsstyret i Sykehuspartner. Rapporteringen videre til HSØ AD skjer på ordinær måte fra de respektive styrer som del av den ordinære rapporteringen. Koordinering med fellesregionale prosjekter og inititiv i SP gjørs løpende som en del av den regionale porteføljestyringen for IKT i regionen Eskalering Ved uenighet i programstyret skal saker eskaleres til AD i HSØ.