Programstyre IKT nytt østfoldsykehus

Transkript

1 Prosjekt nytt østfoldsykehus Tuneveien Sarpsborg Protokoll Styre: Sted: Programstyre IKT nytt østfoldsykehus Grev Wedels plass Dato: Tid: kl Dok. nr Følgende medlemmer møtte: Just Ebbesen Cato Rindal Dag Bøhler Thomas Bagley Ole Johan Kvan Hanne Gaaserød Christian Falkenberg-Jensen Øyvind Ludvigsen Øvrige faste deltagere: Endre Engvik Ketil Are Lund Terje Gårdsmoen Gjester: Erik Leenderts Hans Martin Hovengen, Leder, Programleder, sekretær Innkalling og saksliste ble godkjent. Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvaret for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 11 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med Helse Sør-Øst RHF.

2 SAKER TIL BESLUTNING (B) B Protokoll fra møtet Protokoll fra møte den godkjennes. B Beslutninger fra møtet I sak var opprinnelig utgått fra sakskartet før møtet. Under dette punktet listes det opp viktige beslutninger/fokusområder som programstyret ba om at det fokuseres på i det videre arbeid. Sakene listet opp i denne saken var ikke del av innkallingen og ble besluttet satt opp som egne punkter i møtet. B 81A-2012 Forenklet bruk av HSØ prosjektmodell Det ble i møtet diskutert i hvilken grad HSØ PPM stegvise modell med beslutningstrinn må følges for alle anskaffelsene definert i master scope. Bakgrunnen for diskusjonen er at det på grunn av tilgjengelig gjennomføringstid er behov for en mer direkte tilnærming hvor foranalyser og forprosjekt i større grad samkjøres. I de tilfellene hvor det er behov for foranalyser søkes disse gjennomført med minimal ressursinnsats. Denne saken var ikke forberedt, men fremmet av programstyrets leder basert på diskusjonen i møtet. Programstyret besluttet at det skal legges til grunn en forenklet bruk av HSØ PPM modell i gjennomføringen. Dette prinsippet skal legges til grunn for saker vedtatt i dette møtet og i foranalyser/forprosjekt besluttet i tidligere møter der hvor dette kan fanges opp i pågående arbeid. B 81B-2012 Oppfølging mot programstyret for det regionale plattformprosjektet Det ble i møtet diskutert risikoforhold rundt leveransene fra plattformprosjektet. Denne saken var ikke forberedt, men fremmet av Programstyrets leder basert på diskusjonen i møtet. Leveransene fra plattformprogrammet til SØ er tidskritisk og styrende for implementering av tjenester. Det foreligger ingen forpliktende leveransedatoer fra plattformprogrammet. Sen implementering av plattform betyr at nye tjenester først må implementeres på eksisterende plattform for deretter senere å flyttes over på ny plattform. Dette gir økte kostnader og økt risiko i forhold til gjennomføringstid. 2

3 Programstyret ba om at de medlemmene i programstyret IKT som også er medlem i i programstyret for plattformprogrammet tar opp de forholdene som ble drøftet i programstyrets møte og stiller krav om at plattformprogrammet fastsetter forpliktende leveransedatoer til SØ. B 81C-2012 Risikoforhold Programleder presentert i sak en risikomatrise med mange risiki med høy sannsynlighet og høy konsekvens. Programstyret var bekymret over den samlede risikovurderingen. Programstyret ba om at risikomatrisen kvalitetssikres samt at de tiltak som programstyret la til grunn reflekteres inn i risikomatrisen. Videre ba programstyret om at det iverksettes tiltak for å redusere den samlede risiko. Programstyret ba om at det vedlegges protokollen en beskrivelse av kriterier for kategorisering av risikoforhold, samt at det identifiseres ansvar for oppfølging og iverksetting av enkelt tiltak. B 81D-2012 Organisering I sak ba programstyret om at det skal etableres en grunnpakke for leveranse inn mot nytt sykehus. For å sikre best mulig gjennomføringskraft og styring av disse leveransene er det behov for å gjøre en vurdering av og foreslå en alternativ organisering for gjennomføring og implementering. Prosjektstyret besluttet at det skal gjennomføres en alternativ vurdering av den samlede organisering av gjennomføring og implementering. Dette fremmes som egen beslutningssak i neste møte. Saken følges opp av HSØ IKT som overordnet ansvarlig for de samlede IKTleveransene til nytt Østfoldsykehus. 3

4 B MTU integrasjonsløsninger, Sykehuset Østfold Programstyret IKT nytt Østfoldsykehus gir sin tilslutning til start B3 forprosjekt (ihht. HSØ RHF PPM-modell) for etablering av integrasjonsløsninger mellom medisinteknisk utstyr & IKT løsninger i Sykehuset Østfold. Denne må sees i sammenheng med MTU strategi (SP) og anskaffelser av MTU systemer gjennom PNØ/SØ. Arbeidet starter med en gjennomgang av integrasjonsbehov for MTU-anskaffelsene til PNØ. Manglende beslutninger ved ikke å gjennomføre foranalyse (B2) fanges opp i B3 beslutning, ref sak Ref. ID i IKT samlet plan: SØ M13 B Pasientsentriske løsninger Programstyret IKT nytt Østfoldsykehus gir sin tilslutning til oppstart (ihht. HSØ PPMmodell, ref sak ) for pasientsentriske løsninger for SØ (Cluster 1). Dette omfatter i utgangspunktet følgende, men analysen skal vurdere hele pasientflaten samlet: Kunde selvbetjeningssystem Pasient guiding til rom og køhåndtering Lokal pasient portal Community løsning for pasienter, pårørende, personell Ref. ID i IKT samlet plan: SØ-A53, SØ-A52, SØ-C31 og SØ-F60 B Sykehus test prototyp Programstyret IKT nytt Østfoldsykehus gir sin tilslutning til oppstart (ihht. HSØ PPMmodell, ref sak ) for sykehus test prototype. Ref. ID i IKT samlet plan: SØ D62 4

5 B Foranalysen fra SP 1. Programstyret godkjenner foranalysen og forutsetter at detaljerte kommentarer fra HSØ, SØ og PNØ innarbeides i det videre arbeid med forprosjektet. 2. Programstyret godkjenner umiddelbar oppstart av forprosjektfasen og aktiviteter på kritisk linje. 3. Programstyret legger til grunn at forprosjektet utvikles av SP i nær dialog med HSØ, SØ og PNØ. Sykehusapotekene trekkes inn prosessen ved behov. 4. Programstyret ber om at det utarbeides et revidert estimat til Budsjett for gjennomføring av B3 (forprosjekt) legges fram den Programstyret legger til grunn at arbeidet gjennomføres innenfor godkjent budsjett. B Master scope (Bestillingslisten) Programstyret ba om at IKT-forum gjennomgår master scope med sikte på ytterligere prioriteringer slikt at samlet scope reflekterer en grunnpakke som skal implementeres og være klar til ibruktagelse av nytt sykehus. Forslag til grunnpakke legges fram som beslutning i uke 45. Grunnpakken skal deretter legges til grunn for det videre arbeid. ORIENTERINGS- OG TEMASAKER (O) O Orientering om status fra programleder Programstyret tar saken til orientering. Sentrale diskusjoner fra gjennomgangen er tatt inn i øvrige beslutningssaker fra møtet. 5

6 O Utkast til programdirektiv Programstyret vedtok at saken utsettes til etter at organisasjonsmodell for gjennomføring og implementering er besluttet. O Public 360 Saksbehandlingssystem Programstyret IKT nytt Østfoldsykehus orienteres herved om at anskaffelse av Public 360 håndteres av SØ HF som en ordinær driftssak. Programstyret tar dette til orientering Ref. ID i IKT samlet plan: SØ C30 O Pasientidentifikasjon Programstyret IKT nytt Østfoldsykehus orienteres herved om at løsning for pasient identifikasjon gjennomføres som del av løsning for Sporing (ID: SØ-B15) Programstyret tar saken til orientering. Ref. ID i IKT samlet plan: SØ-A61 O Orientering om tjenestepris til PNØ og SØ Saken ble ikke behandlet Eventuelt Ingen saker behandlet Øyvind Ludvigsen, referent. (sign) 6