ROS 2 for KIB 1,5 og KIB 2 med PNØ og SØ v5

Transkript

1 ROS 2 for KIB 1,5 og KIB 2 med og v5 Mål Sikre en trygg overgang mellom utbygging og drift og en robust igangsettelse av prøvedrift operasjon fra og KIB 2 Dato: Deltakerliste: Nina Kristiansen (), Endre Engvik (), Øivind Ludvigsen (), Per Nes (), Kim Østenby (), Elisabeth Gudmundsen (), Frank Engen (), Hilde Andersen (SP), Helge Stene-Johansen (), Terje Gårdsmoen (), Hans Jørgen Torgersen (), Ole Tangen (), Svanhild Rød Løkken (), Thea Koren () Fasilitatorer: Finn Brenno (), Eirin Finnanger (), og Carina Brimsholm () versjon versjon versjon versjon 7 Risikofaktorer slått sammen fra versjon3 for å gjøre omfanget bedre håndterbart. Ytterligere sammenslåing av versjon 4 samt sletting av enkelte rader i versjon 4 (møte mellom Carina, Eirin og Finn). Justert på ordlyden i ID nr 5, 18 og 22 (fra Arbeidsutvalgsmøte ) Gjennomgått i kontaktmøte (-) ID Risikofaktor Konsekvens S K R Tiltak Ansv Frist Feiler i prosjektgjennomføring 1 Blir ikke ferdig med valideringen iht planen Forsinker ibruktakelse av operasjon og lab 0,1 7 0,7 Endrer omfang for validering 2 Får ikke testet nye IKTløsninger og utstyret i tide (gjelder, SP og ) (lab, rtg og telefoni) (pga. bl.a. ressursutfordringer) Kan påvirke pasientbeh Forsinker ibruktakelse 0,7 3 2,1 Utarbeide detaljert liste over kritiske systemer behandles i kontaktmøte for å iverksette tiltak. Utkast til tiltakliste fra Endre bearbeides i samarbeid med og SP. 3 Manglende ferdigstillelse av SD anleggene Dårlig inneklima Får ikke validert Får ikke tatt ibruk arealer lab, opr og sterilsentralen 0,7 3 2,1 Prioritere viktige arealer Redusere funksjonalitet for å komme i mål til KIB2 Fremdriftsplan for valideringe og SD anlegg er kalibrert. 8 Har ikke alle prosedyrer på plass i tide Forsinket opplæring Reduserer verdi av testing Stress og misnøye 0,3 5 1,5 Prioritere kritiske prosedyrer Etablert struktur for oppfølging av produksjon av prosedyrer Organisering og ledelse svikter Side 1 av 6

2 ROS 2 for KIB 1,5 og KIB 2 med og v5 5 Krevende samarbeidsrelasjon mellom aktørene. Problem med å opprettholde tidsfrister presset samarbeidsklima SP, og unødig tidsbruk, forsinkelser på aktiviteter Aktivietet både fra og i samme arealer 0,3 5 1,5 Etablert ny oppfølgingstruktur i Tydeliggjøre aktivieter etter eierskifte //SP 9 Har ikke god nok felles (,, SP, SA) lederforankring avviker fra vedtatte planer 10 Overgang OU prosjektet/mottaksprosjektet versus drift 11 Vanskelig å skille endringsønske fra feil og mangler Kommer mange endringsønsker som må behandles Uklare kommunikasjonskanaler og punkter for eskallering «korridorbeslutninger» tar beslutninger på feil grunnlag unødig tidsbruk Dårlig gjennomføring av nye aktivitere Er ikke tro mot beslutninger noen tror de får noe annet enn det i får Manglende oppfølging av konseptet Manglende kontinuitet Manglende ivaretakelse av helheten Mye ekstraarbeid Forsinker driften Skaper uro og støy 0,3 5 1,5 Kontaktmøte hver 14 dag ut prosjektets levetid Faste AD møter Etablere felles» war room» mellom, og SP i innflyttingsfasen 0,5 5 2,5 Utarbeide plan for oppfølging og videreutvikling etter innflytting. OU omorganiseres for oppfølging og videreutvikling i 2016 (fase1) Etablere stabs-team rundt avdelingssjefene som skal bidra til å sikre at vedtatt konsept følges Avdelingskoordinatorer opprettholdes en viss tid etter innflytting. Besluttet avviklet Ivaretas i strategiarbeidet ,7 3 2,1 Utarbeidet prosess for behandling av innmeldte saker til AU Utarbeide informasjonsplan Utarbeide systemløsning Felles //SP 13 Stor arbeidsbelastning kan føre til Sykefravær/fravær av nøkkelpersoner Teknikk og teknologi svikter Sykefravær unødig tidsbruk forsinkelser 0,5 3 1,5 Ressursstyring som sikrer kontinuerling oppfølging og understreke nødvendigheten av at informasjon deles. 14 Får ikke testet bygg /løsinger før full drift (kapasitetstesting) Det dukker opp ukjente feil og mangler som er kritistke 0,3 7 2,1 Prøvedrift operasjon Kritiske IKT kontrakter overtas først i februar 2016 Felles 15 Manglende informasjonsdeling av leveranser underveis på konsekvens og fremdrift Det dukker opp ukjente feil og mangler som er kritistke Påvirker fremdriften 0,3 9 2,7 Sikre kvalitet på leveransen av dokumentasjon av sykehuset Øke møtehyppigheten for testforum for å sikre informasjonsflyt Viderefører og utvikler driftsforum for å sikre informasjonsflyt Benytte eksisterende møtefora Side 2 av 6

3 ROS 2 for KIB 1,5 og KIB 2 med og v5 16 Kritiske feil og mangler fra - leveranser kan gå utover drift Manglende egenkontroll fra entreprenørene Manglende planlegging og koordinering av tester Manglende funksjonstesting i klinisk virksomhet (teknikk, bygg) Økonomi - overskridelser Går utover drift Truer innflytting Misnøye fra brukerne, omdømme blir sittende og drifte KIB 1 oppgaver Forsinket KIB 1,5 og KIB 2 unødig ressursbruk medarbeidere er ikke tilgjengelig 0,3 9 2,7 Aksjonsmøter, driftsråd, testforum, beredskap må ta ansvar tidligere Egen beredskapsplan Prøvedrift på anlegget Etablere møter med de store entreprenører for å verifisere kontrakter Testforum må vurdere evt flere tester 18 Har ikke avsatt risikomargin i forhold til vedtatt budsjettet Uforutsette eksterne forhold Realisering av nye konsepter og nye arbeidsprosesser tar lang tid Fullføring av påbegynte leveranser tar lang tid Ressursmangel gjør at planlagte aktiviteter ikke blir gjennomført Overskrider budsjett 0,7 5 3,5 Innført innkjøpstopp i Møbler, inventar og IKT utstyr Prioritere og styre aktiviteter og endringer i konsept og bygg 20 Media manglende lojalitet for varlingsrutiner ansvar og roller Mangler i beredskapen Usikkerhet for pasient og pårørende Dårlig omdømme Feilinformasjon 0,3 5 1,5 Må følge gjeldende prosedyrer i og Utarbeide kommunikasjonsplan Felles 22 Kritistik for igangsetting og stabilisering av drift at bygger opp kapasitet og kompetanse til å overta driftsansvaret før nedbemanner og Entreprenører demobiliserer og r ikke er tilgjengelig 24 Har ikke etablert drifts og vedlikeholds service /avtaler ift behov Opplæring har feilet Går utover drift For dårlig overtakelse Manglende kompetanseoverføring Behov for å kjøpe tjenester Tar lang til å gjøre kooritive tiltak 0,1 3 0,3 Nøye planlegging og synkronisert bemanningsendring Forlenget engasjement til enkelte i Dyrt og dårlig service 0,5 3 1,5 Gjennomgang av kontrakter mellom kontraktseiere i og der det er behov /SP 25 Medarbeiderne er ikke godt nok forberedt til flytting Har ikke tilpasset god nok opplæring før innflytting (utstyr, IKT) noen tror de får noe annet enn det de i får unødig tidsbruk 0,3 5 1,5 Utarbeidet opplæringsplan i samarbeid med avdelinger Gjennomfører preintrodager, introdager og avdelingsspesifikke opplæringer Etablert «treningstun» for å øve på arbeidsprosesser knyttet til IKT Side 3 av 6

4 ROS 2 for KIB 1,5 og KIB 2 med og v5 27 Manglende ressurser/kapasitet/ kompetanse i til forvaltning av nye IKT løsninger / nye arbeidsprosesser Annet Brukerfeil Kan gå utover pasientsikkerheten Ting tar lenger tid For ikke innført konseptet 0,3 7 2,1 Utarbeide og etablere plan for forvaltning 31 Ombygging av 4. etg (hotellpost, øye akuttfunksj.) rett etter eierskifte (tid, avklaring og enighet om mangler) utgår 32 Dårlig vær/uforutsette hendelser på flytttedagene Påvirker innflyttingen 0,3 3 0,9 Be om vurdering fra ang. konsekvenser og bistand. Trekker fokus bort fra KIB 2 Kan påvirke tverrgående systemer ventilasjon, gass, vann, kjøling etc fremtidige reklamasjoner, parall drift i ombyggingsperioden - ressursbehov Forsinker flytting 0,1 9 0,9 Følge med på langtidsvarsel værmelding Utarbeide plan for beredskap, vegvesen, Forberede med utpakningstelt for å sikre inntransport Forberede med blå-sokke stasjoner Forberede for matter innendørs der inntransport skjer 33 (fra ROS 1) Manglende kompentanse hos SP ved drift og forvaltning Prosjektressurser må prioirtere drift fremfor oppgaver frem til KIB 2 Oppstartsproblemer og brukerfeil 0,5 5 2, : Overført fra ROS1 analysen SP drift/forvaltning må gjøre seg kjent med nye systemer og arealer. Det må etableres rutiner for bistand fra prosjektene Øke deltakelsen fra linjeorganisasjonen i prosjektene for å øke kunnskapen om systemene de skal ha et driftsansvar for. Sykehuspartner utarbeider en opptrappingsplan over ressurser som skal drifte og forvalte løsningene levert av. Opprettholde ELS (samdrift) frem til tilstrekkelige dokumentasjon og kompetanse er etablert (og overlevert). Forsterke Sykehuspartner med løsningsarkitekturkompetanse i drift og forvaltning.( mot KIB 2) / SP S = Sannsynlighet (max 0,9 poeng) *Fargekode: Rød farge høy prioritet K = Konsekvens (max 9 poeng) Gul farge middels prioritet R = Risikofaktor, sannsynlighet multiplisert med konsekvens Grønn farge lav prioritet Side 4 av 6

5 ROS 2 for KIB 1,5 og KIB 2 med og v5 AKSEPTANSEKRITERIER: Følgende akseptnivå gjelder i prosjektet: Risikoområde (GRØNN): 0 1 Akseptert risiko, ingen spesielle tiltak vurderes Risikoområde (GUL): 1 4 Område hvor tiltak for å redusere risiko vurderes Risikoområde (RØD): > 4 Uønsket situasjon og tiltak må iverksettes Figur 1: Risikomatrise Identifiserte risiko skal angis i en risikomatrise som angitt nedenfor: Sannsynlighet Virkning ,9 0,7 2, 3, ,5 13, 24 10, 33 0,3 31 8, 5, 9, 20, 25 14, 27 15, 16 0,1 22 1, 32 Endring fra forrige kontaktmøte: Reduserte risiko: Risiko utgår: Økte risiko: Ingen Nye risiko: ingen Sannsynlighetsskala Veiledende tekst Sannsynlighet Hendelse som nesten helt sikkert vil oppstå 0,9 Hendelse som kan oppstå 0,7 Hendelse som kan/ikke kan inntreffe 0,5 Hendelse som ikke forventes å oppstå 0,3 Hendelse som veldig sjelden oppstår 0,1 Side 5 av 6

6 ROS 2 for KIB 1,5 og KIB 2 med og v5 Veileder KONSEKVENSSKALA VIRK- NING KOST FRAMDRIFT OMFANG KVALITET BEHANDLINGS- NIVÅ 1 Håndteres innenfor budsjett til den enkelte kontrakt Mindre justeringer innenfor den enkelte kontrakt som ikke påvirker andre. Mindre justeringer/tilpasninger som anses som naturlig prosjektutvikling/ mengderegulering Kostnadsmessig håndtering innenfor uspesifisert i det enkelte Kvalitetsendringer/justeringer som verken påvirker LCC beregninger og/eller SHA. OR 3 Håndteres innenfor budsjett til den enkelte PS. 5 Forhold som har tverrfaglige konsekvenser og krever omdisponering av budsjettmidler mellom de ulike utbyggingsområdene eller finansiering fra prosjektdirektørens reserve, innenfor P50. 7 Forhold som krever behandling av styre. 9 Forhold som krever finansiering ut over godkjent ramme. Mindre justeringer innenfor den enkelte kontrakt som kun påvirker andre kontrakter innenfor samme utbyggingsområde og som ikke påvirker kritisk linje. Forhold som påvirker flere entrepriser og/eller kritisk linje. Endringer i prosjektets milepælleveranser/ Masterplan Endret leveringstidspunkt. kontraktsområdet. Justeringer/tilpasninger som anses som naturlig prosjektutvikling men som kan berøre flere entrepriser innenfor et område, men som kan håndteres økonomisk innenfor områdets uspesifiserte kostnader. Endringer som krever beslutning av prosjektdirektøren (håndteres gjennom PSB) og som krever finansiering fra prosjektdirektørens reserver eller fra uspesifisert fra flere områder. Forhold som krever behandling av styre. Endringer av omfang som krever finansiering ut over godkjent ramme Kvalitetsendringer/justeringer som kan påvirke andre deler av leveransen innenfor et utbyggingsområde. Forhold som kan påvirke LCC og/eller SHA. Kvalitetsendringer/justeringer som kan påvirke andre utbyggingsområder. Forhold som kan påvirke LCC og/eller SHA. Forhold som i vesentlig grad påvirker LCC og/eller SHA eller øvrige kvalitetsstandarder. Forhold som kan medføre betydelig risiko for stabil drift ved ibruktagelse. Forhold som kan gi kostnadsmessige konsekvenser ut over godkjent kostnadsramme. Forhold som i vesentlig grad påvirker LCC og/eller SHA eller øvrige kvalitetsstandarder gitt i bestillerdokument. Forhold som kan gi kostnadsmessige konsekvenser ut over godkjent ramme. Prosjektsjef Prosjektdirektør Prosjektstyre Prosjektstyre Side 6 av 6