MANUAL. IST rom og ressurs Et ressursplanleggingssystem basert på GP Untis. Versjon 2010

Transkript

1 MANUAL IST rom og ressurs Et ressursplanleggingssystem basert på GP Untis Versjon 2010 gpuntis Support Web: Mail: Telefon: IST International Oslo Postboks 4799 Nydalen Bodø Postboks 450 Lille- Postboks 433 Bankkonto: Software Technology AS 0421 Oslo 8001 Bodø hammer 2603 Lillehammer Telefon: Telefon: Telefon: Organisationsnr: Fax: Fax: Fax: NO MVA

2 Introduksjon...4 Generelt om gp-untis og datautveksling med IST Rom og Ressurs...5 Tidslinjer...6 Import av bestillinger (valgfri tilleggsmodul)...6 Generelle funksjoner...7 Vindushåndtering og lister...8 Tilordninger av elementer...9 Bestillingsoversikt...10 Systemdokumentasjon...12 Administrator...12 Laste opp fil fra GP2009 Untis til IST ROM OG RESSURS...12 Grunninnstillinger IST ROM OG RESSURS...14 Opprette brukergrupper...15 Definere rettigheter...16 Opprette brukere...19 Grunndata...21 Rom...21 Ressurser...23 Bygg...24 Avdelinger...24 Skoleår...25 Ferier...26 Tidsrom...26 Tidssperrer for bestilling og forespørsler...26 Fargeinnstillinger...27 Offentlig tilgang til timeplanene og innstilling av timeplanene Timeplanformat...30 Oversiktsformat...32 Nyheter...33 Bestillingslisten...34 Romkollisjoner...34 Læreroversikt...35 Bestillingsrestriksjoner...36 Romkollisjoner...37 Vedlikeholdsfunksjoner...39 Sperre bestillinger...39 Sperre system...39 Aktive bruker...39 Sikkerhetskopi...39 Om IST Rom og Ressurs...39 Nytt i versjon Bruk av ulike ukeoppsett...40 Begrense visning av timeplanen Oppdatering...42 Angi størrelsen på timeplanruten...43 Importere ressurslister...43 Romsperringer...44 Info til elevene...44 Timeplanformat farger fra Untis...45 Manual for vanlige brukere av systemet...47 Innlogging...47 Allment...48 Bestille rom Sende romforespørsel...48 Bestille rom - Fremgangsmåte...49 Romoversikt...49 Kursmatriell Timeplaner

3 Romoversikt utvidet søk...51 Bestille rom - detalj søk på rom...52 Søkekriterier...53 Utvidet søk...54 Inkludere rom som er delvis tilgjengelig...57 Bestille rom eller gjøre en romendring fra hovedsiden...58 Bestille rom...58 Gjøre en romendring...58 Bestille ressurser som ikke er tilknyttet et rom...59 Bestille ressurs direkte fra ressursoversikt...59 Ny aktivitet...61 Mine bestillinger...62 Min undervisning (endre undervisningsrom)...63 Læreroversikt og klasse/gruppe oversikt...65 Interne meldinger...67 Vise timeplaner...67 Vise timeplaner...68 Nytt i versjon ICS-Kalender...68 Endre rom direkte fra timeplanen...70 Gjøre avtaler...70 Legge inn informasjon i timene...72 Kursmatriell Timeplaner

4 Introduksjon Den opprinnelige ideen med IST Rom og Ressurs var å gjøre læreren i stand til å gjøre endringer og tilpasse sine egen timeplan. Verktøyet skulle enkelt og greit kunne brukes over internett slik at alle kan få tilgang og informasjon. IST Rom & Ressurs har deretter vokst og fremstår i dag som et komplett ressursforvaltningssystem som avlaster administrasjon. Integrert med Skolearena tilbyr IST Rom og Ressurs en helhetlig løsning for skolens rom og ressurser. På lengre sikt vil også flere av de klassiske funksjonene du kjenner fra gp-untis være tilgjengelig i IST slik at du står rustet til å løse timeplanen på den fremste og beste teknologiske plattformen. Kursmatriell Timeplaner

5 Generelt om gp-untis og datautveksling med IST Rom og Ressurs Ved å ta i bruk et verktøy som IST er det også viktig å være bevisst på valgene med tanke på informasjon og oppdatering. Grunndata må lastes opp først deretter kan du eksportere aktivitetene. Den vanligste eksporten du kjører i videre prosesser er eksport av aktiviteter. Når du laster opp timeplanen til IST ROM OG RESSURS kan du velge å laste opp hele skoleåret fra start til slutt, eller laste opp data fra og med en dato. Prinsippene for oppdateringer blir slik: 1. En endring blir gjort i gp-untis filen og du laster opp de nye data så vil dette oppdatere timeplanen i IST ROM OG RESSURS automatisk. Bestillinger som er gjort i IST ROM OG RESSURS blir ikke berørt! Når du eksporterer aktiviteter med datoen på aktivitetsknappen eksporteres dette opp kun fra og med denne datoen. Hvis du eksporterer med startdato fra første skoledag vil det gjelde for alle forekomster. Romkollisjoner Hvis du eksporterer timeplanen til IST ROM OG RESSURS og det ligger en bestilling på en dato som du f. eks har gjort en endring i timeplanen for oppstår det en kollisjon. Disse kollisjonene må avstemmes i systemet under menyen administrere romkollisjoner. NB! Hvis det er en aktivitet som kolliderer vil IST ROM OG RESSURS tolke dette som en ekstra aktivitet for klassen! IST ROM OG RESSURS vil kun rapportere romkollisjoner. Kursmatriell Timeplaner

6 Tidslinjer For å ha et mest mulig presist system anbefaler vi at det legges restriksjoner på hvor langt frem i tid man før gjøre bestillinger. Hvis man bestemmer seg for en periodisitet på dette kan man sørge for at romsystemet er til enhver tid oppdatert. Man kan selvfølgelig også avbestille alle bestillinger som er gjort for å rense, men det er bedre å ha tidsrammer for hvor langt frem i tid man kan gjøre bestillinger. Import av bestillinger (valgfri tilleggsmodul) Ved å bruke vikarmodulen kan du importere bestillingen til gp-untis og legge disse inn i timeplanen hvis du ønsker dette. Kursmatriell Timeplaner

7 Generelle funksjoner Når du logger deg inn møter du denne skjermen: I toppmenyen finner du de overordnede valg i systemet. Navigasjonsmenyen på venstre side ligger hovedvalgene som benyttes. Kalenderen nede til venstre velger du dag som du ønsker å se på, når du logger inn er det alltid dagens dato som gjelder. Klikk på en ny dato for å gjøre endringer for den aktuelle tid. Dagens nyheter øverst blir lagt inn av systemadministrator og det kan legges inn faste nyheter eller tidsbestemte nyheter for dagene. I vinduet min undervisning får hver individuelle bruker opp sin undervisningsplan for valgt dato. Kursmatriell Timeplaner

8 Vindushåndtering og lister Grunndataelementer vises i listeform. Ved å klikke på lenken eller redigere knappen vil du få frem detaljer for elementet. Her kan du også endre detaljene. For å søke opp en betegnelse på en av sidene, bruker en søkeboksen og klikker søk. For å legge til et nytt element klikker du på ny, og vil deretter få en ny side for registrering av detaljer. Du bekrefter alltid dine valg med å klikke lagre. For å sortere elementene permanent velger man sortere og velg hvilken kolonne man ønsker å sortere. Trykk lagre deretter. For å slette element markerer du boksen til venstre for elementet og klikker slette. For å skrive ut lister velger du boksen rapport. Valgene Neste/Siste eller sidetallene brukes når du har flere elementer enn det siden har plass til og disse fordeles over flere sider. Antall elementer som er mulig å vise på en side kan du justere ved å gå til valget: System Innstillinger og sette maks antall rader pr. side. Hvert grunndataelement har en ID og kan ha et fullt navn som beskrivelse. Hver kolonne kan sorteres når du står i vinduet ved å trykke på kolonneoverskriften. Kursmatriell Timeplaner

9 Tilordninger av elementer I flere valg kan du tilordne et element til en gruppe. For eksempel i romgrupper. I eksempelet under ser vi at romgruppe 1 (RG1)får tildelt flere rom. Her kan du velge ett rom av gangen, eller bruke CTRL tasten for å legge til flere. Bruk knappene i midten til å føre over eller tilbake. Klikk deretter Lagre, eller Lagre&Ny hvis du vil legge til en ekstra. Kursmatriell Timeplaner

10 Bestillingsoversikt Bestillingslistene (Mine bestillinger og bestillinger) viser alle bestillinger som er aktuelle for den gjeldende uke. Listene gir et overblikk for de viktigste detaljer for hver bestilling eller romforespørsel. For eksempel bruker, rom, dato, tid, regelmessighet og status. Ved å klikke på forstørrelsesglasset (Filter) kan du gjøre utvalg på ulike kriterier. Ved å klikke på vise eller på forstørrelsesglasset rett til høyre for bestillingen kan du få opp detaljer for bestillingen. Forstørresglass i nedre del av bestillingen gjør at du kan sette filter. Kursmatriell Timeplaner

11 Her vises informasjon om tidspunkt, hvem som har bestilt, lærer, fag og klasse. I tillegg står merknader og e-postadresse til brukeren. Du kan avbestille eller ta ut en pdf rapport av bestillingsinformasjonen. Kursmatriell Timeplaner

12 Systemdokumentasjon Administrator Installasjon kjøres i sin helhet av IST og er knyttet til IST s ASP drift. Det er derfor ingen andre systemforutsetninger enn at du har gp-untis filen tilgjengelig slik at data kan eksporteres og at du har lastet ned GP Untis Laste opp fil fra GP2009 Untis til IST ROM OG RESSURS For å laste opp filen til GP Untis må du fylle ut serverinformasjonen du fikk med programvaren. Husk at du først må eksportere grunndata for at du kan overføre aktiviteter. Merk gjerne av for Startdato og skolestart. I GP Untis: Gå til Fil Import/Eksport IST Rom og Ressurs En dialogboks vil komme frem og du velger fliken IST ROM OG RESSURS. Her legger du til: Adresse til Webserver Skolenavn Bruker: Innlogg i IST ROM OG RESSURS for administrator satt som admin Passord: administrator brukers passord. Standard er admin IST RR Versjon : 2010 (IST rom og ressurs versjon) Disse opplysningene får du tilsendt fra IST etter at du har gjort en bestilling av IST rom og ressurs For å starte eksporten klikker du først på: grunndata deretter aktiviteter. NB! Vikariat gjelder kun hvis du kjører tileggsmodulen vikariatsplanlegging. Når du eksporterer grunndata kommer følgende over: Kursmatriell Timeplaner

13 Skolebetegnelse Skoleår Ukeoppsett Ferier, Fag Klasser Lærere Rom Elever (Hvis du bruker elevtimeplanmodulen) Avdelinger Denne dataoverføringen er uavhengig et gitt tidsrom. Hvis det er bestemte element i grunndata du ikke vil overføre legger du til en _ underscore i feltet statistikkkode. Hvis grunndata ikke er endret holder det å overføre data en gang i starten av skoleåret. Det er heller ingen problemer knyttet til å overføre disse flere ganger i løpet av året. NB! Merk at i IST ROM OG RESSURS blir grunndata endret, eller lagt til som ny. De blir ikke slettet. På knappen aktiviteter vil undervisningen på timeplanen bli overført. Overføring starter med den dato som står overfor knappen. Her foreslås alltid mandag f.om neste uke som standard. Den første eksport av timeplan bør være første skoledag, for videre eksporter er det jo greit å overføre frem i tid. Skulle man ønske å føre over timeplaner tilbake i tid kan man klikke på starttdato og velge dato for overføring. Er det undervisning som du ikke ønsker å eksportere kan man legge til _ understrek/underscore i feltet statistikkode for aktiviteten. Det er kun nødvendig å overføre timeplanen når det er gjort endringer. I overføringen finner det sted en synkronisering slik at det både blir lagt til og evt fjernet undervisning der det er tilfelle. Grunndata som ligger i databasen blir ikke fjernet. De må settes som inaktive for at de ikke skal bli synlige. Ideelt sett bør eksport finne sted så nærme som endringen inntreffer, slik at man unngår mange endringer bakover i tid. Samtidig slik at endringer i er synlig før de faktisk skal gjelde. Eksporten skjer direkte via http protokollen fra gp til IST ROM OG RESSURS. Dataoverføringen er igang straks alle data blir overført til serveren og det kan ta noen minutter før IST ROM OG RESSURS har fått oppdatert sin database. Denne oppdateringen skjer etter at eksporten er utført og koblingen lukket. gp-untis kan melde om eksportfeil, men ikke om databasefeil. Eventuelle importfeil blir sendt til epost-adressen til timeplanleggeren som er oppført i innstillinger. Kursmatriell Timeplaner

14 Grunninnstillinger IST ROM OG RESSURS Når du logger deg på første gang er det å anbefale at du går igjennom noen viktige grunninnstillinger. Du får tilgang til grunninnstillingene ved å klikke Administrasjon Innstillinger Velg språk som overordnet for alle brukere og deretter setter du opp innstillinger for følgende: Session-Timeout (Hvor lang tid det skal gå før brukeren blir autoamtisk utlogget ved inaktivitet) Rader pr side: Hvor mange elementer kan vises pr side Vis alle undervisningstimer på startsiden: Man kan velge om lærerne skal se dagens undervisning eller kun den gjenværende undervisningen for den dagen. Dersom denne er huket av, vil man vise all undervisning lærerne har den dagen. Vis ukenummer i hovedkalenderen: I kalenderen på venstre side blir ukenummeret også tilgjengelig. E-Post adresse til administrator IP-Adresse til mailserver Og evt autentisering for SMTP Servereren (SMTPAuthUser og SMTPAuthPassword). Kursmatriell Timeplaner

15 Opprette brukergrupper Velg administrasjon brukergrupper. Her oppretter du de brukergruppene som du vil klassifisere brukerne under med tanke på rettigheter osv. Betegnelse Navn på brukergruppen Standard brukergrupper Denne brukergruppen er den som en ny bruker som standard blir satt opp som medlem i. Maks åpne bestillinger Her kan man bestemme brukergruppens maksimale antall åpne bestillinger. Det vil si at man får begrensninger i det totale antallet bestillinger. En bestilling er utløpt når datoen for den er passert og teller ikke med videre. Bestillinger antall dager fremover Her kan du begrense brukergruppens muligheter til å bestille rom frem i tid. Hvis du setter verdien til 14 vil altså brukergruppen kun få lov til å gjøre bestillinger på rom 14 dager frem i tid. Dette kan være fornuftig med tanke på behov for oppdateringer og opplasting av endret timeplan. Romgruppe - Du kan også velge å la bestillinger kun gjelde en viss romgruppe. Kursmatriell Timeplaner

16 Definere rettigheter Administrasjon - brukergrupper Rettighetssystemet som er utviklet for 2008 versjonen er revidert og utvidet. Til venstre står brukergruppene og til høyre finner du rettighetene tilknyttet den enkelte bruker. Klikk på rettigheter for å se hvilke rettigheter de enkelte gruppene har. Rettighetssystemet bygger på følgende logikk. Ja = huker man av for Ja har man den rettigheten. Le = leserettigheter. Skr = endre elementer og skrive ut sorterte rapporter Ny = legge til nye elementer Sl = slette elementer Nedenfor følger eksempler på de ulike rettighetene Kursmatriell Timeplaner

17 Timeplan Lese timeplanen for de ulike elementene. NB!Huk av for alle for å se de timeplanene en ikke er involvert i også. Undervisning med lærerutvalg under valget bestillinger min undervisning får læreren også tilgang til å se andre læreres undervisning. Elelvtilordning for dem som ikke har elever i gp Untis og som vil manuelt registrere alle elvene. Grunndata ulik tilgang. Skoleår tilgang til skoleår som ligger under grunndata. Tidsrom for dem som ikke bruker gp Untis som utgangspunkt. Administrere brukere - mulighet for å endre og legge til brukere og brukergrupper Timeplanformat Administrasjonsmenyen blir aktiv slik at man kan gjøre endringer i timeplanformatene Nyheter pr dag registrere nyheter Nyheter tilgang til det interne meldingssystemet. Administrasjon menyvalget Administrasjon får flere muligheter. Bl.a. til å sperre adgang til systemet. Sikkerhetskopi ved hjelp av funksjonen sikkerhetskopi kan du sikre data. Systemet laster ned en kopi av databasen slik at du kan gjenopprette dette siden. NB! IST s egen ASP tjeneste sikrer dine data for deg! Overtatt av gp Untis - For å gjøre en eksport fra gp Untis til IST rom og ressurs må du ha denne rettigheten. Sende forespørsel Bestillingen blir Kursmatriell Timeplaner

18 en forespørsel og må bekreftes av den som administrer bestillingen før den blir gyldig. Bestille - bekreftet bestilling som trer i kraft straks brukeren har klikket ok Bestilt. På denne måten kan man styre hvem som kan gjøre direkte bestillinger uten at det godkjennes. Hva som er hensiktsmessig avgjøres av hver skole (admin). Administrere bestillinger den som skal administrere bestillingene får oversikt over alle bestillinger og kan slette dem hvis ønskelig eller bekfrefte/avkrefte en forespørsel. Sperre for bestillinger Bestille for andre lærere Bestilling i fortid mulig å se bestilllinger som er gjort i fortid. Endre undervisningsrom ( De neste rettighetene tilhørere en annen modul). Pluss tegnet gir en mulighet til å duplisere linjen, slik at en kan ha noen rettigheter hvor en har tilgang til alle klassene. For eksempel ved at man bare har lesetilgang til alle klassene, mens man har lese, skrive, endre og slette rettigheter til sine egne klasser. Kursmatriell Timeplaner

19 Opprette brukere Velg Administrasjon Brukere og til sist ny. Registrer som minimum brukernavn og språk for hver bruker. Under ser du den fullstendige skjermen for brukerregistrering. Brukernavn innloggingsnavn for brukeren Personrolle hvilken rolle har denne brukeren Passord settes her eller en kan sette det blankt. Deretter kan brukeren selv definere det når han logger inn under min profil øverst på hovedsiden. Lærer hvis brukeren er en lærer (som må være registrert i gp-untis) kan denne knyttes til brukeren. Dette for å forenkle bestilling av rom og endring av undervisning. Felter kan stå tomt. Brukergruppe Hvilke rettigheter skal brukeren ha Avdeling en kan knytte brukeren til avdelinger dersom man har opprettet det. Brukertilgang sperret her kan en sperre tilgangen for en spesiell bruker. Kursmatriell Timeplaner

20 Maks. åpne bestillinger hvor mange bestillinger skal brukeren få lov til å gjøre. Det vil si at når maks antall er nådd kan man ikke bestille flere før en bestilling er utløpt eller slettet. Feltet til høyre er det antall som ligger som standard i en brukergruppe, feltet overstyres av en eventuell verdi i feltet til venstre. Språk - det språk som gjelder for brukeren når han/hun har loggets seg på. Brukeren kan selv endre språk ved å klikke på profil i toppmenyen. Epost adresse - den adresse som brukeren får tilsendt bekreftelser på bestillinger til. PS! Hvis man ønsker å lage brukere for alle lærere i GP untis filen kan vi være behjelpelig med å opprette disse under installasjon. Kursmatriell Timeplaner

21 Grunndata Rom Grunndata for rom blir overført i eksporten fra gp-untis. Under grunndata rom kan du legge til ytterligere informasjon om rommene, som du kan bruke som søkekriterier senere. Aktiv rommet er synlig i alle lister. Et rom kan ikke slettes, men settes som inaktiv ved å ta vekk haken. Avdeling Angir om rommet tilhører en spesiell avdeling Bygg - Angir om rommet ligger i et angitt bygg Størrelse Antall elever det er plass til i rommet Antall minutter rommet må bestilles i forkant av bruk Noen rom skal ikke bestilles ad hoc. Dette gjelder spesielt rom som må klargjøres eller settes opp med spesielt utstyr. Her kan du angi hvor lang tid i forveien (i minutt) rommet må bestilles. Bestilling mulig Når denne er avsjekket er rommet mulig å bestille. Kursmatriell Timeplaner

22 Ressurser Hvilke ressurser er rommet utstyrt med? Her kan du legge til ressurser som tv, video osv alt etter det som er registrert. Brukes for å søke opp riktig rom til en time. Ressurstype gjør et utvalg på hvilke ressurser du skal velge fra. Ressurser viser allerede tilknyttede ressurser. Ressurs viser tilgjengelige ressurser for ressurstypen. Romgruppe- Rommet kan tilhøre en eller flere romgrupper. Romgruppen kan benyttes for å begrense brukerens tilgang til enkelte romgrupper. Kursmatriell Timeplaner

23 Ressurser Ressurser legges til under menyen Grunndata Ressurser. Fra 2008 versjonen av IST rom og ressurser kan en velge om en ressurs er tilknyttet et rom eller om den er en fri ressurs som er mulig å bestille. Vi anbefaler at du først oppretter ressurstyper som f.eks AV-Midler og instrument. Dette gjøres i grunndata ressurstyper. Deretter opprettes ressursene og tilordnes en type. I dette eksempelet opprettes dvdspiller i ressurstypen avmidler. Dette gjør at du kan søke på dette kriteriet siden. Inventarnummer kan registreres om ønskelig og du kan også tilordne en egen ansvarlig bruker for ressursen. Tilordnet rom gjør at du kan tilordne denne ressursen til et spesielt rom og i tillegg kunne gjøre søk på rom som har denne tilordnede ressursen eller ressurstypen. Dersom du ikke ønsker å tilorden ressursen et rom, lar du det feltet stå tomt. en ressurs som ikke er tilknyttet et rom. Bestilling mulig må være huket av når du oppretter Avdeling og bygg kan du også definere dersom du har ulike avdelinger og bygg på skolen. Kursmatriell Timeplaner

24 Bygg Hvis skolen består av flere bygg kan det være hensiktsmessig å ha muligheten til å begrense et romsøk til ett bygg. Du kan registrere bygg under grunndata bygg. Rom kan overføres ved hjelp av pilene i midten. Avdelinger Avdelinger blir overført fra gp-untis. Men du kan opprette og redigere disse i IST ROM OG RESSURS. Velg grunndata og avdeling. Rommene kan være medlem av flere avdelinger, og du har også muligheten til å søke på bare en avdeling. Vanligvis vil rommene organiseres i en avdeling. Kursmatriell Timeplaner

25 Skoleår Grunndata skoleår. Her kan du nå slette tidligere skoleår. Kursmatriell Timeplaner

26 Ferier Ferier blir importert fra gp-untis. Har du behov for å legge til flere kan du gjøre dette direkte inn i IST ROM OG RESSURS. Her kan du legge til feriedager ettersom det skal inn i planen. På grunn av valget bestilling mulig, kan du la dagen være åpen for bestillinger til tross for at det er ferie. Du legger til ferie ved klikke i kalenderen. Ferier vil synes i tittellinjen for den aktuelle dagen, men allerede planlagt undervisning blir ikke fjernet. Dette bør evt gjøres i gp Untis fra starten av. Tidsrom Grunndata tidsrom. Denne funksjonen gjelder bare for dem som ikke bruker gp Untis timeplanlegging program som grunnlag for IST rom og ressurs. Tidssperrer for bestilling og forespørsler Gjennom tidssperrer kan du forhindre at det blir gjort endringer i systemet på gitt tidspunkt. Dette er nyttig hvis det er spesielle tider man utfører det daglige arbeidet med vikarer og endringer. Du angir dag, starttid og slutttid for tidssperren. Menyvalget finner du under systemmenyen og tidssperrer. Klikk ny for å opprette en ny sperre. Kursmatriell Timeplaner

27 Fargeinnstillinger Administrasjon - fargesinnstillinger I fargeinnstillingene har du mulighet for å bestemme fargene på de ulike opplysninger i forgrunn og bakgrunn. Klikk på fargen og få opp fargepalett som du velger ifra. Kursmatriell Timeplaner

28 Offentlig tilgang til timeplanene og innstilling av timeplanene. Fra 2008-versjonen av IST rom og ressurs kan man få tilgang til timeplanene uten å logge seg på systemet. Timeplanene vil være synlig på startsiden Administrasjon - timeplaninnstillinger. Her kan man velge hvilke timeplaner en vil ha offentlig ved å huke av. Her kan du også velge hvilket timeplanformat som skal være standard. På samme side kan du også velge om du vil vise elementlistene på visningsvinduet til timeplanen. Huk av dersom du ønsker å vise dem. Kursmatriell Timeplaner

29 Du kan også velge om det er betegnelsen eller navnet som skal vises. Ved å endre i feltet vise fra Betegnelse til Navn. Kursmatriell Timeplaner

30 Timeplanformat I systemmenyen finner du også innstillinger for timeplanformatene. For at formatet du lager skal være synlig på første side må du velge vise for alle. Dersom du ikke gjør det er det bare synlig for dem som logger seg inn. Du kan velge om du vil vise alle dagene i ukeoppsette elle bare enkelte dager. Her kan du lage et nytt format og bestemme eget oppsett som i menyen. Hvis du klikker på pilene i timeplanruten vises ####. Klikker du på disse åpner det seg et nytt vindu der du kan angi egenskaper for elementer i timeplanruten. (se neste side). Kursmatriell Timeplaner

31 Her kan du velge å legge til elementer fra rullegardinlisten. Disse vil da komme med i timeplanruten. Du kan også velge hva du skal vise. Om det er betegnelse eller navn. Untis kan du velge om du vil vise det i timeplan ruten. Dersom du bruker feltet linjetekst i gp Kursmatriell Timeplaner

32 Oversiktsformat Du kan lage dine egne oversiktformater, slik at brukerne kan velge hvilket de ønsker å bruke. Egendefinerte formater kan en lage under Administrasjon oversiktsformater. Disse formatene er koblet til Læreroversikt, klasseoversikt, osv. Kursmatriell Timeplaner

33 Nyheter Du kan opprette nyheter med tidsavgrensning, eller ha en fast rekkefølge på gjentagende beskjeder for ukedagene. Fra menyen administrere velger du Nyheter. Du kan velge om en nyhet skal være intern eller offentlig. Skal den være offentlig det vil si ligge på startsiden huker du av for offentlig. For å opprette nyhet klikker du på ny og oppretter denne herfra. Der velger du også regelmessighet. Kursmatriell Timeplaner

34 Bestillingslisten I menyen administrere kan du få opp en oversikt på alle bestillinger. Du kan kikke på detaljer, bekrefte, skrive ut og avslå forespørsler og slette bestillinger. Romkollisjoner I menyen administrere kan du sjekke evt. Romkonflikter. Er det konflikter som har oppstått kan du gå inn og redigere disse. Du får opp oversikt på hva som er i konflikt og ved å endre på den ene eller andre løser du opp i en evt. romkonflikt. Se for øvrig eget avsnitt senere i dokumentasjonen. Kursmatriell Timeplaner

35 Læreroversikt I menyen bestille kan du se oversikt på lærerne. Du kan gjøre utvalg på en eller flere lærere ved å holde nede CRTL tasten når du markerer. Eller du kan klikke på alle lærere. I denne oversikten kan du klikke på undervisningen og få opp detaljer for timen. Den samme funksjonen har du for rom, klasse/gruppe og ressurs. Kursmatriell Timeplaner

36 Bestillingsrestriksjoner I menyen administrerer finner du mulighetene for å sette opp restriksjoner for bestillingssystemet. Dette er tidspunkt som ligger fast for uken. Kursmatriell Timeplaner

37 Romkollisjoner Du kan holde oversikten på kollisjoner uke for uke slik at du kan løse opp eventuelle problemstillinger. Klikk på administrere menyen og romkollisjoner. Du vil da få opp en liste for gjeldende periode. I dette vinduet ser du at det er rom R1A som er involvert i en kollisjon 13.Oktober fra 09:50. Her er det 2 bestillinger som er i konflikt. Hvis du klikker på huskelappen får du opp en oversikt på tidslinjen. Klikk på den røde feltet og du får opp informasjon om hvorfor det er en kollisjon. Kursmatriell Timeplaner

38 I dette tilfellet er det rom R1A som er i konflikt. Hent frem timeplanen for rommet: I dette tilfellet er det en rombestilling som er i konflikt med en time. Hent bestillingslisten og se over denne og avslå bestillingen. Klikk på slette for å avslå bestillingen så blir det sendt e-post til den som har bestilt med avslaget- og romkollisjonen er handtert. Vil du se ytterligere detaljer kan du også klikke på bestillingen direkte i rommets plan. Kursmatriell Timeplaner

39 Vedlikeholdsfunksjoner Sperre bestillinger Det kan i noen tilfeller være ønskelig å sperre systemet for bestillinger fra vanlige brukere. For eksempel når en systemadministrator skal gjøre endringer eller oppdatere et vikariat osv. I menyen administrere kan du sperre for bestillinger. Alle andre funksjoner er åpne, men bestillinger kan ikke gjennomføres. Sperre system I systemmenyen kan du sperre all tilgang til system. Administrasjon Adgang sperres. For eksempel når du skal importere data fra gp-untis. Når systemet er sperret kan ingen vanlige brukere logge seg inn i systemet. Før du sperrer systemet er det lurt å sjekke valget Aktive brukere for å finne ut om noen er pålogget. (Se avsnitt under). Aktive bruker For å få en oversikt på hvem som er logget inn i systemet kan du bruke valget aktive brukere. Administrasjon aktive brukere.. Sikkerhetskopi Ved hjelp av funksjonen sikkerhetskopi kan du sikre data. Systemet laster ned en kopi av databasen slik at du kan gjenopprette dette siden. NB! IST s egen ASP tjeneste sikrer dine data for deg! Om IST Rom og Ressurs Gir informasjon om database og drivere Kursmatriell Timeplaner

40 Nytt i versjon 2010 Bruk av ulike ukeoppsett Bruker du ulike ukeoppsett i Untis, må du endre på innstillingene dine i IST rom og ressurs på timeplanformatene. Gå til administrasjon, timeplanformat og velg det riktige timeplanformatet. Her må du huke av for å vise timeplan i minutt. Du kan huke av for 5, 10, 15 eller 30 min ut fra hvor stor forskjellen er på de ulike ukeoppsettene. For å være sikker på at det blir riktig kan du velge 5 min. Kursmatriell Timeplaner

41 Huk også av for å slå sammen like timer i rekkefølge, så blir ikke alle timene enkelt timer. NB! Dette må også gjøres i oversiktformatene. Du må her også gjøre om fra gp Untis oppsett til min. Begrense visning av timeplanen. Du har nå mulighet til å begrense visning av timeplanen. Administrasjon, timeplaninnstillinger. Kursmatriell Timeplaner

42 Her kan du si når timeplanen skal vises fra i fortid og hvor lang tid frem i tid ved å bruke kalenderen. Eller du kan begrense på hvor mange uker frem i tid en kan få lov til å se. I dette eksemplet kan de se timeplanen en uke tilbake i tid og seks uker fremover i tid. Dette vil være dynamisk. Oppdatering Du får informasjon når timeplanen ble oppdatert i timeplanvisningen. Kursmatriell Timeplaner

43 Angi størrelsen på timeplanruten Administrasjon, timeplanformater. Her kan du angi høye og bredde i timeplanruten Importere ressurslister Det er mulig å importere ressurslister til grunndata ressurs. Du må da lagre dokumentet som et tekst dokument. Deretter går du til grunndata ressurser, velger import, finner dokumentet som skal importeres og trykker import. I neste dialogboks må betegnelse være fylt ut. Her kan du velge hva det skal importeres til i grunndata: betegnelse, navn, ressurstype eller tekst. Velg deretter import. Kursmatriell Timeplaner

44 Romsperringer Det er mulig å lage romsperringer på alle rom, enkelte rom eller ressurser. Dette gjøres under administrere og romsperringer. Info til elevene Lærerne kan gi informasjon til elevene i timeplanruten. Se senere i manualen under Legge inn informasjon i timene. For at dette skal være mulig må du som administrator ha aktivert denne muligheten for lærerne. Gå til administrasjon, brukergrupper, velg rettigheter, huk av for info til timen i alle felt. Videre må du i timeplanformatet huket av for Link til studieinformation. Kursmatriell Timeplaner

45 Da vil det se slik ut i timeplanen når lærerne bruker det. Timeplanformat farger fra Untis Dersom timeplanen din kommer med farger fra Untis filen din, kan du ta dem bort. Kursmatriell Timeplaner

46 Administrasjon, timeplanformat, åpne formatet og huke av for skjule individuelle farger. Kursmatriell Timeplaner

47 Manual for vanlige brukere av systemet I denne delen av manualen tar vi for oss det den vanlige bruker har behov for å vite for å kunne benytte seg av funksjonaliteten i programvaren. Innlogging Brukeren må ha fått oppretten en brukerprofil i systemet for å logge seg på. Brukeren kan se på sin informasjon og oppdatere e postadresse og språk ved å klikke på brukerprofil i toppmenyen. Brukeren kan også endre sitt passord ved å klikke den aktuelle knappen. Hvis man endrer språk for sin profil, må man logge seg ut og inn for at den nye språkinnstillingen skal gjelde. Det er viktig at e-post adresse er korrekt da den brukes til å bekrefte mail osv. For å gjøre endringer aktive klikk lagre. Kursmatriell Timeplaner

48 Allment Dagens dato er alltid den som det taes utgangspunkt i når du logger inn. Skal du gjøre bestillinger klikker du på aktuell dato i kalenderen. Bestille rom Sende romforespørsel Brukerrettighetene avgjør om du kan gjøre endelige bestillinger, eller om du kan sende forespørsler som må bekreftes. Her vil hver enkelt skole ta stilling til hvordan hierarkiet skal se ut. Den prinsipielle forskjellen er beskrevet under: Bestille Gjøre en endelig bestilling som oppdateres direkte. Rommet vil være opptatt fra det øyeblikk bestillingen er utført Sende romforespørsel Administrator må bekrefte at rommet er bestilt. Rommet er ikke bestilt før admin har bekreftet at så er tilfelle. Fremgangsmåten for å sende forespørsler og å bestille er helt identisk, men brukerrettighetene avgjør altså om den må bekreftes eller ikke. I romoversikten har disse to typene ulik farge, slik at man enkelt kan skille mellom disse. Kursmatriell Timeplaner

49 Bestille rom - Fremgangsmåte Romoversikt I menyen bestille velger du romoversikt. Du kan gjøre utvalg på bygg og avdeling, velge ett rom, eller markere flere ved å holde nede CTRL tasten og merke de rom du vil ta med. For å få frem alle rom klikker du Alle rom. På skjermen (neste side) vil du få opp alle rom og en oversikt deres status. Det er mulig å legge til en bestemt farge for ulike statustyper gjennom menyen System Fargeinnstillinger. Kursmatriell Timeplaner

50 I dette tilfellet er ledig tid vist med lilla farge for uken PS! Rom som ikke tilhører den romgruppen du eventuelt har begrenset søket til vil fremstå som gråe. Du kan veksle mellom ukene ved å klikke i kalenderen. Ved å bevege musepekeren over et felt vil du få opp detaljer, f.eks på en time. Klikker du på et felt med innhold vil du få opp en skjerm med detaljer for denne avtalen. Ved å klikke på en ledig tid vil du få opp en bestillingsdialog for det ledige rommet for aktuelt tidspunkt. Kursmatriell Timeplaner

51 Her får du 3 ulike valg. 1. Erstatte rommet med det planlagte undervisningsrommet. Her frigjør du det undervisningsrommet som du hadde, slik at andre kan bruke det. 2. Bestille et ekstra rom for undervisningen. Da har du det planlagte rommet og et ekstra rom. 3. Gjøre en rombestilling og knytte bestillingen til et bestemt fag og klasse. En klasse som er opptatt i det gjeldende tidsrommet er rød i klasselisten. Romoversikt utvidet søk Du kan nå også gjøre et utvidet søk under bestilling romoversikt. Her kan du gjøre et søk på Enkelte rom Rom over en lengre tidsperiode Rom på enkelt dager i uken Nærmere beskrivelse av utvidet søk finner du lengre ute i manualen. Kursmatriell Timeplaner

52 Bestille rom - detalj søk på rom Bestille Bestille rom Her kan du søke på en bestemt dag ved å taste inn den aktuelle dato, i feltet dag. Alternativt kan du velge datoen i kalenderen først og deretter klikke deg inn på rombestilling. Du vil da få opp en liste over ledige rom ifølge dine kriterier. Hvis du haker av for rombestilling og klikker fortsett kan du fullføre bestillingen gitt at dine rettigheter tilsvarer dette. Kursmatriell Timeplaner

53 Søkekriterier Et viktig moment er at du kan søke på spesielle kriterier. Ikke bare på et ledig tidspunkt, men også om et rom har spesielle typer utstyr eller spesifikasjoner. I bildet under ser du også at varighet, antall plasser, avdeling og bygg er søkekriterier du kan benytte deg av. Skal din bestilling gjelde for mer enn en forekomst klikker du på utvidet søk. Se neste side. Kursmatriell Timeplaner

54 Utvidet søk Når en bestilling skal forekomme mer enn en gang bruker du funksjonen utvidet søk. Du kan velge et gitt tidsom og angi en regelmessighet for bestillingen. Du kan også søke på tid og varighet, tilknyttede ressurstyper, avdeling, størrelse, avdeling og bygg. I eksempelet som følger ønsker jeg å angi en ukentlig gjentagelse over 1 måned fra Dato kan jeg velge fra kalenderen ved å klikke i til feltet. Aktiviteten skal forekomme mandag og onsdag hver uke i det angitte tidsrom. Kursmatriell Timeplaner

55 Ved å legge til dette kan jeg søke på rom som er ledig for alle disse tidspunktene. Kursmatriell Timeplaner

56 I dette eksempelet får jeg opp en oversikt på alle datoer. Du kan bestille flere rom for aktiviteten ved å markere for rombestilling i feltet til venstre! NB! Hvis du ikke får treff på tidsrommet prøv å korte ned tidsperioden du søker for og gjør evt flere bestillinger. Eller benytt funksjonen for å inkludere rom i søket som er delvis tilgjengelig (se under) Ved omfattende endringer vil prinsippet være at du gjør disse i den lokale timeplanfilen og laster opp på nytt! Kursmatriell Timeplaner

57 Inkludere rom som er delvis tilgjengelig Søkekriteriet maksimalt belegg gir deg sjansen til å søke på rom som er ledig en viss prosent av de ønskede forekomster. I et vanlig søk vil kun rom som er ledig alle datoer være mulig å bestille, men ved å angi en prosentverdi kan du også få med rom som er delvis tilgjengelig i perioden. Altså, ønsker du å booke et rom for 10 datoer og du også ønsker å se de rom som har ledig 5 av datoene angir du 50 prosent som maksimalt belegg. Du vil da få opp disse rommene i tillegg til de som er ledig hele tiden. (Hvis det er noen). I dette søket ber jeg om at programmet skal vise de rom som maksimalt er belagt 50% av tidsrommet jeg søker for. Dette muliggjør at jeg kan bestille ulike rom for et visst tidsrom. Eksempel foretrukket rom er kun tilgjengelig deler av tidsrommet. Se bildet under. Hvis du markerer for rommet lengst til venstre vil du bestille rommet for de datoer det er ledig. Kursmatriell Timeplaner

58 Bestille rom eller gjøre en romendring fra hovedsiden Bestille rom Fra hovedsiden kan man også bestille rom. Hovedsiden kommer du til når du logger inn. Dersom du allerede er innlogget og vil tilbake til hovedsiden trykk F5. På hovedsiden velger man en time som man skal gjøre en endring i, deretter klikker man på kikkerten for den riktige timen. De ledige rommene kommer opp og man gjør følgende: 1-2 ) Velg ekstra rom der det står undervisningsrom og marker hvilket rom som skal være ekstra rom. 3) Dersom man i en undervisningstime ikke trenger det rommet som er planlagt og ønsker å fristille det, velger man i samme vindu knappen uten rom. Gå inn via hovedsiden og velg den timen det gjelder og trykk på knappen uten rom. Gjøre en romendring På hovedsiden (F5) velger man en time som man skal gjøre en endring i, deretter klikker man på kikkerten for den riktige timen. De ledige rommene kommer opp og man velger et av dem og klikker på døren Kursmatriell Timeplaner

59 Bestille ressurser som ikke er tilknyttet et rom Bestille bestille ressurser Feltet ressurstype må være fylt ut når du skal gjøre en bestilling. Dersom du ønsker at det skal stå noe informasjon i timeplanruten til den bestilte ressursen, brukes feltet Merknad. Det blir laget egne timeplaner for de ulike frie ressursene. Bestille ressurs direkte fra ressursoversikt I menyen bestille ressursoversikt kan du velge alle ressurser. Du vil få opp en liste over alle ressurser. Kursmatriell Timeplaner

60 Ved å klikke i et felt som det er ledig tid for ressursen kan du bestille ressursen direkte. Kursmatriell Timeplaner

61 Ny aktivitet Bestille ny aktivitet Ved hjelp av ny aktivitet kan du legge til en ny aktivitet for en klasse på et bestemt rom. Prinsippene blir det samme for andre bestillinger, men nå kan du gjøre dette med utgangspunkt i aktiviteten og ikke i rom. Kursmatriell Timeplaner

62 Mine bestillinger I menyvalget Bestille Mine bestillinger finner du en oversikt på de bestillinger som du har utført. Disse har en status som uttrykkes med ikon for å avgjøre om det er en bestilling, romforespørsel, romendring eller resursbestilling. Du kan også få generert en PDF ved å klikke på PDF ikonet til høyre for bestillingen, eller redigere ved å klikke på forstørrelsesglasset. Du kan også bruke forstørrelsesglassene nederst på siden for å sette filter for bestillinger på enkelte element eller tider. Kursmatriell Timeplaner

63 Min undervisning (endre undervisningsrom) Menyvalget min undervisning viser oversikten på den innloggedes undervisning. Ved å klikke på undervisningsdag får du opp oversikten på hvilke dager denne klassen og faget skal ha sin undervisning. Klikker du på rapport genererer du en PDF rapport med oversikt på alle dager og tidspunkter for den aktive uke. Rapporter pr fag i PDF og Excel format kan genres. Ved å klikke i rullegardins boksen får du mulighet til å se andre læreres undervisning. I denne oversikten kan du også enkelt endre rom for undervisningen. Klikk på huskelappikonet for den undervisningen du ønsker å endre rom for. Oversikten som du ser på neste side dukker opp. Kursmatriell Timeplaner

64 I denne oversikten ser du i feltet rom det rommet som er planlagt for undervisningen. Klikk på kikkerten søke ledige rom får du opp alternative rom som du kan endre til. Her kan du klikke på utvalgt rom og gjøre søk. Velger du et utvalgskriterie klikker du bruk for å gjøre det gjeldende i romutvalget. Hvis du ønsker å frigjøre økten fra rommet klikker du uten rom. Kursmatriell Timeplaner

65 Men primært er det jo snakk om romendringer. Klikk til venstre for det rommet du ønsker å endre til og klikk rombestilling. Evt. kan du klikke direkte på romendringsikonet i kolonnen rombestilling. I kolonnen rom er nå ikonet for romendring synlig. I parentes står nå det planlagte rommet. Hvis du har rettigheter til å gjøre bekreftede bestillinger er dette gjort og alle timeplaner er oppdatert med denne informasjonen. På hovedsiden (F5) vil raden med timen som det er gjort en endring i være gul. Dette indikerer at rommet er endret. I selve timeplanen står også endringen markert med gul farge slik at man lett kan se endringene. Læreroversikt og klasse/gruppe oversikt Menyvalget læreroversikt og klasse/gruppe oversikt får en oversikt over alle lærerne og klassene. Kursmatriell Timeplaner

66 Man får oversikt over om de er opptatt eller ikke. Dersom de er opptatte vil en kunne finne ut om hvor de er og hvem som er involvert ved å klikke i ruten for timen det gjelder Kursmatriell Timeplaner

67 Interne meldinger IST rom og ressurs har et internt meldingssystem. Du kan sende meldinger til de andre brukerne i systemet. Øverst på siden finner du Mine nyheter. Her kan du sende og motta meldinger til de andre brukerne i systemet. Kursmatriell Timeplaner

68 Vise timeplaner I menyvalget timeplan kan du velge timeplaner for alle elementer sånn som: Klikk på elementet du vil se timeplanen for. For å endre uke klikker du deg inn på ønsket dato i kalenderen. Timeplanformater kan justeres med tilstrekkelige rettigheter. Nytt i versjon 2010 ICS-Kalender Timeplanen din kan nå lastes ned i kalenderen din. Man kan importere timeplanen inn ICS kalender format. Outlook forutsetter 2007 versjonen Velg en timeplan, trykk på ICS kalender og lagre den. Kursmatriell Timeplaner

69 Gå til Outlook og åpne kalenderen. Velg fil i kalenderen, importere og eksportere, importer en ICalendar eller vcalendar fil og følg veiviseren. Kursmatriell Timeplaner

70 Kalender kan du enten ha som en selvstendig kalender ved siden av eller legge opp på din egen kalender. Endre rom direkte fra timeplanen. Åpne timeplanen, trykk i timen du ønsker å endre rom i og trykk på kikkerten. Nå får du mulighet til å endre rom, bestille ekstra rom eller ta bort rommet. Gjøre avtaler Du har nå mulighet til å gjøre avtaler med andre lærere, klasser og elever ved å søke opp når de er ledige. Kursmatriell Timeplaner

71 Bestille, avtale, velg riktig dag, varighet i min, merk dem du ønsker å gjøre avtale med og rom, trykk søk og ledig tid kommer opp. Trykk i tidspunktet du ønsker og legg eventuelt inn en tekst i feltet merknad så det blir synlig på timeplanen. For at merknadsfeltet skal komme frem, må du i timeplanformatet ha huket av for Kursmatriell Timeplaner

72 Dette gjøres av administrator. Legge inn informasjon i timene Du har mulighet til å legge inn informasjon i timene til klassene. Gå til timeplanen, trykk i timen, trykk på knappen info og legg inn informasjonen du ønsker. I timeplanen blir det synlig slik Kursmatriell Timeplaner

73 Trykker du på, får du frem informasjonen. Kursmatriell Timeplaner