Veileder. Bruk av Prosjektskjema i bygge- og anleggsprosjekter i Fredrikstad kommune

Transkript

1 Veileder Bruk av Prosjektskjema i bygge- og anleggsprosjekter i Fredrikstad kommune

2 1 Bakgrunn Som et ledd i oppdatering av Fredrikstad kommunes reglementer, retningslinjer og prosedyrer for gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter, er det utarbeidet et excelbasert prosjektskjema som skal følge prosjektene fra start til slutt. Skjemaet består av seks ark hvor relevant informasjon skal legges inn etter hvert som prosjektet utvikler seg. Denne veilederen beskriver hvordan Prosjektskjema er tenkt benyttet i ulike faser av prosjektutviklingen. I arkene er det lagt inn hjelpetekst (kursiv) slik at det fremgår hvilken informasjon som skal legges inn i hver celle. Usikkert anslag Forprosjekt Bygging Behovsutredning Entreprisekonkurranse Garantiperiode I tillegg til Prosjektskjema er det utarbeidet et flytskjema som viser investeringsprosessen fra start til slutt, med relevante beslutningspunkter og ansvar, jf. Figur 1. Videre har Fredrikstad kommune et Reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter [1] som definerer de overordnede retningslinjene for gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter. Side 2 av 16

3 Figur 1: Prosess for investeringer i Fredrikstad kommune Side 3 av 16

4 2 Beskrivelse av roller og aktiviteter Begrep Roller Oppdragsgiver (bestiller) Prosjektansvarlig for oppdragsgiver Utbygger Prosjektleder Rådmann Bystyre Teknisk utvalg Beskrivelse Administrativ enhet som skal benytte prosjektet etter ferdigstilling, eller har forvaltningsansvar for bygget. Fysisk person som er ansvarlig for prosjektet fra oppdragsgivers side. Den enhet innen seksjon for teknisk drift som rådmannen har gitt fullmakt til å planlegge og gjennomføre bygge- og anleggsprosjekter, og som gjennomfører prosjektet på vegne av oppdragsgiver. Fysisk person som har myndighet til å fatte beslutninger innenfor vedtatte rammer og prosjektdirektiv. Den som gjennomfører prosjektet fra utbyggers side. Administrativ leder i kommunen. Beslutter hvilket alternativ/prosjekt som skal utredes videre i forprosjekt, som grunnlag for politisk behandling i bystyret. Det øverste organet i kommunen. Vedtar investeringsbudsjett og handlingsplan. Etter forprosjekt er godkjent av oppdragsgiver, og evt. har gjennomgått ekstern kvalitetssikring, vedtar bystyret om investeringsprosjektet skal gis enkeltbevilgning innenfor det foreslåtte prosjektbudsjettet. Politisk utvalg. Utvalget skal beslutte om prosjektet skal igangsettes, herunder sikre at prosjektbudsjettet er tilstrekkelig kvalitetssikret og at det er tilfredsstillende samsvar mellom utarbeidet byggeprogram og prosjektbudsjett. Teknisk utvalgs behandling av oppstart skal gjennomføres før hovedkontrakter med entreprenører inngås. Side 4 av 16

5 Begrep Aktiviteter og leveranser Ekstern kvalitetssikring (EKS) Programutredning Forprosjekt Byggeprogram Reguleringsplan Konkurransegrunnlag Forvaltning (F) Drift (D) Vedlikehold (V) Utvikling (U) Beskrivelse Aktivitet som gjennomføres av ekstern part som en uavhengig kontroll av gitte deler av prosjektet. EKS bør vurderes gjennomført to steder i prosessen: Etter alternativanalysen: Sikre at foreslåtte alternativer og oppdragsgivers vurdering av alternativene er hensiktsmessig og i tråd med behovsutredningen. Etter godkjenning av forprosjekt: Sikre at byggeprogram er i tråd med programutredning og behovsutredning, og at prosjektbudsjettet er realistisk. Skriftlig dokument som angir rammer og krav fra oppdragsgiver som grunnlag for byggeprogram/forprosjekt. Hovedaktivitet som omfatter utarbeidelse av byggeprogram, prosjektbudsjett, reguleringsplan og usikkerhetsvurdering/ -analyse. Danner grunnlag for beslutning om investering i bystyret. Utarbeides av utbygger, skal godkjennes av oppdragsgiver og forvalter. Delleveranse innenfor forprosjektet. Byggeprogrammet skal minimum inneholde funksjonsbeskrivelser, tegninger, prosjektorganisering, kontraktstrategi og fremdriftsplan. Utarbeides av utbygger. Reguleringsplan er et arealplankart med tilhørende bestemmelser som angir bruk, vern og utforming av arealer og fysiske omgivelser. For gjennomføring av større bygge- og anleggstiltak og andre tiltak som kan få vesentlige virkninger for miljø og samfunn, kreves det reguleringsplan. Reguleringsplan kan utarbeides som områderegulering eller detaljregulering. Samling dokumenter som er grunnlag for entreprenørens tilbud. Angir hva som skal bygges, kvaliteter og krav samt kontrakts- og konkurranseregler. Forvaltning omfatter administrative oppgaver som kjøp og salg av eiendommer, utleie av bygninger og lokaler, husleieadministrasjon, utarbeiding av forsikringsavtaler, økonomisk planlegging og styring, personaladministrasjon m.m. Kostnader til forvaltning påløper bygningen uansett om den er i drift eller ikke. Med drift menes alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygninger og tekniske installasjoner skal fungere som planlagt. Dette omfatter bl.a. betjening av installasjoner, forsyning av vann, energi, renhold, renovasjon, sikring etc. Med vedlikehold menes oppgaver som er nødvendige for å opprettholde bygningen og de tekniske installasjoner på et fastsatt kvalitetsnivå, og dermed gjøre det mulig å bruke bygningen til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid. Kostnader som skal dekke standardheving skal betraktes som en investering og inngår i utviklingskostnader. Med utvikling menes løpende, mindre ombygginger som følge av eksempelvis omorganisering, nytt utstyr, nye krav fra myndigheter samt standardheving. Side 5 av 16

6 3 Beskrivelse av hovedaktiviteter og leveranser 3.1 Usikkert anslag Hensikt: Usikkert anslag er et foreløpig kostnadsanslag som utarbeides for innspill til Fredrikstad kommunes handlingsplan. Anslaget baseres på nøkkeltall fra gjennomførte prosjekter i kommunen, noe som skal sikre at alle prosjekter kalkuleres på lik måte for innspill til handlingsplanen. Nøkkeltall som er fastsatt til dette formålet kan også benyttes som måltall for styring av areal- og kostnadseffektivitet i prosjektutviklingen. Beskrivelse: Anslaget beregnes ut fra et tallfestet behov (antall nye plasser, antall kvm eller antall løpemeter) og nøkkeltall for ulike bygnings-/anleggstyper. Ved årlig revidering av handlingsplanen skal anslaget oppdateres med hensyn til reell prisutvikling og endrede behov (antall). Ansvar: Arket fylles ut av prosjektansvarlig hos oppdragsgiver i kommunen (bestiller). Ved behov bistår virksomhetsleder i seksjon for teknisk drift. Usikkert anslag Forprosjekt Bygging Behovsutredning Entreprisekonkurranse Garantiperiode USIKKERT ANSLAG Generelle opplysninger Oppdragsgiver (bestiller) Prosjektansvarlig for oppdragsgiver (bestiller) Type tiltak Figur 2: Prosjektskjema ark 1 Usikkert anslag Tittel på/beskrivelse av prosjekt angis Hjelpetekst: Dette arket skal fylles ut av prosjektansvarlig hos oppdragsgiver (bestillerenhet) i kommunen. Utbyggingssjef/sjef prosjektadministrasjon bistår med utfylling i prosjekter som ikke passer inn i de forhåndsdefinerte kategoriene. Arket benyttes for å estimere kostnad knyttet til å løse et behov, for input til handlingsplanen som vedtas i bystyret. Først velges det om tiltaket gjelder nybygg, rehabilitering av bygg eller kommunalteknisk anlegg. Deretter legger man inn type bygg/anlegg, behov (antall plasser, antall kvm eller antall løpemeter) samt korreksjonsfaktor for spesielle forhold. Kostnadsanslag beregnes deretter ut fra behov (antall) og nøkkeltall basert på hvilken type bygg/anlegg som er valgt. Det usikre anslaget legges inn i handlingsplan. NB! Anslaget må justeres årlig iht. reell prisutvikling. Celler markert med grå skal normalt ikke fylles inn, da tallene hentes fra nøkkeltall/beregnes. Den seksjon eller fagetat som har prosjektets investeringsbevilgning innenfor sitt tjenesteområde. Navn på prosjektansvarlig hos oppdragsgiver (bestillerenhet) Velg type tiltak fra lista (nybygg, rehabilitering etc.) Type bygg/anlegg Velg type bygg/anlegg fra lista. Dersom ingen passer velg "Annet" Konsekvenser dersom tiltaket ikke gjennomføres Her beskrives konsekvenser (personell, operative, økonomiske) hvis prosjektet skyves ut i tid. Ønsket ferdigstillelse År for ønsket ferdigstillelse av tiltak angis. Hva er behovet (uttrykt ved antall) Arealbehov [kvm/plass] 1 Korreksjonsfaktor 1 Begrunnelse for korreksjonsfaktor Dersom korreksjonsfaktor settes ulik 1 skal det legges inn en begrunnelse for hvorfor, eksempelvis kjente dårlige grunnforhold eller bygg/anlegg i sentrum. Usikkert anslag, forventet kostnad [kr] Side 6 av 16

7 3.2 Behovsutredning Hensikt: Behovsutredning utarbeides for å definere og dokumentere behov, mål og krav for tiltaket. Kravet til dokumentasjon er ment å medvirke til gode prosesser som sikrer reflekterte vurderinger av: Behov: Hva som reelt behøves, når det behøves og i hvilket omfang Mål: Hva ønsker kommunen å oppnå med å iverksette investeringstiltaket Krav: Hvilke betingelser må oppfylles for at denne investeringen kan få ønsket virkning Behovsutredningen skal danne grunnlag for vurdering av ulike alternative løsninger i alternativanalysen (se avsnitt 3.3 og vedlegg 2). Beskrivelse: Relevant informasjon fra ark 1 Usikkert anslag overføres direkte til ark 2 Behovsutredning, mens ytterligere informasjon fylles inn i ark 2. Behovsutredningen skal tydelig definere prosjektets behov, mål og krav. Dersom det defineres flere målsettinger for tiltaket bør disse angis med en vekting mht. hvilken målsetting som er viktigst. Ved definisjon av krav bør det skilles mellom absolutte krav (skal-krav) og bør-krav. Bør-krav kan eksempelvis være knyttet til ekstra ytelse, fleksibilitet etc., som er ønskelig for bestiller, men som ikke er absolutt. Etter gjennomført alternativanalyse oppdateres behovsutredningen med valgt alternativ og forventet investeringskostnad for dette alternativet. Ansvar: Arket fylles ut av prosjektansvarlig hos oppdragsgiver i kommunen (bestiller). Side 7 av 16

8 Usikkert anslag Forprosjekt Bygging Behovsutredning Entreprisekonkurranse Garantiperiode BEHOVSUTREDNING Tittel på/beskrivelse av prosjekt angis Hjelpetekst: Dette arket skal fylles ut av prosjektansvarlig hos oppdragsgiver (bestillerenhet) i kommunen. Utbygger gjennomfører alternativsvurdering/- analyse. Arket benyttes for å definere hvilket behov som skal dekkes, hvilke krav som gjelder, hvilke mål man har for tiltaket samt beskrivelse av valgt alternativ for å dekke behovet. Celler markert med grå fylles automatisk inn fra Ark 1 Usikkert anslag. Generelle opplysninger Dato for utfylling av skjema Dato for utfylling av skjema Oppdragsgiver (bestiller) Den seksjon eller fagetat som har prosjektets investeringsbevilgning innenfor sitt tjenesteområde. Prosjektansvarlig for oppdragsgiver (bestiller) Navn på prosjektansvarlig hos oppdragsgiver (bestillerenhet) Sted/etablissement Navn på bygg/lokalisering Eksisterende bygg som behøver fornyelse/utvidelse (fylles kun ut om relevant) Byggeår Ved fornyelsesbehov, fyll inn byggeår Byggets totale areal Ved fornyelse angis byggets/anleggets totale areal Beskrivelse av kapasiteter før fornyelse Ved fornyelse opplyses byggets/anleggets kapasitet, eksempelvis antall kontorer, sykehjemsplasser etc. (før fornyelse). Vernestatus Ved fornyelsesbehov oppgis eventuell vernestatus for bygget. Tilstandsgrad teknisk Ved fornyelse av eksisterende bygg. Fylles ut av byggforvalter. Tilstandsgrad funksjonalitet Ved fornyelse av eksisterende bygg. Fylles ut av byggforvalter. Tilstandsgrad inneklima Ved fornyelse av eksisterende bygg. Fylles ut av byggforvalter. Behovsbeskrivelse Hva er det viktigste behovet vi ønsker å løse Brukers behov beskrives. Dersom mulig oppgis behovet i antall. Fokusere på behov for med tiltaket? nye kapasiteter eller mangler, ikke på mulige løsninger. Bakgrunn for behov Lovpålagte krav, politiske vedtak, behovsplaner, handlingsplaner, langtidsplaner, risikovurderinger og -analyser etc. Konsekvenser dersom tiltaket ikke Her beskrives konsekvenser (personell, operative, økonomiske) hvis prosjektet skyves gjennomføres ut i tid. Ønsket ferdigstillelse År for ønsket ferdigstillelse av tiltak angis. Mål og krav Målsetting Hva er det Fredrikstad kommune ønsker å oppnå med tiltaket? Hva er ønsket virkning for bruker ved gjennomføring av prosjektet? Målsettingen baseres på behovet for tiltaket. Dersom det oppgis flere målsettinger bør disse angis med vekting (hvilken målsetting er viktigst?) Overordnede krav og rammebetingelser Hvilke overordnede krav gjelder for prosjektet, og hva er prosjektets avgrensninger? Det bør skilles mellom absolutte krav (må-krav) og bør-krav. Alternativanalyse - gjennomføres av Utbygger Alternativanalyse Legg inn referanse til hvor alternativanalysen finnes Oppdragsgivers anbefalte alternativ Hvilket alternativ anbefaler oppdragsgiver? Forvalters anbefalte alternativ Hvilket alternativ anbefaler forvalter? Valgt alternativ (rådmann) Kostnadsanslag for valgt alternativ Forventet kostnad [kr] Grunnlag for kostnadsanslag Figur 3: Prosjektskjema ark 2 - Behovsutredning Hvilket alternativ ønsker rådmannen å ta videre til forprosjekt? Anslått kostnad for å løse behovet iht. valgt alternativ. Hentes fra alternativsanalyse / Prosjektbudsjett. Hva er kostnadsanlslaget basert på? Grunnlag for kostnadsanslag beskrives (eks. erfaringstall fra tilsvarende tiltak med referanse til prosjekter). Side 8 av 16

9 3.3 Alternativanalyse Hensikt: Alternativanalyse er en prosess som gjennomføres for å sikre at man velger det mest hensiktsmessige alternativet for å dekke kommunens behov. Beskrivelse: Omfanget av analysen avhenger av prosjektets størrelse og kompleksitet. For små/enkle prosjekter kan ark 3 Alternativanalyse benyttes. Det er lagt inn forslag til noen typiske alternativer som bør vurderes. Listen er ikke uttømmende, så andre alternativer kan være aktuelle og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. For større/mer komplekse prosjekter bør en mer omfattende analyse dokumenteres i egen rapport. Vedlegg 2 beskriver hva som bør inngå i en mer omfattende analyse. Virksomhetsleder for utbygger beslutter i samråd med oppdragsgiver alternativanalysens omfang for det respektive prosjekt. Følgende kriterier vil normalt være relevante for kvantitativ og/eller kvalitativ behandling, men dette må tilpasses i hvert enkelt tilfelle: Investeringskostnad, herunder reell verdi på objekt og tilskudd (størrelse og kriterier for tildeling) Driftskostnader, herunder kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling Usikkerhet Tid til ferdigstillelse Ytelse og kvalitet i løsning Evt. øvrige nyttevirkninger Robusthet og kvalitet i løsningen, hvis relevant Variabler som avhendingsverdi, restverdi og alternativverdi (for eksempel av en tomt) kan også inngå. Ark 4 Prosjektbudsjett benyttes som mal for kostnadsoppsett for de ulike alternativene. Nettsiden tidliglcc.difi.no kan være et greit utgangspunkt for å beregne livssykluskostnader (investering og drift) for vanlige offentlige bygningstyper i tidlig fase. Dette kan være nyttig ved sammenligning av alternativer. Det er mulig å bruke avansert modus for å overstyre de nøkkeltallene som automatisk legges inn. Merk at verktøyet beregner de samlede årskostnader for prosjektet, og at kostnadene er beregnet i dagens kroneverdi, ut fra dagens nivå for kalkulasjonsrente og en valgt brukstid på 60 år. Ansvar: Analysen utarbeides av utbygger, men oppdragsgiver skal gi anbefaling om hvilket alternativ de anser som det beste. Forvalter skal også uttale seg med hensyn til anbefalingen. På grunnlag av anbefalingene fra oppdragsgiver og forvalter, velger rådmannen hvilket alternativ man skal gå videre med. Side 9 av 16

10 Usikkert anslag Forprosjekt Bygging Behovsutredning Entreprisekonkurranse Garantiperiode ALTERNATIVANALYSE Tittel på/beskrivelse av prosjekt angis Hjelpetekst: Dette arket fylles ut av utbygger, men det er oppdragsgiver som skal gi anbefaling ift. hvilket alternativ de anser som det beste. Forvalter skal også uttale seg ift. anbefalingen. I tillegg skal forvalter konfereres ved vurdering av driftskostnader. Alternativanalyse er en prosess som gjennomføres for å sikre at man velger det mest hensiktsmessige alternativet for å dekke kommunens behov. Arket benyttes for å beskrive ulike alternative løsninger for å dekke behovet iht. definerte mål og krav. Analysen bør omfatte alternativer basert på nybygg/nytt anlegg, tilbygg/utvidelse, rehabilitering, kjøp, leie i den grad dette kan anses relevant. Arket Prosjektbudsjett benyttes for å definere investeringskostnad og FDVU-kostnad for de ulike alternativene. Arket kan brukes til å vurdere alternative løsninger for mindre/enkle prosjekter. For større/komplekse prosjekter bør en grundigere alternativanalyse dokumenteres i egen rapport. Virksomhetsleder for utbygger beslutter i samråd med oppdragsgiver alternativanalysens omfang for det respektive prosjekt. Alternative løsninger/beskrivelse Nullalternativet - minimumsløsning Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Anbefalt alternativ Oppdragsgivers anbefaling Vurderingskriterier Anslått kostnad: Anslått kostnad for å dekke behovet gjennom beskrevet tiltak. Bruk oppsettet i Prosjektbudsjett-arket. Driftskostnader (FDVU): Driftskostnader for alternativet skal vurderes. Usikkerhet: Usikkerhet knyttet til foreslått tiltak beskrives Tid til ferdigstillelse: Når kan tiltaket ferdigstilles? Ytelse og kvalitet i løsning: Beskriv ytelse og kvalitet for foreslått alternativ Øvrig: Eventuelle øvrige vurderingskriterier omtales Anslått investeringskostnad: Anslått kostnad for å dekke behovet gjennom beskrevet tiltak. Bruk oppsettet i Prosjektbudsjett-arket. Driftskostnader (FDVU): Driftskostnader for alternativet skal vurderes. Usikkerhet: Usikkerhet knyttet til foreslått tiltak beskrives Tid til ferdigstillelse: Når kan tiltaket ferdigstilles? Ytelse og kvalitet i løsning: Beskriv ytelse og kvalitet for foreslått alternativ Øvrig: Eventuelle øvrige vurderingskriterier omtales Anslått investeringskostnad: Anslått kostnad for å dekke behovet gjennom beskrevet tiltak. Bruk oppsettet i Prosjektbudsjett-arket. Driftskostnader (FDVU): Driftskostnader for alternativet skal vurderes. Usikkerhet: Usikkerhet knyttet til foreslått tiltak beskrives Tid til ferdigstillelse: Når kan tiltaket ferdigstilles? Ytelse og kvalitet i løsning: Beskriv ytelse og kvalitet for foreslått alternativ Øvrig: Eventuelle øvrige vurderingskriterier omtales Anslått investeringskostnad: Anslått kostnad for å dekke behovet gjennom beskrevet tiltak. Bruk oppsettet i Prosjektbudsjett-arket. Driftskostnader (FDVU): Driftskostnader for alternativet skal vurderes. Usikkerhet: Usikkerhet knyttet til foreslått tiltak beskrives Tid til ferdigstillelse: Når kan tiltaket ferdigstilles? Ytelse og kvalitet i løsning: Beskriv ytelse og kvalitet for foreslått alternativ Øvrig: Eventuelle øvrige vurderingskriterier omtales Hvilket alternativ anbefaler oppdragsgiver? Redegjørelse for valg av alternativ. Forvalters anbefaling Hvilket alternativ anbefaler forvalter? Hva er begrunnelsen for dette? Redegjørelse for valg av alternativ. Figur 4: Prosjektskjema ark 3 - Alternativanalyse Side 10 av 16

11 3.4 Prosjektbudsjett Hensikt: Malen for prosjektbudsjett er utarbeidet for å sikre at alle typiske kostnadsposter blir inkludert i alle prosjekter, og for å sikre transparens med tanke på hvordan prosjektene er kalkulert og presentert. Beskrivelse: Ark 4 Prosjektbudsjett benyttes som mal for kostnadsoppsett for prosjektet. Oppsettet brukes i alternativanalysen for å definere investeringskostnad for ulike alternative løsninger, og senere ifm. forprosjektet for å spesifisere kostnader knyttet til valgt løsning. Først fyller man inn generelle opplysninger, som dato, fase (alternativanalyse eller forprosjekt) og arealer, før man fyller inn kostnader på riktig kostnadsnivå i kolonne G og J. Spesifikasjonsnivået av kalkylen kan variere avhengig av hvilken fase prosjektet er i. F.eks. kan det i alternativanalysen for et prosjekt være aktuelt å sette opp en samlet kostnad for post 1-6, basert på erfaringstall, mens i forprosjektet er det aktuelt å spesifisere kostnader for hver av postene 1-6, og kanskje også spesifisere post 2 Bygningsmessige arbeider på 2-siffernivå (egen tabell for dette til høyre i arket). Ansvar: Arket fylles ut av utbygger (både ifm. alternativanalyse og forprosjekt). Side 11 av 16

12 Usikkert anslag Forprosjekt Bygging Behovsutredning Entreprisekonkurranse Garantiperiode PROSJEKTBUDSJETT Tittel på/beskrivelse av prosjekt angis Hjelpetekst: Dette arket benyttes som mal for kostnadsoppsett for prosjektet. Oppsettet brukes i alternativanalyse for å definere investeringskostnad for ulike alternative løsninger, og senere for å spesifisere kostnader i forprosjektet. Spesifikasjonsnivået kan variere avhengig av hvilken fase prosjektet er i. Det er hovedsakelig kolonne G og J som skal fylles ut, mens de andre kolonner fylles ut automatisk. Arket fylles ut av utbygger, både ifm. alternativanalyse og ifm. sisseprosjektet. Generelle opplysninger Dato Skriv inn dato for budsjett Fase Velg hvilken fase budsjettet er knyttet til Bruttoareal Skriv inn byggets bruttoareal m2 Herav arealer nybygg Skriv inn antall kvm nybygg m2 Herav rehabiliterete arealer Skriv inn antall kvm rehabiliterte arealer m2 Tidspunkt for kalkylegrunnlaget: Byggestart Ferdigstillelse: År Månedsnr. Konto Beskrivelse Satser Inkl. mva kr./m2 Eks. mva. 1 Felleskostnader 2 Bygningsmessige arbeider - 3 VVS-arbeider 4 Elektroarbeider 5 Tele 6 Andre installasjoner Sum 1-6 Huskostnad - 7 Utomhus Sum 1-7 Entreprisekostnad - 8 Generelle kostnader Sum 1-8 Byggekostnad - Løst inventar Tomtekostnader Rivekostnader Sum spesielle kostnader - Merverdiavgift 25,0 % - Lønns- og prisstigning - Kunstnerisk utsmykking eks. mva. 1,0 % - - Avsetning til servicekonto 2,0 % - - Administrasjon eks. mva. - Sum 1-9 Grunnkalkyle - - Forventet tillegg (% av Grunnkalkyle inkl. adm.) - - Prosjektkostnad (P50) - - Usikkerhetsavsetning (% av prosjektkostnad) - - Kostnadsramme (P85) - - Figur 5: Prosjektskjema ark 4 - Prosjektbudsjett Side 12 av 16

13 3.5 Usikkerhetsvurdering/ - analyse Hensikt: Usikkerhetsvurderinger eller usikkerhetsanalyser gjøres for å etablere et bilde av hvilke usikkerheter som påvirker prosjektgjennomføringen. På den måten kan prosjektet gjennomføre tiltak for å håndtere de største usikkerhetene i prosjektet, herunder forsøke å unngå at identifiserte risikoer inntreffer og at muligheter utnyttes. Som oftest ønskes et usikkerhetsbilde med hensyn til prosjektkostnad, men metodene kan også anvendes med hensyn til tid og kvalitet. Beskrivelse: Virksomhetsleder for utbygger avgjør om det skal gjennomføres en usikkerhetsvurdering eller -analyse. Usikkerhetsvurdering: For enkle/små prosjekter kan det være tilstrekkelig å gjennomføre en usikkerhetsvurdering hvor de største usikkerhetene identifiseres og beskrives. Tilhørende kostnadskonsekvens angis på grunnlag av direkte anskuelser eller erfaringsbaserte erkjennelser. Dette ved at det fastsettes et grunnlag for forventet tillegg og usikkerhetsavsetning. Ark 5 Usikkerhetsvurdering kan for små/enkle prosjekter benyttes for å beskrive de største usikkerhetene man ser i prosjektet (både muligheter og risikoer). Det er lagt inn noen kontrollspørsmål i første del, for å sikre at usikkerheter som ofte går igjen i prosjekter blir ivaretatt. I del 2 hentes disse usikkerhetene inn, slik at man kan beskrive hvordan usikkerheten kan påvirke prosjektet og hvilke konsekvenser dette har for prosjektets kostnader. Det bør også legges inn egendefinerte prosjektspesifikke usikkerheter som ikke dekkes opp av kontrollspørsmålene. Usikkerhetsanalyse: For større/mer komplekse prosjekter bør aktiviteten gjennomføres som en kvantitativ usikkerhetsanalyse, med trinnvis og systematiske vurderinger, resonnementer og sammenstilling av de respektive usikkerhetsforhold. Analysen baseres på gruppeprosess(er) for både kvalitative og kvantitative vurderinger, før alle dataene behandles statistisk i et analyseverktøy. Usikkerhetsanalyse skal rapporteres i eget dokument. Kvantitative usikkerhetsanalyser etablerer to hovedresultater for alternativanalysen og forprosjektet: o Kostnadsbasert S-kurve, med tilrådning til forventet kostnad P50 og kostnadsramme P85 for investeringskostnaden. o Rangert oversikt over de forhold som utgjør den største usikkerheten i prosjektet. Usikkerhetsanalyse er ytterligere beskrevet i vedlegg 1. Ansvar: Det er utbygger som har det overordnede ansvaret for å få gjennomført en usikkerhetsvurdering/-analyse i prosjektet. Vurderingen/analysen kan gjennomføres internt i prosjektorganisasjonen, eller ved behov kan det hentes inn eksterne ressurser til bistand med gjennomføring av analyse. Side 13 av 16

14 Usikkert anslag Forprosjekt Bygging Behovsutredning Entreprisekonkurranse Garantiperiode USIKKERHETSVURDERING Sjekkliste usikkerheter - Ikke utømmende Usikkerhet Kontrollspørsmål Ja/Nei/Delvis Grunnforhold Er det gjennomført grunnundersøkelser? Nei Reguleringsrisiko Er området regulert til riktig formål? Nei Reguleringsrisiko Er tiltaket i samsvar med kommunedelplan? Delvis Hensyn til omgivelser Er det spesielle forhold ved prosjektets omgivelser? Ja (omgivelser, beliggenhet, tilgang, naboer, andre prosjekter, andre prosesser som kan påvirke dette prosjektet) Kultur- og miljøvern Har bygget/området spesielle vernehensyn? Ja Politiske prosesser Pågår det noen politiske prosesser som kan få konsekvenser Ja for prosjektet mhp. tid eller kostnad? Brukerkrav Er medvirkningsprosess med bruker avsluttet? Nei Relevante usikkerheter Legg inn de usikkerheter som anses relevante for prosjektet Grunnforhold Reguleringsrisiko Reguleringsrisiko Hensyn til omgivelser Kultur- og miljøvern Politiske prosesser Brukerkrav Egendefinert Egendefinert Egendefinert Egendefinert Egendefinert Forventede tillegg Usikkerhetsavsetning Beskrivelse Hvordan kan denne usikkerheten påvirke prosjektet? Hvilke konsekvenser har dette for prosjektets kostnader? Ta utgangspunkt i svar på kontrollspørsmålet Ta utgangspunkt i svar på kontrollspørsmålet Ta utgangspunkt i svar på kontrollspørsmålet Ta utgangspunkt i svar på kontrollspørsmålet Ta utgangspunkt i svar på kontrollspørsmålet Ta utgangspunkt i svar på kontrollspørsmålet Ta utgangspunkt i svar på kontrollspørsmålet Tittel på/beskrivelse av prosjekt angis Hjelpetekst: Dette arket benyttes for å beskrive de største usikkerhetene man ser i prosjektet (både muligheter og risikoer). Det er lagt inn noen kontrollspørsmål i første del, for å sikre at usikkerheter som ofte går igjen i prosjekter blir ivaretatt. I del 2 hentes disse usikkerhetene inn og man får anledning til å si noe om hvordan de kan påvirke prosjektet. Det bør også legges inn egendefinerte prosjektspefisikke usikkerheter som ikke dekkes opp av kontrollspørsmålene. Arket kan brukes til å vurdere usikkerheter for enkle/små prosjekter. For større/mer komplekse prosjekter bør usikkerhetsanalyse gjennomføres kvantitativt ved hjelp av analyseverktøy. Forslag til tiltak Hvilke tiltak kan prosjektet gjennomføre for å håndtere denne usikkerheten? Figur 6: Prosjektskjema ark 5 - Usikkerhetsvurdering 3.6 Prosjektdirektiv Hensikt: Prosjektdirektiv er en forpliktende avtale mellom oppdragsgiver og utbygger som skal signeres av begge parter, samt av virksomhetsleder for utbygger. Den primære hensikten er å dokumentere at det er enighet mellom oppdragsgiver og utbygger om hva som skal leveres og hvilke rammer som gjelder for prosjektet. Beskrivelse: Ark 6 - Prosjektdirektiv skal omtale prosjektets behov, mål, beskrivelse av tiltak og hvilke rammebetingelser som gjelder for prosjektet. Prosjektdirektivet fylles ut i to steg; Del 1) Før oppstart av forprosjekt Del 2) Etter investeringsbeslutning er tatt i bystyret (evt. hos rådmannen). Ansvar: Arket skal fylles ut av prosjektleder for utbygger i samarbeid med prosjektansvarlig for oppdragsgiver. Side 14 av 16

15 Usikkert anslag Forprosjekt Bygging Behovsutredning Entreprisekonkurranse Garantiperiode PROSJEKTDIREKTIV Hjelpetekst: Dette arket skal fylles ut av prosjektleder for utbygger i samarbeid med prosjektansvarlig for oppdragsgiver. Arket fylles ut i to steg; Del 1) Før oppstart av forprosjekt Del 2) Etter investeringsbeslutning er tatt i bystyret (evt. hos rådmannen). Prosjektdirektivet er en kontrakt mellom oppdragsgiver (bestiller) og den enheten som skal gjennomføre prosjektet (utbygger). Celler markert med grå fylles automatisk inn fra Ark 2 Behovsvurdering. Del 1 Generelle opplysninger Dato for utfylling av skjema del 1 Oppdragsgiver (bestiller) Prosjektansvarlig for oppdragsgiver (bestiller) Utbygger Prosjektleder hos utbygger IN-nr Mappe-nr. i ephorte Behov Hva er det viktigste behovet vi ønsker å løse med tiltaket? Ønsket ferdigstillelse Mål og krav Målsetting Figur 7: Prosjektskjema ark 6 - Prosjektdirektiv Fylles ut før oppstart av forprosjekt Tittel på/beskrivelse av prosjekt angis Dato for utfylling av skjema Den seksjon eller fagetat som har prosjektets investeringsbevilgning innenfor sitt tjenesteområde. Navn på prosjektansvarlig hos oppdragsgiver (bestillerenhet) Den enhet innen Seksjon for teknisk drift som rådmannen har gitt fullmakt til å planlegge og gjennomføre bygge- og anleggsprosjekter, og som gjennomfører prosjektet på vegne av oppdragsgiver. Navn på prosjektleder hos utbygger Legg inn IN-nr Legg inn mappenr i ephorte Brukers behov beskrives. Dersom mulig oppgis behovet i antall. Fokusere på behov for nye kapasiteter eller mangler, ikke på mulige løsninger. År for ønsket ferdigstillelse av tiltak angis. Hva er det Fredrikstad kommune ønsker å oppnå med tiltaket? Hva er ønsket virkning for bruker ved gjennomføring av prosjektet? Målsettingen baseres på behovet for tiltaket. Dersom det oppgis flere målsettinger Legg inn dato for oppstart av forprosjekt hos utbygger Avtalt oppstartsdato for forprosjekt Antatt kostnad forprosjekt Hva er antatt kostnad for gjennomføring av forprosjektet? Sannsynlig dato for overlevering av forprosjekt Når forventer utbygger å være ferdig med forprosjektet? Overordnede krav og rammebetingelser Hvilke overordnede krav gjelder for prosjektet, og hva er prosjektets avgrensninger? Valgt alternativ Hvilket alternativ ønsker rådmannen å ta videre til forprosjekt? Utdypende beskrivelse av hovedtiltak Beskrivelse av hva som skal inngå i prosjektet inkludert prosjektavgrensninger Del 2 Fylles ut etter gjennomført forprosjekt når investeringsbeslutning er tatt Dato for utfylling av del 2 Dato for utfylling av skjema del 2 Usikkerhetsvurdering/-analyse Usikkerhetsvurdering Legg inn referanse til filen hvor usikkerhetsvurderingen/-analysen finnes. Økonomi og rammer Budsjettramme brutto (p85) - Tilskudd Legg inn størrelse på tilskudd som prosjektet forventes å få (eks. tilskudd fra husbank, ENOVA etc.) Budsjettramme netto Styringsramme for utbygger (p50) - Styringsramme for prosjektleder Settes av prosjektleder i samråd med virksomhetsleder for utbygger. Enten p50 eller en lavere ramme Finansiering Dato for overlevering til oppdragsgiver Når er det avtalt at prosjektet skal overleveres til oppdragsgiver? Underskrifter Prosjektansvarlig hos Oppdragsgiver (sign. og dato) Navn på prosjektansvarlig hos oppdragsgiver (bestillerenhet) Prosjektleder hos Utbygger (sign. og dato) Navn på prosjektansvarlig hos oppdragsgiver (bestillerenhet) Virksomhetsleder (sign. og dato) Navn på virksomhetsleder hos den enhet i seksjon for teknisk drift som gjennomfører prosjektet på vegne av oppdragsgiver Side 15 av 16

16 4 Referanser [1] Revidert reglement for gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter (Bystyresak 16/40) 5 Vedlegg 1. Usikkerhetsanalyse 2. Alternativanalyse Side 16 av 16