NEDRE EIKER KOMMUNE. Årsrapport Felles lønningskontor for Øvre Eiker kommune, Lier kommune og Nedre Eiker kommune

Transkript

1 NEDRE EIKER KOMMUNE Årsrapport 2016 Felles lønningskontor for Øvre Eiker kommune, Lier kommune og Nedre Eiker kommune Selskapets virksomhet Lønningskontoret skal levere tjenester til samarbeidskommunene innenfor ordinært lønnsarbeid, herunder budsjett-, forhandlings- og web modulen for personalia og reiseregninger, fravær og refusjon, avstemming mot regnskap og etterarbeid ved lønnskjøring. Fra er også en del av virksomheten salg av lønnstjenester til andre foretak. Selskapets formål Avtalens formål er å organisere et forpliktende administrativt samarbeid om felles lønningstjenester og hvor målet er å få en driftsorganisasjon med et godt faglig miljø, mindre sårbarhet, kostnadseffektive rutiner og rasjonelle og effektive IT-tjenester av god kvalitet. Andre viktige forhold Første vertskommuneavtale ble inngått Prosjektet ble evaluert i henhold til avtalen i Buskerud kommunerevisjon gjennomførte oppdraget. Ny vertskommuneavtale ble inngått mellom partene Nøkkeltall 2016 Antall årsverk 9 Sykefravær i avdelingen 1,7 % Mottatt refusjon for alle selskap ,- Antall selskap 12 Antall lønns- og trekkoppgaver 9520 Antall lønnskjøringer pr måned Budsjett ,- Regnskap ,- Mindre forbruk ,- Postboks C, 3051 Mjøndalen Besøksadresse: Rådhusgata 2 Tlf.:

2 Dato Vår ref. -/ 2 av 6 Kommunens økonomiske engasjement Inntekter og utgifter i samarbeidet inngår i vertskommunens budsjett og regnskap. Budsjettprosessen følger den ordinære prosess i kommunen og skal sikre mest mulig forutsigbarhet og stabilitet i driften av lønningskontoret. Hver av samarbeidskommunenes behov og interesser søkes ivaretatt i budsjettprosessen. Fordeling av driftskostnadene (lønn, husleie og vanlige driftskostnader) fordeles forholdsmessig etter antall innbyggere per og fordelingsnøkkelen revideres årlig. Eventuelle inntekter ved salg av tjenester, refusjon av sykepenger for ansatte ved kontoret m.m. kommer til fradrag før kostnadsfordeling. Økonomi Vedlagt i årsrapporten det totale regnskapet for 2016, her er noen tall: Budsjett kr ,- Regnskap kr ,- Salg av tjenester kr ,- Sykelønnsrefusjon kr ,- Mindre forbruk kr ,- Måloppnåelse Det er satt opp fire hovedmål for samarbeidet om felles lønningstjenester: å få en driftsorganisasjon med et godt faglig miljø mindre sårbarhet etablere kostnadseffektive rutiner rasjonelle og effektive IKT tjenester av god kvalitet Godt faglig miljø Avdelingen deler daglig fagkompetanse. Erfaringsutveksling skjer naturlig i felles møterom eller på gangen. Resultatet er et styrket fagmiljø hvor medarbeiderne føler trygghet til å innføre nye prosesser og endringer. Avdelingen har et meget godt arbeidsmiljø. Det ble våren 2016 gjennomført en medarbeiderundersøkelse etter KS`sin10-faktor modell i Nedre Eiker kommune. Lønnsavdelingen har en gjennomsnittsskår på 4,6, landssnittet 4,2 og anbefalt skår bør ligge på 4,5-4,6. Gjennom medarbeidersamtaler bekrefter hver og en medarbeider at de trives godt med de faglige utfordringer og det sosiale miljøet i avdelingen. Mindre sårbarhet Sårbarheten ved et slikt samarbeid er lav. Synergieffekten av stordriftsmiljø er god kvalitet på oppgavene og et styrket fagmiljø hvor medarbeiderne deler kompetanse med hverandre. Medarbeiderne kan steppe inn for hverandre ved ferieavvikling, sykdom eller ved behov for ekstra hjelp. Primæroppgaver fordeles innad i avdelingen og man avlaster hverandre. Det blir et tett samarbeid der alle drar lasset sammen. Allikevel fører ny teknologi og nye krav til sikkerhet - til en ny grad av sårbarhet. Det gjelder bl.a. for flere ledd i lønnsutbetalings -prosessen prosessen rundt bankoverføring, generering av bankfil i lønnssystemet og godkjenning av bankfil hos den eksterne bankforbindelse. Det er viktig med riktige tilganger til autoriserte filmapper lokalt hos selskapene, i tillegg skal godkjenning i bank utføres av to autoriserte personer - man er derfor avhengig av at det alltid er personer på plass med riktige fullmakter. Kostnadseffektive rutiner Avdelingen har fokus på etablering av kostnadseffektive rutiner og innfører standardiserte rutiner innenfor hvert fagmiljø, lønn og sykepenger.

3 Dato Vår ref. -/ 3 av 6 Med det gode faglige miljøet har vi også trygghet og kompetanse til å rulle ut nye system - uten kjøp av kostbare konsulenttjenester fra leverandør. I 2014,2015 og 2016 er det anskaffet nye system og moduler for flere selskap, og lønnsavdelingen har tatt ansvaret for både oppbygging, klargjøring og opplæring av brukerne i de nye systemene. Rasjonelle og effektive IT-tjenester av god kvalitet En av forutsetningene for å lykkes med samarbeidet! IKT tjenester levert fra Øvre Eiker kommune og Lier kommune har vært tilfredsstillende i IKT tjenester levert fra D-IKT for Nedre Eiker kommune er for vår del mindre tilfredsstillende enn tjenester levert fra Lier og Øvre Eiker kommune. D-IKT bestiller hver eneste oppgradering fra Visma, noe som betyr ekstra kostnader og tid. Vår erfaring er at D-ikt mangler kompetanse på Visma Enterprise løsningene til NEK. Etter gjentatte tilbakemeldinger om misnøye har nå D-IKT besluttet å gjennomføre kompetanseheving på Enterprise systemet, slik at mindre oppgraderinger kan kjøres av de. Første opplæringsdag vil være i mars Sykefravær Avdelingen har nesten ikke sykefravær! 1,7 % sykefravær i 2016 (et beinbrudd) 1,3 % sykefravær i 2015 (to beinbrudd) 0,1 % sykefravær i 2014 Samarbeid inn mot kommunene Lønnsavdelingen opplever et godt samarbeid med alle kommunene. Mål for 2016 og fokusområder for 2017 Lønnsavdelingen har hele tiden fokus på effektivisering og kvalitetssikring av arbeidsprosesser både internt i avdelingen og for selskapene vi kjører lønn for. Målet for 2016 var å lykkes med innføring nye web løsninger for personalmelding, reiseregninger og tid registreringssystem Rekruttering i avdelingen Inger Kristine Borgersen gikk av med pensjon 1. juni Vi rekrutterte derfor etter ny lønnsmedarbeider, med krav om høyskoleutdanning og minimum 5 års lønnserfaring, våren Silje Havik begynte hos oss 1. september 2016 og ble tidlig en effektiv ressurs i avdelingen. Fleksitidssystem/GatFlex Nedre Eiker kommune skiftet leverandør av fleksitidssystem fra MinTid til GAT fra Alle enheter gikk over samtidig. Overgangen har gått fint. Brukes av administrasjon, kultur og teknisk. Nye enheter vurderes, som barnehager osv. Øvre Eiker kommune skiftet fra MinTid til GatFlex tidlig i 2016, rullet ut sakte men sikkert enhet for enhet. Brukes av administrasjonen og barnehagene. Skal rulles ut videre i organisasjonen, som renholdere osv. Lier kommune benytter et lokalt tilpasset Excel system. Skolesystem/variable timer Lier kommune overfører nå kun elektroniske undervisningstimer fra skolesystemet Visma Flyt, dette gjelder for alle skolene - innført fra 1.oktober Fungerer veldig bra. Nedre Eiker og Øvre Eiker kommune har ingen elektronisk overføring av variable timer fra skolesystemet SATS.

4 Dato Vår ref. -/ 4 av 6 GatTurnus Målet for 2016 var at alt sykefravær for ansatte som bruker Gat blir sendt elektronisk over til lønnssystemet HRM. Dette vil sikre sykepengerefusjonen til kommunene og heve kvaliteten på sykefraværsdata. Nedre Eiker kommune innførte dette fra februar Øvre Eiker kommune har praktisert dette i mange år allerede. Lier kommune innfører dette fra februar Vimsa.net AutoPay Øvre Eiker kommune innførte ny rutine for overføring av bankfil via Visma.net Autopay. Visma skriver følgende om denne rutinen; Visma Enterprise Autopay er svaret på bankenes endring av filformat for EUR-utbetalinger, som trer i kraft Flere banker sender i disse dager ut varslinger på dette, og for de av dere som har store mengder EUR-utbetalinger vil en overgang til Visma Enterprise Autopay være nødvendig. Løsningen håndterer både remitteringsfiler fra Visma Enterprise Økonomi og lønnsutbetalingsfiler fra Visma Enterprise HRM. Visma Autopay er en helautomatisk betalingstjeneste for utveksling av betalingsinformasjon med ulike norske banker. Alle betalingsdata blir overført via en sikker og kryptert forbindelse til og fra bank/nets, uten manuelle operasjoner. Visma Enterprise Autopay gir mulighet for automatisering av remitteringsprosessen i Visma Enterprise. Automatisering skjer ved bruk av programserver og aktiv avviksvarsling. Alle steg i arbeidsprosessen logges. Tjenesten gjøres tilgjengelig for Visma Enterprise, både for HRM og Økonomi, og kan kjøpes som abonnement. Visma Enterprise BI Øvre Eiker kommune har i 2015 og 2016 vært med på å utvikle BI i samarbeid med Visma. Visma Enterprise BI er et styringsverktøy - en løsning som transformerer fragmenterte data til informasjon og kunnskap. Målsettingen er å gi ledelsen informasjon og kunnskap for å understøtte beslutninger og gi bedre styring av virksomheten. Øvre Eiker kommune bruker dette aktivt som et styringsverktøy i dag, Anders Elvekrok er systemansvarlig. I alt har 80 ledere og ansatte i sentral administrasjonen i ØEK nå tilgang Løsningen er en ren skytjeneste og koster ca. kr 300,- pr bruker pr måned. Visma.net Expense Brukes av alle ansatte (pluss enkelte oppdragstakere) i alle selskap. En meget god løsning for reiseregninger og utleggsrefusjoner. Med få tastetrykk sender ansatte inn sine krav med kvitteringer. Øvre Eiker kommune har valgt videreføre manuelle utbetalingsrutiner for utlegg fra ansatte. Lønn anbefaler at dette går gjennom Expense for å redusere arbeidskostnader og heve kvaliteten på data/elektroniske data. Elektronisk Personalmelding Alle selskap er nå brukere av den elektroniske lønnsmeldingen. Vår erfaring til nå er at dette er et meget godt verktøy for ledere. Kvaliteten på data er betraktelig hevet og det er hyggelig å se at kompetansen til ledere/merkantile også er hevet. Sykepenger/refusjon/digitale sykemeldinger De totale refusjonsinntektene for alle selskap er for 2016 kr ,- Samtidig som målet for alle arbeidsgivere er å ha lavest mulig sykefravær, er også målet å få inn korrekt sykepengerefusjon. Lønnsavdelingen har kontroll på alle sykepengesaker der det er dannet krav til NAV. Det er meget viktig å få inn grunnlaget for fraværet og vi ser at elektroniske overførte data bidrar til å heve kvaliteten på fraværsdata og samtidig øke sykepengerefusjonen. Fra høsten 2016 innførte NAV/Altinn muligheter for å innhente digitale sykemeldinger. Lønnsavdelingen sendte ut følgende info skriv vedrørende dette:

5 Dato Vår ref. -/ 5 av 6 Inntil systemleverandør Visma og DIGISYFO har utviklet en løsning for å håndtere digitale sykmeldinger - må arbeidstaker levere både del C og del D på papir til arbeidsgiver. Visma deltar jevnlig på møter med NAV, vedrørende utviklingen av de digitale sykemeldingene. Når DIGISYFO er ferdigutviklet for alle deler av sykemeldingen, ønsker Visma å ha en integrering mot dette. Lønnsavdelingen holder seg oppdatert om dette og vil sende ut ny info når det blir endringer i disse rutinene fra sykemeldinger på papir til digitale sykemeldinger! Årsoppgjørsmøte BKR/lønn holdt foredrag om erfaring rundt lønnsavstemminger A-ordningen er en ny offentlig rapporteringsrutine som ble innført fra Dette er en felles ordning mellom NAV, Skatteetaten og Altinn. Lønnsavdelingen avstemmer lønn for alle selskap hver eneste måned - og har så god kontroll på dette at vi ble invitert til å holde innlegg om erfaringer og hvordan vi utfører dette - på Buskerud kommunerevisjons årlige årsoppgjørsmøte i kommunestyresalen i Øvre Eiker kommune. En meget hyggelig invitasjon å få! Kommunesammenslåing Nedre Eiker kommune vedtok i desember 2016 kommunesammenslåing med Drammen og Svelvik. Lønnsavdelingen følger denne prosessen nøye og venter spent på nye mulige samarbeidsformer. Målet for 2017 Hovedmålet vil alltid være sikre at alle får korrekt lønn til rett tid. Vi har mål om å gjøre krav på refusjon for alle sykepengesaker med rett til refusjon. Et annet viktig mål for oss er å være så gode innenfor vårt fagfelt, at ledere/merkantile og ansatte får svar i alle saker hvor de henvender seg til oss. Vi ser at mer og mer av arbeidsdagen vår er å være rådgivere/veiledere for ledere som søker informasjon i personalsaker og systemer. Vi har mål om å yte best mulig service til våre samarbeidspartnere.

6 Dato Vår ref. -/ 6 av 6 Det offentlige i Norge møter stadig større krav til effektiv administrasjon, og med dagens teknologi kan vi digitalisere løsninger til stor grad av selvbetjening, gjenbruke eksisterende data og med gode synkroniseringsløsninger sørge for god kvalitet på data. Vi anbefaler kommunene å anskaffe løsninger som gjør hverdagen enklere for ledere, men som samtidig er tilpasset lønns- og personalsystemet Enterprise HRM og det komplekse offentlige regelverk. Vi bidrar gjerne i prosesser for anskaffelser av system som samsnakker med Enterprise HRM, slik at vi sikrer den beste løsningen. Kristine Gjesmoe Solberg lønnsavdelingen for Lier, Nedre Eiker og Øvre Eiker