Vår ref.: Innkalling til møte i Høgskolestyret 28. og 29. april 2015

Transkript

1 Vår ref.: Lillehammer, 21. april 2015 Innkalling til møte i Høgskolestyret 28. og 29. april 2015 Til: Bente Ohnstad, Jens Uwe Korten, Kari Broberg, Jan Grund, Synnøve Brenden, Peter Nicolai Arbo, Marit Roland Udnæs, Geir Haugsbakk, Tore Maritvold, Kari Ringi og Fredrik Strand Oseberg. Kopi: Anja Rynning Veum, Dag Harald Claes, Audun Løhre, Svanhild Sørensen, Ingrid Tvete, Øyvind Tønnesson, Hans Anders Hanslien, (studenter), dekaner og seksjonsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud, Studentsamskipnaden i Oppland og Lillehammer studentorganisasjon. Tid: Tirsdag 28. april kl (Det serveres lunsj i Drotten mellom kl og middag samme sted kl. 1700) Onsdag 29. april kl (Det serveres lunsj i Drotten kl. 1200) Sted: Høgskolen i Lillehammer, møterom Ø-201. Med vennlig hilsen Bente Ohnstad Rektor Geir Bergkastet Direktør Vedlagt saksliste Høgskolen i Lillehammer, postboks 952, 2604 Lillehammer. Telefon: Faks E-post: post@hil.no

2 Dagsorden tirsdag 28. april. 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Godkjenning av protokoll fra møtet i høgskolestyret 10. mars 2015 (Vedlagt) 3. Hendt siden sist 4. Referatsaker 19/15 Side a Årsrapport Ph. d-utvalget b Årsrapport Førstelektorutvalget c Årsrapport Høgskolens tilsettingsorganer d Referat fra Forskningsutvalget 15. mars e Svar fra KUF-fondet på søknad om støtte til videreutvikling av ph.dutdanninger 12 og gjennomføring av samarbeidsprosjekter f Brev fra Riksrevisjonen, regnskaps- og årsavslutning 2014 HiL- utsatt 17 offentlighet g Brev til Riksrevisjonen , regnskaps og årsavslutning utsatt 19 offentlighet h Rapport om målbruk i offentleg tenste oppfølging fra Språkrådet i Svar til Språkrådet , Rapport om målbruk i offentleg tenste j Støtte til etablering av Senter for tjenesteinnovasjon i offentlig og privat 25 sektor ved HiL fra Oppland Fylkeskommune k Brev til KD , Unntak fra krav om generell studiekompetanse ved 28 opptak til Bachelor i film og TV ved Den norske filmskolen l Brev til KD , Søknad om endringer i bachelorstudier ved avdeling 30 for TV fag. m Epost fra NOKUT 30. mars 2015, evaluering av system for kvalitetssikring av utdanningen ved HiL Beslutningssaker 20/15 Høgskolens sentrale lederstruktur (Vedlagt) 21/15 Tilsetting av rektor (Ettersendes) Unntatt offentlighet. 22/15 Tilsetting av dekan ved ASV (Ettersendes) Unntatt offentlighet 23/15 Leie av lokaler i påvente av nytt bygg på campus (Vedlagt) 24/15 Betingelser for avtroppende rektorat (Vedlagt) Unntatt offentlighet

3 6. Orienteringssaker 25/15 Revidering av prinsippdokumentet for høgskolens kvalitetssystem (Vedlagt) 26/15 Meld.St.18; Konsentrasjon for kvalitet strukturreform i universitets- og høyskolesektoren (Vedlagt) 7. Eventuelt 27/15 Eventuelt Dagsorden onsdag 29. april Dialogmøte med dekan for TVF, Hege Michelsen Dialogmøte med dekan Den norske filmskolen, Thomas Stenderup Pause Dialogmøte med tillitsvalgte og hovedverneombud Innledning ved Personal og organisasjonsdirektør Lars Petter Mathisrud Rolf Borgos, Forskerforbundet Lene Nyhus, NTL Anne Sigfrid Grønseth, Akademikerne Kine Strandsveen, Parat Turid Thomassen, Hovedverneombud

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36 Møtedato Saksbehandler Lars Petter Mathisrud Arkivreferanse 15/ /15: Høgskolens sentrale lederstruktur 1. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar at det opprettes en stilling som direktør ved Høgskolen i Lillehammer fra som erstatning for nåværende stilling som høgskoledirektør 2. Styret vedtar at det opprettes en stilling som prorektor for utdanning og en stilling som prorektor for forskning og kunstnerisk utvikling ved Høgskolen i Lillehammer fra , og at det tilsettes på åremål i stillingene. 3. Styret ber om at det på styremøtet i juni 2015 legges fram legges fram følgende: Instruks for rektor med virkning fra Ansvars- og oppgavedeling i den sentrale ledelsen Kravspesifikasjon, utlysningstekst og fastsettelse av prosess for tilsetting av prorektorer Oppdatert oversikt over styring- og ledelsesordningen ved HiL fra Rektor gis i samarbeid med påtroppende styreleder fullmakt til å inngå ny arbeidsavtale med direktør og utpeke prorektorer fra i påvente av tilsetting etter utlysning. 2. Sammendrag Høgskolestyrets vedtak i sak 64/14 om høgskolens styringsordning innebærer at tilsatt rektor fra blir daglig leder for høgskolens samlede faglige og administrative virksomhet i samsvar med rammer og pålegg som styret fastsetter. Vedtaket innebærer en omorganisering hvor en går fra å ha en til to ledere på institusjonsnivå, og at høgskoledirektørstillingen må regnes som bortfalt. Vedtaket sier heller ikke noe om hvordan høgskolens øvrige sentrale lederstruktur skal være fra I denne saken legges det fram et forslag til hvordan høgskolens sentrale lederstruktur i tillegg til rektor skal organiseres fra Det foreslås å opprette en stilling som direktør som erstatning for nåværende stilling som høgskoledirektør. Nåværende høgskoledirektør anses å ha rettskrav på å fortsette sitt tjenesteforhold, noe som også tilsier at han får tilbud om stillingen. Det forslås videre å opprette to prorektorstillinger med et nærmere avgrenset ansvarsområde og at ansvars- og oppgavedelingen i den sentrale ledelsen avklares på overordnet nivå i styremøtet i juni Prorektorstillingene opprettes som fire-årige åremålsstillinger som utlyses i juni og tilsettes etter ordinær konkurranse tentativt på første ordinære styremøte i høstsemesteret. For å sikre en best mulig overgang fra , foreslås det at prorektorstillingene dekkes opp ved hjelp av fungering fra til stilingene er bemannet etter ordinær utlysning og konkurranse. 3. Saksframlegg Bakgrunn for saken: Høgskolestyrets vedtak i sak 64/14 om høgskolens styringsordning innebærer at tilsatt rektor blir daglig leder for høgskolens faglige og administrative virksomhet i samsvar med de rammer og pålegg som styret fastsetter (UH-loven 10-4). Styrevedtaket inneholder ingen ytterligere beslutninger om hvordan den institusjonelle ledelsen utover dette skal ivaretas. For 1

37 å sikre nødvendig institusjonell ledelse i forbindelse med overgang til ny styringsmodell, bør styret vedta hvordan høgskolens sentrale lederstruktur med hensyn til overordnet ansvars- og oppgavefordeling skal se ut fra Samtidig er det slik at en rekke beslutninger knyttet til detaljene i dette må gjøres ved delegasjon fra rektor. Dette innebærer at det i denne saken legges opp til beslutninger som vurderes nødvendig for å sikre en best mulig overgang fra valgt til tilsatt rektor pr Høgskoledirektørens rolle Med styrets vedtak har ikke lenger høgskoledirektør noen selvstendig rolle etter universitetsog høgskoleloven, og stillingen bortfaller slik den er definert i dag. Det må derfor tas stilling til om det skal opprettes en ny direktørstilling hvor ansvar og myndighet følger av delegasjon fra rektor. I denne sammenheng gjøres styret oppmerksom på at høgskolen etter tjenestemannslovens regler vil ha en forpliktelse til å tilby annen passende stilling ved bortfall av stillingen som høgskoledirektør. Høgskoledirektør er i dag leder av høgskolens samlede administrative virksomhet med ansvar og myndighet fastsatt i UH-loven Høgskoledirektør er videre leder av høgskolens Fellesadministrasjon og med det nærmeste leder for seksjons- og enhetsledere. Med endringene i styringsordningen overføres ansvar og myndighet etter UH-loven til rektor, men ingen av oppgavene som direktør i dag utfører bortfaller. En gjennomgang av institusjonene i sektoren som har endret styringsordning viser at de aller fleste institusjoner har videreført en samlende administrativ lederrolle ved overgang fra valgt til tilsatt rektor. Begge våre naboinstitusjoner har oppretthold direktørstillingen. I kravspesifikasjonen og utlysningsteksten til rektorstillingen vektlegges rektors strategiske rolle og ansvar for den faglige profilen. Om de administrative funksjonene sier utlysningen at rektor skal «påse at de administrative funksjonene best mulig støtter opp under kjernevirksomheten» og «påse at høgskolen drives effektivt og i samsvar med god forvaltnings- og forretningsskikk». Høgskolens administrative virksomhet omfatter et bredt spekter av oppgaver og kompetanse som må samhandle for å sikre effektiv og god drift og utvikling av høgskolen. Dette er oppgaver som i dag, ligger under høgskoledirektørs myndighet. Selv om ansvar og myndighet overføres til rektor, vil oppgavene og behovet for koordinering og samlet ledelse av den administrative virksomheten være den samme. Det vurderes derfor som hensiktsmessig å videreføre en stilling som direktør (eventuelt med tittel administrasjonsdirektør) som skal å ha ansvar for å utføre disse oppgavene på vegne av rektor. Stillingen som direktør rapporterer til rektor og utfører sine oppgaver etter delegasjon fra rektor. Direktørs hovedoppgaver vil være å koordinere høgskolens administrative virksomhet og være rektors nærmeste rådgiver i saker knyttet til den administrative virksomheten. Direktør er videre leder for høgskolens fellesadministrative virksomhet. Nåværende høgskoledirektør vil ha rettskrav på å følge sine nåværende oppgaver inn i den nye stillingen. Det foreslås derfor at styreleder i samarbeid med påtroppende styreleder gis fullmakt til å inngå ny arbeidsavtale med nåværende direktør. Prorektor(enes) rolle Funksjonen som prorektor er ikke beskrevet i universitets- og høgskoleloven hverken i tilfelle av valgt eller tilsatt rektor. Dette innebærer at det er opp til institusjonen selv om denne type stillinger skal opprettes i organisasjonen, og hvilket innhold de skal gis. Høgskolen i Lillehammer har i dag en prorektor som er valgt sammen med rektor. Prorektor er også styrets nestleder og rektors stedfortreder og har i de siste to valgperiodene hatt et 2

38 særlig faglig ansvar for høgskolens utdanningsvirksomhet, og er bl.a. leder for studienemd, internasjonalt utvalg og førstelektorutvalg. Prorektor utgjør en 100 % stilling. I tillegg har rektor siden 2007 hatt en utpekt medarbeider med funksjon som viserektor med et særlig faglig ansvar for høgskolens forskningsvirksomhet. Funksjonen som viserektor utgjør pr. i dag 50 % stilling. Prorektor og viserektor er i dag rene faglige lederstillinger og utgjør sammen med rektor og høgskoledirektør høgskolens sentrale ledergruppe. Ved overgang til tilsatt rektor er det styret som må beslutte om det skal opprettes stillinger som prorektorer. Prorektorene skal på samme måte som rektor, tilsettes i fire-årige åremålsstilling jf. UH-loven 6-4. Det er styret selv som tilsetter og fastsetter innstillingsutvalgets sammensetning. Det foreslås i denne saken at styret vedtar en sentral lederstruktur hvor det opprettes to åremålsstillinger som prorektor, en med et hovedansvar rettet mot utdanning, og en med hovedansvar rettet mot forskning og kunstnerisk utviklingsarbeid. Høgskolen har et behov for å styrke forskningsledelsen, det foreslås derfor at begge prorektorstillingene utgjør 100 % stilling. Etter overgang til ansatt rektor har flere institusjoner valgt å opprette prorektorstillinger som gis et faglig og administrativt lederansvar. F.eks. har Høgskolen i Hedmark valgt å opprette prorektorstillinger for hhv. utdanning og forskning som er gitt ansvar for å lede hhv. den studieadministrative virksomheten og den forskningsadministrative virksomheten ved høgskolen. Lignende vedtak er også gjort ved andre institusjoner. Det forslås at dette også vurderes for Høgskolen i Lillehammer. Det foreslås at det legges opp til en prosess fram mot styremøtet i juni hvor det gjennomføres en vurdering som belyser de ulike sidene av en modell med prorektorer som rene faglige ledere, og en modell med stillingene som faglige og administrative lederstillinger. Med bakgrunn i vurderingen legges det opp til at styret kan gjøre en beslutning på styremøte i juni 2015 som også vil da være grunnlaget for utlysning av stillingene. Rekrutteringsprosessen legges opp med beslutninger om innstillingsutvalg, utlysningstekst mv på styremøte i juni, utlysning umiddelbart etter det og tentativt tidspunkt for tilsetting på første ordinære styremøte høsten For å sikre en best mulig overgang til ny ledelsesmodell anbefales det at rektor i samarbeid med påtroppende styreleder utpeker prorektorer og at de fungerer i stillingene inntil de besettes etter ordinær utlysning og konkurranse. Ansvar og myndighet fra Endringen med ekstern styreleder og tilsatt rektor innebærer at det må foretas ny delegasjon av myndighet, i tillegg må en rekke av høgskolens interne retningslinjer gjennomgås og oppdateres. I første omgang handler dette om delegasjon fra styret til rektor og at det utarbeides en ny instruks for rektor. Dette vil sammen med en oversikt over organisering, styring og ledelse fra bli lagt fram på styremøtet i juni. Oversikt over vedlegg 4. Styreleders vurdering Overgangen fra valgt til tilsatt rektor innebærer en rekke endringer i forhold knyttet til ledelsen av høgskolen. Det er gjort beslutninger om ekstern styreleder fra På styremøtet 28. april tilsettes ny rektor, og det gjennomføres suppleringsvalg i mai for å få på 3

39 plass sammensetning og varamedlemmer til høgskolestyret for perioden til Det er videre nødvendig å gjøre avklaringer som er knyttet til den daglige sentrale ledelsen av høgskolen. For å sikre en best mulig overgang og støtte til ny rektor er det nødvendig at det sittende styret foretar enkelte beslutninger i forhold til hvordan høgskolens kal ledes fra Høgskoledirektørens rolle må avklares fordi rollen slik den er i dag, formelt sett ikke lenger eksisterer fra 01.08, i den forbindelse mener jeg vi bør se på muligheten for å utvide inneværende åremålsperiode fra 4 til 6 år. Videre mener jeg det er viktig å avklare prorektorenes roller på et overordnet nivå. Prosessen det legges opp til med å avklare deres roller må foregå raskt i og med at vi kun har mai på oss for å gjøre jobben, men den må likevel legges opp slik at påtroppende rektor, tjenestemannsorganisasjonene og medarbeidere som direkte berøres av eventuelle endringer involveres. Bente Ohnstad Rektor 4

40 Møtedato Saksbehandler Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen Arkivreferanse - 23/15: Leie av lokaler i påvente av nytt bygg på campus 1. Forslag til vedtak 1. Styret beslutter å gå videre i forhandlingene med SIVA om leie av lokaler i Fakkelgården. Direktør gis fullmakt til å signere intensjonsavtalen om leie av lokalene. Den endelige leieavtalen inngås når kostnadene til leie og drift av lokalene er avklart. Det forutsettes at de totale kostnadene til leie og drift av lokalene finansieres innenfor de budsjetterte midlene til fremtidige husleieøkning. 2. Sammendrag Styret har vedtatt å leie lokaler i påvente av nytt bygg på campus og finansieringen av de økte husleiekostnadene er innarbeidet i budsjettet for Høgskolen er i dialog med SIVA om leie av om lag 1600 kvm i Fakkelgården og det er et ønske om å starte forhandlinger om en leieavtale for disse lokalene. Blir det enighet om leieavtalen og leiekostnadene, er det ønskelig å signere avtale om leie av lokalene før ferien. Basert på forutsetningene angitt i tildelingsbrevet fra KD for 2015, har høgskolen fullmakt til å inngå leie av lokaler utover budsjettåret. 3. Saksframlegg Det vises til sak 35/14 Leie av lokaler i påvente av nytt bygg på campus hvor styret gjorde følgende vedtak: 1. Styret gir direktøren fullmakt til å inngå avtale om leie og drift av midlertidige arealer til kontorarbeidsplasser og/eller undervisningsrom. Varigheten på leieavtalen ses i sammenheng med planene for nytt forskningsbygg på campus. 2. De økonomiske konsekvensene av leie av nye lokaler i påvente av nytt bygg, innarbeides i revidert budsjett for 2014 som behandles i september og i langtidsbudsjettet for som behandles i desember. Behov for mer arealer til kontorarbeidsplasser og undervisning i påvente av nytt bygg på campus, er ikke redusert siden behandlingen av saken i juni Behovet for arealer har heller økt gjennom innovasjonssatsingen og nye stillinger knyttet til doktorgradsområdene gjennom blant annet bevilgningene fra Oppland fylkeskommune og KUF-fondet. I tråd med tildelingsbrevet fra KD for 2015 har høgskolen fullmakt til å inngå avtale om leie av lokaler når kostnadene dekkes innenfor den ordinære bevilgningen i hele leieperioden. For å benytte fullmakten forutsettes det at institusjonen vurderer behovet for oppsigelsesklausuler, hvor hensynet til fremtidig handlefrihet skal veie tungt. Fullmakten gjelder ikke for leieprosjekter som klassifiseres som byggesak, dvs for avtaler om leie av lokaler utover 10 år og med en fremtidig leieforpliktelse på 80 million kroner eller mer. Oversikt over vedlegg: Vedlegg 1 Tildelingsbrevet fra KD for Pkt Fullmakt til å inngå leieavtaler utover budsjettåret

41 4. Direktørens vurdering Høgskolen er i dialog med SIVA om betingelsene for å leie om lag 1600 kvm i Fakkelgården. Vi har mottatt utkast til leiekontrakt herunder kostnadene for leie og drift av lokalene. Leieperioden er foreslått å være 10 år og det er innarbeidet i kontraktsforslaget at når forskningsbygget på campus blir realisert, kan høgskolen gå ut av denne leieavtalen for å bli leietaker i det nye bygget. Vi vil som en del av forhandlingene om leieavtalen vurdere hvor lang leieperiode som er hensiktsmessig (maksimum 10 år). Vi vil også vurdere behovet for en oppsigelsesklausul, men så langt er vår vurdering at det økonomiske handlingsrommet opprettholdes selv om vi inngår leieavtalen for en periode på inntil 10 år. Store deler av arealene vi skal leie er i dag råbygg, slik at beregningsgrunnlaget for husleien først blir avklart når våre krav til utformingen av lokalene er bestemt. Det er utfordrende å komme frem det beste grepet når det gjelder hvem som skal flytte ut av nåværende lokaler. De fleste avdelinger og enheter ønsker å være der de er. Foreløpig ser vi på to modeller: En hel avdeling flytter ut, men undervisningen som krever auditorier vil foregå i nåværende auditorier Høgskoleledelsen, administrasjonen og eventuelt SELL flytter ut, førstelinjetjeneste som betjener studentene blir værende. På bakgrunn av disse to scenariene er vi nå i ferd med å sette ned brukergrupper som skal delta i arbeidet med å vurdere hensiktsmessighet og behov for tilpassing/utforming av lokalene. Intensjonen er at dette arbeidet skal være gjennomført før ferien. For at lokalene skal være innflyttingsklare 1. januar 2016 må detaljprosjekteringen av byggearbeidene starte umiddelbart etter ferien. For å komme videre i prosessen er det derfor nødvendig å inngå en forpliktende avtale før ferien selv om den eksakte leieprisen ikke er avklart. Vi ønsker derfor å fremforhandle husleieavtalen og prinsippene for hvordan leieprisen skal fastsettes, slik at det kan signeres en intensjonsavtale når forhandlingene er gjennomført. Den endelige leieavtalen signeres når leieprisen er avklart. På styremøtet vil det bli gitt mer detaljert informasjon om kontraktsforhandlingene. Det er ikke gitt at vi kommer til enighet om en leieavtale, slik at det fortsatt kan bli behov for å vurdere andre løsninger på eller utenfor campus. Geir Bergkastet Direktør

42 Vedlegg 1 Tildelingsbrevet fra KD for Pkt Fullmakt til å inngå leieavtaler utover budsjettåret

43 Møtedato Saksbehandler Kjell Magne Enget og Iben Kardel Arkivreferanse 25/15: Orientering Revisjon av Overordnete prinsipper for sikring og utvikling av utdanningsvirksomhetens kvalitet 1. Forslag til vedtak Styret tar saken til orientering 2. Sammendrag Høgskolens kvalitetssystem har vært under konstant utvikling siden desember 2008 da prinsippdokumentet for dette arbeidet ble vedtatt av høgskolestyret. Oppdateringer og endringer av kvalitetssystemet har blitt fulgt opp i høgskolens årlige årsrapporter for studiekvalitet, men ikke blitt ajourført i selve styringsdokumentet. Under følger en gjennomgang av årsaken til dette og de viktigste innholdsmessige endringene som nå er ajourført i det vedlagte dokument til saken. Saksframlegg. Kvalitetssystemets prinsippdokumentet er nå er revidert i henhold til høgskolestyrets behandling i oktober 2014 (s-sak 57/14) punkt 3: «Styret ber om at høgskolens kvalitetssystem oppdateres i tråd med de anbefalinger som kommer fram av (års)rapporten; studiestart- og rekrutteringsundersøkelsen og kandidatundersøkelsen integreres i kvalitetssyklusen, Ph.d rapporteringen videreutvikles i tråd med de erfaringer som er gjort, og det taes stilling til hvordan dokumentasjon lagres og synliggjøres for brukerne i tråd med de endringer som har skjedd i digitale verktøy ved institusjonen.» Videre er dokumentet oppdatert jf. referanser og de endringer som har kommet i lovpålagte krav i UH loven samt NOKUTs Forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning (tilsynsforskriften) av I 2007 fikk høgskolen underkjent sitt kvalitetssystem. På bakgrunn av rapport fra NOKUTs sakkyndige komite ble det gjort et omfattende arbeid i 2008 som resulterte i et helt nytt kvalitetssystem som ble godkjent av høgskolestyret i NOKUTs sakkyndige komite anbefalte å dele grunnlagsdokumentet for kvalitetssikring i to deler. Et dokument som gir overordnete føringer for hvordan kvaliteten på Hils utdanningsvirksomhet skal sikres og utvikles og et annet dokument der det er utarbeidet retningslinjer for kvalitetssikring av studiene og læringsmiljøets kvalitet på bakgrunn av prinsippdokumentet. Prinsippdokumentet vedtas av høgskolestyret. Hvert år, siden 2008 har høgskolestyret behandlet kvalitetsrapport for utdanningsvirksomheten ved høgskolen. Gjennom disse syv årene har høgskolen vært gjennom flere prosjektet knyttet opp mot mulige sammenslåinger med andre institusjoner. Først kom PIU prosjektet hvor det ble gjort et omfattende arbeid med å forberede et samordnet kvalitetssystem mellom de tre høgskolene. Senere ble det planlagt en sammenslåing mellom Høgskolene i Gjøvik og i Lillehammer som også ville resultere i et samlet kvalitetssystem. I denne perioden betød dette at egne oppdateringer av det nåværende kvalitetssystem ble utsatt i påvente av beslutninger om sammenslåinger i disse prosessene. Som det framgår av årsrapportene i perioden har dette ikke forhindret at vi innholdsmessig har justert evalueringer og fokus i tråd med de signaler og endringer i rammer som har kommet fra NOKUT i perioden; Eksterne evalueringer av studieprogrammer har blitt revidert til mindre omfattende prosesser hvor fokus er tydeligere på konkrete tilbakemeldinger fra arbeidsliv for videre utvikling av studiene. 1

44 Ordningen med programsensor er testet ut og pr. i dag tatt ut av evalueringsordningene, da erfaringen var at det ikke fungerte etter hensikten for dekaner og studieledere for å forbedre vurderingsordningene i studieprogrammene. Studiestart og rekrutteringsundersøkelsen er innlemmet i kvalitetsrapporteringen for å kunne bruke data fra studentene i søkeperioden til å forbedre studietilbudene. Studiebarometeret har erstattet egne tilsvarende undersøkelser. I denne undersøkelsen inngår også spørsmål til studentene om læringsmiljø ved høgskolen. Det ble besluttet at høgskolens egen læringsmiljøundersøkelse utgikk fra Heretter blir det årlig vurdert hvilke tilleggsspørsmål det evt. er behov for å tilføye i høgskolens egne studieprogramundersøkelse for å supplere studiebarometerets informasjon. Organisatorisk er nå prorektors rolle som øverste faglige leder av kvalitetssystemet etter delegasjon, tydeliggjort. Denne rollen ble vedtatt ved oppstarten av rektorperioden for det nåværende rektorat. Fokus på behov for forankring i øverste ledelse var tydelig hos sakkyndig komite, både ved underkjennelsen av kvalitetssystem i første omgang og ved godkjenning av nåværende kvalitetssystem. Styringsdokumentet Organisering, styring og ledelse ved HiL har imidlertid ikke vært oppdatert i tråd med realitetene. Det er nå gjort. SeLL leders rolle var tidligere beskrevet om ansvarlig for fagportefølje og forskningsaktivitet knyttet til de studier som administrerers av SeLL. Det ble slått fast at fagansvaret alltid skal være forankret ved den respektive fagavdelingen v/dekan. Når SeLL administrerer studier for fagavdelingene skal det rapporteres til aktuell studieleder eller direkte til dekan, etter avtale. Derfor er SELL leders rolle ikke aktuell å definere som eget punkt i kvalitetssystemet. Alle etterog videreutdanninger (EVU) inngår i fagavdelingens ansvarsområde. De resterende endringer i prinsippdokument samt retningslinjene for kvalitetssikring er oppdateringer i henhold til tidligere studiekvalitetsrapporter. 3. Direktørens vurdering Innholdsmessig har det vært en god utvikling i kvalitetssikring av studiene de siste åtte årene etter forrige evaluering av høgskolens kvalitetssystem. Det er viktig at selve systemet avspeiler de rammer som faktisk styrer denne aktiviteten. Prorektors arbeid med utdanningsmelding og felles fokus på bærekraftige studieprogram illustrerer også institusjonens faktiske fokus på studiekvalitet i perioden. Det er likevel nødvendig å påse at nye studenter og eksterne aktører kan finne oppdatert informasjon om kvalitetsarbeidet ved høgskolen uten å måtte oppsøke vedtak og informasjon om dette i høgskolens årlige kvalitetsrapporter. Som det fremgår av saksframlegget og vedlegget er arbeidet med å oppdatere styringsdokumentet som blant annet beskriver roller og ansvar når det gjelder høgskolens kvalitetssystem ferdigstilt og legges frem for styret til orientering. Vedlegg: Revidert dokument: Overordnete prinsipper for sikring og utvikling av utdanningsvirksomhetens kvalitet. Geir Bergkastet Høgskoledirektør 2

45 Vedlegg 1: Overordnete prinsipper for sikring og utvikling av kvalitet i utdanningsvirksomheten Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten Høgskolen i Lillehammer 3

46 Versjonsnr. Forfattere Dato Kommentar 1.0 Micheline Egge Grung Grunnlagsdokument vedtatt av høgskolestyret 1.2 Micheline Egge Grung Revisjon av punkter og tekst i opprinnelig dokument Micheline Egge Grung, Arve Thorsberg og Kjell Magne Enget Micheline Egge Grung, Kjell Magne Enget Arve Thorsberg, Iben Kardel, Jens Uwe Korten og Torun Tøsse Løvseth Grunnlagsdokument delt i to: 1. Prinsippdokument 2. Retningslinjer Dette er prinsippdokumentet Vedtatt av høgskolestyret xx.xx Dette dokumentet gir overordnete føringer for hvordan kvaliteten på HiLs utdanningsvirksomhet skal sikres og utvikles. Dokumentet vedtas av høgskolestyret. Nærmere retningslinjer for kvalitetssikring av studier og læringsmiljøet finnes i et eget dokument - Retningslinjer for sikring og utvikling av studienes og læringsmiljøets kvalitet (i dette dokumentet kalt retningslinjer). 4

47 Innhold 1 Lovpålagt krav om kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten Overordnete prinsipper for HiLs kvalitetssystem Mål for studiekvalitet og kvalitetsarbeid ved HiL Mål for studiekvalitet Mål for kvalitetsarbeid Kvalitetssystemets forbedringssløyfe Roller og ansvar i kvalitetsarbeidet Høgskolestyret Rektoratet Dekanene Høgskoledirektøren Studiedirektøren Studielederne Emneansvarlige Ph.d.-lederne Studentene Studentforening (LiST) Ph.d.-studentene Avdelingsstyrene Studienemnda Læringsmiljøutvalget Ph.d.-utvalget Studieutvalgene Kvalitetssikring og -utvikling av studier og emner Kvalitetssikring og -utvikling av læringsmiljøet Kartlegging av studentenes læringsmiljø Administrative støtteprosesser System for melding om avvik og forbedringsforslag Hensikt og virkemåte Dokumentasjon og oppfølging Dokumentasjon og offentliggjøring Rapportering Tilbakeføring av informasjon og oppfølging Budsjettmessig oppfølging

48 1 Lovpålagt krav om kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten Universitets- og høgskoleloven pålegger alle høyere utdanningsinstitusjoner å ha et system for kvalitetssikring ( 1 6): Institusjonene skal ha et tilfredsstillende internt system for kvalitetssikring. Studentevalueringer skal inngå i systemet for kvalitetssikring. Nærmere bestemmelser om systemet for kvalitetssikring er fastsatt i Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( 2 1): Kvalitetssikringsarbeidet skal sikre kontinuerlige forbedringer gi tilfredsstillende dokumentasjon av arbeidet avdekke sviktende kvalitet. Forskriften sier også at kvalitetssystemet skal omfatte alle forhold som har betydning for studiekvaliteten. Kvalitetssystemet er gjenstand for ekstern evaluering av NOKUT, og det skal ikke gå mer enn seks år mellom hver evaluering. Evalueringene blir utført etter krav som Kunnskapsdepartementet har vedtatt i forskrift og i utfyllende kriterier fastsatt av NOKUT. 2 Overordnete prinsipper for HiLs kvalitetssystem Kvalitetssystemet ved Høgskolen i Lillehammer skal sikre at innholdet i studieporteføljen er gjenstand for god planlegging, systematiske vurderinger, kontinuerlige forbedringer og målrettet utvikling være et sentralt verktøy i ledelses- og styringssystemet skape klarhet om roller og ansvar for kvalitetsarbeidet sikre faglig og pedagogisk fornyelse og utvikling rette oppmerksomheten mot prosesser som er særlig viktige for studentenes læring og læringsutbytte. Dette gjelder for: planlegging og utvikling av studieprogrammer planlegging og gjennomføring av undervisning, praksisarbeid og studentveiledning utvikling av læringsmiljøet være intuitivt og enkelt i sin form slik at det inviterer til aktiv bruk av studenter, ansatte og ledelse lette overføring av erfaringer med kvalitetsforberedende tiltak i og mellom studiemiljøene sikre at det informeres om kvalitetsutviklende beslutninger til dem som disse beslutningene er relevante for legge føringer for prioritering og ressurser, menneskelige så vel som økonomiske og fysiske omfatte de administrative støtteprosesser som har direkte betydning for studiekvalitet og læringsmiljø. 3 Mål for studiekvalitet og kvalitetsarbeid ved HiL 3.1 MÅL FOR STUDIEKVALITET HiLs overordnete mål for studiekvaliteten skal fremgå av høgskolens strategiske plan og handlingsplan. Avdelingenes handlingsplaner skal inneholde tiltak for å utvikle studiekvaliteten fra år til år. Mål for studiekvalitet og læringsutbytte på det enkelte studium skal fremgå av studieplanene. Målene skal være realistiske og målbare, og de skal reflektere en anerkjent faglig standard innenfor fagfeltene. Målene skal også vurderes i forhold til de krav studentene møter i arbeidslivet og slik reflektere utviklingstrender i samfunnet. 6

49 3.2 MÅL FOR KVALITETSARBEID Det overordnete målet for kvalitetsarbeidet ved HiL er at det skal føre til kontinuerlig utvikling av studiekvaliteten i alle studietilbud. Kvalitetsarbeidet skal bidra til god planlegging, målrettet utvikling og kvalitetssikret drift av utdanningsvirksomheten. Arbeidet med kontinuerlige forbedringer og fornying skal basere seg på evalueringer og drøftinger i studieutvalgene. Kvalitetsarbeidet er rettet mot forhold som er spesielt viktige for studentenes læring og læringsutbytte. HiL vektlegger derfor prosesser som har betydning for å sikre, utvikle og videreutvikle kvaliteten vedrørende innholdet i studieprogrammene undervisningen læringsmiljøet. Studiene ved HiL skal kvalitetssikres og -utvikles ut fra nasjonale standarder der det er relevant krav til faglig innhold og nivå ved godkjenning av studie- og emneplaner studentenes egne vurderinger av sin utdanning de fagansattes vurderinger av studietilbudene interne og eksterne evalueringer av studieprogrammer og læringsmiljøet system for melding om avvik og forbedringsforslag 4 Kvalitetssystemets forbedringssløyfe Både studieprogrammer og emner skal være gjenstand for en forbedringsprosess i fire faser: planlegging, gjennomføring, vurdering av måloppnåelse og kvalitet samt forbedring. 1. Planlegge 4. Forbedre 2. Gjennomføre 3. Vurdere Figur 1 Forbedringssløyfen (Deming-sirkelen) Dette betyr i praksis at emner så vel som studieprogrammer som helhet skal planlegges, gjennomføres og deretter vurderes. Vurderingene benyttes til å utvikle, eventuelt forbedre, emnet og studieprogrammet. En sentral del av kvalitetsarbeidet er å sikre faglig og pedagogisk fornyelse og utvikling. Planleggingsfasen: a. Formulere mål (for studiekvalitet og studienes læringsmål) b. Bestemme virkemidler (innholdet i, og organiseringen av undervisningen) Gjennomføringsfasen: c. Gjennomføre undervisningen d. Gjennomføre evalueringer (både studenter og fagansatte) Vurderingsfasen: e. Vurdere kvalitet på emner og studieprogrammer (i møter mellom fagansatte og tillitsvalgte studenter samt egne møter for fagansatte) f. Vurdere studentenes læringsutbytte ut fra definerte læringsmål. Forbedringsfasen: 7

50 g. Sette inn tiltak med sikte på å videreutvikle og eventuelt forbedre emner og studieprogrammer h. Informere alle aktører i kvalitetssystemet om resultater av vurderinger, eventuelle konsekvenser og tiltak for forbedret kvalitet De studieadministrative støtteprosesser som har direkte betydning for studiekvalitet og læringsmiljø skal også være gjenstand for kontinuerlige forbedringer, blant annet på bakgrunn av interne og eksterne evalueringer og avviksmeldinger (jf. kapitlene 8 og 9 samt retningslinjer). Kvalitetssystemet generelt og forbedringssløyfen spesielt skal være så intuitiv og enkel i sin form at det oppfordrer til bruk. Det skal samtidig ha det nødvendige innslag av evaluering og rapportering, slik at kvalitet kan dokumenteres og videreutvikles. 5 Roller og ansvar i kvalitetsarbeidet Kvalitetsarbeidet skal være forankret i ledelsen på alle nivåer. Det er ledelsens oppgave og ansvar å engasjere seg i utvikling av systemet, etterleve systemet og på denne måten gi kvalitetssystemet legitimitet blant ansatte og studenter. Ledere på alle nivåer skal sørge for at kvalitetssystemet gjøres kjent, blir forstått, anvendt og holdes oppdatert. 5.1 HØGSKOLESTYRET Høgskolestyret har det overordnete ansvaret for studiekvaliteten og for kvalitetsarbeidet ved Høgskolen i Lillehammer. Styret skal vedta overordnete mål for studiekvaliteten og prinsipper for kvalitetsarbeidet. 1 Styret skal årlig behandle en institusjonsrapport for kvalitetsarbeidet. På grunnlag av rapporten gir styret føringer for arbeid med revisjon av studieplaner og utvikling av nye studieplaner (jf. kapittel 6 og retningslinjer) ressursbruk (jf. kapittel 10.4) satsinger i kvalitetsarbeidet og områder som skal vies spesiell oppmerksomhet for kommende periode. strategisk studieportefølje 5.2 REKTORATET Rektoratet, ved prorektor, er øverste ansvarlig for å kvalitetssikre og -utvikle utdanningsvirksomheten. Rektoratet er også øverste utøver av og pådriver for kvalitetsarbeidet ved høgskolen. Rektoratet skal sikre at kvalitetsarbeidet stadig drives fremover ved å bruke kvalitetssystemet aktivt i både diskusjoner og beslutninger vedrørende utdanningsvirksomheten på alle nivåer. Rektoratet skal blant annet innkalle fagavdelingene og enhetene til oppfølgingsmøter etter at styret har vedtatt årsrapport for kvalitetsarbeid og gitt føringer for kvalitetsarbeidet (jf. kapittel 5.1). Rektoratet skal sikre at kvalitetsarbeid og studiekvalitet settes på dagsorden i alle relevante fora ved institusjonen forankres blant studenter og ansatte på alle nivåer. Rektoratet skal bidra til at erfaringer med kvalitetsforbedrende tiltak overføres mellom studiemiljøene. 1 Prinsipper for kvalitetsarbeidet fremgår av kapittel 2. Mål for studiekvaliteten fremgår av kapittel 3 og ellers av HiLs strategiske plan og handlingsplan. 8

51 5.3 DEKANENE Dekanene har ansvar for studiekvaliteten og kvalitetsarbeidet i egen fagavdeling. Dekanene skal regelmessig sette studiekvalitet og kvalitetsarbeid på dagsorden i avdelingsstyrene og i sine ledergrupper. Dekanene skal bruke sine respektive ledermøter til å drøfte og beslutte (jf. kapittel 6 og retningslinjer) planlegging av studieplanutvikling og undervisning rutiner for studentevaluering på de enkelte studiene oppfølging av studentevalueringer gjennom eventuelle tiltak om det bør iverksettes ekstern evaluering av studieprogrammer hvilke tiltak som overordnet sett skal iverksettes for å utvikle studiekvaliteten på det enkelte studium. Dekanene skal årlig utarbeide en kvalitetsrapport. Rapportene skal basere seg på studieledernes rapporter. Rapportene skal inneholde forslag til oppfølgingstiltak, og de skal legges frem for avdelingsstyrene for vedtak. Rapportene er gjenstand for behandling i studienemnd og læringsmiljøutvalg (se kapitlene 5.13 og 5.14). Dekanenes kvalitetsrapporter innarbeides i en overordnet årsrapport til høgskolestyret. Dekanene skal sørge for at det blir gjennomført nødvendige forbedringstiltak på avdelingene i tråd med sine respektive kvalitetsrapporter, i tråd med føringer fra høgskolestyret (jf. kapittel 5.1) og innenfor tilgjengelige ressursrammer. 5.4 HØGSKOLEDIREKTØREN Høgskoledirektøren skal sikre at kvalitetsarbeidet stadig drives fremover ved å bruke kvalitetssystemet aktivt i både diskusjoner og beslutninger som vedrører administrative støtteprosesser, slik at disse er i kontinuerlig utvikling på områder av betydning for læringsmiljøet. Høgskoledirektøren skal årlig legge frem en rapport om kvalitetsarbeidet for høgskolestyret (jf. kapittel 10.2). Rapporten skal basere seg på avdelingenes kvalitetsrapporter studienemndas og læringsmiljøutvalgets vurderinger av avdelingenes rapporter. På bakgrunn av rapporten skal det utarbeides forbedringstiltak på overordnet nivå med ansvar, tidsfrister og ressurser. Rapporten skal ellers inneholde forslag til prioritering av ressurser til kvalitetsutvikling særlige satsinger i kvalitetsarbeidet mulige konsekvenser for strategisk studieportefølje mulige konsekvenser for arbeidet med revisjon av studieplaner og utvikling av nye studieplaner. Høgskoledirektøren skal følge opp resultatene av interne og eksterne evalueringer (jfr kapittel 7 og retningslinjer). På bakgrunn av resultatene skal det utarbeides forbedringstiltak med ansvar, tidsfrister og ressurser. 5.5 STUDIEDIREKTØREN Studiedirektøren har ansvar for at administrative støtteprosesser som har direkte betydning for studiekvalitet og læringsmiljø holder god kvalitet og er gjenstand for utvikling (jf. kapittel 9). Studiedirektøren har ansvar for at det gjennomføres interne og eksterne evalueringer av læringsmiljøet og at resultatene brukes aktivt og systematisk i kvalitetsarbeidet. (jfr kapittel 7 og retningslinjene). Studiedirektøren har også ansvar for at studiene får tilstrekkelig administrativ bistand til å gjennomføre studentevalueringer av studieprogrammene (jf. kapittel 6 og retningslinjer). 9

52 Studiedirektøren har i samarbeid med studentforeningen ansvar for å planlegge, gjennomføre og evaluere kurs for tillitsvalgte studenter ved studiestart. Studiedirektøren skal årlig avsette tilstrekkelige økonomiske og menneskelige ressurser til å gjennomføre kvalitetsforbedringstiltak spesielt, og til kvalitetsarbeid generelt. 5.6 STUDIELEDERNE 2 Studielederne har det daglige ansvaret for studiekvaliteten og for kvalitetsarbeidet på sine respektive studier (årsstudier, bachelorstudier, masterstudier, etter- og videreutdanningsstudier). Studielederne har følgende ansvar og oppgaver: Studieutvalg: Innkalle til, lede og dokumentere avholdte møter i studieutvalg (jf. kapittel 5.16). 3 Studentevalueringer: Påse at evalueringene på studiet er hensiktsmessige og gjennomføres i tråd med dekans beslutning. Studieleder skal bruke diskusjonene i studieutvalgene (jfr kapittel 5.16) til å foreslå for dekan hvordan evalueringsrutinene skal være på studiet. Valg av tillitsvalgte studenter: Sørge for at det velges tillitsvalgte studenter i tråd med vedtatte retningslinjer (se retningslinjer). 4 Forbedringstiltak: Studieleder har ansvar for å iverksette forbedringstiltak som dekan har besluttet (jf. kapittel 5.3). Kvalitetsrapport: Studieleder skal en gang i året skrive kvalitetsrapport til dekan (se retningslinjer for nærmere beskrivelse av innholdet i rapporten). Kvalitetsrapport for EVU-studier skal sendes med kopi til SeLL-leder dersom studiet involverer SeLL. 5.7 EMNEANSVARLIGE Emneansvarlige har ansvar for å gjennomføre emneevaluering i tråd med dekans beslutning (jf. kapittel 5.3) å vurdere resultatene av evalueringen å selv evaluere gjennomføring av emnet: egen undervisning, studentenes innsats og studentenes læringsutbytte (se retningslinjer) å rapportere skriftlig til studieleder om resultatene av både studentenes evalueringer og egen evaluering å formidle resultatene av evalueringen til studentene. Dette kan gjøres muntlig, men skal også synliggjøres i studiets eller emnets elektroniske klasserom. 2 Ved de avdelinger der fagmiljøene er organisert i seksjoner er det tilsatt seksjonsleder. Ved Den norske filmskolen og Avdeling for TV-fag er det tilsatt undervisningsleder. Det vises til dokumentet «Organisering, ledelse og styring ved Høgskolen i Lillehammer» 3 I tilfeller der én studieleder leder flere studier kan ansvaret for å avholde studieutvalg fordeles mellom studieleder og den enkelte koordinator og emneansvarlige. På masterstudiene er det krav at det gjennomføres studieutvalg minst en gang i året. På EVU-studier på 30 studiepoeng eller mindre er det ikke et krav at det gjennomføres studieutvalg fordi det heller ikke er et krav at det skal velges studenttillitsvalgte. På EVU-studier over 30 studiepoeng skal det gjennomføres minst ett studieutvalg mens studiet pågår. Det er opp til studieleder å finne et hensiktsmessig tidspunkt for gjennomføring av studieutvalget. 4 Se Retningslinjer for sikring og utvikling av studienes og læringsmiljøets kvalitet for hvor mange tillitsvalgte som skal velges. På EVU-studier på 30 studiepoeng eller mindre er det ikke et krav at det velges tillitsvalgte studenter. 10

53 5.8 PH.D.-LEDERNE 5 Ph.d.-leder er faglig leder for den enkelte ph.d.-utdanningen. Ph.d.-leder har det daglige ansvaret for studiekvaliteten på ph.d.-utdanningen og for det faglige innholdet i ph.d.- studentenes utdanning. Ph.d.-leder har ansvar for at ph.d.-studentene gis tilbud om opplæring på høyt vitenskapelig nivå å påse at veiledningen fungerer etter forutsetningene i samarbeid med veileder å sørge for at ph.d.-studentene regelmessig deltar i et aktivt forskermiljø å gjennomføre evalueringer av undervisning og veiledning på ph.d.utdanningen i tråd med ph.d.-utvalgets vedtak og retningslinjer å iverksette forbedringstiltak som ph.d.-utvalget har vedtatt. Ph.d.-leder skal påse at ph.d.-studentene årlig rapporterer til dekan og ph.d.-utvalget om fremdriften i arbeidet i henhold til plan om kvaliteten på veiledningen i henhold til ph.d.-utvalgets retningslinjer. Ph.d.-leder skal en gang i året skrive rapport til ph.d.-utvalg om resultatene av studentevalueringer av undervisningen og av veiledningen som inneholder forslag til tiltak for forbedring av studiekvaliteten. Ph.d.-leder skal sørge for at det til enhver tid er valgt en tillitsvalgt blant ph.d.studentene på utdanningen. 5.9 STUDENTENE Studentene deltar i kvalitetsarbeidet på to måter: Det forventes at studentene deltar i alle evalueringer av utdanningen, både evalueringer av emner, av studiet og av læringsmiljøet. Tillitsvalgte studenter skal delta i kvalitetsarbeidet på studiet og på avdeling-ene i henholdsvis studieutvalg og avdelingsstyremøter (se kapitlene 5.7 og 5.12). 6 Tillitsvalgte studenter deltar også i kvalitetsarbeidet gjennom representasjon i studienemnd, læringsmiljøutvalg og høgskolestyre (se kapitlene 5.1, 5.13 og 5.14). Tillitsvalgte studenter inngår skriftlig kontrakt med studentforeningen som presiserer hvilke forpliktelser den tillitsvalgte har. Tillitsvalgte studenter har ansvar for å informere sine medstudenter om betydningen av å delta i evalueringer av utdanningen STUDENTFORENING (LIST) Studentforeningen (Lillehammer Studentorganisasjon) deltar i planlegging, gjennomføring og evaluering av studiekvalitetsdagene ved høgskolen. Studentforeningen og studieadministrasjonen samarbeider om innhold, gjennomføring og evaluering av kurs for tillitsvalgte studenter ved semesterstart. LiST skal bidra i arbeidet for godt læringsmiljø og generelle forbedringsmuligheter på HiL. 5 Kapitlene 5.9, 5.11 og 5.15 beskriver ordninger som trer i kraft ved NOKUTs godkjenning av ph.dstudier ved HiL. 6 Tillitsvalgte på ph.d-nivå deltar i kvalitetsarbeid i både ph.d-utvalg og studieutvalg på det enkelte ph.d-program (se kapitlene 5.13 og 5.14). 11

54 5.10 PH.D.-STUDENTENE Det forventes at ph.d.-studentene deltar i alle evalueringer av utdanningen, både evalueringer av emner og av læringsmiljøet. Ph.d.-studentene skal årlig skrive rapport til ph.d.-utvalg om fremdrift og kvaliteten på veiledningen i henhold til retningslinjer vedtatt av ph.d.-utvalg AVDELINGSSTYRENE Avdelingsstyret består av dekan, fire ansatte og to studenter 7, og skal sikre medarbeiderne og studentene innflytelse i beslutningsprosessen i viktige saker for avdelingen. Avdelingsstyrene har følgende oppgaver og ansvar: Studieplaner: Avdelingsstyret er av høgskolestyret gitt myndighet til selv å vedta studieplaner for oppdragsstudier av et omfang på inntil 30 studiepoeng som er faglig forankret ved den enkelte fagavdeling. Avdelingsstyrene innstiller nye og reviderte studieplaner til høgskolens studienemnd i tråd med saksbehandlingsrutiner og godkjenningskriterier vedtatt av høgskolestyret (jf. kapittel 6 og retningslinjer). Studentevalueringer og eksterne evalueringer: Avdelingsstyrene skal behandle resultatene av interne og eksterne evalueringer av studieprogrammer (jf. kapittel 6 og retningslinjer). Kvalitetsrapporter: Avdelingsstyrene skal årlig behandle dekanenes kvalitetsrapporter. Ressurser: Avdelingsstyrene skal årlig avsette tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre planlagte kvalitetssikringstiltak og kvalitetsarbeid. Avdelingsstyrene vedtar hvilke forbedringstiltak som skal iverksettes for å forbedre studiekvaliteten på utdanningene (jf. kapittel 9) STUDIENEMNDA Studienemnda består av fem representanter for de ansatte og to representanter for studentene. Studienemnda er av høgskolestyret gitt myndighet til å vedta nye studie- og emneplaner og reviderte studie- og emneplaner. Det er gjort nærmere rede for studienemndas godkjenningsprosedyrer i kvalitetssystemets retningslinjer. 8 Studienemnda vurderer om rutinene for gjennomføring og oppfølging av emneevalueringer på studiene er tilfredsstillende og hensiktsmessige når det behandler søknader om nye eller reviderte studie- eller emneplaner (jf. kapittel 6 og retningslinjer). Studienemnda kan beslutte at det skal iverksettes ekstern evaluering av studieprogrammer. Studienemnda skal samarbeide med dekan om å utarbeide mandat, økonomiske rammer og gjennomføringsplan for den eksterne evalueringen (jf. kapittel 6 og retningslinjer). Studienemnda skal behandle avdelingenes årlige kvalitetsrapporter og handlingsplaner. Studienemndas vurderinger inngår i styrets årsrapport om kvalitetsarbeid. Studienemnda skal orienteres om avviksmeldinger, klager på karakterfastsetting, særordninger under eksamen og andre momenter som kan være aktuelle for studienemndas vurdering av studiekvaliteten. 7 Avdelingsstyret ved Den norske filmskolen består 3 eksterne som oppnevnes av bransjeorganisasjonene i filmbransjen, i tillegg til ansatte- og studentrepresentanter. 8 Emneplaner på ph.d.-nivå vil vedtas av ph.d.-utvalg. Studieplaner på masternivå godkjennes av NOKUT. 12

55 5.13 LÆRINGSMILJØUTVALGET Læringsmiljøutvalget består av like mange representanter for studentene (3) som representanter for de ansatte (3). Ledervervet er rullerende og velges blant representantene for studentene og de ansatte annenhver gang. Læringsmiljøutvalget deltar i kvalitetssikring av prosesser som har betydning for utvikling av høgskolens læringsmiljø ved at relevante undersøkelser og evalueringer legges frem for utvalget utvalget orienteres om innkomne avviksmeldinger og forslag til forbedringer vedrørende læringsmiljøet (se kapitlene 7 og 8). 9 Læringsmiljøutvalget skal vurdere om meldingene og forslagene er av en slik karakter at det bør gjennomføres forbedringstiltak av mer overordnet karakter. Læringsmiljøutvalget skal behandle institusjonens årlige handlingsplaner og årsrapport for studiekvalitet. Læringsmiljøutvalgets vurderinger inngår i styrets årsrapport for kvalitetsarbeid. Studienemnda holdes orientert om læringsmiljøutvalgets vurdering av læringsmiljøet PH.D.-UTVALGET Ph.d.-utvalget forvalter overordnet ansvar for ph.d-utdanningene på vegne av høgskolestyret. Ph.d.-utvalget består av rektor eller den person som rektor bemyndiger, studiedirektør, de faglige lederne av hvert ph.d.-program og en tillitsvalgt blant ph.d-studentene. Ph.d-utvalget har det overordnete ansvaret for studiekvaliteten på ph.d-utdanningene og for at utdanningen gjennomføres i tråd med både forskrift og retningslinjer samt eksterne rammer og krav. Ph.d.-utvalget 10 vedtar på vegne av høgskolestyret nye eller reviderte emneplaner beslutter evalueringsrutinene på utdanningene og hvordan evalueringene skal følges opp vedtar retningslinjer for studentevaluering av henholdsvis undervisning og veiledning (se retningslinjer) behandler fremdriftsrapporter fra ph.d.-studenter behandler ph.d.-studentenes evalueringer av veiledningen og undervisningen vedtar hvilke forbedringstiltak som skal iverksettes for å forbedre studiekvaliteten på utdanningene STUDIEUTVALGENE Studieutvalget er et rådgivende organ for den enkelte studieleder eller koordinator på hvert studium. Studieutvalget skal være pådriver for videreutvikling av studiekvaliteten på det enkelte studium (bachelor- og masterstudium). Studieutvalgene har minst to møter hvert semester. På masterstudiene samt EVU-studier over 30 studiepoeng skal studieutvalgene møtes minst en gang i året. Studieutvalgene består (minst) av én studenttillitsvalgt fra hvert årstrinn, studieleder og emneansvarlige tilknyttet studiet. Studieutvalgene skal behandle følgende saker: Planlegging og oppfølging av studentevalueringer, både på emne- og studieprogramnivå (jf. kapittel 6 og retningslinjer) 10. Revisjon av emne- og studieplaner 9 Jf. Funksjonsbeskrivelse for læringsmiljøutvalget, vedtatt av høgskolestyret 30. oktober Planleggingen innebærer at studieutvalget gir råd til studieleder om evalueringsrutinene på hvert emne (hyppighet, innholdet og metodisk gjennomføring av evalueringene. 13

56 Innspill til nye emne- og studieplaner Undervisningsopplegg og veiledningsformer på studiet Sosialt miljø og sosiale tiltak på studiet Studieleders årlige kvalitetsrapport til dekan Andre saker som studenter og lærere anser som viktige i arbeidet med studiekvalitet 6 Kvalitetssikring og -utvikling av studier og emner Av kapitlene 1 og 2 går det frem at kvalitetssystemet og kvalitetsarbeidet særlig er rettet mot følgende forhold som har betydning for studentenes læring og læringsutbytte: innholdet i studieprogrammene undervisningen Disse forholdene skal være gjenstand for kvalitetssikring og -utvikling. Kvalitetssikring og -utvikling av studieprogrammene foregår på følgende måter (se retningslinjer): ved at studiemiljøene utvikler nye eller reviderer eksisterende studietilbud basert på studentenes og fagpersonalets vurderinger, samt eventuelle eksterne vurderinger ved at avdelingsstyrene og studienemnda behandler og godkjenner reviderte eller nye studieplaner og emneplaner Ved at studiene planlegger Undervisning Vurderingsformer Evalueringsformer ved at studiene og studieadministrasjonen gjennomfører studentevalueringer av emner og studieprogrammer, samt at emneansvarlig evaluerer gjennomføring av emnene ved at studienemnda og avdelingene i samarbeid iverksetter eksterne evalueringer av studieprogrammene. Studier med praksiselementer kvalitetssikres i henhold til egne kriterier (se retningslinjer). 7 Kvalitetssikring og -utvikling av læringsmiljøet Av kapitlene 1 og 2 går det frem at kvalitetssystemet og kvalitetsarbeidet skal være særlig rettet mot prosesser som har betydning for studentenes læring og læringsutbytte. Et tilfredsstillende og velfungerende læringsmiljø er avgjørende for studentenes læring. HiL forstår begrepet læringsmiljø som alle lærestedsrelaterte forhold som påvirker studentenes studiesituasjon. 11 Denne definisjonen omfatter universitets- og høgskolelovens definisjon av læringsmiljøet. Læringsmiljøbegrepet kan gi bedre mening om man deler det i tre: Fysisk læringsmiljø, som lokaler, inneklima, tilrettelegging for funksjonshemmede Psykososialt læringsmiljø, som studenttrivsel, studentvelferd Pedagogisk læringsmiljø, som bibliotek, tilrettelegging for studentenes IT-bruk, tilrettelegging for undervisning (Fronter, teknisk utstyr i auditoriene o.l.). 11 Jf. læringsmiljøutvalgets mandat. 14

57 7.1 KARTLEGGING AV STUDENTENES LÆRINGSMILJØ Studiebarometeret som er initiert av Kunnskapsdepartementet og utføres årlig av NOKUT danner sammen med høgskolens studieprogramundersøkelse grunnlag for kartlegging og evaluering av studentenes læringsmiljø. Andre kartlegginger av læringsmiljøet gjennomføres ved behov. Resultater fra undersøkelsene skal brukes aktivt og systematisk i arbeidet med læringsmiljøet. Resultatene fra interne og eksterne undersøkelser av læringsmiljøet legges frem for læringsmiljøutvalget og følges opp av administrasjonen. Resultatene formidles også til dekaner og studieledere. Ph.d.-studentene skal minst annethvert år evaluere læringsmiljøet. 7.2 ADMINISTRATIVE STØTTEPROSESSER Administrative støtteprosesser som har direkte betydning for studiekvalitet og læringsmiljø skal kvalitetssikres. Det omfatter studieadministrative tjenester, bibliotektjeneste, IT-tjeneste og driftstjenester. Relevant informasjon fra studiebarometeret, samt interne og eksterne evalueringer som gjøres ved behov, er en del av dette arbeidet. 8 System for melding om avvik og forbedringsforslag 8.1 HENSIKT OG VIRKEMÅTE Hensikten med systemet er å fange opp avvik som ikke blir fanget opp i de ordinære kvalitetssløyfer. Systemet skal fortløpende håndtere meldinger om avvik og forbedringsforslag ved å sørge for at forbedringsforslag blir vurdert og håndtert sikre at avvik blir rettet. Når ansvarlig enhet får inn en avviksmelding eller et forbedringsforslag skal vedkommende analysere meldingen vurdere alternative løsninger beslutte tiltak gi avsender tilbakemelding om besluttet tiltak. Avvik som har betydning for studentenes læringsmiljø og studiekvalitet skal rettes opp så snart det er praktisk mulig, slik at studenter og ansatte ser resultater og slik motiveres til å engasjere seg i arbeidet med kontinuerlige forbedringer. Resultater av arbeidet med avviksmeldinger og forbedringsforslag skal rapporteres fortløpende til læringsmiljøutvalget, som vurderer arbeidet i sin årsrapport. 9 Dokumentasjon og oppfølging 9.1 DOKUMENTASJON OG OFFENTLIGGJØRING Godkjent referat fra alle møter der kvalitetssikring og -utvikling er gjenstand for diskusjon skal arkiveres og offentliggjøres for å kunne dokumentere kvalitetsarbeidet. Også kvalitetsrapporter skal være gjenstand for arkivering og offentliggjøring (se retningslinjer). 9.2 RAPPORTERING Rapporteringen skal være enkel og ha forbedring som siktemål. Den skal være nyttig både for den som rapporterer og for overordnet nivå. Det skal rapporteres om kvalitetsarbeidet og kvalitetsforberedende tiltak 15

58 fra emneansvarlig til studieleder fra studieleder til dekan fra dekan til læringsmiljøutvalg og studienemnd fra læringsmiljøutvalg og studienemnd til høgskolestyre fra administrasjon til høgskolestyre. Alle nivåer beskrevet i avsnittet over har ansvar for å følge opp resultatene av gjennomførte undersøkelser samt konklusjoner og anbefalinger i rapportene. Alle rapporter må inneholde oversikt over relevante forbedringstiltak, ansvar og frister. Rapportene skal også gjøre rede for måloppnåelsen. 9.3 TILBAKEFØRING AV INFORMASJON OG OPPFØLGING Når et organ eller person med beslutningskompetanse på grunnlag av rapportering fatter beslutning om kvalitetsarbeid og -utvikling, skal beslutningen og begrunnelsen for den umiddelbart formidles til dem beslutningen er relevant for. Det skal bl.a. informeres om følgende beslutninger: Styret om prioriteringer i kvalitetsarbeid (jf. kapittel 5.1) Studienemnda om eksterne evalueringer (jf. kapittel 5.13) Dekan om tiltak på de enkelte studiene (jf. kapitlene 5.3 og 5.4). Studieutvalgene om de berørte studiene. 9.4 BUDSJETTMESSIG OPPFØLGING Avdelingene og enhetene skal i forbindelse med det årlige budsjettarbeidet avsette tilstrekkelig ressurser til å gjennomføre planlagte kvalitetssikringstiltak og kvalitetsarbeid. Som en del av styrets behandling av kvalitetsrapporten og budsjettet, gir styret sine prioriteringer for kommende periode. Styret kan øremerke midler der det er behov for spesiell oppfølging. 16

59 Møtedato Saksbehandler Jens Uwe Korten Arkivreferanse 26/15: Orientering Meld.St.18; Konsentrasjon for kvalitet strukturreform i universitets- og høyskolesektoren 1. Forslag til vedtak Styret tar saken til orientering 2. Sammendrag Stortingsmeldingen ble presentert den 25. mars. Den inneholder ingen store overraskelser for Høgskolen i Lillehammer. HiL er sammen med 12 andre institusjoner plassert i kategori 3 som har som overskrift «fremtidig plass avklares på grunnlag av kvalitetskriterier. Det er med andre ord ingen signal om snarlig fusjon med andre institusjoner, men en annonsering av kvalitetskriterier som vil være styrende for den videre utvikling i sektoren. Departementet skriver at «Målene for strukturreformen er: Utdanning og forskning av høy kvalitet Robuste fagmiljøer God tilgang til utdanning og kompetanse over hele landet Regional utvikling Verdensledende fagmiljøer Effektiv ressursbruk Kvalitetskriteriene beskrives slik av KD: De utvalgte kriteriene er ikke ment å skulle gi en helhetlig vurdering av kvaliteten ved institusjonene, men er de faktorene Kunnskapsdepartementet anser som mest relevante for å vurdere om institusjonene har solide nok fagmiljøer. Det settes ikke minstekrav for hva som er god nok kvalitet for de ulike indikatorene, men de inngår i en samlet helhetlig vurdering. I denne vurderingen tas det hensyn til at institusjonene har ulike fagporteføljer og dermed ulike forutsetninger for å skåre godt på flere av disse kriteriene. De ni kriteriene er følgende: Andel og antall årsverk i førstestillinger Søkning til høyere utdanning studentrekruttering sier noe om utdanningens attraktivitet og mulighet for robuste fagmiljøer Gjennomføring i høyere utdanning Studentenes tidsbruk, rapportert i Studiebarometeret Publisering, dvs. antall publiseringspoeng ved institusjonene og i de ulike fagmiljøene, publiseringspoeng per faglig stilling og om det publiseres i internasjonale kanaler Eksterne forskningsinntekter fra Forskningsrådet og EU Størrelse på doktorgradsutdanningene, dvs. antall doktorgradsstudenter og antall avlagte doktorgrader Internasjonal orientering, dvs. internasjonalt samarbeid i form av felles forskningsprosjekter og sampubliseringer, felles utdanningsprogrammer og studentutveksling Samspill med samfunnet, dvs. bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), antall kommersialiseringer og omfang av etter- og videreutdanning For høgskolens utdannings- og forskningsvirksomhet, for utvikling av satsingsområdene og de øvrige fagområder vil kvalitetskriteriene ha en viktig funksjon i tiden framover. Ved vurderinger av kvaliteten vil slik det er antydet, helheten spille en avgjørende rolle, dvs samspillet av de ulike kriteriene. Som en umiddelbar orientering vil vi i det følgende gi en rask vurdering, hvordan status er ved HiL, samlet sett, i forhold til de ulike kriteriene. 1

60 1. Andel og antall årsverk i førstestillinger HiL har i lang tid hatt en høy andel førstestillinger i faglige stillinger. Trenden er noe nedadgående, men fremdeles langt over gjennomsnittet ved statlige høyskoler (61%). I stortingsmeldingen fokuseres det ekstra på pedagogiske fagmiljøer. Her havner HiL så vidt under streken (50 % andel av førstestillinger). Forklaringen er at gjennomsnittet for pedagogikk ble regnet ut ved å sammenligne avdelingen der pedagogikk er en del av, med rene lærerutdanningsavdelinger andre steder. Pedagogikk miljøet isolert sett vil ligger over 50% som er minstekravet for akkrediterte utdanninger. 2. Søkning til høyere utdanning studentrekruttering HiL har i gjennomsnitt mellom 1,6, og 1,7 førsteprioritetssøkere per studieplass. Det er så vidt over gjennomsnittet for statlige høgskoler. Her er det et stort potensial til å forbedre HiLs posisjon som attraktiv studiested i tiden framover. Stikkord er: videre utvikling av studiekvalitet (med f.eks. flere internasjonale emner, økt samarbeid med relevante praksissteder), mer målrettet markedsføring, mm. 3. Gjennomføring i høyere utdanning Høgskolen har hatt og har fremdeles høy gjennomføringsgrad ved BA-studier (58,8% i 2014). Ved masterstudier er det bare en av fire som gjennomfører på normert tid. Hovedgrunnen er at våre masterstudier fremdeles er registrert som heltidsutdanninger, noe som gir et feil bildet. Men tallet blir ikke så mye bedre, når vi ta hensyn til at halvparten er deltidsstudenter. Den overordnete trenden ved HiL er imidlertid en annen. Det er stadig flere masterstudenter som gjennomfører på normert tid. Handlingsplaner ser ut til å fungerer stadig bedre. 4. Studentenes tidsbruk, rapportert i Studiebarometeret De aller fleste studenter ved HiL ligger et godt stykke under gjennomsnittet for hele landet (34,1 timer i uken). Men det er også enkeltstudier ved HiL, der studentene bruker atskillig mye mer tid. Det vil i framtiden være enda viktigere å avklare studieforventningene med nye studenter til høsten og å øke studieprogrammenes attraktivitet, slik at det bli større konkurranse om plassene. 5. Publisering, dvs. antall publiseringspoeng ved institusjonene og i de ulike fagmiljøene, publiseringspoeng per faglig stilling og om det publiseres i internasjonale kanaler. Antall publiseringspoeng pr UF-stilling ved HiL er 0,46 (0,5 i 2013, 0,61 i 2012). Det har vært nedgang de siste årene. En positiv utvikling er at andelen i nivå 2- publikasjoner har økt signifikant de siste årene. Variasjonen blant fagmiljøene er stor. Det trengs mer grundige analyser for å finne ut, hva som skal til for å øke forskningspubliseringen ved HiL igjen. 6. Eksterne forskningsinntekter fra Forskningsrådet og EU HiL har hatt få forskningsprosjekter fra forskningsrådet og EU i den siste tiden. Det har vært en høyt prioritert målsetting å delta i forskningsprosjekter som er finansiert av EU. Høgskolen har nå startet et eget prosjekt for å identifisere gode og realistiske forskningsprosjekter. Det er også satt i gang et arbeid regionalt med å etablere et EUnettverk. 7. Størrelse på doktorgradsutdanningene, dvs. antall doktorgradsstudenter og antall avlagte doktorgrader Både INTOP og BUK har snart godt over 20 stipendiater, noe som er en forutsetning for å kunne uteksaminere 5 kandidater pr. program årlig. Antageligvis bør det være 2

61 enda flere stipendiater i de to ph.d-programmene, gjerne med ekstern finansiering, for å imøtekomme robusthetskravet. 8. Internasjonal orientering, dvs. internasjonalt samarbeid i form av felles forskningsprosjekter og sampubliseringer, felles utdanningsprogrammer og studentutveksling Høgskolen har hatt en jevn vekst i antall innreisende studenter, ettersom det tilbys stadig flere emner på engelsk. Andelen utreisende studenter har vært på noenlunde samme nivå. Det er et stor potensial på begge områder. Internasjonaliseringen@ home er stadig mer aktuell for flere studieprogrammer. Pr. i dag har HiL ikke en fellesgrad med en utenlandsk institusjon. Der er imidlertid søkt om akkreditering av en joint degree innen sportpsykologi med University av Greenwich. Det er også innledet et større samarbeidsprosjekt innen reiseliv med to utenlandske institusjoner (Frankrike og Tyskland) der studentutveksling er et viktig området. Utfordringer med elles forskningsprosjekter har vært omtalt under pkt. 6. Samskriving med forskere fra utlandet har forekommet sporadisk men ikke systematisk. 9. Samspill med samfunnet, dvs. bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), antall kommersialiseringer og omfang av etter- og videreutdanning Så langt er det ikke innført eller beskrevet en indikator som kan måle samspill med samfunnet for øvrig. Det har vært satt på utdanningsagendaen i en rekke år, og det kan sees tydelige forandringer. Bransjerådet har blitt etablert, praksisordninger har blitt innført, og det er også flere studier, der den kontinuerlige kontakten med samfunnet utenfor HiL har blitt systematisert. BOA-inntektene varierer fra år til år, i 2014 lå HiL over snittet i sektoren. Finansering Stortingsmeldingen inneholder også et kapitel om finansiering av høyere utdanning og forsking. For HiL er dette punktet det viktigste. Det ser dessverre så ut, at departementet vil følge rådende fra ekspertgruppen og ikke etterkomme ønskene om en dekomponering av basisbevilgning. Stortingsmeldingen viser ellers til Statsbudsjett for konkret oppfølging og forankring av KDs strukturreform. 3. Direktørens vurdering Stortingsmeldingen som ble fremlagt rett før påske inneholder ingen store overraskelser for HiL. Samtidig angir meldingen hvilke kvalitetsindikatorer som Regjeringen vil vektlegge i vurderingen av om institusjoner som ikke foreslås sammenslått, kan fortsette som autonome institusjoner. På de fleste av disse indikatorene ligger høgskolen godt an. På noen kjente områder har vi forhold vi må jobbe videre med. Det er samtidig svært gledelig at høgskolen de siste to ukene har fått god drahjelp i form av økonomiske bidrag fra regionen - med Oppland fylkeskommune i spissen, som gir oss verdifull kraft når det gjelder videre arbeid med kvalitetsutvikling. Vedlegg: KDs pressemelding 3

62 Geir Bergkastet Høgskoledirektør 4

63