Anskaffelse vedlikehold og utvikling av Progress databaser vedrørende Ovfs eiendommer, kontrakter og kart mv.

Transkript

1 Kvalifikasjonskrav for konkurranse med forhandling over EØS-terskel ved anskaffelse av: Anskaffelse vedlikehold og utvikling av Progress databaser vedrørende Ovfs eiendommer, kontrakter og kart mv. Versjon 1.0

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Oppdeling av leveransen Underleverandører Kort versjon av kravspesifikasjon Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Fremdrift for anskaffelsen Leverandørs deltakelseskostnader Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud Antall tilbud det vil bli forhandlet om Avtale Krav til leverandøren Kvalifikasjonskrav Krav til kvalifikasjonssøknaden Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Leveringsadresse Merking Krav til utforming av søknaden Evaluering Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Avgjørelsen / Behandling av svar på kvalifikasjonsgrunnlag Åpning Avvisning Rett til å forkaste svarene på invitasjonen (Avlysing) Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Fortrolig behandling av informasjon Tilbakemelding på forespørsel om deltakelse Vedlegg Side 2 av 14

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Anskaffelsen gjelder ytelse av tjenester/kjøp av timer til vedlikehold og utvikling av programvare. Omfaget er ca. 700 timer pr år. Anskaffelsen gjelder videreutvikling og tilpasning av Opplysningsvesenets fonds egenutviklede systemer som er basert på utviklingsverktøy og databasesystem fra Progress Software. Progress er en relasjonsdatabase som har som hovedoppgave å ivareta data og relasjoner mellom data og sikring av disses konsistens. Progress består av flere systemer/databaser hvorav Eiendoms- og kontraktsdatabasen er den eldste. De ulike applikasjonene er basert på de forskjellige metoder for utvikling. Det eldste systemet (Eiendom og kontraktsdatabase) er bygget med en tradisjonell klient tjener arkitektur der all programlogikk utføres på klienten. De nye programmene som utvikles baseres på flerlagsarkitektur der klienten enten kan være en nettleser, en tynn GUI (Graphical User Interface) klient eller en standard GUI klient. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen antas kunngjort i Doffin-basen Oppdraget/Spesifikasjon Oppgavene skal utføres fra oppdragsgivers lokaler i Oslo når oppdragsgiver krever det. Antatt omfang er ca. 700 timer pr. år, med tillegg av fast avtale om beredskap. 1.4 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på deler av anskaffelsen. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver kan ha eksisterende avtaler med flere leverandører som kan få innvirkning på leveranser og ytelser i denne leveransen. Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning oppdragsgiver finner det nødvendig for utførelsen av arbeidsoppgavene i henhold til denne avtalen. Side 3 av 14

4 1.5 Underleverandører Det vil ikke være anledning til å benytte underleverandører. 1.6 Kort versjon av kravspesifikasjon Utvikling og vedlikehold av progressapplikasjoner skal utføres i samsvar med fondets overordnede mål og drives innenfor vedtatte rammer. Anskaffelsens overordnede formål er at leverandør skal levere timer til Ovf innenfor utvikling og vedlikehold av progress applikasjoner. Leverandør skal på en helhetlig måte oppfylle de funksjoner, formål og krav som vil fremgå av nærmere spesifisert kravspesifikasjon. Anskaffelsen gjelder videreutvikling og tilpasning av Opplysningsvesenets fonds egenutviklede systemer som er basert på utviklingsverktøy og databasesystem fra Progress Software. Progress er en relasjonsdatabase som har som hovedoppgave å ivareta data og relasjoner mellom data og sikring av disses konsistens. Progress består av flere systemer/databaser hvorav Eiendoms- og kontraktsdatabasen er den eldste. De ulike applikasjonene er basert på de forskjellige metoder for utvikling. Det eldste systemet (Eiendom og kontraktsdatabase) er bygget med en tradisjonell klient tjener arkitektur der all programlogikk utføres på klienten. De nye programmene som utvikles baseres på flerlagsarkitektur der klienten enten kan være en nettleser, en tynn GUI (Graphical User Interface) klient eller en standard GUI klient. Tjenersiden av Progress systemet består av databasetjener og applikasjonstjener. Tilgang gis for webapplikasjoner, Internettilkoblede klientapplikasjoner og direkte for klientapplikasjoner i Ovf s terminalservermiljø. Tilgangssystemet er bygget opp i flere lag. Det benyttes Apache webservere, Tomcat og Progress applikasjonsserver i tillegg til direkte databasetilkobling. Miljøet kjøres under Linux. I tillegg er flere av Ovf s fagapplikasjoner integrert med ODBC kobling mot Progress eller på andre måter. Det er utviklet flere klientapplikasjoner med datakobling mot kilder i Progress og andre kilder. Leverandør må samarbeide med Ovf-nett drift for å tilpasse applikasjonene driftsmiljøet med særlig fokus på sikkerhet og tilgjengelighet. Dette samarbeidet omfatter systemarkitektur, planlegging, implementasjon og drift. Dokumentasjon av design og kode skal vedlikeholdes løpende. Design, utvikling og vedlikehold skal utføres slik at det bidrar til ivaretakelse av integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet etter produksjonssetting. ITIL rammeverket benyttes som retningsgivende for viktige prosesser i forbindelse med produksjonssetting herunder change. For design, utvikling og vedlikehold av 3 lags applikasjoner benyttes egenutviklet rammeverk. Side 4 av 14

5 Oppgavene skal utføres fra oppdragsgivers lokaler i Oslo i de tilfeller oppdragsgiver krever det. Antatt omfang er ca. 700 timer pr. år. I tillegg kommer tjeneste knyttet til beredskap. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Oppdragsgiver gjennomfører anskaffelsen ihht. Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) som en Konkurranse med forhandling ihht. Forskrift om Offentlig Anskaffelser, kgl. Res. 7.april 2006 (FOA) Del III 14-1 (3). Anskaffelsesprosessen er todelt. Trinn 1 er en utvelgelsesfase på bakgrunn av svar på kunngjøring i Doffin/TED og dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Trinn 2 er en tildelingsfase på bakgrunn av et eget konkurransegrunnlag og gjennomføring av forhandlinger. Konkurransegrunnlag vil bli sendt til de leverandører som er best kvalifisert etter at trinn 1 er gjennomført. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Oppdragsgiver planlegger fremdrift etter følgende tentative plan Dato: Aktivitet: Kunngjøring Doffin/TED Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget/kunngjøringen Frist for innlevering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget (kvalifikasjonsdokumenter) Meddelelse om hvem som er kvalifisert for tildelingsomgang/ utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Forhandlinger Kontraktstildeling Side 5 av 14

6 Alle datoer fra og med 16. mai er tentative. Fremdriftsplanen vil også kunne bli forskjøvet ved behov for innlevering av revidert tilbud etter forhandlingsrunde. 2.4 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall tilbydere som blir kvalifisert for deltakelse i tildelingsomgangen. Antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud vil bli begrenset til minimum 3 og maksimum 5. Som utvelgelsesform vil det bli valgt de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelse vil foregå på bakgrunn av de oppgitte kvalifikasjonskriteriene. Oppdragsgiver vil sikre at alle forhold rundt denne prosessen dokumenteres, ivaretar kravet om likebehandling og er etterprøvbare. 2.6 Antall tilbud det vil bli forhandlet om Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1, samt reglene i FOA Avtale Det skal inngås avtale med 1 leverandør. Det legges opp til en avtale med varighet på 4 år. Side 6 av 14

7 3. Krav til leverandøren 3.1 Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: 1. Signert tilbudsbrev 2. Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 1). 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Side 7 av 14

8 Krav: Det kreves god økonomi Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de tre (3) siste år skal vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal midlertidig regnskap for inneværende år vedlegges. Oppdragsgiver vil innhente kredittvurdering. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: God erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav: Det skal fremlegges en liste over de viktigste relevante oppdrag de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Om ønskelig kan vedlegg 2 attest benyttes. Leverandøren for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for gjennomføring av oppdraget, de må ha erfaring med tilsvarende oppdrag. Krav: God gjennomføringsevne og kapasitet Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til oppdraget, en oversikt over selskapets historikk og en beskrivelse av dagens virksomhet. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad blir avvist, jf. FOA Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Siste frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlag er kl Spørsmålene skal være skriftlige pr. brev eller e-post. All kommunikasjon skal være på norsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til: Firma: Opplysningsvesenets fond Kontakt: adv. Lars Baklund Mail: lars.baklund@ovf.no Side 8 av 14

9 Spørsmålene vil bli besvart fortløpende på en generell og anonymisert måte. Svar vil bli sendt alle interessenter. 4.2 Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Svar på kvalifikasjonskrav må være oss i hende innen kl Leveringsadresse Svar på kvalifikasjonsgrunnlaget skal sendes til eller leveres til: Sendes til: Opplysningsvesenets fond, Postboks 535 Sentrum, 0105 Oslo eller leveres til: Opplysningsvesenets fond, Rådhusgata 1-3, resepsjon i 3. etasje, Oslo 4.4 Merking Tilbud skal merkes: PREKVALIFISERING Anskaffelse OVF Progress (12/526) 4.5 Krav til utforming av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal fremsendes i 2 skriftlige eksemplarer; 1- en - signert original, og 1 en kopi. I tillegg skal vedlegges minnepinne som inneholder samme. Søknaden skal være satt i ringperm, inndelt på følgende måte: Skilleark 1: Signert søknadsbrev Skilleark 2: Svar på obligatoriske kvalifikasjonskrav Skilleark 3: Svar på juridisk og finansiell stilling Skilleark 4: Svar på tekniske og faglige kvalifikasjoner Skilleark 5: Relevante vedlegg Kopieksemplaret skal ikke være innbundet, stiftet el. men være utformet i kopierbart format. Side 9 av 14

10 4.6 Evaluering Oppdragsgiver vil evaluere alle innkomne svar og kvalifiserte tilbydere vil få tilsendt konkurransegrunnlag for tildelingsomgangen straks det er klart hvem som er kvalifisert videre. 4.7 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonskrav vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle anbydere som har meldt interesse for å delta i konkurransen. 5. Avgjørelsen / Behandling av svar på kvalifikasjonsgrunnlag 5.1 Åpning Det vil ikke bli offentlig åpning for svar på kvalifikasjonskrav. 5.2 Avvisning Avvisningsreglene i forskriften om offentlige anskaffelser og kommer til anvendelse. Det anbefales at leverandørene gjør seg kjent med disse bestemmelsene. 5.3 Rett til å forkaste svarene på invitasjonen (Avlysing) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kansellere konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige svar på kvalifikasjonsgrunnlaget dersom det foreligger en saklig grunn iht. forskriftens 22-1 (2). 5.4 Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver vil ikke returnere svar på kvalifikasjonsgrunnlaget. Side 10 av 14

11 5.5 Fortrolig behandling av informasjon Oppdragsgiver vil behandle informasjon fra leverandør fortrolig og innenfor rammen av lov om offentlige anskaffelser samt offentlighetslovens ledd og forvaltningsloven 13. Leverandør kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra oppdragsgiver. 5.6 Tilbakemelding på forespørsel om deltakelse Leverandører som blir invitert til å delta i konkurransen vil få skriftlig invitasjon om dette vedlagt konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget utsendes skriftlig pr post. Leverandører som ikke blir invitert til å delta i konkurransen vil få skriftlig beskjed om dette. 6. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-mal Vedlegg 2: Mal for attest Side 11 av 14

12 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatteog arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. jf. Lov 17. juni 2005 nr Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: Side 12 av 14

13 ATTEST Oppdragsgiver Oppdragsbeskrivelse Tidspunkt/Varighet Kontraktsverdi Prosjektleder Prosjektteam Vurdering av: Krav til fremdrift (I hvilken utstrekning er kravet til fremdrift i oppdraget overholdt?) Kostnader (Er oppdraget blitt løst innenfor de definerte kostnadsrammer? Dersom avvik hva er årsaken) Dialog Samarbeid Service (I hvilken utstrekning har dette fungert mellom dere og leverandøren?) Prosjektteam (Gi en vurdering av prosjektleder og teamets evne til å utføre oppdraget) Tilfredshet (Hvor godt fornøyd er dere totalt sett med leverandørens prestasjoner på dette oppdraget?) Representant for oppdragsgiver Side 13 av 14

14 Stilling i forhold til dette prosjektet Dato Oppdragsgivers signatur Side 14 av 14