Kvalifikasjonsgrunnlag NRK. Rammeavtale Entreprenører bygg. for forhandlet konkurranse under EØS-terskel

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag NRK for forhandlet konkurranse under EØS-terskel NRK Hordaland NDHO-D 2008/02

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Om oppdragsgiver Bakgrunn for anskaffelsen Oppdraget Oppdeling av leveransen Lover og regler Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud Avtale Kunngjøring av anskaffelsen Tentativ fremdriftsplan Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Svar på kvalifikasjonsgrunnlaget skal sendes eller leveres til: Krav til utforming av søknaden Språk Evaluering Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Tilbyders deltakelseskostnader KRAV TIL LEVERANDØREN/KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens juridiske stilling Leverandørens økonomiske stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner BEHANDLING AV SVAR PÅ KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Åpning Avvisning Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Fortrolig behandling av informasjon Begrunnelse... 8

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver NRK AS er landets største mediebedrift med over 3000 ansatte fordelt på Marienlyst, 12 distriktskontorer, 5 avdelingskontorer, Lisensavdelingen i Mo i Rana og Sami Radio. NRK Hordaland har daglige sendinger på radio og fjernsyn. Daglige distriktssendinger radio og radioproduksjoner for rikssendinger. Daglige fjernsynsendinger på NRK1 og NRK 2. Redaksjonene Norge Rundt og Natur er lokalisert i Bergen. Det er 140 ansatte ved distriktskontoret. 1.2 Bakgrunn for anskaffelsen NRK Eiendom drift og vedlikehold forvalter NRKs eiendomsmasse og har kontinuerlig behov for bygningsmessige arbeider. Dette representerer mange enkeltoppdrag i løpet av året og varierer i størrelse og omfang. 1.3 Oppdraget Med bakgrunn i ovennevnte behov, har NRK derfor til hensikt å inngå rammeavtale med én leverandør for å dekke dette behovet i forbindelse med drift av NRK Hordalands eiendomsmasse. Rammeavtalen vil gjelde for NRK Hordaland. NRK Hordaland består av 3 bygg: Teknisk bygg (TB), Produksjonsbygg (PB) med radioog fjernsynsstudio/kontrollrom, Kontorbygg (KB) kontorer og radiostudio/kontrollrom. Samlet areal er på m 2. Av dette leier NRK ut ca 4000m 2 til Kristkirken (KK) Byggene var ombygget til NRK Hordaland i Tidligere var det Baker Martens som eiet byggene. Bygningene er definert i henhold til 13 i brannlovgivningen. Arbeidsomfang er hovedsakelig ombygging og vedlikehold med demontering og montering av lettvegger. Maling av nye og eksisterende vegger. Gulv: Utskifting av tekstilbelegg og nytt banebelegg. Det kan også bli en del vedlikehold på utvendig på tak og vegger. Ved boring og meisling i betong som skal utføres i lokalene må man rette seg etter sendetider for radio og fjernsyn. Det må kunne påregnes arbeider kveld og helger dersom arbeides art krever det. Avtales ved hvert enkelt tilfelle med driftsansvarlig. Dersom det blir større ombygginger, vil NRK ha rett til å innhente tilbud fra andre byggentreprenører. Rammeavtalen vil løpe i 1 år med opsjon på ytterligere år. Verdien av entreprenørtjenester bygg anslås til ca kr per år. Beløpet er utelukkende et estimat basert på historiske tall, og således uforpliktende for NRK. 1.4 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å søke om deltakelse på deler av anskaffelsen. Det er adgang til å benytte underleverandører.

4 Ved bruk av underleverandører gjelder følgende: Leverandøren skal i kvalifiseringsanmodningen gi en oversikt over de underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet samt en oversikt over deres antatte bidrag. Beskrivelsen av underleverandører skal forøvrig skje i tilknytning til de relevante punktene ovenfor og i henhold til disposisjonen der. Leverandøren må godtgjøre at han reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører. NRK skal kun forholde seg til leverandøren som gir tilbudet, og som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. NRK forbeholder seg retten til å godkjenne valg av underleverandører. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. Det skal oppgis hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet. Det skal gis en kort beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform og eierstruktur samt navn på daglig leder. Det gjøres oppmerksom på at NRK kan ha eksisterende avtaler med flere leverandører som kan få innvirkning på leveranser og ytelser i denne leveransen. Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning oppdragsgiver finner det nødvendig for utførelsen av arbeidsoppgavene i henhold til denne avtalen. 1.5 Lover og regler NRK gjennomfører anskaffelsen i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) som en forhandlet konkurranse i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, kgl. res. 7. april 2006 (FOA) Del II 5-1. Anskaffelsesprosessen er todelt. Trinn 1 er en utvelgelsesfase på bakgrunn av svar på kunngjøring i Doffin samt dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Trinn 2 er en tildelingsfase på bakgrunn av et eget konkurransegrunnlag og gjennomføring av forhandlinger. Konkurransegrunnlag vil bli sendt til de leverandører som er best kvalifisert etter at trinn 1 er gjennomført. 1.6 Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud NRK forbeholder seg retten til å begrense antall leverandører som blir kvalifisert for deltakelse i tildelingsomgangen. Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud vil bli begrenset til minimum 3 og maksimum 5. Som utvelgelsesform vil det bli valgt de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelse vil foregå på bakgrunn av de oppgitte kvalifikasjonskriteriene. NRK vil sikre at alle forhold rundt denne prosessen dokumenteres, ivaretar kravet om likebehandling og er etterprøvbare. 1.7 Rammeavtale Det skal inngås avtale med én leverandør. 1.8 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. 1.9 Tentativ fremdriftsplan. Nedenfor viser en tentativ plan for anskaffelsen.

5 NRK planlegger fremdrift etter følgende tentative plan Dato: Aktivitet: 28/10/08 Kunngjøring av anskaffelsen: Kvalifikasjonskrav 11/11/08 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget/kunngjøringen Frist for innlevering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget 14/11/08 (kvalifikasjonsdokumenter) Meddelelse om hvem som er kvalifisert for tildelingsomgang/ 24/11/08 utsendelse av konkurransegrunnlag 02/12/08 Befaring 11/12/08 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 18/12/08 Tilbudsfrist Uke 1/2 Gjennomføring av forhandlinger Uke 3 Evaluering Uke 4/09 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 5 Klagefrist leverandører Kontraktsinngåelse 1.10 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom leverandørene har spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget, er fristen for dette satt til tirsdag kl. 12:00. Alle spørsmål vil bli besvart og sendt til samtlige som har fått tilsendt kvalifikasjonsgrunnlaget etter denne fristens utløp. Alle henvendelser skal skje skriftlig pr e-post til Thorolf Larsen: thorolf.larsen@nrk.no, med kopi til Pia Ingebretsen: piai@firstventura.com All kommunikasjon skal være på norsk. Spørsmålene vil bli samlet opp, gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte Frist for levering av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Svar på kvalifikasjonskrav må være NRK i hende innen kl. 12: Svar på kvalifikasjonsgrunnlaget skal leveres med bud til: NRK Hordaland Kanalveien Bergen Merkes med Kvalifikasjon NDHO-D 2008/02 Rammeavtale entreprenører bygg 1.13 Krav til utforming av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal fremsendes i 2 skriftlige eksemplarer; 1- en - signert original, og 1 en kopi. Søknaden skal være inndelt på følgende måte: Skilleark 1: Signert søknadsbrev Skilleark 2: Svar på obligatoriske kvalifikasjonskrav Skilleark 3: Svar på juridisk stilling Skilleark 4: Svar på økonomisk stilling Skilleark 5: Svar på tekniske og faglige kvalifikasjoner Skilleark 6: Relevante vedlegg

6 1.14 Språk Søknaden (kvalifikasjonspapirene) skal være på norsk Evaluering NRK vil evaluere alle innkomne svar og kvalifiserte leverandører vil få tilsendt konkurransegrunnlag for tildelingsomgangen straks det er klart hvem som er kvalifisert videre Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonskrav vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle leverandører som har meldt interesse for å delta i konkurransen Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte NRK til å inngå kontrakt med leverandør eller involvere NRK i økonomiske forpliktelser. 2 Krav til leverandøren/kvalifikasjonskrav Innledning For å kunne delta i konkurransen om rammeavtale må leverandøren oppfylle de kvalifikasjonskrav som er satt nedenfor i pkt ved å innlevere den dokumentasjon som det refereres til for hvert krav. De best kvalifiserte leverandører på bakgrunn av tekniske og faglige kvalifikasjoner vil bli valgt. I tilfeller hvor det ikke er mulig å skille mellom leverandørene, vil valget avgjøres ved loddtrekning. Det vil bli kvalifisert minimum 3 og maksimum 5 leverandører. Det vil bli inngått avtale med én leverandør. For å kunne komme i betraktning og bli kvalifisert for tildelingsomgangen, MÅ alle leverandører dokumentere følgende forespurte krav listet under. Manglende dokumentasjon kan føre til avvisning, jfr forskrift om offentlige anskaffelser Alle leverandører som deltar i kvalifiseringen vil få skriftlig melding om de er utvalgt til å levere tilbud eller ikke. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav NRK Eiendoms kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift HMS- egenerklæring Attester for skatt og mva (skjema RF 1244) skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfristen. HMS egenerklæring skal være i henhold til vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser samt være signert Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra kvalifikasjonsfristens utløp.

7 Ved bygge- og anleggskontrakter skal leverandøren tilsvarende kreve skatteattest i alle underliggende entrepriseforhold ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdraget som overstiger en verdi på kroner eks mva. Brudd på leverandørens plikt til å kreve skatteattest gir NRK rett til å kreve at leverandøren erstatter vedkommende firma med firma som kan fremlegge skatteattest, uten omkostning for NRK HMS egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen, helse, miljø og sikkerhet. Se vedlegg 1 HMS egenerklæring. Egenerklæringen skal foreligge innen kvalifikasjonsfristens utløp. Ved bygge- og anleggskontrakter skal leverandøren kreve HMS-egenerklæring i alle underliggende entrepriseforhold ved inngåelse av kontrakter i tilknytning til oppdraget som overstiger en verdi på kroner eks mva. 2.2 Leverandørens juridiske stilling NRK Eiendoms kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest 2.3 Leverandørens økonomiske stilling NRK Eiendoms kvalifikasjonskrav Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjon En utskrift over leverandørens regnskap de tre siste år med noter samt revisorberetning og styrets beretning. Oppdragsgiver vil i tillegg gjøre en kredittvurdering av leverandørene gjennom Credittinform. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner NRK Eiendoms kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Det kreves bred erfaring fra teknisk krevende prosjekter Leverandøren skal ha solid og relevant kompetanse fra ombygging og vedlikeholdsarbeid av kontor-/ redaksjons-/ studiomiljøer eller lignende. Leverandøren skal ha tilfredsstillende kapasitet til å gjennomføre prosjekter for flere store oppdragsgivere samtidig Dokumentasjon på leverandørens viktigste leveranser de tre siste årene, inkludert dets verdi, tidspunkt og mottaker. Dokumentasjonen skal videre inneholde navn og kontaktdetaljer til en referanseperson hos oppdragsgiver. Dokumentasjon på erfaring og kunnskap fra oppdrag knyttet til de nevnte miljøer Oversikt over foretakets totale bemanning Leverandørens muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endringsog tilleggarbeid viktigste leveranser de siste 3 årene,

8 inkludert deres verdi, tidspunkt og navnet på mottaker. Leverandøren skal ha et operativt kvalitetssikringssystem og dette skal fungere etter sin hensikt Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/styringssystem Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy 3 Behandling av svar på kvalifikasjonsgrunnlag 3.1 Åpning Det vil ikke bli offentlig åpning for svar på kvalifikasjonskrav. 3.2 Avvisning Avvisningsreglene i forskriften om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse. Det anbefales at leverandøren gjør seg kjent med disse bestemmelsene. 3.3 Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget NRK vil ikke returnere svar på kvalifikasjonsgrunnlaget. 3.4 Fortrolig behandling av informasjon NRK vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. Leverandør kan ikke offentliggjøre hele eller deler av forespørselen uten skriftlig tillatelse fra NRK. 3.5 Begrunnelse Leverandører som ikke får delta i tildelingsomgangen vil få tilsendt brev med en begrunnelse for hvorfor de selv ikke var aktuelle. 3.6 Vedlegg 1. HMS-egenerklæring 2. Mal for attest

9 Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ Fødselsnr Adresse Land * Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatteog arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. [ ] Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.

10 Vedlegg 2 ATTEST Oppdragsgiver Oppdragsbeskrivelse Tidspunkt/Varighet Kontraktsverdi Prosjektleder Prosjektteam Vurdering av: Krav til fremdrift (I hvilken utstrekning er kravet til fremdrift i oppdraget overholdt?) Kostnader (Er oppdraget blitt løst innenfor de definerte kostnadsrammer? Dersom avvik hva er årsaken) Dialog Samarbeid Service (I hvilken utstrekning har dette fungert mellom dere og leverandøren?) Prosjektteam (Gi en vurdering av prosjektleder og teamets evne til å utføre oppdraget) Tilfredshet (Hvor godt fornøyd er dere totalt sett med leverandørens prestasjoner på dette oppdraget?) Representant for oppdragsgiver Stilling i forhold til dette prosjektet Dato Oppdragsgivers signatur