Kvalifikasjonsgrunnlag for anskaffelse av KOMMUNIKASJONS- OG RELAMEBYRÅTJENESTER

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag for anskaffelse av KOMMUNIKASJONS- OG RELAMEBYRÅTJENESTER

2 Innhold INNLEDNING.3 OPPDRAGSGIVER... 3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 KUNNGJØRING... 4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 ANTALL LEVERANDØRER SOM VIL BLI INVITERT TIL Å GI TILBUD... 4 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON/FREMDRIFTSPLAN... 5 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 TILBYDERENS KONTAKTPERSON... 5 FRIST FOR SPØRSMÅL TIL KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 5 TAUSHETSPLIKT... 5 KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN... 6 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 SKATTEATTEST... 6 HMS- EGENERKLÆRING... 6 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 7 TILBYDERS KVALITETSSIKRINGS-/STYRINGSSYSTEM... 7 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON... 7 STRUKTURELLE KRAV... 7 Kvalifiseringsdokumenter... 8 FORMELLE KRAV... 8 Språk... 8 Innpakning og merking... 8 Leveringsadresse... 8 FRISTER... 9 Frist for å melde interesse... 9 Kravspesifikasjon... 9 Side 2 av /00096/

3 INNLEDNING Politihøgskolen er den sentrale utdanningsinstitusjonen for politi- og lensmannsetaten i Norge. Den 3-årige grunnutdanningen gir 180 studiepoeng og fører fram til en bachelorgrad. Undervisningen i første og tredje studieår foregår ved høgskolen i Oslo eller ved avdelingen i Bodø. Det andre året er et praksisår, der studentene er fordelt i grupper på opplæringsenheter i politidistrikter rundt om i landet. I perioder av utdanningen får studentene opplæring i praktiske politioperative oppgaver ved Politihøgskolens egne utdanningssentra i Stavern og på Kongsvinger. Politihøgskolen tilbyr et toårig masterstudium (120 studiepoeng) i politivitenskap som fører fram til en erfaringsbasert mastergrad. Politihøgskolen har en omfattende virksomhet knyttet til etter- og videreutdanning. Den primære målgruppen er ansatte i politi- og lensmannsetaten. Totalt tilbyr høgskolen årlig mer enn 30 studier/utdanninger. Politihøgskolen har utviklet en rekke fagplaner som politidistrikter og særorgan kan benytte for å gjennomføre utdanning i lokal regi. Politihøgskolen driver politirelevant forskning og utvikling for å bidra til forskningsbasert kunnskap i utdanningen, i politi- og lensmannsetaten og i justissektoren for øvrig. Politiforskningen fokuserer på politiets oppgaver, effekten av politiets arbeid, politirollen og andre sider av politiets virksomhet. OPPDRAGSGIVER Politihøgskolen (PHS) skal inngå rammeavtale for anskaffelse av Kommunikasjons- og reklamebyråtjenester. ANSKAFFELSENS FORMÅL Politihøgskolen står overfor viktige og utfordrende oppgaver på kommunikasjonsområdet de nærmeste årene. Politihøgskolen ønsker å knytte til seg en samarbeidspartner som kan bistå den med strategisk kommunikasjonsrådgivning på ulike nivåer. Høgskolen er særlig interessert i den kompetanse som går på strategisk kommunikasjon, intern kommunikasjon, samt formidling av fag og forskning. Politihøgskolen står også overfor viktige og utfordrende oppgaver i sitt markedsarbeid og vil derfor ha behov for reklamebyråtjenester. En samarbeidspartner skal derfor også bistå med synliggjøring av PHS sin kommersielle kommunikasjon. Høgskolen ønsker å inngå en rammeavtale med en tjenestetilbyder som har bred kompetanse langs hele spektret av kommunikasjons- og reklamebyråtjenester. Side 3 av /00096/

4 ANSKAFFELSENS OMFANG Rammeavtalen inngås for en periode på 2 år med opsjon på 1 år + 1 år. Avtalen løper fra undertegnelsesdato. På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres til mellom 2,5 og 3,5 mill. kroner i løpet av avtaleperioden. Det gis ikke anledning til å inngi tilbud på deler av spesifiserte tjenestekategorier. KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i Doffin- og TED-databasen dato Kunngjøringen kan finnes på og ANSKAFFELSESPROSEDYRE Oppdragsgiver gjennomfører anskaffelsen iht. Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) som en Konkurranse med forhandling iht. Forskrift om Offentlig Anskaffelser, kgl. Res. 7.april 2006 (FOA) Del III 14-1 (3). Anskaffelsesprosessen er todelt. Trinn 1 er en utvelgelsesfase på bakgrunn av svar på kunngjøring i Doffin/TED og dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Trinn 2 er en tildelingsfase på bakgrunn av et eget konkurransegrunnlag og gjennomføring av forhandlinger. Konkurransegrunnlag vil bli sendt til de leverandører som er best kvalifisert etter at trinn 1 er gjennomført. ANTALL LEVERANDØRER SOM VIL BLI INVITERT TIL Å GI TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall tilbydere som blir kvalifisert for deltakelse. Antall deltakere som blir invitert til å gi tilbud vil bli begrenset til minimum 5 og maksimum 8. Som utvelgelsesform vil det bli valgt de best kvalifiserte leverandørene. Utvelgelse vil foregå på bakgrunn av de oppgitte kvalifikasjonskriteriene. Oppdragsgiver vil sikre at alle forhold rundt denne prosessen dokumenteres, ivaretar kravet om likebehandling og er etterprøvbare. Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlinger skal forløpe i flere faser, og på den måten redusere det antall tilbud det skal forhandles om. En slik reduksjon skal skje på bakgrunn av tildelingskriterier oppgitt i konkurransegrunnlaget. En første reduksjon av antall leverandører det skal forhandles med kan skje i forkant av forhandlingen, jfr. FoA (1). Politihøgskolen vil invitere minimum 3 tilbydere til forhandlinger, maksimum 5. Side 4 av /00096/

5 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON/FREMDRIFTSPLAN OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON PHS er oppdragsgiver/kontraktsadministrator, og alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen/kontrakten skal rettes til: med kopi til Tilbydere skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen. TILBYDERENS KONTAKTPERSON Tilbyderen skal i kvalifiseringsanmodningen oppgi kontaktperson (med tilhørende adresse, e- postadresse og telefonnummer) for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. PHS tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem dersom eventuelle endringer ikke blir videreformidlet. FRIST FOR SPØRSMÅL TIL KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET Spørsmål til kvalifikasjonsanmodningen kan sendes fram til Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere. Alle henvendelser skal være skriftlige. FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver planlegger fremdrift etter følgende tentative plan Dato Aktivitet Kunngjøring av anskaffelsen: kvalifikasjonskrav Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlag/utlysning Frist for innlevering av anmodning om deltakelse i konkurransen Meddelelse om hvem som er invitert til å delta i konkurransen/utsendelse av konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Forhandlinger Kontraktstildeling TAUSHETSPLIKT Alle som mottar kvalifikasjonsanmodningen, dokumenter og andre opplysninger i forbindelse med denne konkurransen har taushetsplikt. Brudd på bestemmelsene vil kunne medføre at tilbyder utestenges fra videre deltakelse i konkurransen. Side 5 av /00096/

6 KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgiver, før anmodingsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser. LOVBESTEMTE KVALIFIKASJONSKRAV SKATTEATTEST Krav: Tilbyderen må kunne dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Dokumentasjon: Norske tilbydere skal legge frem skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av anmodningsfristen, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av anmodningen. Tilbydere fra andre EØS-land skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyderen har sitt hovedsete. HMS- EGENERKLÆRING Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Erklæringen kan hentes på nettadressen Side 6 av /00096/

7 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav: Tilbyderen skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjon: Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Krav: Det kreves god soliditet Dokumentasjon: Som dokumentasjon på god soliditet skal tilbyderen legge frem foretakets årsregnskap de siste tre år, siste årsberetning, samt opplysninger om foretakets omsetning de siste tre årene med relevans til denne kontrakten, dette med revisors kommentarer. TILBYDERS FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav: God erfaring fra tilsvarende leveranser. Dokumentasjon: - Leverandøren skal beskrive sin faglige kompetanse relatert til anskaffelsen, særlig innen offentlig forvaltning. - Oversikt over foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år hvor prosjektene har hatt stramme tidsfrister. Referansene skal inkludere verdi, tidspunkt og mottaker (navn, tittel, tlf.). Oppdragsgiver skal bli gitt muligheten til å kunne kontakte oppgitte referanser. - Attester fra de 3 siste relevante/viktigste referansene. TILBYDERS KVALITETSSIKRINGS-/STYRINGSSYSTEM Krav: Det kreves at tilbyderen har et godt og velfungerende kvalitetssikrings-/styringssystem. Dokumentasjon: Kvalitetssystemet må dokumenteres, f.eks. ved å vedlegge en kvalitetshåndbok som gir en beskrivelse av systemet for kvalitetsstyring og hvordan det er iverksatt i organisasjonen. Tilsvarende vedlegges for eventuelle underleverandører. KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON STRUKTURELLE KRAV Dette avsnittet beskriver hvordan kvalifikasjonsanmodningen ønskes organisert og strukturert. Side 7 av /00096/

8 Kvalifiseringsdokumenter Kvalifiseringsdokumentene skal leveres separat i 2 eksemplarer, innsatt i ringperm med skilleblad og struktureres og leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Signert anmodning om deltakelse i konkurransen 2. Skatteattest 3. HMS-egenerklæring 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert 5. Dokumentasjon på god soliditet 6. Dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende oppdrag 7. Dokumentasjon på godt og velfungerende kvalitetssystem 8. Dokumentasjon på veletablerte forbindelse med eventuelle underleverandører Dokumentasjonen skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/Minnepinne (ett eksemplar). Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/Minnepinne er lesbar og identisk med original. Kun materiale som har saklig sammenheng med kvalifikasjonskravene skal vedlegges. FORMELLE KRAV Språk Tilbudet samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. Innpakning og merking Anmodning om deltakelse i konkurransen med de tilhørende kvalifiseringsdokumentene leveres/oversendes i lukket, anonymisert forsendelse og merkes Kommunikasjons- og reklamebyråtjenester. Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til: Ved levering vareadresse: Politihøgskolen v/ Vibeke Andersen Slemdalsveien Oslo Side 8 av /00096/

9 Ved postforsendelse (bedriftspakke): Politihøgskolen v/ Vibeke Andersen Postboks 5027, Majorstuen 0301 OSLO FRISTER Frist for å melde interesse Fristen for av anmodning om deltakelse i konkurransen er satt til mandag kl Dokumentene skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jfr. FoA (1), før utløpet av fristen. Ved postforsendelse er det tilbyderens ansvar at dokumentene kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne dokumenter vil bli avvist. Kravspesifikasjon Vedlagt kvalifikasjonsgrunnlaget ligger en foreløpig kravspesifikasjon tilhørende anskaffelsen. Dette kun for at potensielle leverandører skal kunne vurdere om de vil være egnet til å levere tilbud. Endelig kravspesifikasjon vil bli sendt ut til utvalgte leverandører som en del av konkurransegrunnlaget. Behandling av anmodning om deltakelse i konkurransen Åpning Det vil ikke bli offentlig åpning av anmodning om deltakelse i konkurransen. Avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise anmodninger om deltakelse i konkurransen som innleveres for sent eller som er mangelfullt dokumentert i forhold til kravene i kvalifikasjonsgrunnlaget. Rett til å forkaste svarene på invitasjonen (Avlysning) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kansellere konkurransen ved saklig grunn, jfr FoA 22-1 (1). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige svar på kvalifikasjonsgrunnlaget dersom det foreligger en saklig grunn iht. forskriftens 22-1 (2). Retur av svar på kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver vil ikke returnere anmodninger om deltakelse i konkurransen. Fortrolig behandling av informasjon Oppdragsgiver vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. Leverandør kan ikke offentliggjøre hele eller deler av anmodningene uten skriftlig tillatelse fra oppdragsgiver. Side 9 av /00096/

10 Begrunnelse Leverandører som ikke får delta i konkurransen vil få tilsendt brev med en begrunnelse for hvorfor de selv ikke var aktuelle. Vedlegg 1. Kravspesifikasjon 2. Kommunikasjonsstrategi 3. Politihøgskolens designmanual Side 10 av /00096/