KONKURRANSE F

Transkript

1 MOLDE KOMMUNE KONKURRANSE F Kvalifikasjonsgrunnlag Tjenester til en person med psykisk utviklingshemming

2 INNHOLD Kvalifikasjonsgrunnlag Informasjon om anskaffelsen Presentasjon av oppdragsgiver Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsens formål Kontraktsperiode og særlige omstendigheter rundt oppdraget/forbehold Avtalevilkår Planlagt fremdrift Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Skatteattester HMS-egenerklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Andre krav Underleverandører Krav til forespørsel om deltagelse i konkurransen Forespørsel om deltakelse - utforming og levering Frist for innlevering av forespørsel om deltagelse: Innleveringssted Oppdragsgivers behandling av forespørsel om deltagelse Registrering av forespørsler Åpning av forespørsler om deltagelse Avvising av leverandører Videre gjennomføring av konkurransen Behandling etter kvalifikasjon er foretatt Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Diverse bestemmelser Offentlighet Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen...8 Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring...9 Vedlegg 2 Egenerklæring- Innsyn i dokumenter...10 Vedlegg 3 Erklæring om taushetsplikt...11 Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 2 av 11

3 Kvalifikasjonsgrunnlag 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Molde kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av tjenester til en person med psykisk utviklingshemming. For mer informasjon om Molde kommune, se Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og II. Denne anskaffelsen følger prosedyren for konkurranse med forhandling. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater forhandlinger. Konkurransen gjennomføres i to trinn. Alle interesserte leverandører kan sende en forespørsel om å få delta i konkurransen. Forespørsel skal inneholde all nødvendig dokumentasjon i forhold til kvalifikasjonsgrunnlag. Kvalifiserte leverandører får tilsendt konkurransegrunnlag, og kan gi inn tilbud. Oppdragsgiver vil forhandle med 3-5 leverandører, reduksjon av leverandører vil skje i forkant av forhandlinger, og gjøres med bakgrunn i tildelingskriteriene som vil fremkomme i konkurransegrunnlagets Del I. Det er anledning til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og faglige spesifikasjoner. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i FOA kapittel 2, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Som en del av forhandlingene kan leverandørene bli bedt om å levere tilbud på konkrete løsninger basert på det opprinnelige tilbudet. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlag: Betingelser for kvalifisering (dette dokumentet) med vedlegg. De leverandører som er kvalifisert til å delta videre i konkurransen får utsendt: Del I: Betingelser for konkurransen Del II: Avtale og Bilag til avtale (inkl. kravspesifikasjon) Anskaffelsen er kunngjort på Anskaffelsens formål Målsettingen med konkurransen er å fremskaffe et kvalitativt godt og kostnadseffektivt tjeneste- og oppfølgingstilbud med tilhørende bolig (opsjon) til en bruker med sammensatte og til dels omfattende hjelpebehov. Leverandøren skal gjennom sine tilbud sikre at brukeren vil få sine individuelle bistandsbehov ivaretatt og gi den enkelte en meningsfylt hverdag og fritid. Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 3 av 11

4 Ytterligere detaljering av behov og krav vil fremkomme i kravspesifikasjon som følger i dokumentasjon til de leverandører som blir kvalifisert. 1.4 Kontraktsperiode og særlige omstendigheter rundt oppdraget/forbehold Oppdraget har en varighet på 2 år med opsjon på ytterligere 1+1 år, i alt inntil 4 år. 1.5 Avtalevilkår Anskaffelsen skal reguleres av forslag til avtalevilkår med bilag, jf. konkurransegrunnlagets Del II, som sendes ut til de firma som blir kvalifisert. 1.6 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. NB! Med unntak av tilbudsfristen er datoene nedenfor foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Kvalifisering: Utlysing av kvalifikasjonsgrunnlag / Kunngjøring på DOFFIN Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlag kl:16:00 Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen kl:13:00 Åpning av forespørsel om deltagelse i konkurransen kl:14:00 Melding om kvalifisering Konkurransen: Utsending av konkurransegrunnlag Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlag Tilbudsfrist kl:13:00 Tilbudsåpning kl:14:00 Forhandlingsmøter Uke Valg av leverandør/kontrakt: Oppdragsgiver gir skriftlig melding om valg av leverandør Innen Frist for eventuell klage på valg av leverandør Innen10 dager etter at tildelingsbrev er sendt ut Kontrakt inngås Medio oktober 2012 Oppdraget igangsettes Etter nærmere avtale Det gjøres oppmerksom på at tidsfristene ovenfor etter åpning av tilbudene er veiledende. 1.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Det er ønskelig at alle spørsmål reises skriftlig per e-post. Spørsmål i forbindelse med kvalifikasjonsgrunnlag rettes til: Kontaktperson: Postadresse: E-post: Dirk Lungwitz Molde kommune, Innkjøpsseksjonen Rådhusplassen 1, 6413 Molde dirk.lungwitz@molde.kommune.no Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 4 av 11

5 1.8 Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen fristen for innlevering av forespørsel om deltagelse har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har registret sin interesse gjennom Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra èn leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i sin forespørsel om deltagelse, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS - egenerklæring Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for merverdiavgift og skatt (skjema RF- 1244). Skatteattestene for både skatt og merverdiavgift kan bestilles fra leverandørens lokale kemner/kommunekasserer og Fylkesskattekontor. Attestene skal foreligge innen frist for forespørsel om deltagelse har utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristens utløp. Leverandør som ikke er etablert i Norge kan levere tilsvarende dokumentasjon utstedt myndighetene i det landet leverandøren er etablert HMS - egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen frist for forespørsel om deltagelse har utløp. Skjema for HMS - egenerklæring følger som vedlegg Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Firmaattest skal vedlegges tilbudet. Firma som er registrert utenfor Norge skal legge ved annen dokumentasjon som vil være relevant for å legitimere Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling. 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves tilstrekkelig økonomi for å kunne gjennomføre den aktuelle kontrakten. Dokumentasjon Det skal legges ved tilbudet utdrag fra Leverandørens årsregnskap og årsberetning for siste to regnskapsår, eller tilsvarende Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 5 av 11

6 dokumentasjon som godtgjør leverandørens økonomiske stilling. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav 1. Det kreves erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser. 2. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres. Dokumentasjon 1. Det skal legges ved tilbudet referanseliste til foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 2. Det skal legges ved en redegjørelse av leverandørens kvalitetssystem, eventuelt kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon. 2.5 Andre krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon 1. Det kreves erklært taushetsplikt vedkommer alle forhold rundt brukers person i forhold til opplysninger som fremkommer i konkurransens videre forløp. 1. Leverandør skal fylle ut og levere erklæring om taushetsplikt som fremkommer i Vedlegg 3 Erklæring om taushetsplikt. Denne skal være stemplet og underskrevet av bemyndiget person. 2.6 Underleverandører Dersom leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og hvilken del/ hvilke deler av oppdraget underleverandør skal utføre. Det stilles samme krav til underleverandør som til hovedleverandør. 3 Krav til forespørsel om deltagelse i konkurransen 3.1 Forespørsel om deltakelse - utforming og levering 1. Forespørsel skal være skriftlig og inneholde et forespørselsbrev som skal være datert, undertegnet av bemyndiget person og påført firmaets navn. I brevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson samt kontaktpersonens stilling, telefonnummer, og e-postadresse. 2. Tilbudet skal være merket: Forespørsel om deltagelse i konkurranse F Tjenester til en person med psykisk utviklingshemming 3. Forespørsel skal oversendes i lukket forsendelse 4. Forespørsel skal leveres på norsk. 5. Forespørsel kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt Brosjyrer og annet reklamemateriell, som ikke er relevant for forespørsel om deltagelse, skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 6 av 11

7 3.2 Frist for innlevering av forespørsel om deltagelse: Siste frist for innlevering av forespørsel om deltagelse er kl:13:00 Brevet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.3, før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 3.3 Innleveringssted Forespørsel om deltagelse bes sendt/innlevert til: Postadresse: Gateadresse: Molde kommune Rådhuset Rådhusplassen 1 Rådhusplassen Molde 6413 Molde 4 Oppdragsgivers behandling av forespørsel om deltagelse 4.1 Registrering av forespørsler Brev med forespørsler skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et slikt brev er mottatt. 4.2 Åpning av forespørsler om deltagelse Åpning av forespørsler finner sted kl:14:00 Åpning vil foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Det blir ikke gjennomført offentlig åpning. 4.3 Avvising av leverandører Oppdragsgiver skal etter FOA (1) avvise leverandører som blant annet: a) ikke oppfyller krav som er satt for leverandørens deltakelse i konkurransen b) har unnlatt å innlevere skatteattester c) har unnlatt å innlevere HMS - egenerklæring Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA (2) er tilstede. 5 Videre gjennomføring av konkurransen 5.1 Behandling etter kvalifikasjon er foretatt Oppdragsgiver sender komplett konkurransegrunnlag som invitasjon til å gi inn tilbud i konkurranse med forhandling, til samtlige leverandører som blir kvalifiserte. Etter mottak av tilbud vil oppdragsgiver vurdere behovet for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA 11-8, første ledd. Oppdragsgiver vil forhandle med 3-5 leverandører. En slik reduksjon vil skje i forkant av forhandlingene, og gjøres med bakgrunn i de tildelingskriterier som oppgis i konkurransegrunnlaget. Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 7 av 11

8 Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og faglige spesifikasjoner. 5.2 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1 (1) Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventede endringer i grunnlag for behov etc. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 13-1 (2) 6 Diverse bestemmelser 6.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Tilbud og protokoller avskjermes etter off. loven ledd frem til tildeling av kontrakt. Etter tildeling av kontrakt unntas taushetsbelagte opplysninger etter off. loven 13 jf. FOA 3-6. Tilbyder må selv vurdere og merke tekst og opplysninger i kvalifikasjonsgrunnlaget som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Oppdragsgiver har likevel rett og plikt til å vurdere om opplysningene kan holdes hemmelig i hht off. loven 13 jf. FOA 3-6. Skjema for egenerklæring følger som vedlegg Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. Molde, 26. juni 2012 Roar Bye Innkjøpssjef Dirk Lungwitz Innkjøpskonsulent Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 8 av 11

9 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 1 HMS - egenerklæring Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 9 av 11

10 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 2 Egenerklæring - Innsyn i dokumenter For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Tilbud og protokoller avskjermes etter off. loven ledd frem til tildeling av kontrakt. Etter tildeling av kontrakt unntas taushetsbelagte opplysninger etter off. loven 13 jf. FOA 3-6. Tilbyder må selv vurdere og merke tekst og opplysninger i tilbudet som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Oppdragsgiver har likevel rett og plikt til å vurdere om opplysningene kan holdes hemmelig i hht off. loven 13 jf. FOA 3-6. Det bekreftes med dette at vi er innforstått med lov om offentlighet og rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Vi har vurdert de opplysninger som fremkommer i tilbudet og merket tekst som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Det bekreftes med dette at vi er innforstått med at Oppdragsgiver har rett og plikt til å vurdere om opplysningene kan holdes hemmelig i hht off. loven 13 jf. FOA 3-6. Undertegnede har merket i tilbudet der vi mener at tilbudet skal unntas offentlighet: Alt kan offentliggjøres Tekst er merket Dato: Daglig leder (sign.) Egenerklæring Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 10 av 11

11 Vedlegg 3 Erklæring om taushetsplikt Vennligst fyll ut denne erklæring for å bli prekvalifisert og for å få muligheten til å bli invitert til å delta videre i konkurransen. Erklæringen vedlegges forespørselen. Firma v/:. Vi/jeg erklærer med dette at opplysninger om bruker som fremkommer gjennom denne konkurransen behandles konfidensielt. Dette omfatter både personopplysninger, og opplysninger om sikkerhetsmessige forhold rundt brukeren. Det vises til gjeldende regelverk på dette området. Vi/jeg garanterer at opplysningene blir oppbevart på en sikker plass slik at uvedkommende ikke får tilgang til opplysningene. Alt materiell vil bli makulert i etterkant. Sted og dato Stempel og Underskrift Konkurranse F - Kvalifikasjonsgrunnlag Side 11 av 11