Konkurransegrunnlag Del I

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Del I Åpen anbudskonkurranse, over EØS terskelverdi Rammeavtale samfunnsøkonomiske analyser Kystverkets saks nr. 2015/3886

2 INNHOLD. Del I Betingelser for konkurransen Informasjon om anskaffelsen Presentasjon av oppdragsgiver Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsens formål Avtalevilkår Planlagt fremdrift Spørsmål til konkurransegrunnlaget Befaring/leverandørkonferanse Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Skatteattest HMS-egenerklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Underleverandører Krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Tilbudets innhold og disposisjon Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Innleveringssted Priser og fakturering Avvik og forbehold Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvising av leverandører Avvising av tilbud Melding om avvisning Forhandlinger Avgjørelsen av konkurransen Tildelingskriterier Meddelelse om kontraktstildeling Karensperiode Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Diverse bestemmelser Taushetsplikt Offentlighet Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader Side 2 av 14

3 Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Vedlegg 2 Referanseskjema Side 3 av 14

4 Del I Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Kystverket, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av rammeavtale i samfunnsøkonomiske analyser. Kystverket er Samferdselsdepartementets etat for sjøtransport, sjøsikkerhet, havner og beredskap mot akutt forurensning. Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringens behov for framkommelighet og effektive havner. Kystverket forebygger og begrenser skadeeffektene ved akutt forurensning, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen. For nærmere informasjon om Kystverket organisering og virksomheter, vises det til våre hjemmesider på Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 69/1999 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som ikke tillater forhandlinger. Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I: Betingelser for konkurransen (dette dokumentet) med to vedlegg Del II: Avtale og Bilag til avtale Viktig kommunikasjon vil bli gitt gjennom doffin.no som er verktøy for konkurransegjennomføring. 1.3 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver ønsker å etablere en rammeavtale for å bistå Kystverket med å utarbeide (hele eller deler av) samfunnsøkonomiske analyser på tiltak innenfor Kystverkets ansvarsområder, samt bistå Kystverket med utvikling av samfunnsøkonomiske metoder og transport- /trafikkmodeller. Områdene vil dekke kystforvaltning (for eksempel farleds- og fiskerihavntiltak), sjøsikkerhet (tiltak innenfor sjøsikkerhet som los, farledsbevis og annet) og beredskap (for eksempel forebyggende tiltak som nasjonal slepebåtberedskap). Tradisjonelt gjennomføres flest analyser innenfor farleds- og fiskerihavntiltak. Et grovt anslag for omfang av uttak på rammeavtalen er anslått til å være størrelsesorden: - År 2016: 2-3 mill. NOK - År 2017: 2-3 mill. NOK - År 2018: 2-3 mill. NOK Dersom oppdragsgiver mener at valgt leverandør ikke oppfyller vilkår i rammeavtalen og/eller ikke har nødvendig kompetanse på å gjennomføre analyser på bestemte tiltak, står oppdragsgiver fritt til å gjennomføre en separat anskaffelsesprosess knyttet til slike oppdrag. Rammeavtalen har en varighet på 3 år fra kontraktsinngåelse med opsjon på forlengelse med ett år. Side 4 av 14

5 1.4 Avtalevilkår Anskaffelsen skal reguleres av vedlagte forslag til avtalevilkår med bilag, jf. konkurransegrunnlagets Del II. 1.5 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Med unntak av tilbudsfristen er datoene nedenfor foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen 7. kalenderdager før tilbudsfrist Tilbudsfrist kl.13:00 Tilbudsåpning kl. 14:00 Meddelelse om kontraktstildeling Innen en uke etter tilbudsfrist Karensperiode før inngåelse av kontrakt utløper 14 kalenderdager etter at meddelelse om kontraktstildeling Kontrakt inngås Innen Spørsmål til konkurransegrunnlaget Det er ønskelig at alle spørsmål reises skriftlig per e-post. Spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til: Kontaktperson: Postadresse: E-post: Øystein Linnestad Kystverket Sørøst Senter for transportplanlegging, plan og utredning Postboks 785 Stoa 4809 Arendal 1.7 Befaring/leverandørkonferanse Ikke aktuelt. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter jf. FOA Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er krav som knytter seg til leverandørens generelle egnethet til å levere den etterspurte ytelsen. Formålet er å sikre at leverandørene har tilstrekkelig grunnlag for å gjennomføre kontrakten. Side 5 av 14

6 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har betalt sine skatter og avgifter, samt oppfyller minimumskrav til helse, miljø og sikkerhet. Restanser på skatter og avgifter medfører avvisning. Dokumentasjon Skatteattest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. HMS-egenerklæring Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester fra søkerens hjemland. Dokumentene skal fortrinnsvis være på norsk Skatteattest Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Attesten skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest eller tilsvarende fra søkerens hjemland. Utenlandske leverandører skal fortrinnsvis levere tilsvarende attester på norsk. 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har god økonomi med dette menes: Leverandøren skal være kredittverdig, ha tilfredsstillende likviditet og lav konkursrisiko. Dokumentasjon Kredittvurdering fra virksomhet med konsesjon for kredittopplysningsvirksomhet gitt av Datatilsynet. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste to år. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandøren skal ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver, i forkant, for å klarere hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 6 av 14

7 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser av samme omfang, karakter og kompleksitet. Dokumentasjon Det skal legges ved tilbudet referanseliste til foretakets fem viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, relevans, tidspunkt og mottaker. Referansene kontrolleres ved behov. Referansene skal føres inn på vedlagte skjema. 2.5 Underleverandører Dersom Leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre. 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av person som har fullmakt til å pådra forpliktelser, samt navn, tittel og kontaktopplysninger. 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud Rammeavtale samfunnsøkonomiske analyser 2015/ Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse. 4. Tilbudet skal leveres på norsk. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt Tilbudet skal leveres i perm/brevordner. Hvert punkt i tilbudet skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i tilbudet. Jfr. pkt Tilbudet skal leveres i ett eksemplar. 8. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Oppdragsgiver skal ha en er elektronisk versjon av tilbud fortrinnsvis på minnepenn. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon som er sladdet av leverandør og som oppdragsgiver kan offentliggjøre. 9. Brosjyrer og annet reklamemateriell, som ikke er relevant for tilbudet, skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. Krav til tilbudets innhold og disposisjon følger av punkt Tilbudets innhold og disposisjon Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende nummererte punkter: 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold som ikke fremgår av punkt 5 nedenfor skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 2.1 Skatteattest 2.2 HMS-egenerklæring 2.3 Organisatoriske og juridiske stilling 2.4 Finansielle og økonomiske kapasitet 2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Side 7 av 14

8 3. Løsningsbeskrivelse, som er leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon. Herunder jf. Del II Bilag 1 4. Pris. 5. Eventuelle forbehold til avtalevilkårene. Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser. 3.3 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl. 13:00. Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.5., før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.4 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen. 3.5 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Kystverket Sørøst Attn: Øystein Linnestad Postboks 785 Stoa 4809 Arendal Gateadresse: Kystverket Sørøst Kystveien Arendal 3.6 Priser og fakturering Tilbudets delpriser og totalpris skal oppgis i tilbudet. Se ellers vedlagte prisskjema og avtalevilkår. 3.7 Avvik og forbehold Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være presise, entydige og klart fremgå av tilbudet, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren, jf. FOA Leverandøren kan ikke ta vesentlige forbehold mot avtalevilkårene, jf. FOA (1) bokstav d eller inngir tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen jf. FOA (1) bokstav e. 3.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 3.9 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 3.1. Side 8 av 14

9 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted kl. 14:00. Åpning vil foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Det blir ikke gjennomført offentlig tilbudsåpning. 4.3 Avvising av leverandører Leverandører som ikke oppfyller krav etter FOA (1) skal avvises. Se hjemmel for detaljer. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA (2) er tilstede. Se hjemmel for detaljer. 4.4 Avvising av tilbud Tilbud som ikke oppfyller krav etter FOA (1) skal avvises. Se hjemmel for detaljer. Oppdragsgiver kan avvise tilbudet dersom vilkårene i FOA (2) er tilstede. Se hjemmel for detaljer. 4.5 Melding om avvisning Oppdragsgiver plikter å melding om avvisning i henhold til FOA (2) med en kort begrunnelse. 4.6 Forhandlinger Det er ikke anledning til å forhandle jf. FOA Avgjørelsen av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt i % Dokumentasjonskrav Pris 30 Timepris for personell som skal benyttes for oppfyllelse av denne rammeavtalen. Kompetanse hos nøkkelpersonell (personell som skal benyttes for oppfyllelse av denne kontrakten) 35 Disponibel kompetanse på nøkkelpersonell og deres erfaring knyttet til denne anskaffelsen skal synliggjøres. Som et minimum skal følgende områder beskrives: - samfunnsøkonomisk metode (vektes 40 %) - transportmodellverktøy (vektes 10 %) Side 9 av 14

10 - trafikkdata på sjø (for eksempel AIS-data; vektes 10 %) - kunnskap om sjøtransport/logistikk og maritim kompetanse (vektes 40 %) Arbeidsopplegg 35 Beskrivelse av arbeidsopplegg for hvordan de vil løse oppdraget, herunder: - synliggjort løsning og metodikk for å tilfredsstille krav i konkurransegrunnlaget (vektes 50 %) - synliggjort gjennomføringsevne (også for gjennomføring av flere parallelle utredninger; vektes 25 %) - synliggjort kvalitetssikringssystem internt hos leverandør (vektes 25%) Ved vår evaluering gir vi det beste tilbudet innenfor hvert kriterium scoren 10. De andre tilbydere scores forholdsmessig ut fra det. Dette gjelder også pris, hvor det beste tilbudet har fått karakteren 10,00 og de andre tilbyderne en forholdsmessig score relativt til hvor mye dyrere det enkelte tilbudet er sammenlignet med det beste tilbudet. Karakteren for hvert tildelingskriterium / underkriterium er multiplisert med vektingen av kriteriet, som gir en forholdsmessig poengscore. 5.2 Meddelelse om kontraktstildeling Oppdragsgiver skal meddele sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt til alle berørte parter før kontrakt inngås, jf. FOA Meddelelsen skal være skriftlig og opplyse navnet på den som er tildelt kontrakten og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier. 5.3 Karensperiode Oppdragsgiver skal ikke inngå kontrakt før karensperiode har løpt ut, jf. FOA 22-3 (3). Karensperioden skal minst være 10 kalenderdager i de tilfeller hvor meddelelsen sendes ut elektronisk. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt ut. 5.4 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1) Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventede endringer i bevilgningene etc. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1 (2) Side 10 av 14

11 6 Diverse bestemmelser 6.1 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 6.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova 16/ Ved en eventuell anmodning om innsyn i tilbudet etter valg av leverandør, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger kunne unntas offentlighet. Tilbudet må da sladdes for evt. taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). På denne bakgrunn er det ønskelig at leverandøren kan levere et tilbud elektronisk der leverandøren har sladdet det som anses som forretningshemmeligheter (en sladdet versjon av tilbudet) på forespørsel. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke er bundet av leverandørens vurderinger av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. 6.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med Kystverket. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 6.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 6.5 Kostnader Tilbyder bærer selv alle kostnader knyttet til utarbeidelse og gjennomføring av konkurransen. Side 11 av 14

12 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: Side 12 av 14

13 Side 13 av 14

14 Vedlegg 2 Referanseskjema Nr. Kort beskrivelse av leveransen Kort beskrivelse av leveransens karakter, hovedeller delleveranse Samlet verdi Tidsrom Mottaker Mottakers kontaktperson inkl. mobilnummer og mailadresse 1 Navn Mobil nr. E-post 2 Navn Mobil nr. E-post 3 Navn Mobil nr. E-post 4 Navn Mobil nr. E-post 5 Navn Mobil nr. E-post 6 Navn Mobil nr. E-post 7 Navn Mobil nr. E-post