Konkurransedokumenter for konkurranse med forhandling over EØSterskelverdi. anskaffelse av:

Transkript

1 Konkurransedokumenter for konkurranse med forhandling over EØSterskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: helintegrerte kommunikasjonsløsninger reklame, PR, event, tv, web og sosiale medier

2 1. Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Statsforetaket Enova skal fremme en miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon i Norge. Kjernen i Enovas arbeid er å utvikle levedyktige markeder for effektive og miljøvennlige energiløsninger enten det gjelder ny produksjon eller energibruk. Virkemidlene er omfattende og differensierte. Ordninger med økonomisk støtte er organisert i programområder som gjenspeiler Enovas prioriteringer. Det er satt klare mål for Enovas virksomhet, og foretaket skal dokumentere resultatene fra sitt arbeid. Enova skal bidra til: Mindre behov for energi Mer effektiv energibruk Økt varmeproduksjon basert på avfallsforbrenning og spillvarme Økt produksjon av fornybar energi Miljøvennlig bruk av naturgass Enova disponerer midler fra Energifondet som skal bidra til økt fornybar varme- og kraftproduksjon og energisparing som samlet tilsvarer minimum 18 TWh innen utgangen av Bruken av fondsmidlene skal vurderes innenfor et langsiktig perspektiv med et arbeidsmål på 40 TWh innen utgangen av Anskaffelsens formål Enova ønsker å inngå rammeavtale med ett (1) kommunikasjonshus som dekker Enovas behov for leveranser av helintegrerte kommunikasjonsløsninger. Enova ønsker å få bistand til merkevarebygging, profilering og konseptutvikling. Videre ønskes utformet reklame, operativ PR og innholdsproduksjon, event, TV-konsept/videoproduksjon, web, sosiale medier og digital kompetanse fra ett og samme hus. Kommunikasjonsløsninger er avgjørende for at Enova skal oppfylle sine målsetninger, og ett kommunikasjonshus med strategisk helhetssyn kan bidra til at våre kommunikasjonsoppdrag gjennomføres på en effektiv og hensiktsmessig måte. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen med referanse Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å inngi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 1.6 Avtale Enova vil inngå rammeavtale med én leverandør. Avtalens varighet er 2 år, med en ensidig opsjon for Enova til å forlenge med ytterligere 2 år. Kontraktens samlede lengde er således maksimalt 4 år. Kvalifikasjonsgrunnlag Side 2 av 11

3 1.7 Bruk av underleverandør Bruk av underleverandører er tillatt. Det skal oppgis i søknaden om kvalifisering hvilke deler av oppdraget underleverandøren vil bli benyttet. Dersom tilbyder skal støtte seg på underleverandørens kvalifikasjoner ved oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i punkt 3, skal det dokumenteres at tilbyderen har rådighet over underleverandørens ressurser, jf. FOA 17-8(2) og 17-9(2). Rådighet dokumenteres ved at eventuelle underleverandører fyller ut rådighetserklæringen i vedlegg Gjennomføring av konkurransen 2.1 Konkurranseform Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. April 2006 nr 402. Oppdragsgiver oppfordrer leverandørene til å sette seg inn i dette regelverket i god tid før tilbudsfristen. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling over EØS terskelverdi i henhold til FOA del I og III, med en forutgående prekvalifisering. Dette innebærer at anskaffelsesprosessen er todelt. Første del av anskaffelsesprosessen innebærer en prekvalifisering, hvor leverandørene skal inngi en søknad om kvalifisering basert på kvalifikasjonskravene angitt i konkurransegrunnlaget punkt 3. De leverandørene som blir prekvalifisert vil gis adgang til å inngi tilbud i konkurransen. Trinn to innebærer at leverandørene som har blitt prekvalifisert inngir sine tilbud. Det vil så foretas en utvelgelse av hvilke tilbydere som skal inviteres til forhandlinger. Dernest vil det gjennomføres forhandlinger mellom de utvalgte tilbyderne og oppdragsgiver før endelig tildeling av kontrakt basert på de angitte tildelingskriterier i dette konkurransegrunnlaget punkt Antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud vil bli begrenset til minimum 3 og maksimum 6. Som utvelgelsesform vil det bli valgt de best kvalifiserte leverandørene, basert på kvalifikasjonskravene angitt i punkt 3, jf. FOA Leverandører som blir invitert til forhandlinger Etter at tilbud er inngitt, og i forkant av forhandlingene, vil Enova foreta en utvelgelse av de leverandørene som vil bli invitert til forhandlinger, jfr. FOA Utvelgelsen vil være basert på tildelingskriteriene oppgitt i punkt Spørsmål til konkurransen Eventuelle spørsmål leverandør måtte ha til kvalifikasjonskravene eller konkurransen i forbindelse med søknad om kvalifisering må fremmes innen For tilbydere som prekvalifiseres, må eventuelle spørsmål knyttet til innlevering av tilbud eller konkurransen inngis innen Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle leverandørene i god tid innen hhv. frist for søknad om kvalifisering og tilbudsfrist. Kvalifikasjonsgrunnlag Side 3 av 11

4 Svar vil bli tilsendt samtlige leverandører på e-post etter at fristen for å stille spørsmål er gått ut. 2.5 Kontakt med Enova Alle henvendelser, inkludert spørsmål til konkurransen, skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Thomas Berg med kopi til 2.6 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Kunngjøringen er utformet både på engelsk og norsk, jf. FOA Fremdrift for anskaffelsen Basert på beskrivelsen av gjennomføring av anskaffelsesprosessen i punkt 2, er anskaffelsen planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjøring av anskaffelsen Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget/kunngjøringen Frist for søknad om kvalifisering Meddelelse til leverandører som er kvalifisert Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Evaluering av tilbud, og innkalling til forhandlinger for leverandører som velges ut til forhandling Gjennomføring av forhandlinger Kontraktstildeling Fremdriftsplanen er tentativ, og kan endres. 2.8 Deltakelseskostnader Kostnader som leverandør pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen vil ikke bli refundert. 2.9 Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje ledd, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Se også punkt 4.5 (skilleark 6) * * * Kvalifikasjonsgrunnlag Side 4 av 11

5 3. Kvalifikasjonskrav krav til leverandøren Følgende del 3 og 4 av dette dokumentet angir hvilke krav som stilles til leverandører som ønsker å bli prekvalifisert for deltakelse i konkurransen, og skal besvares i søknaden om kvalifisering. 3.1 Krav til søknad om kvalifisering Leverandøren må oppfylle følgende krav for å bli prekvalifisert. Kravene knytter seg til leverandørbedriften som sådan, jf. FOA Signert tilbudsbrev 2. Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra kvalifikasjonsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge krever oppdragsgiver at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 1). 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves tilstrekkelig finansiell styrke til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styreog revisjonsberetning for siste år skal vedlegges. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved kvalifikasjonsfristen, skal midlertidig regnskap for inneværende år vedlegges. Kvalifikasjonsgrunnlag Side 5 av 11

6 Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve / innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke, herunder innhente kredittvurdering av leverandørene. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Erfaring fra tilsvarende oppdrag/ leveranser. Dokumentasjonskrav: Kort beskrivelse av minimum 3 helintegrerte kommunikasjonsprosjekter i løpet av siste tre år. Helintegrerte kommunikasjonsprosjekter skal minimum inkludere løsninger knyttet til merkevarebygging, konseptutvikling, reklame og PR. Tilleggselementer som design, web, events vil vektlegges i vurderingen. Det skal gis informasjon om: tidspunkt for gjennomføring, omfang av leveranse i beløp, bekreftet attest eller beskrivelse fra mottaker, navn/tlf.nr. på referanseperson hos oppdragsgiver (Oppdragsgiver skal ha mulighet til å kunne kontakte referanseperson) Krav: Gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Beskrivelsen må dokumentere at kommunikasjonshuset er i stand til å gjennomføre oppdraget for Enova. Kravet til gjennomføringsevne skal kvalifisere leverandøren som sådan (selskapet), og ikke gjennomføringsevnen til tilbudt kjerneteam, som er et tildelingskriterium for leveransen. Dette er altså to ulike vurderinger. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad blir avvist, jfr. FOA Krav til søknaden om kvalifisering 4.1 Krav til utforming av søknaden Søknaden om kvalifisering skal leveres i 2 signerte eksemplarer, samt 1 elektronisk eksemplar på CD/DVD/annet elektronisk medium. Det elektroniske medium kan inneholde flere filer, men skal under enhver omstendighet inneholde en 1 fil som er identisk med den skriftlige versjonen. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjon være gjeldende. Søknaden skal være satt i ringperm eller lignende, inndelt på følgende måte: Skilleark 1: Signert søknadsbrev Skilleark 2: Svar på obligatoriske kvalifikasjonskrav Skilleark 3: Svar på juridisk og finansiell stilling Skilleark 4: Svar på tekniske og faglige kvalifikasjoner Skilleark 5: Relevante vedlegg Skilleark 6: Leverandør skal i kvalifiseringssøknaden angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i kvalifiseringssøknaden, hvilke opplysninger i søknaden leverandør mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er Kvalifikasjonsgrunnlag Side 6 av 11

7 forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot bestemmelsene i offentleglova. 4.2 Innlevering av søknad om kvalifisering Søknad om kvalifisering skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller pr. post, jf. FOA Adressen er: Enova SF Professor Brochs gt Trondheim Tilbud skal merkes: SID 11/18 Helintegrerte kommunikasjonsløsninger 4.3 Feil Oppdages feil eller uklarheter ved kvalifikasjonsgrunnlaget, skal dette meddeles Enova før * * * 5. Tilbudsfasen Følgende del 5 av konkurransegrunnlaget angir hvilke krav som stilles til tilbudet og innlevering av dette, og gjelder for leverandører som blir prekvalifisert for deltakelse i konkurransen Tilbudets innhold For å sikre alle leverandører lik og rettferdig behandling er det avgjørende at tilbudene er likt bygget opp. Vi krever derfor at tilbudet skal være satt i ringperm eller lignende, inndelt med skilleark. Tilbud skal leveres i 2 eksemplarer, samt 1 elektronisk eksemplar på CD/DVD/annet elektronisk medium. Det elektroniske medium kan inneholde flere filer, men skal under enhver omstendighet inneholde en 1 fil som er identisk med den skriftlige versjonen. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjon være gjeldende. 5.2 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen kl Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller pr. post, jf. FOA Adressen er: Enova SF Professor Brochs gt Trondheim Kvalifikasjonsgrunnlag Side 7 av 11

8 5.3 Merking Tilbud skal merkes: SID 10/18 Helintegrerte kommunikasjonsløsninger 5.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til Tilbudsåpning og tilbudshåndtering Det vil bli avholdt lukket tilbudsåpning. Leverandørene har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. 5.6 Kravspesifikasjon Enova ønsker leveranser på merkevarebygging, profilering, konseptutvikling, reklame, operativ PR og innholdsproduksjon, events, TV-konsept/videoproduksjon, web og sosiale medier. De ulike fagområdene griper tett inn i hverandre, og for Enova er det avgjørende at helhetsløsningen blir så effektiv som mulig, slik at den bidrar positivt i foretakets kommunikasjon med kunder og målgrupper både eksternt og internt. Eksempler på dette er myndigheter, presse, virksomheter, husholdninger og lignende. I tillegg vil vi at den helintegrerte kommunikasjonsløsningen bidrar positivt til Enovas omdømme, samt kjennskap og kunnskap til selskapet. Tilbyderne må vise bredden i sin kompetanse, og beskrive hvordan de totalt sett kan bidra til å løse Enovas behov og utfordringer på de overnevnte områdene. Enova vil at tilbyderne skal sette sammen et kjerneteam med en kundeansvarlig som koordinerer oppgavene teamet skal løse. Kjerneteamet må inneha alle de nødvendige ressurser/fagkompetanse og erfaring for å gjennomføre oppdraget. Tilbyder har frihet til å sette sammen kjerneteamet etter eget valg, og det kan også inkludere underleverandører. Arbeidet skal utføres under ledelse av og i tett samarbeid med Enovas dedikerte kommunikasjonsressurser. 5.7 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene, jf. FOA 22-2 (2) Tildelingskriterium Prioritet/Vekt Gjennomføringsevne 60 % Totale kostnader 40 % Kravet Gjennomføringsevne til tilbudt kjerneteam er et tildelingskriterium for leveransen, og skal ikke relatere seg til kvalifikasjonen av leverandøren (selskapet) som sådan. Dette er altså to ulike vurderinger. Gjennomføringsevne Dokumentasjon vist i tabellen er minimumskrav til dokumentasjon. Gjennomføringsevne vil bli vurdert ut fra følgende: Tilbudt kjerneteam (30 %) Kvalifikasjonsgrunnlag Side 8 av 11

9 Tildelingskriterium Dokumentasjon Det tilbudte kjerneteamets relevans for oppdraget, erfaring, kompetanse og kapasitet. - Presentasjon av kjerneteam og dets sammensetning, inkludert liste over tilbudt personell m/stillingsangivelse og kompetanseområde - CVer for samtlige i kjerneteamet Referanser (20 %) Tildelingskriterium Dokumentasjon Kjerneteamets referanser Beskrivelse på 3 gjennomførte tilsvarende oppdrag siste tre år. Relevans til Enovas behov vil vektlegges i vurderingen. Tilbudt kjerneteam skal ha arbeidet sammen på minst ett av referanseprosjektene. Kundeansvarlig skal ha vært med på minst to av referanseprosjektene. Max. 2 sider pr. oppdrag. Beskrivelse av oppdragsgjennomføring (20 %) Tildelingskriterium Dokumentasjon Tydelig løsningsforslag og tilbyders tilgjengelighet Beskrivelse av hvordan tilbyder ser for seg samarbeidet med Enova. Tilbyders tilgjengelighet, løsningsorientering og strategiske helhetssyn vil bli vektlagt i vurderingen. Max. 2 sider. Presentasjon av case (30 %) Tildelingskriterium Kjerneteamets evne til å løse de kommunikasjonsmessige utfordringene beskrevet i case nedenfor. Det legges vekt på oppdragsforståelsen. Case: Enova er relativt dårlig kjent blant folk flest og oppfattes som litt utydelig i markedet. Det er indikasjoner på at Enova har et omdømme som kan forbedres. Enova har høye målsettinger for de kommende årene om å øke kjennskapen og kunnskapen samt forbedre omdømmet til Enova. Vi vil at det gis et forslag og god beskrivelse på et integrert kommunikasjonsløp som gir Enova kraftig økt kjennskap og kunnskap i privatmarkedet (husholdninger). Dokumentasjon Forslag på løsning av case og god beskrivelse av integrert kommunikasjon. Max. 5 sider. Kvalifikasjonsgrunnlag Side 9 av 11

10 Tildelingskriterium 2: Totale kostnader Stilling/kategori Kompetansekrav, min. krav for å inneha stillingen Timepris inkl. mva Forventet andel av arbeidsomfanget, % Enova ønsker netto prismodell, hvor alle rabatter, bonuser og provisjoner fra underleverandører tilfaller Enova. Dvs. at innkjøpte varer og tjenester skal viderefaktureres uten påslag. Alle priser må oppgis inkl. mva. Alle leverandører må prise tilbudet i henhold til prismatrise. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. Prisene justeres årlig i henhold til konsumprisindeksen, første gang Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan prissette forbeholdet Feil Oppdages feil eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget skal dette meddeles Enova før Vedlegg Vedlegg 1: HMS-mal Vedlegg 2: Rådighetserklæring Vedlegg 3: Oppdragsavtalen * * * Kvalifikasjonsgrunnlag Side 10 av 11

11 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm, by preparing this offer, that we have taken into consideration the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1995 no. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager (Signature) Date: Kvalifikasjonsgrunnlag Side 11 av 11