Forespørsel under nasjonal terskel. Ved anskaffelse av: Laseranlegg

Transkript

1 Forespørsel under nasjonal terskel Ved anskaffelse av: Laseranlegg

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Oppdraget/Spesifikasjon Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet: Tilbudsfrist Tilbudets gyldighet Avgjørelsen Tildelingskriterier Kontraktstype Videre arbeid Vedlegg... 8 Versjon OM-3070 Side 2 av 10

3 1. Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Fakultet for arkitektur og billedkunst har Norges eldste og største arkitekturutdanning med tradisjoner tilbake til opprettelsen av NTH i Trondheim i Kunstakademiet i Trondheim ble en del av fakultetet i 1996 da NTNU ble opprettet, og fakultetet ble ansvarlig for studieprogrammene innen arkitektur og billedkunst. Fakultetet har i dag rundt 640 studenter, 40 doktorgradskandidater og 100 faste ansatte innenfor arkitektur, billedkunst, planlegging, eiendomsforvaltning og -utvikling. Anskaffelsen er en del av fakultetes pågående satsning innen datastyrte arbedsflyt innen arkitektur, Digilab, som legger til rette for både undervisning og forskning innenfor digitale prosesser og fabrikasjon. Anskaffelsen skal brukes til forskning og undervisning. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Estimert verdi på kontrakten er om lag NOK eksklusiv MVA for 2 stk laseranlegg. Anskaffelsen er en del av fakultetes pågående satsning innen datastyrte arbeidsflyt innen arkitektur, Digilab, som legger til rette for både undervisning og forskning innenfor digitale prosesser og fabrikasjon. Anlegget er tiltenkt brukt av studenter og ansatte med varierende bakgrunnskunnskaper i digital arbeidsflyt og som et undervisningsverktøy i hverdagen ved fakultetet. 1.3 Oppdraget/Spesifikasjon Det ønskes anbud på 2 stk komplette anlegg til laserskjæring i lette materialer (Tre, akryl, MDF). Hvert anlegg skal bestå av en laserskjærer med tilhørende ventilasjonsanlegg med rensing for de vanligste materialene brukt i laserskjæring. 1.4 Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Krav til løsning Dokumentasjonskrav ved anbudsbesvarelsen: - Tekniske spesifikasjoner for ventilasjonsanlegget - Tekniske spesifikasjoner for laserkutteren - Bruksanvisning for laserkutteren - Bruksanvisning for ventilasjonsanlegget - Liste over vanlige materialer som kan benyttes ved løsningen - Liste over vanlige materialer som IKKE kan benyttes ved løsningen - Det ønskes en liste over opsjoner til anlegget med dagens pris - Beskrivelse av eventuell medfølgende programvare inklusiv lisensstruktur. Versjon OM-3070 Side 3 av 10

4 Levering og installasjon Anlegget skal helst være levert innen 5. desember Pakking, frakt og forsikring (DAP/DDP Incoterms 2010) fram til leveringsadresse på NTNU og skal være inkludert i prisen. Definer leveringstid i Bilag 7. Produktblad Det må leveres tilstrekkelig informasjon/servicemanual for bruk og vedlikehold på engelsk eller norsk, fortrinnsvis elektronisk. Service Det må dokumenteres godkjente serviceenheter for anlegget med navn, telefonnummer og lokasjon. I tillegg kreves det at tilbyder kan garantere kompetent personale tilgjengelig via telefon i vanlig arbeidstid eller fjernhjelp via Internett. Det bes i tillegg en beskrivelse av forventet service i framtiden, inklusiv kostnad. Beskriv i bilag 7. CE-godkjenning Det må bekreftes at anlegget som tilbys har CE-godkjenning. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.2 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.3 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I. 2.4 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. Versjon OM-3070 Side 4 av 10

5 3. Krav til tilbudet 3.1 Tilbudsdokumentet: Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbud 2. HMS-egenerklæring og erklæring om god vandel iht. FOA vedlegg 2 (bruk gjerne vedlagte mal) 3. Skatteattest for mva og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 mnd. 3.2 Tilbudsfrist Kunngjøring i Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 14:00 Kan ikke påregne svar før primo august på grunn av ferieavikling. Tilbudsfrist kl. 14:00 Tilbudsåpning Umiddelbart etter frist Eventuelle avklaringsmøter Tilbudsevaluering Umiddelbart etter frist Kontraktstildeling Karensperiode Kontraktsignering Tilbudet skal sendes eller leveres til: NTNU/Innkjøpsseksjonen Att: Tove Strømman Høgskoleringen 1, rom 326 N 7491 Trondheim Norway Spørsmål kan rettes til innkjop@adm.ntnu.no. Brev eller e-post må tydelig merkes: Laseranlegg 3.3 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager fra anbudsfrist. Alle leverandører må prise tilbudet i henhold til vedlagte prismatrise, vedlegg 2. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4. Avgjørelsen 4.1 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i prioritert/vektet rekkefølge: Versjon OM-3070 Side 5 av 10

6 TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT % Teknisk løsning Med teknisk løsning menes godheten til leverandørens tilbudte løsning sett opp Leverandøren skal levere følgende: Leverandørens løsningsbeskrivelse, se bilag % mot de tekniske kravene oppdragsgiver Spesifikasjon av utstyr, og andre har stilt i kravspesifikasjonen, bilag 1. ytelser. Beskrivelse av testing og godkjenning av tilbudt løsning. Funksjonell løsning Med funksjonell løsning menes godheten til leverandørens tilbudte løsning sett opp mot de funksjonelle kravene oppdragsgiver har stilt i kravspesifikasjonen, bilag 1, pkt.1. Totale kostnader Totale kostnader vil bli evaluert ut fra følgende: Anskaffelseskostnad Leveringsbetingelser DDP, (Incoterms 2010) Bærekraft/Miljø Leverandøren skal levere en helhetlig beskrivelse hvordan utstyret vanligvis brukes, eksempelvis bruksanvisninger, demovideo, opplæringsvideo, nettlinker eller presentasjoner, se Bilag 1 pkt.1 Brukervennlighet, i tillegg til leverandørens løsningsbeskrivelse, se Bilag 2. Leverandørens skal fylle ut prismatrisen i bilag 7. Avvik i forhold til prismatrisen kan medføre avvisning. Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva. Miljøpolicy, sertifiseringer hos leverandør og i produsentledd for eksempel EMAS, Retura, eller ISO. Evn miljøgodkjenninger for eksempel Svanemerket, Grüne punkt eller tilsvarende. Medlemskap i miljøreturorganisasjoner. Dokumenter i tilbudet. 30 % 30 % 10 % 4.2 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt. Det legges til grunn at leverandørene ved innlevering av tilbud aksepterer vedlagte kontraktsvilkår. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 4.3 Videre arbeid Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert, og tilbakemelding blir gitt alle forespurte leverandører. Versjon OM-3070 Side 6 av 10

7 4.4 Kvalifikasjonskrav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av kemner/kommunekasserer. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatteog avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert Norske leverandører: foretak. Firmaattest, skatteattest og MVA-attest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig Utskrift av kredittvurderingsrapport og eventuelle finansiell styrke til å kunne oppfylle betalingsanmerkninger. kontrakten. Minimumskrav til rating er A eller bedre fra for eksempel Dun og Bradstreet eller tilsvarende vurdering fra tilsvarende selskap. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig Egen virksomhet: gjennomføringsevne. Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Samarbeidspartnere/underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal leverandøren legge ved en beskrivelse av: Navn og adresse, omfang av ansvar og roller i forholdet, forholdets formalitet, samt hvorvidt leverandøren har til Versjon OM-3070 Side 7 av 10

8 hensikt å ta underleverandør med som en aktiv deltaker i anbudsprosessen. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Attester fra lignende leveranser fra minst 3 ulike firma de 3 siste årene. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Omfang av leveranse i beløp. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å få i stand, skal leverandøren levere en liste over alle relevante oppdrag med beskrivelse tilsvarende innholdskravet for attestene. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis som referanser. Legg derfor med telefonnummer og epostadresse til disse. 5. Vedlegg Vedlegg 1: Prismatrise Vedlegg 2: Kravtabell Vedlegg 3: HMS-egenerklæring Vedlegg 4: Egenerklæring om vandel Vedlegg 5: Generelle betingelser Vedlegg 7: Priser Vedlegg 10: Opsjoner Versjon OM-3070 Side 8 av 10

9 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm, by preparing this offer, that we have taken into consideration the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1995 no. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager (Signature) Date:

10 Egenerklæring om vandel (FOA 20-12) Denne bekreftelsen gjelder: Firma Organisasjonsnummer Adresse Postnr./-sted Land Denne bekreftelsen omfatter firma som benevnt over inkludert nærværende majoritetseiere, styremedlemmer og ledende administrativt personell. Det bekreftes at denne virksomhet i løpet av de siste 5 år ikke er rettskraftig dømt for: deltakelse i en kriminell organisasjon korrupsjon bedrageri hvitvasking av penger Virksomheten er videre ikke ved rettskraftig dom kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel eller i sitt yrke gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Daglig leder (sign.) Sted/dato: Versjon OM-3070 Side 10 av 10