OEP i Norges vassdragsog energidirektorat (NVE) Aina Karlsson Arkivleder, ABM-seksjonen

Transkript

1 OEP i Norges vassdragsog energidirektorat (NVE) Aina Karlsson Arkivleder, ABM-seksjonen

2 NVE Etablert ansatte, hovedkontor i Oslo og 5 regionskontorer Gir konsesjoner til vannkraftverk og kraftlinjer Har tilsyn med kraftmarkedet Foretar bremålinger, vannførings- og vannstandsmålinger (målestasjoner) Ansvar for flom- og skredvarsling Høyt utdannede, dyktige og krevende saksbehandlere

3 NVE - Arkivtjenesten 6 arkivarer ved hovedkontoret Betjener ca. 500 saksbehandlere Alle ansatte er saksbehandlere og bruker P360 Elektronisk arkiv fra 2007 Gikk fra DocuLive til P360 i 2014

4 OEP i NVE Publiserer en samlet offentlig journal inkl. X- og N-notater OEP utgjør i dag 50% stilling ved hovedkontoret I 2014 avslo NVE 4,8% av innsynskravene. NVE var med fra starten i EPJ (1993) også med i første pulje for informasjonsleveranser OEP

5 Organisering av arbeidet med innsynskrav Oppgaven roterer på arkivets 6 ansatte Bestillinger mottas i egen e-postboks Arkivet søker fram saksbehandler og videresender bestilling Arkivet tar imot «ok» eller utfylt avslagsskjema fra SB og formidler svar til bestiller Registrerer bestillinger og avslagsskjema - fører ikke egen statistikk

6 Publiseringsløsning i NVE Spesialtilpasning i DocuLive (fra 2008) - dokumentnivå Spesialtilpasning i P360 (fra 2014) saksnivå Vanskelig å publisere for andre en ansvarlig SB og på saker som endrer saksansvarlig rettigheter slår inn på ulikt og uvisst vis Webansvarlig må tilrettelegge for nye saksområder Tilgangen forsvinner etter at saken er ferdigbehandlet (konsesjoner) Ulik praksis i fagavdelingene

7 NVE publiserer fra P360

8 Vassdragskonsesjoner

9 Erfaringer arkivet Rutinen er «strømlinjeformet», men manuell og tungvint Mottar mange bestillinger på dokumenter som er publisert Ingen «historikk» - samme dokument etterspørres flere ganger Innsynsmodulen i P360 er kjøpt inn og skal tas i bruk OEP: Arbeidskrevende at saksbehandler ikke står på bestillingen Rapporten er rotete og dårlig lesbar Rapporten inneholder ikke antall uvisst om alle poster er levert Ikke mulig å levere bare en journalpost Uklare konflikter og feil gjør at det enkleste er å slette

10 Ønsker fremover Enklere tilgang for publikum til det som allerede er publisert Bør ikke være mulig å bestille publiserte dokumenter Tilgang til alle dokumenter i saker ikke bare resultatet Redusert tidsbruk for saksbehandlere og arkivarer Ønsker oss en «knapp» for godkjenning og publisering på dokumentnivå for SB Enkelt å få ut gode statistikker Automatisk publisering av dokumenter på flere av NVEs saksområder

11 Problemstillinger God sikring slik at u.off.-dokumenter ikke blir publisert? Hva skjer når arkivene er på etterskudd med kontrollen? Søk på personnavn etter 1 år hva med fulltekstdok.? Må vi begynne å forhåndsklassifisere må forskrifter endres? Vil saksbehandlere om de er i tvil og unnta dokumenter fra automatisk publisering hvordan unngå det? Vil det bli stilt felles krav til systemleverandørene?

12 Problemstillinger Gi presse og publikum «alt» på ett sted? hva med de som ikke leverer til OEP Hvem eier dokumentene vedlikeholdet? Hva skjer ved de løpende endringene som skjer flytting av journalposter, endring av tilgangskoder? Hvor lenge skal dokumentene være tilgjengelige? OEP earkiv?