Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g.

Transkript

1 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Henrik Øvrebø / Juridisk enhet Deres dato Deres ref. Kommunal- og moderniseringsdepartementet Postboks 8112 Dep. OSLO Forberedelse av klagesak - avslått begjæring om innsyn - postjournal for 2015 Fylkesmannen har forberedt klage over avslått begjæring om innsyn i postjournalen for hele 2015 for klagebehandling. Fylkesmannen fastholder vedtaket, og saken oversendes til departementet for endelig behandling. Sakens bakgrunn Fylksmannen i Sør-Trøndelag har mottatt og behandlet en begjæring om innsyn i postjournalen for Kravet er fremmet fra J. Dahl tilknyttet nettstedet Mimesbronn.no, første gang i e-post den I første omgang opplyste Fylkesmannen om at journalen var tilgjengelig på internett, gjennom Offentlig elektronisk postjournal (OEP). Etter noe mer e-post korrespondanse ble Fylkesmannen klar over at begjæringen også omfattet visse journalopplysninger som kun føres i intern journal. Dette er bl.a. såkalt arkivkode og avskrivningsinformasjon. Se arkivforskriften (ark.forskr.) ledd). Videre ble det bedt om elektronisk kopi og hele journalen for kalenderåret Dette ble klart etter e-posten fra J. Dahl av I vedtak av avslo Fylkesmannen innsynskravet. Begrunnelsen var at det ville innebære en uforholdsmessig arbeidsbyrde å oppfylle kravet fullt ut. Fylkesmannen fant at en elektronisk kopi av hele den interne postjournalen for 2015, slik den er før kontroll for utlegging på OEP, krevde en sammenstilling av elektronisk lagrede opplysninger som ikke kunne frembringes med enkle fremgangsmåter. Hjemmel for avslaget er offentlighetsloven (offl.) 9. Klagen Vedtaket ble påklaget av J. Dahl (klager) i e-post av Klager har rettslig klageinteresse og klagen er levert i tide, jfr. forvaltningsloven (fvl.) 28 og 29. Klagers anførsel går ut på at det ikke er teknisk vanskelig å unnta nødvendige sakstyper fra den interne offentlige journalen. Klager viser til arkivnøkkelen, og at Sivilombudsmannen har uttalt at det kreves at forvaltningens ansatte har datakyndighet. Det vises dessuten til ark.forskr ledd 2. pkt. Se hele klagen. Vurdering av klagen På bakgrunn av anførslene i klagen har Fylkesmannen i fortsettelsen utdypet vurderingene som ligger bak vedtaket om å avslå innsyn. Herunder er anførslene i klagen kommentert. E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

2 2 Fylkesmannen har tatt utgangspunkt i at opplysningene det er bedt om innsyn i, er åpne for innsyn. Vi har altså ikke avslått innsyn ut fordi dette er opplysninger som skal eller kan holdes tilbake. Det som ligger bak avslaget er innsynskravets omfang; hele postjournalen for kalenderåret Det presiseres at Fylkesmannen kan levere ut en elektronisk kopi av de aktuelle arkiveringsdata for enkeltvise dokumenter, innenfor et rimelig omfang. Det vil også kunne gis ut elektronisk kopi av den fullstendige interne journalen for et kortere tidsrom, hvis det ønskes. Dette er opplyst i vedtaket. En del av bakgrunnen for vurderingene er at OEP langt på vei gir innsyn i postjournalen. Rettslig problemstilling Slik Fylkesmannen har vurdert saken, er den avgjørende problemstillingen hvorvidt det er mulig med «enkle fremgangsmåter» å fremstille et dokument som inneholder den fullstendige interne journalen for 2015, der alle taushetsbelagte opplysninger med sikkerhet er fjernet, og lagre dette i datafiler for utsending. Hvis ikke kan innsynskravet avslås med hjemmel i offl. 9. Journaler ligger antagelig ikke i kjernen for hva unntaket i offl. 9 er ment å passe for. Det kan hevdes at journalen alt finnes i det elektroniske systemet, og ikke må «fremstilles» som sådan, slik man tenker seg denne regelen brukt. Ser man nærmere på hvordan journalen er bygget opp, skjer imidlertid en sammenstilling av data hver gang den lastes opp. Ideelt burde systemet gitt anledning til lett å hente fram en fullstendig journal for ett år. I praksis har imidlertid dette vist seg uventet krevende i gjeldende versjon av vårt elektroniske arkivsystem (ephorte, versjon ). Fylkesmannen finner at ordlyden i offl. 9 passer også for journalen. Videre kan begrunnelsen for regelen, hensynet til forvaltningens arbeidsbyrde, slå til på samme måte for journaler som for andre typer dokumenter, slik Fylkesmannen ser det. Fremstilling av journal-dokument for 2015 i dagens system Det er ikke i utgangspunktet vanskelig å hente fram journalopplysninger som skal være åpne for innsyn fra vårt elektroniske system. Se ark.forskr Slik Fylkesmannen ser det, er ark.forskr ledd 2. punkt, som klager viser til, i sin kjernebetydning oppfylt. Fylkesmannen henter løpende ut og tilgjengeliggjør journalopplysninger på OEP. Det er imidlertid dessverre arbeidskrevende å fremstille journalopplysninger for alle sakstyper som skal være åpne for innsyn for lange tidsperioder, i gjeldende system. Dette har flere årsaker: En første årsak henger sammen med at Fylkesmannen behandler flere sakstyper som er unntatt fra den offentlige journalen med hjemmel i jfr. offentlighetsforskriften (off.forskr.) 9 5. ledd a) og c). Dette gjelder bl.a. saker om adopsjon, separasjon og skillsmisse, barnevernsaker og vergemålssaker, der det regelmessig forekommer opplysninger underlagt taushetsplikt. Disse

3 3 sakstypene finnes ikke på OEP. Kvalitetskontrollen av disse journalpostene er ikke foretatt med tanke på publisering. Fremstilling av en intern journal for innsyn krever derfor at nevnte sakstyper fjernes. Dette burde kunne gjøres enkelt. I gjeldende versjon av vårt elektroniske system oppstår det imidlertid vanskeligheter med dette. Etter at vi mottok innsynskravet har våre ansatte forsøkt å lage en rapport som får til dette. Men det har vist seg å være teknisk vanskelig å løse uten hjelp fra leverandør. Det er trolig en svakhet i systemet og handler ikke om manglende teknisk innsikt hos Fylkesmannens ansatte, slik vi ser det. Nevnte rapport er visstnok mulig i en nyere versjon av ephorte (versjon 5). Foreløpig har kun Fylkesmannen i Nordland fått denne på plass. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag planlegger å oppgradere til denne i løpet av høsten. Inntil videre må sakstypene fjernes manuelt, noe som vil kreve mye arbeid når det er snakk om journalen for et helt år. Journalen for hele 2015, alle sakstyper medregnet, inneholder over journalposter, som alle må kontrolleres. Utlevering av hele journalen inkludert nevnte sakstyper, kan ikke være aktuelt. Sakene er kun kontrollert for taushetsbelagte opplysinger én gang. Saker som publiseres på OEP går alltid gjennom to kontroller. En fullstendig annen gangs kontroll med tanke på sladding av taushetsbelagte opplysninger for disse sakene for et helt år, ville ta mange dagsverk. Dette er saker der taushetsbelagte opplysninger forekommer ofte. Derfor er eneste praktiske alternativ å unnta de helt fra journalen, slik off.forskr ledd gir hjemmel til. Smln. offl. 12 b). I gjeldende system er det videre problematisk å søke opp journalen for hele 2015 som ett dokument. Denne må hentes fram gjennom en rekke søk for avgrensede tidsperioder. Det kreves minst oppdeling i enkeltuker. Noe avhengig av hvor stort antall poster som er registrert over en tidsperiode, kan det være nødvendig å dele opp i søk ned i 2-3 dager. For fremstilling av journalen for hele 2015 kan det trenges opp mot 100 enkeltvise søkeoperasjoner. Dette er ikke en begrensning i systemet Fylkesmannen er tilfreds med, men pr. i dag er det slik. Til sammen innebærer dette at det krever et betydelig arbeid å fremstille en journal som etterkommer denne innsynsbegjæringen. Slik Fylkesmannen ser det, lar dette seg pr. idag ikke seg gjøre med «enkle fremgangsmåter», slik offl. 9 må forstås. Det vil imidlertid kunne gjøres når svakhetene i systemet er utbedret. Merinnsyn Fylkesmannen har vurdert om hensynet til offentlig innsyn må gå foran behovet for unntak, jfr. regelen om merinnsyn i offl. 11. De opplysningene som ikke finnes på OEP, som det her bes om innsyn i, er arkivkode samt avskrivningsopplysninger. Arkivkode omfatter et løpenummer for hvert dokument, og klassering som sier noe om saksområdet dokumentet tilhører (f.eks , som er «landbruk»). Se vedlagte eksempel. Dette er primært opplysninger til bruk av arkiveringstekniske årsaker. Opplysninger om avskrivningsmåte og avskrivningsdato ofte føres i journalen først lenge etter sakens dato. Ofte finnes ikke opplysningene i saker fra 2015.

4 4 Disse opplysningene kan gi et misvisende bilde av saksbehandlingen, fordi det ikke praktiseres et strengt regime for å føre avskrivning nøyaktig slik systemet legger opp til. Videre har Fylkesmannen lagt vekt på at den klart største og viktigste delen av journalopplysningene alt er offentlig tilgjengelig via OEP. Det må videre være relevant å se hen til om forvaltningen generelt var istand til å sette av såpass betydelige ressurser til å betjene ett innsynskrav. Vi mener det ikke er tilfellet. I lys av det som står ovenfor har Fylkesmannen kommet til at det her ikke foreligger tilstrekkelig interesseovervekt for å gi innsyn. Unntaket begrunnes i hensynet til en forsvarlig ressursbruk i forvaltningen. Vi holder fast vedt at det ikke bør gis fullt innsyn, jfr. offl. 11. Smln. offl. 12 b). Øvrige bemerkninger Klager har vist til Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2013/2480. I den saken ble det funnet at offl. 9 ga hjemmel til å avslå innsyn i Skatteetatens aksjonærregister, ut i fra at det ville ta 1-2 virkedager å fremstille et slikt dokument. Saken er ikke helt lik denne. Fylkesmannen oppfatter det imidlertid slik at arbeidsbyrden med å fremstille det etterspurte dokumentet ikke er noe mindre i saken som vi har til behandling her, enn i 2013/2480. Fylkesmannen bemerker ellers at vi på grunn av en glipp i intern kommunikasjon brukte noe tid på å få klarhet i hva innsynsbegjæringen eksakt gikk ut på. Innsynskravet ble riktig forstått i e-post fra J. Dahl av Vi benytter anledningen til å beklage dette. Konklusjon Fylkesmannen har etter å ha vurdert anførslene i klagen, kommet til at vedtaket av , om ikke å gi fullt innsyn i postjournalen for 2015, fastholdes. Det vises til hele vurderingen ovenfor. Saken oversendes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet for klagebehandling. Det vises til fvl. 33. Med hilsen Trond Flydal (e.f.) ass. direktør Henrik Øvrebø juridisk rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur.

5 5 Vedlegg 1 Innsyn i postjournal for kalenderåret E-post korrespondanse 3 Innsyn i rutiner for håndtering av innsynsbegjæringer 4 Foreløpig svar i innsynssak - journal for Vedtak i innsynssak - postjournal for kalenderåret Klage på avslag om innsyn 7 Intern Journal - Eksempel Kopi: J. Dahl