Referat fra møte om arkivholdet hos Justisdepartementet

Transkript

1 Referat fra møte om arkivholdet hos Justisdepartementet Møtetidspunkt: :30 14:00 hos departementet Møtedeltakere Deltakere fra Justis- og beredskapsdepartementet (i større eller mindre deler av møtet avhengig av tema og rolle): Erik Blom-Dahl, leder adm. og øk. avdelingen (møter i stedet for departementsråd Tor Saglie), Ole-Hermann Lande Karlsen, fung. nestleder i seksjonen, ansvarlig for WebSak, Hege R. Heitmann fung. seksjonssjef, Tommy Bakke, Merethe Nordgarden, Siri Johnsen, Sven Olav Gunnerud, Cathrine Westbye-Wiese, Christer Holtet Dahlin, Aril Haffner Naustedal, Maria Rytterager Deltakere fra Arkivverket: Kjetil Reithaug, fagdirektør, Geir Ivar Tungesvik, seniorrådgiver, Jon Sandven, seniorrådgiver. Begrunnelsen for møtet Se oversendelsesbrevet. Rapporten til POU viser at det fra 2014 og fremover oppsto problemer med journalføring samt treg publisering på OEP for Justisdepartementet. Arkivverket ville se nærmere på årsakene til stor forskjell på brevdato og journalføringsdato, og hva departementet har gjort for å korrigere avvikene og hva som kan gjøres videre. Dette referatet tar ikke med alt som ble sagt i møtet og er ikke satt opp kronologisk, men etter tema. I konklusjonene kommer det frem mulige veier videre i forhold til veiledning og støtte for et bedre arkivhold. Dokumentasjon og praksis Før møtet hadde Arkivverket gjennomgått departementets dokumentasjon knyttet til arkivhold; arkivplan, arkivrutiner, instrukser og statistikk. Arkivverket konkluderte med at departementets dokumentasjon er meget god. Det er derfor ikke dårlige rutinedokumenter eller mangelfull arkivplan som er årsaken til de avdekkete problemene. Gjennom intervjuene med ledere, saksbehandlere og arkivarer fikk Arkivverket inntrykk av at kjennskapet til rutinene var varierende, men at de i liten grad ble vurdert som forpliktende. Hver avdeling virket å kunne følge rutinene så langt det var hensiktsmessig ut fra tid, vilje eller avsatte ressurser. Dette inntrykket gjenspeiler seg gjennom i alle områdene referatet dekker. Postadresse: Organisasjonsnr. Telefon : Se post@arkivverket.no

2 2 Arkivansvar Departementet følger en helt vanlig delegering av arkivansvaret. Øverste ansvarlig er departementsråden. Denne har overlatt ansvaret til administrasjonsavdelingens leder. Fagansvaret er tillagt arkivleder. Ekspedisjonssjef har ikke myndighet over de andre avdelingene. Ved uenighet om arkivholdet må det løftes til departementsråden. Retningslinjer besluttes av departementsråden. Arkivleder har måttet bruke mye tid på å få daglig drift til å fungere. Når restansene i departementet blir for store (se nærmere om restanser lenger ned i dokumentet) tas dette opp med arkivleders nærmeste leder som bringer det videre i møter med departementsråden. Det at avdelingene er opptrer svært selvstendige gjør at arkivholdet er mer uensartet enn det burde være. Dette er en utfordring ved kommunikasjon om forpliktende rutiner, nødvendig regelverk og opplæring. Ledelsen har hatt mer fokus på arkivet etter «krisa» i Dette har gitt forbedringer, noe som også begynner å gjenspeile seg i avdelingene. Det var litt uklart for Arkivverket hva JD mente med «forbedring i avdelingene». I følge presserapporten kommunisres det at man gjerne kan få tenke litt i fred internt, før et dokument blir journalført og havner på offentlig journal. Det gjelder en sak. Dette kan ha blitt misforstått eller tolket til også å gjelde flere typer saker. Dette føltes som dobbeltkommunikasjonen fra ledelsen, mener de intervjuede, og kan gi utfordringer knyttet til rask dokumentfangst/registrering. Daglig drift En stor del av ressursene i arkivtjenesten går med på daglig drift. Arkivverket mener, etter samtalene med arkivmedarbeidere og leder, at følgende bør defineres inn under daglig drift: 1) Registrering av innkommet post (fra alle kanaler) 2) Fordeling av post til rett avdeling og saksbehandler 3) Kvalitetssikring av saksbehandleres registeringer i WebSak 4) Kvalitetssikring av offentlig journal etter mottak fra avdelingene, før endelig overføring til OEP 5) Oppfølging av innsynsbegjæringer fra mottak til ekspedering 6) Sjekk av dokumentstatuser 7) Kvalitetssikring av dokumenter før de sendes ut, samt skanning av inngående papirpost 8) Oppfølging av restanser (sjekk av ulike statuser, kontakt med saksbehandlere og ledere) 9) Opplæring av nytilsatte, generell oppfølging av saksbehandlere og ledere 10) Drift av gradert arkiv

3 3 Etter at problemene tårnet seg opp i 2014, har daglig drift blitt prioritert. For mange ressurser var satt til spesialarbeid i 2014 (uten at dette ble nærmere beskrevet i møtet). I tillegg har generelt stort langtidssykefravær tappet arkivtjenesten for ressurser. I alt har arkivet 15 personer på jobb (minus noe fravær). 2 personer er satt av til gradert arkiv, 3 personer har ansvaret for innsynsbehandlinger. Resten skal ta seg av øvrig daglig drift og de lovpålagte periodiske oppgaver, som arkivplan, avlevering etc. Men daglig drift er prioritert, så det blir lite eller ingen tid igjen til de periodiske oppgavene. Prioriteringen av daglig drift har siden 2014 har etter hvert bedret situasjonen i forhold til OEP og det som er beskrevet i POUs rapport. En person mente «JD er best når det brenner», men ikke legger like mye prestisje i drift. Temaet restanser ble drøftet. En vanlig forståelse i departementene er at innkomne dokumenter som ikke er besvart 3 måneder etter journalføring må følges opp og kan betraktes som for lavt tempo på saksbehandling. Justisdepartementet ser på etterslep av registrering av post/e-post og dokumenter som blir stående lenge i andre statuser en J som en del av restanseproblematikken deres. Det gis lister til ledere over dokumenter som har stått lenge i de forskjellige statuser, i tillegg til ordinære restanselister. Arkivtjenesten har satt av 4 personer i et team som kvalitetssikrer journalen. Departementet har mye sensitivt materiale derfor brukes det en del tid på dette. Saksbehandlere som er satt til å kontrollere sin avdelings journal, gjør ofte ikke en god nok jobb. Arkivtjenesten tør derfor ikke sende det rett fra saksbehandlerkontroll og ut på OEP. Flere anslår at rundt 40% av e-postene som kommer inn går rett til saksbehandler. Det kan ta tid før disse blir journalført av saksbehandler eller videresendt til arkiv. Når en saksbehandler slutter, kommer det ofte store mengder e-post til arkivet for journalføring. Tilsvarende om en seksjon går ut av huset, som da Kriminalomsorgsdirektoratet ble opprettet. Fordelen med at saksbehandlere journalfører egen e-post er at arkivet vet at det da er i rett avdeling. Arkivet bruker svært mye tid på å vurdere til hvilken avdeling e- poster fra privatpersoner, utenlandske personer eller organisasjoner, skal til. Dette er ikke alltid entydig. Ulempen med å la saksbehandlere journalføre mottatte e- poster er at arkivet bruker en del tid på å rette opp feil i det som er journalført; dette gjelder metadata som journalbeskrivelse, tilgangskoder og avsender/mottaker.

4 4 Risiko og internkontroll? Departementet har ingen risikovurdering knyttet til driftssituasjonen i arkivtjenesten. Det vil være en fordel å ha dette på plass ved en vurdering av ytterligere nedbemanning i arkivet. Ressurser i arkivet Arkivet har siden 2014 ansatt «nedenfra». Dette innebærer at man vil ha driftspersonale i flertall og ikke en overvekt av spesialister på periodiske oppgaver. Sykdom eller fravær skaper fortsatt mye restanser og stress i arkivtjenesten. En rekke forhold har blitt bedre pga noen små, men viktige endringer; som skifte av leder, flere personer på postmottak og lov til å jobbe overtid. De ansatte mener de ikke kan ta seg tid til å gå på eksterne kurs. De frykter og føler at det vil gå ut over kollegaene i arkivtjenesten og fort skape restanser, det gjelder særlig i postmottaket. Da en avdeling fra BLD ble overført, fulgte det ikke med noen ekstraressurs til arkivet. Arkivet måtte selv sette seg inn i et helt nytt saksfelt og betjene 40 nye saksbehandlere. Det hadde vært ønskelig med enten en ekstra arkivar en periode fra BLD eller en fast overført ressurs fra BLD. Uansett hadde en opplæring i det nye feltet vært med på å minske arbeidsbyrden. Tilsvarende kan det også nevnes at to saksløp opp til politisk ledelse også krever mer ressurser fra arkivet. Kompetanse i arkivtjenesten og hos saksbehandlere Arkivtjenesten virker å ha nødvendig faglig kompetanse. Formidling av denne til resten av departementet har vært prøvd i ulike varianter. Men det virker som arkiv nedprioriteres i avdelingene. Dette på tross av at saksbehandlere/ledere påpeker misnøye med søkefunksjoner i sak/arkivsystemet, problemer med å gjenfinne saker de ikke selv er saksbehandler på, tungvint innsynsbegjæringsprosess, ikke nok skriveregler med mer. Mye av dette kunne vært løst ved at saksbehandlere stilte opp på de kurs som blir arrangert, sette seg inn i dokumenter på intranett, aktivt kontakte arkivet på vegne av seg selv eller avdelingen. Det virker som om de avdelingene som bruker WebSak mye er litt mer fornøyd med arkivsystemet enn de som sjelden er innom. Det er også misnøye med bruken av arkiv i forbindelse med produksjon av større typer dokument (som NOUer). Bruk av andre løsninger som Sharepoint kan nok derfor prioriteres, samtidig som det bør være klare regler og rutiner for hva som skal over til WebSak. Innføring og bruk av Sharepoint eller tilsvarende løsninger vil alltid kreve et sett rutiner som må følges av alle aktører i departementet. Parallelle arkivlignende løsninger som ikke er under kontroll, vil på sikt generere mer kaos enn nytte.

5 5 Kontrollsøk Det ble gjennomført et søk på forskjellige statuser i departementets arkivdatabase. Tallene kan gi en pekepinn på hvor arkivet er på etterskudd med registrering eller kvalitetskontroll. journalposter status R med dok.dato eldre enn 3 mnd o Er et dokument opprettet av saksbehandler. Dokument i denne status skal søkes opp av arkivtjenesten, som kvalitetssikrer og endrer til B (under behandling). Tallet er høyt hos JD, og arkivtjenesten bør vurdere hvorfor så mange dokumenter står i denne statusen over lengre tid. Det kan ha noe med spesielle rutiner i saksbehandlingen å gjøre, eller det at statusen oppfattes som saksnummer reservert av saksbehandler. Det kan også være at arkivtjenesten ikke har kapasitet til å følge opp denne kvalitetskontrollen eller at rutinen ikke er godt nok beskrevet. journalposter status F med dok.dato eldre enn 3 uker o 0. Ingen merknad. journalposter status E med dok.dato eldre enn 7 dg o Dette er et høyt tall, denne type dokumenter skal være ferdig fra saksbehandler og sendt ut av huset. Burde derfor raskere få status J (altså settes i denne statusen av Arkivet), slik at dokumentet fryses og ikke bevisst eller ubevisst kan manipuleres av andre enn arkivtjenesten. journalposter status S med dok.dato eldre enn 1 mnd o 260. Ikke et veldig høyt tall, men arkivtjenesten bør finne ut hvorfor det tar tid å endre status til J (altså at Arkivet ikke endrer til J). journalposter status M med dok.dato eldre enn 3 mnd o 0. Ingen merknad. Statusen er ment brukt slik at saksbehandlere kan se at et dokument er kommet inn og registrert, men ennå ikke journalført (altså satt til status J). Kunne vært brukt som status inntil en ny registering var kvalitetssikret av saksbehandler. avsluttede saker o 1125 ( ). Ingen merknad. saker under behandling o Ingen merknad. reserverte saker o 662. Ingen merknad. jp uten saksbehandler

6 6 o 701 (kø hos rettsavdeling). Ingen merknad. uten saksansvarlig o 985. Dette er et høyt tall. Arkivet bør vurdere hvorfor enkelte saker ikke har saksansvarlig. Oppsummering og konklusjoner Justisdepartementet har tatt mange grep som virker lovende som for eksempel flere ressurser på postmottak. Departementet burde muligens også bruke flere ressurser på kvalitetssikring. Men det må vurderes om det skal skje i form av flere ressurser i arkivtjenesten, eller en mer systematisk opplæring av saksbehandlere som registrerer egen e-post samt de som kvalitetssikrer avdelingenes journaler. Ledelsesfokus på arkiv og dokumentasjon kan ikke bare konsentreres i korte krisepregede perioder. Vellykket holdningsarbeid krever jevnt arbeid og fokus over tid. Saksbehandlere må få en forståelse av at det arbeidet de gjør i WebSak (registering) er viktig for hele departementet. Ta lærdom av tilførselen av et saksområde fra BLD, ikke bare se på mengden saker og saksbehandlere som kommer inn, men også hvilke utfordringer det nye innholdet kan gi i administrative støttefunksjoner Selge at Verdien i arkivet er departementets store ressurs, en felles kunnskapsbase for samtiden, men også for etterkommere. Men det fordrer at alle tar del i kurs og opplæring. Ingen bør få bruke sakssystemet før de har gjennomført kurs hos arkivtjenesten. Det er eksempler på at gode tiltak stopper opp på grunn av ressursmangel fordi daglig drift prioriteres. Departementet bør gjennomføre en risikovurdering av arkivtjenesten. Hva skjer når periodiske oppgaver aldri blir utført? Hva skjer når fravær automatisk gir restanser? Hva skjer når arkivmedarbeidere aldri får anledning til å styrke sin kompetanse utover deltakelse i daglig arkiv? Hva skjer om arkivet nedbemannes ytterligere? Hva må gjøres av automatisering av arkivoppgaver dersom ytterligere nedbemanning vurderes? Hvor attraktiv er arkivtjenesten som arbeidssted i departementet, dersom omdømmet svekkes over tid? Sharepoint kan bli utfordring, her må departementet lage klare regler for overføring til WebSak og sørge for at de blir fulgt. Kvalitetssikring og manglende skriveregler utfordrer ressursene i arkivtjenesten. OEP-oppfølging tar tid og dårlig arbeid her kan gi uheldige glipp i OEP. Tidsbruken kunne senkes i arkivet om saksbehandlerne ble satt i stand til å gjøre en bedre jobb. Kurs, klare oppfølgingspunkter ved gjennomgang. Det kan også installeres/opprettes filter som varsler om noe er feil (som manglende merking av personnavn).

7 7