Arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy i organisasjonen v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver, Arkiv i Nordland

Transkript

1 Arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy i organisasjonen v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver, Arkiv i Nordland Foto: Bjørn Erik Olsen

2 Arkivplan er lovpålagt Arkivforskriften 2-2 setter krav til at offentlige organer skal ha en oppdatert arkivplan. Arkivplan er mao. lovpålagt. Lovpålagt fordi: bidrar til å oppfylle arkivlovens formål med å sikre arkivene (arkivloven 1).

3 Noen kjennetegn ved en arkivplan En oversikt over forhold i organisasjonen som er av arkivmessig betydning. Deriblant: Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet. Arkivrutiner både for saksbehandlere og arkivtjenesten:» Deriblant instrukser og regler for arkivarbeidet. Arkivene - både avsluttede og aktive:» Bl.a. type, plassering, ordningsprinsipp, tilgang.

4 Arkivplanen som dokumentasjon Dokumenterer overfor offentligheten at organisasjonen har kontroll på dokumentproduksjonen og sine historiske arkiver. Skaper tillit i befolkningen til at organisasjonens arkivmessige forhold er gode. Dokumenterer overfor egne ansatte at arkivtjenesten har kontroll på organisasjonens dokumentproduksjon og de historiske arkivene: Skaper tillit til arkivtjenestens kompetanse internt i organisasjonen. Ofte det første Statsarkivet ber seg forelagt når de kommer på inspeksjon.

5 Arkivplanen som nyttig verktøy internt i organisasjonen Planleggings- og styringsredskap: Bidrar til effektiv og sikker styring av det daglige arkivarbeidet. Sikrer arkivmaterialet (jamfør arkivlovens 1). Verktøy for planlegging av periodiske oppgaver (bortsetting, kassasjon og avlevering). Kan benyttes for å beregne behovet for arkivlokaler og datalagringskapasitet. Selve prosessen med å utarbeide arkivplanen bør føre til at etablerte rutiner sees på med et kritisk blikk og forbedres hvis nødvendig.

6 Arkivplanen som nyttig verktøy internt i org. forts. En enkel innføring i arkivmessige forhold for nyansatte: Gjør organisasjonen mindre sårbar ved utskiftninger av ansatte i arkivtjenesten: Tidsbesparende. Sikrer arkivene. Organisasjonens øvrige ansatte finner enkelt relevant/oppdatert arkivinformasjon. Bidrar til å synliggjøre arkivtjenesten internt i organisasjonen - både prosessen med å utarbeide planen samt det ferdige resultatet.

7 Arkivplanen som nyttig verktøy eksternt Gir ettertiden uvurderlig oversikt over hvordan organisasjonens arkiver har blitt dannet og forvaltet: Nyttig for depotinstitusjonen, for eksempel Arkiv i Nordland, som skal forvalte arkivene for ettertiden. Nyttig for andre eksterne brukere både forskere og andre historieinteresserte. Bidrar til åpenhet i forvaltningen.

8 Hvordan kan arkivplanen bli et nyttig verktøy i organisasjonen?

9 Noen forutsetninger Ambisjonsnivået må avklares før utformingen av arkivplanen. Ambisjonsnivået avgjør i hvilken grad arkivplanen kan bli et viktig internt verktøy. To ytterpunkter: oppfylle regelverkets minstekrav vs. helhetstenkning. Forankring av arkivplanen i organisasjonen: Avgjørende at organisasjonens øverste ledelse støtter opp om arkivplanarbeidet. Den øverste ledelsen har overordnet ansvar for at organisasjonen har en arkivplan som er tilstrekkelig god til å oppfylle lovkravene (se arkivforskriften 2-2). Arkivleder/arkivansvarlig får imidlertid delegert det praktiske ansvar for å utarbeide planen.

10 Forankring av arkivplanen i organisasjonen forts: Viktig å involvere relevante avdelinger og saksbehandlere i arkivplanarbeidet både for å få oversikt over organisasjonen og for å skape et eierforhold hos dem til arkivplanen. De kan samtidig fungere som «promoteringsagenter». Arkivplanarbeidet er ressurskrevende viktig å oppnå aksept for dette hos ledelsen. Man må beregne ca. 1 år med jevnlig arbeid til utarbeidelse av planen (ved siden av det daglige arkivarbeidet).

11 Noen forutsetninger forts. Når arkivplanen er klar til bruk må organisasjonens øverste ledelse gi klar beskjed ut i organisasjon om at arkivplanen skal følges. Må promoteres av arkivtjenesten.

12 Oppsummering: Arkivplanen kan føre til bedre ressursutnyttelse, mer effektivt arkivarbeid, sikrer arkivene og bidra til å øke tillit til arkivtjenestens kompetanse.

13 GENERELT OM ARKIVPLANARBEID

14 Det beste verktøyet for utarbeidelse av arkivplan på tross av enkelte utfordringer. Arkiv i Nordland har formidlet våre bekymringer til arkivplan.no Raskeste måten å få hjelp ved tekniske problemer, er å ta kontakt med support@arkivplan.no

15 Arkivplanarbeidet videre Ønske om å opprette et arkivplanforum/-gruppe blant eierkommunene? Diskutere felles problemstillinger. Større fagmiljø å «spille på». Ønske om nye arkivplankurs? Hvis noen har spørsmål rundt arkivplanarbeidet, er det bare å ta kontakt med Arkiv i Nordland!

16 Spørsmål?